DynamicsとSharePointによる緊急時対応ソリューション設計

Connect Bridgeがお手伝いできること。DynamicsとSharePointによる緊急時対応ソリューションの設計

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世界各地の150以上の教育機関で、毎週何千人もの学生が授業を受けているグローバルな教育機関を考えてみましょう。天候不順や事故、さらにはテロなど、緊急事態は予告なく発生する可能性があります。このような教育機関は、どのようにして迅速に対応し、世界中の学生やスタッフの安心・安全を守ることができるのでしょうか。

緊急事態に対応するために

SaaSアプリケーションに入力された個人データは、データ居住法を遵守するために、物理的に国(または承認された地域)にあるストレージに保存する必要があります。これは2つのステップで実現できます。

  1. SaaSアプリケーションにデータが入力されると、そのデータが個人データであるかどうか、つまりそのデータの情報が個人を特定するのに十分なものであるかどうかを確認します。もしそうであれば データは国のデータベースに転送されます。.
  2. データは匿名化されていますそして、参照キーがアプリケーションに返され、それ自身のデータベースに保存されます。
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緊急時対応ソリューションのデータモデル

緊急対応ソリューションは、Dynamics 365とSharePointの2つのシステムで構成されています。そのため、データモデルも2つのアプリケーションに分けました。

Connect Bridgeをベースに、データシンクのワークフローを設計しました。一見すると、このソリューションのデータモデルは以下の図のようになります。

Dynamics 365、SharePoint、Azure IoT(Internet of Things)、Bing Maps、Cognitive Services、Bot Frameworkなど、複数のプラットフォームや技術を使用した緊急対応ソリューションを、Connect Bridgeで糊付けしています。

Dynamics 365、SharePoint、Azure IoT(Internet of Things)、Bing Maps、Cognitive Services、Bot Frameworkなど、複数のプラットフォームや技術を使用した緊急対応ソリューションを、Connect Bridgeで糊付けしています。


Connect Bridgeは、Dynamics 365のエンティティからSharePointのリストに必要な情報を転送するためのワークフローを処理します。Dynamics 365からSharePointへのコネクタは、データの同期を行います。

  • 学校:学校リストには、一度でも緊急事態が発生したことのあるすべての学校のコピーが含まれています。緊急事態が発生すると、Dynamics 365からSharePointにデータがコピーされます。これは、緊急対応プロセス全体のトリガーとなるイベントであり、通常は学校長によって開始される手動のプロセスです。
  • 学生:生徒リストには、緊急事態の影響を受けた学校に在籍している生徒の名前と連絡先のコピーが含まれています。連絡先情報は、(Dynamics 365の同等のレコードへの参照として同期されているのとは逆に)コピーとして保存されています。緊急事態への対応中に、いつ、どのように生徒に連絡したかを調査するために学校に法的な問い合わせが行われた場合、CRMシステムで利用可能な最新の情報だけではなく、連絡先情報の完全な履歴が保存されます。
  • 緊急イベント:このリストには、緊急イベントの説明情報(名前と説明、開始日と終了日、ステータス、イベント自体がいつ作成されたか、誰が作成したか)が含まれています。このリストに新しいアイテムが作成されると、ダッシュボードの作成を開始するためのワークフローが起動し、Dynamics 365からSharePointへの関連データのコピーが行われます。
  • ロスター:ロスターリストは、Emergency Response ダッシュボードの画面に表示される情報を表しています。学校で発生した緊急イベントごとに項目があり、安全状態を評価しなければならない、現在学校にいるすべての生徒のリストへの参照が含まれています。
  • トラッキング:生徒の現在の状態と位置情報は、トラッキングリストで追跡されます。初期評価は、Azure IoT Hubに接続されたGPSデバイスによる位置追跡を実装することで自動化されます。プログラム開始時の学生の受け入れ時に、各学生にはGPSユニットが入ったキーホルダーが割り当てられ、学校長がイベントを発生させたときにのみ、Azure IoT Hubに位置情報を送信します。
  • コミュニケーション:通信リストには、音声通話、SMS、メール、Skype、Facebook Messengerなどの複数のチャネルで、学校のオペレータ(およびボット)と生徒の間で交わされた会話のすべての項目が含まれます。

緊急時対応ダッシュボード

そのイベントのために作成された緊急対応ダッシュボードは、組織のSharePointイントラネットサイトを介してすべての学校運営者がアクセスできます。 このダッシュボードは、Connect Bridgeの統合ワークフローが完了するとすぐに利用できます。これには通常1分もかかりません。ダッシュボードには、作成されたばかりのイベントに関する情報と、その時点で学校が提供するプログラムに登録しているすべての学生のリストが表示されます。 それぞれの生徒の安全状態が可視化される (Unknown, Safe, Danger)と最後に検出された場所が表示されます。学校と生徒の間のコミュニケーションの成功と、生徒の位置に関する仮定が、各生徒の安全状態を決定するのに役立ちます。

初期評価時にある程度の自動化が導入されている これは、影響を受ける可能性のある生徒の数が多いためです。それでも、生徒の安全性を手動で適切に評価することで、学校運営者は細心の注意を払い、ダッシュボードに反映させています。

すべての学生の状態が把握され、緊急イベントが終了すると、最後のステップが行われます。 すべてのデータはSharePointで凍結 ダッシュボードの記録、その連絡先、ステータスの追跡変更、コミュニケーションの記録を作成します。これにより、将来的に法的な理由でe-Discoveryのプロセスが必要になった場合に対応することができます。

結論から言うと SharePointは、緊急対応ダッシュボードを表示するためのポータルエンジンを提供するだけでなく、アーカイブのための記録管理システムも提供しています。 緊急対応の成功に関する法的データ。

道路避難

Connect Bridge統合のワークフロー

前述のとおり、新たな緊急事態への対応という観点から、学校や生徒に関するデータがDynamics 365からSharePointにコピーされる。この処理はConnect Bridgeが行う。

Connect Bridgeエンジンは、高い可用性と拡張性を備えたソリューションであり、テクノロジーにとらわれないシステム間の統合を可能にします。 個人的なメモです。緊急事態対応のソリューションを設計・構築するのは楽しかったですが、絶対に使わないでほしいと心から願っています。しかし、迅速な対応を必要とする状況が発生した場合、このツールはすぐに利用でき、スムーズな対応を提供できなければなりません。だからこそ、可用性とスケーラビリティが問題にならない、あるいはなるべきでないクラウドベースのアプリケーションを採用することにしたのです。

統合タスクとビジネスタスクで構成される論理的なワークフローは、以下のステップでまとめられます。

  1. の場合は 新たな緊急事態の発生影響を受けた学校と関連する学生の連絡先情報は、Dynamics 365の対応するエンティティからSharePointのリストにコピーされる。学生の関連性は、彼らがその時点で学校にいるかどうかによって決定される。これは、その週に学校が提供するプログラムに登録されているかどうかから推測される。
  2. A 被災した学校の生徒の名簿が作成される SharePointでは、各生徒の安全状態を最初に第二のワークフローで評価します。
  3. 最後に検出された生徒の位置と、緊急イベントの発生場所からの距離に基づいて ひとりひとりの学生の安全を前提に は、学生が事故地点から100m以上離れているかどうかを確認することで行われます。
  4. 学生とのコミュニケーション 学生からの返信は、メッセージを解釈して学生の状態を判断するボットによって処理されます。
緊急時対応フローチャート(案

緊急時対応フローチャート(案


テークアウト

ソフトウェアは、事前に計画を立て、可用性と拡張性の必要性を念頭に置いておけば、緊急時の対応に役立ちます。

複数のソフトウェアを統合し、ミドルウェアを使用してすべてを接着することで、興味深い機能を合理的な時間内に利用できるようになります。

Connect Bridgeは、このシナリオにぴったりのミドルウェアソリューションの好例です。テクノロジーに依存しないシステムであるため、将来のアップグレードやスケーラビリティを心配する必要がありません。


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アナ・ネト - テクニカルアドバイザー, 著者

ステファノ・テンペスタ
Connecting Softwareの戦略アドバイザー

著者。

ステファノは、Connecting Softwareのストラテジックアドバイザー、マイクロソフトのリージョナルディレクター、MVPです。この記事に関する質問やコメントはありますか?

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