Conception de solutions d'intervention d'urgence avec Dynamics et SharePoint

Voici comment Connect Bridge peut vous aider : Conception d'une solution d'intervention d'urgence avec Dynamics et SharePoint

Ana Neto Technique Laissez un commentaire

Prenons l'exemple d'un établissement d'enseignement international qui accueille chaque semaine des milliers d'étudiants suivant des cours dans plus de 150 instituts à travers le monde. Des urgences peuvent survenir sans préavis, que ce soit en raison d'événements météorologiques, d'accidents ou même d'une attaque terroriste. Comment cette institution peut-elle réagir rapidement et préserver la sécurité des étudiants et du personnel dans le monde entier ?

Réagir aux situations d'urgence

Vous devez stocker toutes les données personnelles saisies dans une application SaaS sur un stockage qui est physiquement situé dans le pays (ou un territoire approuvé) afin de respecter les lois sur la résidence des données. Vous pouvez y parvenir en deux étapes :

  1. Lorsque des données sont saisies dans l'application SaaS, vous vérifiez s'il s'agit de données personnelles, c'est-à-dire que les informations contenues dans ces données sont suffisantes pour identifier une personne. Si c'est le cas, le les données sont transférées vers une base de données située dans le pays.
  2. Les données sont anonymiséeset une clé de référence est renvoyée à l'application pour être stockée dans sa propre base de données.
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Modèle de données pour la solution d'intervention d'urgence

Nous avons envisagé la solution Emergency Response autour de deux systèmes, Dynamics 365 et SharePoint. Pour cette raison, nous avons également divisé son modèle de données entre les deux applications.

Nous avons conçu des flux de synchronisation de données basés sur Connect Bridge. En un coup d'œil, le modèle de données pour la solution est comme dans le diagramme suivant.

Une solution d'intervention d'urgence utilisant plusieurs plateformes et technologies, notamment Dynamics 365, SharePoint, Azure IoT (Internet des objets), Bing Maps, Cognitive Services et Bot Framework, le tout collé à Connect Bridge.

Une solution d'intervention d'urgence utilisant plusieurs plateformes et technologies, notamment Dynamics 365, SharePoint, Azure IoT (Internet des objets), Bing Maps, Cognitive Services et Bot Framework, le tout collé à Connect Bridge.


Connect Bridge s'occuperait du flux de travail pour transférer les informations nécessaires des entités dans Dynamics 365 aux listes dans SharePoint. Le connecteur Dynamics 365 vers SharePoint s'occupe de la synchronisation des données :

  • Écoles: La liste des écoles contient une copie de toutes les écoles où un événement d'urgence s'est produit au moins une fois. Les données sont copiées de Dynamics 365 à SharePoint lorsqu'un événement d'urgence se produit. Il s'agit de l'événement déclencheur de l'ensemble du processus d'intervention d'urgence, et c'est un processus manuel généralement initié par le directeur de l'école.
  • Étudiants: La liste Étudiants contient une copie des noms et des coordonnées des étudiants actuellement présents dans l'école et touchés par l'urgence. Les informations de contact sont stockées sous forme de copie (au lieu d'être synchronisées en tant que référence à l'enregistrement équivalent dans Dynamics 365) à des fins d'e-discovery : si une enquête juridique est menée auprès de l'école pour savoir comment et quand les étudiants ont été contactés lors d'une réponse à une urgence, l'historique complet des détails de contact est préservé, plutôt que de n'avoir que les dernières informations disponibles dans le système CRM.
  • Événements d'urgence: C'est la liste qui contient les informations descriptives d'un événement d'urgence : nom et description, date de début et de fin, statut et quand l'événement lui-même a été créé, et par qui. Lors de la création d'un nouvel élément dans cette liste, un workflow est déclenché pour initier la génération du tableau de bord, impliquant la copie des données pertinentes de Dynamics 365 dans SharePoint.
  • Roster: La liste Roster représente les informations affichées à l'écran dans le tableau de bord des interventions d'urgence. Il y a un élément pour chaque événement d'urgence qui se produit dans une école, et il contient une référence à une liste de tous les élèves actuellement dans l'école, pour lesquels le statut de sécurité doit être évalué.
  • Suivi du site: Le statut et l'emplacement actuels d'un étudiant sont suivis dans la liste de suivi. Une évaluation initiale est automatisée en mettant en œuvre le suivi de l'emplacement au moyen d'appareils GPS connectés à l'Azure IoT Hub. Lors de l'embarquement des étudiants au début du programme, chaque étudiant se voit attribuer un trousseau de clés contenant une unité GPS qui envoie des données de localisation à l'Azure IoT Hub uniquement lorsque le directeur de l'école soulève un événement.
  • Communication: La liste des communications contient tous les éléments de conversation qui ont eu lieu entre les opérateurs de l'école (et le bot) et les élèves sur plusieurs canaux : appels vocaux, SMS, e-mails, Skype et Facebook Messenger.

Le tableau de bord des interventions d'urgence

Le tableau de bord d'intervention d'urgence généré pour cet événement est accessible par tous les opérateurs de l'école via le site intranet SharePoint de l'organisation. Ce tableau de bord est disponible immédiatement dès que le flux de travail d'intégration dans Connect Bridge est terminé.; cela prend normalement moins d'une minute. Le tableau de bord contient des informations sur l'événement qui vient d'être créé et une liste de tous les élèves inscrits à un programme dispensé par l'école à ce moment-là. Pour chaque élève, son statut de sécurité est visualisé (Inconnu, Sûr, Danger), ainsi que leur dernière position détectée. Le succès de la communication entre l'école et l'élève et l'hypothèse concernant sa localisation contribuent à déterminer le statut de sécurité de chaque élève.

Un certain niveau d'automatisation est introduit lors de l'évaluation initiale. en raison du nombre élevé d'élèves qui peuvent être concernés. Néanmoins, une évaluation manuelle adéquate de la sécurité des élèves est alors scrupuleusement effectuée par les exploitants d'écoles et reflétée dans le tableau de bord.

Une fois que le statut de tous les élèves a été évalué et que l'événement d'urgence est terminé, une dernière étape est franchie. Toutes les données sont gelées en SharePoint créer un enregistrement du tableau de bord, de toutes ses coordonnées, du suivi des changements d'état et de la communication. Cela permet de mettre en place un processus potentiel d'e-discovery à l'avenir, pour des raisons juridiques, si le besoin s'en fait sentir.

En conclusion, SharePoint fournit non seulement le moteur de portail pour afficher le tableau de bord de l'intervention d'urgence, mais représente également le système de gestion des enregistrements pour l'archivage. des données juridiques sur le succès de l'intervention d'urgence.

Évacuation des routes

Le processus d'intégration de la Connect Bridge

Comme indiqué, les données relatives aux écoles et aux élèves sont copiées de Dynamics 365 à SharePoint dans le cadre d'une réponse à un nouvel événement d'urgence. Ce processus est géré par la Connect Bridge.

Le moteur Connect Bridge offre une solution hautement disponible et évolutive pour l'intégration des systèmes sans tenir compte de la technologie. Note personnelle ici : J'ai pris plaisir à concevoir et à construire la solution de réponse d'urgence, mais j'espère vraiment que je ne l'utiliserai jamais ! Cependant, si une situation exige une réponse rapide, cet outil doit être immédiatement disponible et capable de fournir une réponse lisse. D'où la décision d'adopter des applications basées sur le cloud, où la disponibilité et l'évolutivité ne sont pas - ou ne devraient pas être - un problème.

Le flux de travail logique, composé de tâches d'intégration et de tâches commerciales, peut être résumé par les étapes suivantes :

  1. Lorsqu'un un nouvel événement d'urgence est crééLes informations de contact de l'école concernée et des élèves pertinents sont copiées des entités correspondantes dans Dynamics 365 vers les listes de SharePoint. La pertinence des étudiants est déterminée par leur présence ou non dans l'école à ce moment-là. On en déduit qu'ils sont inscrits à un programme dispensé par l'école cette semaine-là.
  2. A la liste des élèves de l'école concernée est générée. en SharePoint et l'état de sécurité de chaque élève est évalué initialement par un deuxième flux de travail.
  3. Sur la base de la dernière localisation détectée de l'élève et de sa distance par rapport au lieu de l'événement d'urgence, un système d'alerte est mis en place. la prise en charge de la sécurité de chaque élève se fait en vérifiant si l'élève se trouve à plus de 100 mètres du lieu de l'accident.
  4. Communication avec l'étudiant est lancé par un SMS demandant s'il va bien ; la réponse de l'étudiant est traitée par un robot qui interprète le message et détermine son statut.
Proposition d'organigramme pour les procédures d'urgence

Proposition d'organigramme pour les procédures d'urgence


A emporter

Les logiciels peuvent aider à répondre aux situations d'urgence si vous planifiez à l'avance et gardez à l'esprit le besoin de disponibilité et d'évolutivité.

L'intégration de plusieurs logiciels et l'utilisation d'intergiciels pour coller le tout peuvent permettre de mettre à disposition des fonctionnalités intéressantes dans un délai raisonnable.

Connect Bridge est un bon exemple de solution middleware qui s'inscrit parfaitement dans ce scénario. Comme il s'agit d'un système agnostique sur le plan technologique, vous n'avez pas à vous soucier des mises à niveau et de l'évolutivité futures.


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Ana Neto - Conseiller technique, auteur

Stefano Tempesta
Conseiller stratégique à Connecting Software

Auteur :

Stefano est conseiller stratégique chez Connecting Software, directeur régional de Microsoft et MVP. Vous avez des questions ou des commentaires sur cet article ?

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