Ecco come Connect Bridge può aiutare: Progettazione di soluzioni di risposta alle emergenze con Dynamics e SharePoint

È necessario memorizzare tutti i dati personali inseriti in un'applicazione SaaS su uno storage che si trova fisicamente nel paese (o in un territorio approvato) per rispettare le leggi sulla residenza dei dati. È possibile raggiungere questo obiettivo in due fasi:

1. Quando i dati vengono inseriti nell'applicazione SaaS, si controlla se si tratta di dati personali, il che significa che le informazioni in quei dati sono sufficienti per identificare una persona. Se lo sono, il i dati vengono trasferiti a un database situato nel paese.
2. I dati sono resi anonimie una chiave di riferimento viene restituita all'applicazione per la memorizzazione nel proprio database.

Abbiamo immaginato la soluzione Emergency Response intorno a due sistemi, Dynamics 365 e SharePoint. Per questo motivo, abbiamo anche diviso il suo modello di dati tra le due applicazioni.

Abbiamo progettato flussi di lavoro di sincronizzazione dei dati basati su Connect Bridge. A colpo d'occhio, il modello di dati per la soluzione è come nel seguente diagramma.

Una soluzione di risposta alle emergenze che utilizza più piattaforme e tecnologie, tra cui Dynamics 365, SharePoint, Azure IoT (Internet of Things), Bing Maps, Cognitive Services e Bot Framework, il tutto incollato con Connect Bridge

Connect Bridge gestirebbe il flusso di lavoro per trasferire le informazioni necessarie dalle entità in Dynamics 365 alle liste in SharePoint. Il connettore da Dynamics 365 a SharePoint si occupa della sincronizzazione dei dati per:

• Scuole: La lista delle scuole contiene una copia di tutte le scuole in cui un evento di emergenza si è verificato almeno una volta. I dati sono copiati da Dynamics 365 a SharePoint quando si verifica un evento di emergenza. Questo è l'evento scatenante dell'intero processo di risposta all'emergenza, ed è un processo manuale tipicamente avviato dal direttore della scuola.
• Studenti: La lista Studenti contiene una copia dei nomi degli studenti e delle informazioni di contatto per quelli attualmente nella scuola colpiti dall'emergenza. Le informazioni di contatto sono memorizzate come copia (invece di essere sincronizzate come riferimento al record equivalente in Dynamics 365) per scopi di e-discovery: se un'inchiesta legale è condotta alla scuola per indagare come e quando gli studenti sono stati contattati durante una risposta a un'emergenza, la storia completa dei dettagli di contatto è conservata, piuttosto che avere solo le ultime informazioni disponibili nel sistema CRM.
• Eventi di emergenza: Questa è la lista che contiene informazioni descrittive di un evento di emergenza: nome e descrizione, data di inizio e fine, stato e quando l'evento stesso è stato creato, e da chi. Alla creazione di un nuovo elemento in questa lista, viene attivato un flusso di lavoro per avviare la generazione del cruscotto, che implica la copia dei dati pertinenti da Dynamics 365 in SharePoint.
• Roster: L'elenco Roster rappresenta le informazioni visualizzate sullo schermo nella dashboard Emergency Response. C'è una voce per ogni evento di emergenza che si verifica in una scuola, e contiene un riferimento a un elenco di tutti gli studenti attualmente nella scuola, per i quali lo stato di sicurezza deve essere valutato.
• Monitoraggio di: Lo stato attuale e la posizione di uno studente sono tracciati nell'elenco di monitoraggio. Una valutazione iniziale è automatizzata implementando il tracciamento della posizione per mezzo di dispositivi GPS collegati all'Azure IoT Hub. Al momento dell'imbarco degli studenti all'inizio del programma, ad ogni studente viene assegnato un portachiavi contenente un'unità GPS che invia i dati di localizzazione all'Azure IoT Hub solo quando il direttore della scuola solleva un evento.
• Comunicazione: La lista delle comunicazioni contiene tutti gli elementi di conversazione che si sono verificati tra gli operatori scolastici (e il bot) e gli studenti su più canali: chiamate vocali, SMS, e-mail, Skype e Facebook Messenger.

Il cruscotto di risposta all'emergenza generato per quell'evento è accessibile da tutti gli operatori scolastici tramite il sito intranet SharePoint dell'organizzazione. Questa dashboard è disponibile immediatamente non appena il flusso di lavoro di integrazione in Connect Bridge si completaQuesto normalmente richiede meno di un minuto. Il dashboard contiene informazioni sull'evento appena creato e una lista di tutti gli studenti iscritti a un programma fornito dalla scuola in quel momento. Per ogni studente, viene visualizzato il suo stato di sicurezza (Sconosciuto, Sicuro, Pericolo), insieme alla loro ultima posizione rilevata. Il successo della comunicazione tra la scuola e lo studente e l'ipotesi intorno alla loro posizione contribuiscono a determinare lo stato di sicurezza di ogni studente.

Un certo livello di automazione è introdotto nella valutazione iniziale a causa dell'alto numero di studenti che possono essere interessati. Tuttavia, una corretta valutazione manuale della sicurezza degli studenti è poi scrupolosamente intrapresa dagli operatori scolastici e riflessa nel cruscotto.

Una volta che lo stato di tutti gli studenti è stato valutato e l'evento di emergenza è stato completato, viene fatto un ultimo passo. Tutti i dati sono congelati in SharePoint creando una registrazione del cruscotto, tutti i suoi dettagli di contatto, i cambiamenti di monitoraggio dello stato e le comunicazioni. Questo permette un potenziale processo di e-discovery in futuro, per motivi legali, se ce ne fosse bisogno.

In conclusione, SharePoint non solo fornisce il motore del portale per la visualizzazione del cruscotto di Emergency Response, ma rappresenta anche il sistema di gestione dei record per l'archiviazione dati legali sul successo della risposta all'emergenza.

Come menzionato, i dati su scuole e studenti sono copiati da Dynamics 365 a SharePoint nel contesto di una risposta ad un nuovo evento di emergenza. Questo processo è gestito da Connect Bridge.

Il motore Connect Bridge fornisce una soluzione altamente disponibile e scalabile per un'integrazione tecnologicamente neutra tra i sistemi. Nota personale: Mi è piaciuto progettare e costruire la soluzione Emergency Response, ma spero davvero di non usarla mai! Tuttavia, se c'è una situazione che richiede una risposta rapida, questo strumento deve essere immediatamente disponibile e in grado di fornire una risposta elegante. Da qui la decisione di adottare applicazioni basate sul cloud, dove la disponibilità e la scalabilità non è - o non dovrebbe essere - un problema.

Il flusso di lavoro logico, composto da compiti di integrazione e di business, può essere riassunto dai seguenti passi:

1. Quando un viene creato un nuovo evento di emergenzaLe informazioni di contatto per la scuola interessata e gli studenti rilevanti sono copiate dalle entità corrispondenti in Dynamics 365 alle liste in SharePoint. La rilevanza degli studenti è determinata dal fatto che essi sono nella scuola in quel momento. Questo è dedotto dal fatto che siano iscritti a un programma fornito dalla scuola in quella settimana.
2. A viene generato l'elenco degli studenti della scuola colpita in SharePoint e lo stato di sicurezza di ogni studente è valutato inizialmente da un secondo flusso di lavoro.
3. Sulla base dell'ultima posizione rilevata dello studente e della sua distanza dal luogo dell'evento di emergenza, un assunzione della sicurezza di ogni studente viene fatta controllando se lo studente si trova a più di 100 metri dal punto dell'incidente.
4. Comunicazione con lo studente viene avviata tramite SMS chiedendo se stanno bene; la risposta dello studente è gestita da un bot che interpreta il messaggio e determina il loro stato.

Diagramma di flusso proposto per le procedure di emergenza

Il software può aiutare nella risposta alle emergenze se si pianifica in anticipo e si tiene presente la necessità di disponibilità e scalabilità.

L'integrazione di più software e l'uso di middleware per incollare tutto insieme può rendere disponibili caratteristiche interessanti in un lasso di tempo ragionevole.

Connect Bridge è un buon esempio di una soluzione middleware che si adatta perfettamente a questo scenario. Essendo un sistema tecnologicamente neutro, non c'è bisogno di preoccuparsi degli aggiornamenti futuri e della scalabilità.