SharePoint und Exchange – jederzeit im Einklang dank CB SharePoint Exchange Sync

Zsolt Beke DE, Produkte und Lösungen Leave a Comment

Teamwork in SharePoint erweitert die Möglichkeiten

Mit SharePoint organisieren und verwalten Projektmanager alle projektbezogenen Informationen an einer Stelle und in einer einheitlichen Umgebung. Inklusive Kalender, Dokumente, E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben. Damit behalten sie stets den Überblick über den Projektstatus und alle relevanten Details. Auch Informationen über die Verfügbarkeit der Benutzer stehen jederzeit parat.

Die Nutzerakzeptanz von SharePoint ist allerdings ein ganz anderes Thema. Meistens reicht sie nicht über die Freigabe von Dokumenten hinaus.

Stakeholder und Team zu organisieren ist oft wie Katzen hüten. Das spannende und vielversprechende Projekt erfordert aber sorgfältigste Planung und Koordination. Zudem müssen die unterschiedlichen Rollen, Funktionen und Präferenzen der Beteiligten berücksichtigt werden.

Einig sind sich alle aber in einem: sie bevorzugen verfügbare, bewährte und vertraute Lösungen. Daher wird auch so gut wie immer Outlook/Exchange SharePoint vorgezogen, wenn es etwa um Terminplanung und den Austausch projektrelevanter Informationen geht. Mit unserer Lösung können nun beide Welten einfach, schnell und kosteneffizient zusammengebracht werden.

Wenn Freiheit und Kontrolle an einem Strang ziehen

Mit CB SharePoint Exchange Sync von Connecting Software kombinieren Sie das Beste aus beiden Welten. Sie nutzen all die erstklassigen SharePoint-Funktionen für Collaboration, Dokumenten- und Projektmanagement. Gleichzeitig erstellen Sie Aufgaben, weisen diese zu und überprüfen deren Erfüllung in der intuitiven und mobilen Umgebung von Outlook. Das führt zur sofortigen Nutzerakzeptanz, während Sie die volle Kontrolle über den Projektverlauf behalten.

Vorteile der Synchronisierung von SharePoint und Exchange

CB SharePoint Exchange Sync ermöglicht einfache automatische ereignisbasierte uni- als auch bidirektionale Synchronisation von Kalendern, Aufgaben, Kontakten und E-Mails inklusive der Anhänge zwischen SharePoint und Exchange. Die Integration der Systeme und Synchronisation der Elemente zwischen beiden ist nahtlos und sicher. Auf diese Weise können Sie und Ihr Team die Produktivität und Zusammenarbeit maximieren, indem Sie Ihr Team von SharePoint aus verwalten.

Die Zuordnung von SharePoint- und Exchange-Benutzern erfolgt ebenfalls automatisch. Zudem kann das Mapping über eine dedizierte Benutzerschnittstelle angepasst werden. Ein integrierter Konfliktlösungsmechanismus stellt sicher, dass die evtl. bei der Synchronisation auftretenden Probleme erfasst und behoben werden. Bei einer Unterbrechung der Verbindung zu SharePoint oder Exchange wird der Dienst automatisch wiederhergestellt und die Synchronisierung der Änderungen fortgesetzt. 

Die Lösung arbeitet völlig autonom im Hintergrund und erfordert keinen zusätzlichen Aufwand oder Aufmerksamkeit.

Unterstützte SharePoint-Versionen: SharePoint 2013, 2016, Office 365

Unterstützte Exchange-Versionen: Exchange 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, Office 365

Architektur der Lösung

CB SharePoint Exchange Sync besteht aus mehreren miteinander verbundenen Komponenten. Die Lösung wurde im Hinblick auf einfache Implementierung, Skalierbarkeit und Wartung entwickelt

Komponenten

1) Sync Services: Diese Komponente liest alle Änderungen, die in SharePoint per Add-In und in Exchange basierend auf den Ereignissen ermittelt wurden. Sie kommuniziert dann mit der Connect Bridge Plattform, um über diese aus beiden Systemen weitere Informationen über die gemeldeten Ereignisse einzuholen. Die eingeholten Daten werden analysiert und die Änderungen unter Berücksichtigung vordefinierter Geschäftsregeln validiert. Wird dabei festgestellt, dass eine Änderung im anderen System erforderlich ist, wird diese über die Connect Bridge ausgeführt.

2) SharePoint Add-in: Das Add-In lauscht bei SharePoint nach allen relevanten Ereignissen, die eine Aktualisierung eines Elements in Exchange erforderlich machen könnten. Der Dienst fügt den SharePoint-Listentypen zusätzliche Links hinzu (Kontakte, E-Mails, Aufgaben oder Kalender), um die Entitäten in Exchange integrieren zu können. Diese Links werden über standardmäßige benutzerdefinierte SharePoint-Aktionen hinzugefügt.

3) Connect Bridge-Plattform: Der Dienst verwendet die Plattform, um die Änderungen in einem System zu lesen und sie in das andere System zu schreiben. Wenn Sie z.B. eine Aufgabe in SharePoint erstellen, liest Connect Bridge hier die entsprechenden Details und erstellt anschließend diese Aufgabe auch in Exchange.

Mehr zu diesem Produkt demnächst auch in unserem Blog. Hier erfahren Sie mehr auch über unsere anderen leistungsstarken Lösungen, die die Collaboration in SharePoint, das Dokumentenmanagement und die Teamarbeit transformieren.

Wieso CB Exchange SharePoint?

Die Antwort auch in diesem kurzen Video:

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