Hoe synchroniseer ik Gmail en Outlook/Exchange-agenda's op een betrouwbare manier in 2020

Hoe synchroniseer ik Gmail en Outlook/Exchange-agenda's op een betrouwbare manier in 2020

Anastasia Mazur Bedrijfsnieuws, Producten en oplossingen Laat een reactie achter

Gmail en Outlook zijn twee populaire e-mail- en productiviteitsdiensten, en veel professionals discussiëren over welke beter is. Maar wat als je je niets aantrekt van de concurrentie omdat je beide gebruikt - en ze soepel moet integreren, vooral als het gaat om agenda's? In dit artikel zullen we het hebben over de synchronisatie van agenda's van Gmail/G Suite met Microsoft Office 365, Outlook/Exchange en Hotmail - om op schema te blijven en geen afspraken te missen. 

De twee e-mail reuzen 

Gmail en Outlook zijn enkele van de grootste e-maildiensten die mensen zowel zakelijk als privé gebruiken.  

Volgens een recent onderzoek, Gmail neemt 43% van de e-mailmarkt voor zijn rekening en is wereldwijd de grootste e-mailprovider. Het werd gelanceerd in 2004 en bood toen 1GB opslagruimte - meer dan enige andere e-maildienst op dat moment. Gmail wordt vooral gebruikt als privé-e-mail en als mailbox voor kleine bedrijven, terwijl de cloud computing suite - G Suite - populairder is als zakelijke e-mail, cloud file storage, videoconferencing, chat en een set productiviteits- en samenwerkingstools.  

De concurrent van Gmail/G Suite, Outlook, is nummer vier op de totale lijst van e-mail-populariteit en is nog steeds een prioritaire dienst voor zakelijke correspondentie. (Een andere naam die met het Outlook wordt geassocieerd is Exchange. Maar ook al gaan ze samen of worden ze zelfs in plaats van elkaar gebruikt, ze zijn niet hetzelfde. Microsoft Exchange levert de back-end van een gecentraliseerd systeem voor je emails, berichten, agenda's en taken, terwijl Outlook een desktop email client is die in sync blijft met de Exchange Server). 

Integratie van Gmail en Outlook agenda's 

Als u dit bericht leest, bent u wellicht geïnteresseerd om Gmail/G Suite en Outlook/Exchange agenda's te integreren of te migreren van de ene naar de andere. Wat kunnen de redenen zijn voor de integratie of migratie?   

Ten eerste gebruik je Outlook als je zakelijke e-mail en Gmail voor privé correspondentie (zoals velen van ons). Agenda-uitnodigingen komen in beide mailboxen en - geen verrassing - ze overlappen elkaar soms waardoor er een warboel ontstaat in je agenda, je gebeurtenissen moet omboeken of zelfs enkele belangrijke afspraken moet missen. 

Het volgende geval is het tegenovergestelde: u hebt G Suite op het werk maar gebruikt Outlook op uw Windows computer thuis en hebt een geaggregeerde agenda nodig. 

Een ander gebruik is tijdens fusies en overnameswanneer bedrijf A Gmail/G Suite gebruikt en bedrijf B - Outlook/Exchange, en de organisaties hun activiteiten in de agenda moeten coördineren.  

Ook, fusies en overnames kunnen ongelooflijk lang duren, dus voor een overgangsperiode verschillende e-mailservers moeten naast elkaar bestaan. Downtime van de e-maildienst is onaanvaardbaar tijdens fusies en overnames, dus een soepele synchronisatie tussen e-mailservers is nodig.    

Als IT-beheerder wilt u misschien ook een externe leverancier in staat stellen of partner om gegevens te synchroniseren en weg te schrijven naar de interne agenda van de organisatie op de Exchange server.  
Tenslotte is het mogelijk dat meerdere organisaties met een mix van mailboxen gemeenschappelijke bronnen moeten delen, zoals vergaderzalen in een gebouw die worden beheerd op een interne Exchange server. Conflicterende agenda-afspraken is voor veel organisaties een reëel probleem. In dit geval is een gemeenschappelijke agenda die synchroniseert met alle accounts een oplossing. 

Hoe Google en Outlook kalenders gesynchroniseerd kunnen worden 

Omdat de behoefte aan integratie van G Suite en Office 365 of Outlook al een tijdje bestaat, hebben belanghebbende partijen zoals Microsoft, Google en ISV's diverse integratietools ontwikkeld. In 2019 bracht Google G Suite Sync voor Microsoft Outlook (GSSMO - link aan het eind) die E-mail, Agenda-gebeurtenissen, Contacten, Notities, Taken en Dagboek-items synchroniseert.  

Hoewel GSSMO is wege vrij ver in termen van G Suite en Outlook integratie, als het gaat om de agenda, het niet doet een aantal belangrijke dingen - net als sommige andere beschikbare synchronisatie tools op de markt.  

Een nieuw hulpmiddel van Connecting Software genaamd CB Gmail Exchange Sync synchroniseert de G Suite en Exchange/Outlook accounts op een meer geavanceerde manier. Na het succes van het bedrijf met CB Exchange Server Sync die meerdere Exchange, Office 365 en Outlook Mailboxen integreert op alle mogelijke manieren en combinaties, heeft Connecting Software besloten om een sync tool te maken voor Google en Outlook agenda's.  

CB Gmail Exchange Sync is de oplossing voor veilige synchronisatie en migratie van agendagegevens tussen Exchange Server en Gmail of G Suite. Het maakt het mogelijk om meerdere Outlook accounts gehost in Exchange Server of Office 365 met Gmail of G Suite accounts te synchroniseren.  

Het belangrijkste verschil met andere oplossingen is de manier waarop het de kalenders integreert. 

Wat andere integratie tools doen is het mogelijk maken om te schakelen tussen Google of Outlook kalenders binnen een e-mail client. Of ze tonen gebeurtenissen uit verschillende kalenders naast elkaar. 

Naar onze mening lost deze manier van integratie het probleem van het hebben van meerdere kalenders niet volledig op. 

Stel je voor, iemand stuurt je een uitnodiging voor een bepaalde datum en tijd en denkt dat je op dat moment vrij bent zoals te zien is in je Outlook kalender. Wat de persoon niet ziet is dat er een ander evenement in de Google agenda staat op hetzelfde tijdstip. En dan begin je een e-mail ping-pong, uitleggen en verontschuldigen - je weet hoe het gaat. 

Integreer G Suite en Outlook agenda's met CB Gmail Exchange Sync

Wat CB Gmail Exchange Sync doet is het samenvoegen van al uw e-mail agenda's in een, zodat ze functioneren als een geheel. Het heeft veel meer voordelen dan andere integraties: je hoeft niet elke keer je agenda slots te controleren en je zorgen te maken of je overlappende evenementen mist. Het is handig voor zowel u als de mensen met wie u uw agenda deelt: u kunt niet een tijdslot dubbel boeken, en de persoon ziet dat u niet beschikbaar bent voor een bepaalde datum en tijd, ook al is het slot geboekt in uw persoonlijke e-mail. De dienst biedt de mogelijkheid om alle agendagegevens te verstrekken of alleen de status vrij/bezet te tonen. 

Een ander ernstig verschil tussen CB Gmail Exchange Sync en andere diensten is dat hier uw gegevens worden gesynchroniseerd op de server, niet op de client of het apparaat dat u gebruikt - niet in G Suit of Outlook of alleen uw mobiele telefoon. Voor continue synchronisatie hoeft u niet eens uw mobiele telefoon aan te hebben staan. U kunt op verschillende locaties zijn, met apparaten aan of uit - elke afspraak wordt correct gesynchroniseerd.  

Als professional die een privé en zakelijke agenda gesynchroniseerd wil hebben, kunt u de synchronisatie opties configureren, zoals de synchronisatie periode, te synchroniseren items etc. - de grafische interface is gemakkelijk te gebruiken. De dienst maakt het ook mogelijk om privé items te synchroniseren, submappen te synchroniseren, item paren in batch aan te maken, en meer.  

CB Gmail Exchange Sync draait parallel met Microsoft Exchange diensten in een niet-blokkerende modus. Dit betekent dat het geen invloed heeft op de prestaties van Exchange Server, wat belangrijk is voor zowel organisaties als individuen.  

Bekijk de video die uitlegt hoe CB Gmail Exchange Sync werkt. En als u uw productiviteit wilt verhogen en geen belangrijke afspraken meer wilt missen, dan kan dat:

  • start nu gratis met CB Gmail Exchange Sync in proef modus
  • kijk eens naar de prijzen
  • contact met ons opnemen voor vragen of om toegang te krijgen tot de meest geavanceerde kalender sync tool die nu beschikbaar is.
     

Is er meer informatie online?

Controleer verschillende mailbox synchronisatie opties met de CB Exchange Server Sync:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *