Cómo sincronizar Gmail y los calendarios Outlook/Exchange de forma fiable en 2020

Cómo sincronizar Gmail y los calendarios Outlook/Exchange de forma fiable en 2020

Anastasia Mazur Noticias de la empresa, Productos y soluciones Deje un comentario

Gmail y Outlook son dos servicios de correo electrónico y productividad muy populares, y muchos profesionales debaten cuál es mejor. Pero, ¿qué pasa si no te importa la competencia porque utilizas ambos y necesitas integrarlos sin problemas, especialmente cuando se trata de calendarios? En este artículo hablaremos de la sincronización de los calendarios de Gmail/G Suite con Microsoft Office 365, Outlook/Exchange y Hotmail, para cumplir con la agenda y no perder ninguna cita. 

Los dos gigantes del correo electrónico 

Gmail y Outlook son algunos de los mayores servicios de correo electrónico que la gente usa para negocios y privados.  

De acuerdo con una encuesta recienteGmail cuenta con 43% del mercado de correo electrónico y es el mayor proveedor de correo electrónico del mundo. Fue lanzado en 2004 y ofrecía 1 GB de almacenamiento en ese momento - más que cualquier servicio de correo en ese momento. Gmail se utiliza principalmente como correo electrónico privado y buzón para pequeñas empresas, mientras que su conjunto de computación en nube - G Suite - es más popular como correo electrónico empresarial, almacenamiento de archivos en nube, videoconferencias, chat y un conjunto de herramientas de productividad y colaboración.  

El competidor de Gmail/G Suite, Outlook, que es el número cuatro en la lista de popularidad total del correo electrónico, sigue siendo un servicio prioritario para la correspondencia comercial. (Otro nombre asociado con él Outlook es Exchange. Pero aunque vayan juntos o incluso se usen en su lugar, no son la misma cosa. El Microsoft Exchange proporciona la parte trasera de un sistema centralizado para sus correos electrónicos, mensajes, calendarios y tareas, mientras que el Outlook es un cliente de correo electrónico de escritorio que se mantiene sincronizado con el servidor Exchange). 

Integración de los calendarios de Gmail y Outlook 

Si estás leyendo esta entrada, puede que te interese integrar los calendarios de Gmail/G Suite y Outlook/Exchange o migrar de uno a otro. ¿Cuáles pueden ser las razones de la integración o la migración?   

En primer lugar, utilizas Outlook como tu correo electrónico comercial y Gmail para la correspondencia privada (como muchos de nosotros). Las invitaciones de calendario vienen en ambos buzones y -no es sorprendente- a veces se superponen creando un desorden en tu agenda, te hacen volver a reservar eventos o incluso perder algunas citas importantes. 

El siguiente caso es el opuesto: tienes la Suite G en el trabajo pero usas Outlook en tu ordenador Windows en casa y necesitas un calendario agregado. 

Otro caso de uso es durante fusiones y adquisicionescuando la empresa A utiliza Gmail/G Suite y la empresa B - Outlook/Exchange, y las organizaciones necesitan coordinar sus actividades en el calendario.  

También, las fusiones y adquisiciones pueden ser increíblemente largas, así que para un período de transición diferentes servidores de correo electrónico necesitan coexistir. El tiempo de inactividad del servicio de correo electrónico es inaceptable durante las fusiones y adquisiciones, por lo que se necesita una sincronización fluida entre los servidores de correo electrónico.    

Como administrador de TI, puede que también quiera habilitar a un proveedor externo o socio para sincronizar y escribir datos en el calendario interno de la organización en el servidor Exchange.  
Por último, es posible que varias organizaciones con una mezcla de buzones necesiten compartir recursos comunes, como salas de conferencias en un edificio administrado en un servidor interno Exchange. El conflicto de citas en el calendario es un problema real para muchas organizaciones. En este caso, un calendario común que se sincronice con todas las cuentas es una solución. 

Cómo se pueden sincronizar los calendarios de Google y Outlook 

Dado que la necesidad de integrar la Suite G y el Office 365 o el Outlook ha existido desde hace tiempo, las partes interesadas como Microsoft, Google y los ISV desarrollaron varias herramientas de integración. En 2019, Google lanzó G Suite Sync para Microsoft Outlook (GSSMO - enlace al final) que sincroniza el correo electrónico, los eventos del calendario, los contactos, las notas, las tareas y las entradas del diario.  

Aunque el GSSMO ha idoe bastante lejos en términos de integración de la Suite G y Outlook, cuando se trata del calendario, no hace algunas cosas importantes - al igual que algunas otras herramientas de sincronización disponibles en el mercado.  

Una nueva herramienta de Connecting Software llamada CB Gmail Exchange Sync sincroniza las cuentas de G Suite y Exchange/Outlook de una manera más avanzada. Después del éxito de la compañía con CB Exchange Server Sync que integra múltiples buzones de correo Exchange, Office 365 y Outlook en todas las formas y combinaciones posibles, el Connecting Software decidió crear una herramienta de sincronización para los calendarios de Google y el Outlook.  

CB Gmail Exchange Sync es la solución para la sincronización y migración segura de datos de calendario entre Exchange Server y Gmail o G Suite. Permite sincronizar varias cuentas Outlook alojadas en Exchange Server o Office 365 con cuentas de Gmail o G Suite.  

Su principal diferencia con respecto a otras soluciones es cómo integra exactamente los calendarios. 

Lo que hacen otras herramientas de integración es que permiten cambiar entre los calendarios de Google o Outlook dentro de un cliente de correo electrónico. O muestran eventos de diferentes calendarios uno al lado del otro. 

En nuestra opinión, esta forma de integración no resuelve completamente el problema de tener múltiples calendarios. 

Imagina que alguien te envía una invitación para una fecha y hora determinada pensando que estás libre en ese momento como se muestra en tu calendario Outlook. Lo que la persona no ve es otro evento en el calendario de Google que se encuentra en la misma franja horaria. Y entonces empieza un ping-pong por correo electrónico, explicando y disculpándose - ya sabes el procedimiento. 

Integrar la Suite G y los calendarios Outlook con CB Gmail Exchange Sync

Que CB Gmail Exchange Sync es fusionar todos los calendarios de correo en uno solo para que funcionen como una sola cosa. Tiene muchas más ventajas sobre otras integraciones: no necesitas revisar cada vez tus ranuras de calendario y preocuparte si te pierdes algunos eventos superpuestos. Es conveniente tanto para ti como para las personas con las que compartes tu calendario: no puedes reservar dos veces un espacio de tiempo y la persona ve que no estás disponible para una fecha y hora en particular aunque el espacio esté reservado en tu correo electrónico personal. El servicio permite proporcionar toda la información del calendario o simplemente mostrarlo como un estado libre/ocupado. 

Otra seria diferencia entre CB Gmail Exchange Sync y otros servicios es que aquí tus datos se sincronizan en el servidor, no en el cliente o el dispositivo que utilizas - no en G Suit o Outlook o sólo en tu teléfono móvil. Para una sincronización continua, ni siquiera necesitas tener el móvil encendido. Puedes estar en varios lugares, con los dispositivos encendidos o apagados - cada cita está correctamente sincronizada.  

Como profesional que necesita sincronizar los calendarios privados y de negocios, puede configurar las opciones de sincronización, como el período de sincronización, los elementos a sincronizar, etc. - la interfaz gráfica es fácil de usar. El servicio permite también la sincronización de elementos privados, la sincronización de subcarpetas, la creación de pares de elementos en lote, y mucho más.  

CB Gmail Exchange Sync se ejecuta en paralelo con los servicios de Microsoft Exchange en modo no bloqueante. Esto significa que no tiene ningún impacto en el rendimiento del servidor Exchange, lo cual es importante tanto para las organizaciones como para los particulares.  

Mira el video que explica cómo funciona CB Gmail Exchange Sync. Y si quieres aumentar tu productividad y dejar de perder citas importantes, puedes hacerlo:

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¿Hay más información en línea?

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