Salesforce-Speicherkosten senken mit CB Salesforce to SharePoint Document Stubbing

Salesforce-Speicherkosten senken und Compliance stärken: durch Stubbing von Dateien nach SharePoint

Raub Murray DE, Produkte und Lösungen Leave a Comment

Wie können auch Sie Salesforce-Speicherkosten senken und gleichzeitig Compliance stärken? Ganz einfach: mit CB Salesforce to SharePoint Document Stubbing! Diese Lösung verlegt Ihre weiterhin in Salesforce auffindbaren Dateien nach SharePoint.

Das Problem: Speicherort vs. Compliance-Anforderungen an Nutzung von Clouddiensten

Salesforce ist die unumstrittene Nummer 1 unter den CRM-Systemen. Dessen Beliebtheit steigt auch dank verbesserter User Experience weiter. Bei Systemadministratoren hält sich der Enthusiasmus allerdings eher in Grenzen. Sie müssen sich nämlich auch mit strengen Compliance-Anforderungen und Kostenfragen auseinandersetzen. Da sind US-Unternehmen nicht immer den europäischen Anforderungen gewachsen.

Besonders in Europa gibt es strenge gesetzliche Compliance-Regelungen. Die schreiben unter anderem vor, dass bestimmte Arten von Daten und Dateien lokal zu speichern sind. Einerseits sollen dadurch Sicherheitsrisiken miniert werden. Andererseits sollen diese Daten und Dateien sozusagen in Reichweite der Behörden bleiben, um jederzeit verfügbar und prüfbar zu sein. Offshore-Rechenzentren mit fremder Gesetzgebung und Gerichtsbarkeit scheiden als Ablage für wichtige Dokumente aus.

Andererseits benötigen auch berechtigte Mitarbeiter aus Standorten in Übersee Zugang zu wichtigen Dokumenten.

Standardmäßig werden die in Salesforce erstellten oder hochgeladenen Dateien in der Cloud gespeichert. Und das kann ein Problem sein.

Ein Beispiel: Salesforce und G Suite von Google Cloud

Nicht alle Organisationen wollen ihre Dateien bei Google Drive ablegen. Salesforce-Speicherkosten lassen sich zwar dadurch sparen, den Anforderungen an Compliance und Datensicherheit ist damit aber nicht Genüge getan. Grund ist eben die Ablage der Daten und Dokumente in externen Rechenzentren. Diese Lösung bietet zudem nicht alle Vorteile und Funktionen ausgereifter Dokumentenverwaltungssysteme (DMS) wie SharePoint.

Die Lösung: Stubbing von Dokumenten nach SharePoint in einem System mit hybrider Architektur

Die gute Nachricht lautet: es gibt eine einfache, günstige und Salesforce-Lightning-kompatible Lösung. Und zwar CB Salesforce to SharePoint Document Stubbing.

Dank dieser Integrationslösung speichern Sie Dokumente aus Salesforce transparent und kostengünstig on-premises in SharePoint.

Dokumentenablage bei Salesforce und SharePoint: zwei verschiedene Paar Stiefel

Je nach deren Art speichert Salesforce die einzelnen Elemente getrennt entweder als Daten oder als Dateien. Und je nach Salesforce-Edition erhalten alle Organisationen anfangs 10 GB Speicherplatz für Dateien. Der Datenspeicher hingegen ist üblicherweise per Benutzer beschränkt.

In diesem Beispiel sehen wir uns die beliebteste Enterprise Edition an. Mit der erhalten Sie 2 GB Speicherplatz für Dateien per Benutzerlizenz. Jede Organisation erhält zudem mindestens 1 GB Datenspeicherkapazität. Bitte beachten Sie, dass sich diese Angaben je nach konkreter Lizenz unterscheiden können.

Salesforce legt die für zusätzlichen Dokumentenspeicherplatz berechneten Preise nicht offen und auch im WWW erfährt man nicht viel. Die Benutzer sind sich allerdings einig: Extra-Speicherplatz bei Salesforce ist teuer. In einem älteren Blogpost heißt es, der zusätzliche Speicherplatz könne angesichts des Umstands, dass es sich um wiederholte Zahlungen handelt, mehr als die Lizenz selbst kosten. Und daran scheint sich bislang nichts geändert zu haben.

Wenn Ihre Firma größere Dateien und / oder eine größere Anzahl von Dateien in Salesforce pflegt, ist der mit der Lizenz bereitgestellte Speicherplatz bald erschöpft. Und die Kosten schießen in die Höhe.

SharePoint-Speicherkosten liegen hingegen klar auf der Hand. Im Office 365 Business Premiumpaket erhalten Sie neben allen unerlässlichen Microsoft-Diensten 1 TB OneDrive-Speicherplatz. Sie können natürlich die Dateien verwalten und zwischen OneDrive und SharePoint verschieben. Sie können sie auf sichere und compliance-konforme Weise hausintern und -extern freigeben, um nur einige der Vorteile zu nennen.

Ihre Strategie und das hybride SharePoint-Ökosystem

Eine dieses Jahr durchgeführte erschienene Studie brachte interessante Erkenntnisse über das hybride SharePoint-Ökosystem zutage. Und zwar heißt es dort, der Anstieg der Beliebtheit von hybriden Lösungen bei Unternehmen und Regierungen sei unerschütterlich. Sie würden zunehmend von den Vorteilen der Kombination von cloudbasierten Diensten und On-Prem-Lösungen profitieren.

Ziel der im Rahmen der Studie durchgeführten Umfrage war es zu ermitteln, wie groß der Hybrid-SharePoint-Markt wirklich ist. Die Befragten waren 626-SharePoint-Experten aus 54 Ländern und 510 individuellen Unternehmen aller Größenordnungen.

Die Erhebung ergab, dass Kunden immer noch eine lokale Installation von SharePoint bevorzugen, wobei rund 32% Benutzer eine hybride Lösung betreiben.

Und wie könnte eine solche hybride Lösung aussehen? Zum Beispiel: Salesforce für Kundenbeziehungsmanagement in Verbindung mit lokal installiertem SharePoint für Dokumentenmanagement und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit. Im Grunde das Beste aus beiden Welten.

Salesforce + SharePoint: Salesforce-Speicherkosten senken, Compliance stärken und von Synergien profitieren

Einem Blogartikel über die Speicheroptionen von Salesforce zufolge sei eine hilfreiche Eigenschaft von Salesforce dessen Fähigkeit, Dokumente in Bibliotheken mit jeweils unterschiedlichen Berechtigungen verwalten zu können. Eine Zugangsregelung sei vor allem in Organisationen mit mehreren Abteilungen erforderlich. Alles in allem handle es sich um eine sehr schöne Lösung. Die Speicherkosten könnten allerdings für einige Organisationen, die mit vielen Dokumenten arbeiten, unerschwinglich werden. Ein weiteres Problem sei die Praktikabilität, solange nicht alle Benutzer Zugang zu Salesforce haben.

Und sie trifft es genau. SharePoint ist ein günstigeres Dokumentenmanagementsystem. Zudem können Dateien über SharePoint transparent auch Benutzern zugänglich gemacht werden, die keinen Zugang zu Salesforce haben.

SharePoint ist eine Plattform für unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Speicherung von Dateien. Mit ausgeklügelten Sicherheitsfeatures, Verwaltung von Websitesammlungen, Workflows, Freigabeoptionen und mehr.

Ein weiteres Ergebnis der Umfrage: “Zusammenarbeit”, “Dokumentenmanagement”, “Dokumentenfreigabe” und “Intranetdienste” sind die am öftesten genannten Gründe für die Implementierung und Benutzung von SharePoint.

Eine Top-Ten-Liste der Vorteile von Microsoft SharePoint führt die Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben als den drittbesten Grund für eine Pro-SharePoint-Entscheidung. Und das verwundert auch wenig: SharePoint ist die beste Wahl, wenn Sie Ihre Organisationen vernetzen, Zugriff auf sensible Informationen über Landesgrenzen hinweg gewähren und gleichzeitig strenge Compliance-Anforderungen erfüllen möchten.

Die hybride Option gewinnt zunehmend an Boden. Laut Prognosen dürften hybride SharePoint-Anwendungen bald den größten Marktanteil im SharePoint-Ökosystem einnehmen.

CB Salesforce to SharePoint Document Stubbing: Wie funktioniert es?

Sobald ein Dokument in Salesforce hochgeladen wird, erstellt der Dienst eine Kopie dieses Dokuments in SharePoint. In Salesforce wird eine zum neuen Speicherort führende Linkdatei erstellt und die ursprüngliche Datei gelöscht. Für einen solchen Prozess bürgerte sich im Deutschen der aus dem Englischen entlehnte Begriff „Stubbing“ ein.

Der Dienst überwacht relevante, mit Konten, Kontakten, Leads, Verkaufschancen, Angeboten, Verträgen, Bestellungen, Posten und E-Mails zusammenhängende Dokumente in Salesforce. Er erstellt in SharePoint automatisch die entsprechende Ordnerstruktur und legt hier Dokumente ab.

Dabei kopiert der Dienst nicht nur das Dokument selbst, sondern auch die Metainformationen über dessen Autor, Redakteur und Besitzer. Das ermöglicht ein einfacheres Tracking der Dokumente. Die nach SharePoint kopierte Datei behält Namen und Endung der Originaldatei und wird von der Salesforce Global Search berücksichtigt.

Findet der Dienst zwei gleichnamige Dokumente an gleicher Stelle in Salesforce, werden daraus in SharePoint zwei Dokumente mit jeweils einzigartigen Namen erstellt. Die ursprünglichen Namen werden dabei durch ein konfigurierbares Suffix erweitert. Der Grund hierfür ist, dass SharePoint keine Doppelung von gleichnamigen Elementen an gleicher Stelle erlaubt.

CB Salesforce to SharePoint Document Stubbing unterstützt die neueste Salesforce Lightning Experience. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website. Unsere Entwickler freuen sich schon auf den Kontakt mit Ihnen.

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