Como sincronizar de forma fiável os calendários Gmail e Outlook/Exchange em 2020

Como sincronizar de forma fiável os calendários Gmail e Outlook/Exchange em 2020

Anastasia Mazur Notícias da empresa, Produtos e Soluções Deixe um Comentário

Gmail e Outlook são dois serviços populares de e-mail e produtividade, e muitos profissionais debatem qual deles é o melhor. Mas e se você não se importar com a concorrência porque usa ambos - e precisa integrá-los sem problemas, especialmente quando se trata de calendários? Neste artigo, vamos falar sobre a sincronização dos calendários do Gmail/G Suite com Microsoft Office 365, Outlook/Exchange e Hotmail - para ficar dentro do prazo e não perder nenhum compromisso. 

Os dois gigantes do e-mail 

Gmail e Outlook são alguns dos maiores serviços de e-mail que as pessoas usam para negócios e particulares.  

De acordo com uma pesquisa recenteO Gmail tem 43% do mercado de e-mail e é o maior provedor de e-mail do mundo. Foi lançado em 2004 e oferecia 1GB de armazenamento na época - mais do que qualquer serviço de correio naquela época. O Gmail é utilizado principalmente como e-mail privado e caixa de correio para pequenas empresas, enquanto o seu pacote de computação em nuvem - G Suite - é mais popular como e-mail empresarial, armazenamento de arquivos em nuvem, videoconferência, chat e um conjunto de ferramentas de produtividade e colaboração.  

O concorrente do Gmail/G Suite, Outlook, sendo o número quatro na lista de popularidade total de e-mails, ainda é um serviço prioritário para correspondência comercial. (Outro nome associado a ele Outlook é Exchange. Mas apesar de irem juntos ou mesmo usados um no lugar do outro, não são a mesma coisa. O Microsoft Exchange fornece o back end para um sistema centralizado para seus e-mails, mensagens, calendários e tarefas, enquanto o Outlook é um cliente de e-mail desktop que se mantém em sincronia com o servidor Exchange). 

Integrando os calendários Gmail e Outlook 

Se você está lendo este post, você pode estar interessado em integrar o Gmail/G Suite e calendários Outlook/Exchange ou migrar de um para outro. Quais podem ser as razões para a integração ou migração?   

Primeiro, você usa Outlook como seu e-mail comercial e Gmail para correspondência privada (como muitos de nós). Os convites de calendário vêm em ambas as caixas de correio e - sem surpresa - às vezes se sobrepõem criando uma confusão no seu horário, fazendo você remarcar eventos ou até mesmo perder alguns compromissos importantes. 

O próximo caso é o oposto: você tem o G Suite no trabalho, mas use Outlook no seu computador Windows em casa e precisa de um calendário agregado. 

Outro caso de uso é durante fusões e aquisiçõesQuando a empresa A usa o Gmail/G Suite e a empresa B - Outlook/Exchange, e as organizações precisam coordenar suas atividades no calendário.  

Também, fusões e aquisições podem ser incrivelmente longas, portanto, para uma período de transição diferentes servidores de e-mail precisam de coexistir. O tempo de inactividade do serviço de e-mail é inaceitável durante as M&A, por isso é necessária uma sincronização suave entre os servidores de e-mail.    

Como administrador de TI, você também pode querer habilitar um fornecedor externo ou parceiro para sincronizar e escrever dados no calendário interno da organização no servidor Exchange.  
Finalmente, é possível que várias organizações com uma mistura de caixas de correio precisem compartilhar recursos comuns, como salas de conferência em um edifício administrado em um servidor Exchange interno. A marcação de compromissos conflituosos no calendário é um problema real para muitas organizações. Neste caso, um calendário comum que se sincroniza com todas as contas é uma solução. 

Como o Google e os calendários Outlook podem ser sincronizados 

Desde a necessidade de integrar o G Suite e o Office 365 ou Outlook já existe há algum tempo, as partes interessadas como a Microsoft, Google e ISVs desenvolveram várias ferramentas de integração. Em 2019, o Google lançou G Suite Sync para Microsoft Outlook (GSSMO - link no final) que sincroniza Email, Eventos do calendário, Contactos, Notas, Tarefas e Entradas no Diário.  

Embora a GSSMO vaie bastante longe em termos de integração G Suite e Outlook, quando se trata do calendário, não faz algumas coisas importantes - tal como algumas outras ferramentas de sincronização disponíveis no mercado.  

Uma nova ferramenta do Connecting Software chamada CB Gmail Exchange Sync sincroniza as contas G Suite e Exchange/Outlook de uma forma mais avançada. Após o sucesso da empresa com CB Exchange Server Sync que integra várias caixas de correio Exchange, Office 365 e Outlook de todas as formas e combinações possíveis, o Connecting Software decidiu criar uma ferramenta de sincronização para o Google e para os calendários Outlook.  

CB Gmail Exchange Sync é a solução para a sincronização segura e migração de dados de calendário entre o Exchange Server e o Gmail ou G Suite. Ele permite sincronizar múltiplas contas Outlook hospedadas no Servidor Exchange ou Office 365 com contas Gmail ou G Suite.  

A sua principal diferença em relação a outras soluções é como integra exactamente os calendários. 

O que outras ferramentas de integração fazem é permitir a troca entre Google ou calendários Outlook dentro de um cliente de e-mail. Ou eles mostram eventos de diferentes calendários lado a lado. 

Na nossa opinião, esta forma de integração não resolve completamente a questão da existência de múltiplos calendários. 

Imagine, alguém lhe envia um convite para uma determinada data e hora pensando que você está livre naquele momento, como mostrado no seu calendário Outlook. O que a pessoa não vê é outro evento no calendário do Google sentado no mesmo espaço de tempo. E então você começa um ping-pong por e-mail, explicando e pedindo desculpas - você sabe como é. 

Integrar G Suite e Outlook calendários com CB Gmail Exchange Sync

O que CB Gmail Exchange Sync é fundir todos os seus calendários de correio em um só, para que funcionem como uma coisa só. Tem muito mais vantagem sobre outras integrações: não precisa de verificar sempre as ranhuras dos seus calendários e preocupar-se se perder alguns eventos sobrepostos. É conveniente tanto para si como para as pessoas com quem partilha o seu calendário: não pode reservar uma única vez e a pessoa vê que não está disponível para uma determinada data e hora, mesmo que a vaga esteja reservada no seu e-mail pessoal. O serviço permite fornecer todas as informações do calendário ou simplesmente mostrá-lo como um status gratuito/ocupado. 

Outra diferença séria entre CB Gmail Exchange Sync e outros serviços é que aqui os seus dados são sincronizados no servidor, não no cliente ou dispositivo que você usa - não no fato G ou Outlook ou apenas no seu telemóvel. Para a sincronização contínua, você nem precisa ter o seu telemóvel ligado. Você pode estar em vários locais, com dispositivos ligados ou desligados - cada compromisso é sincronizado corretamente.  

Como um profissional que precisa de um calendário privado e empresarial sincronizado, você pode configurar as opções de sincronização, tais como o período de sincronização, itens para sincronizar, etc. - a interface gráfica é fácil de usar. O serviço permite também a sincronização de itens privados, sincronização de subpastas, criação de pares de itens em lote, e muito mais.  

CB Gmail Exchange Sync funciona em paralelo com os serviços Microsoft Exchange em modo non-blocking. Isto significa que não tem impacto no desempenho do Servidor Exchange, o que é importante tanto para organizações como para indivíduos.  

Ver o vídeo o que explica como funciona o CB Gmail Exchange Sync. E se você quiser aumentar sua produtividade e deixar de perder compromissos importantes, você pode:

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Há mais informações online?

Verifique várias opções de sincronização da caixa de correio com o CB Exchange Server Sync:

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