Come sincronizzare i calendari Gmail e Outlook/Exchange in modo affidabile nel 2020

Come sincronizzare Gmail e i calendari Outlook / Exchange in modo affidabile nel 2020

Anastasia Mazur Notizie dell'azienda, Prodotti e soluzioni Lascia un commento

Gmail e Outlook sono due popolari servizi di posta elettronica e produttività, e molti professionisti discutono su quale sia migliore. Ma cosa succede se non ti interessa la concorrenza perché li usi entrambi - e hai bisogno di integrarli senza problemi, soprattutto quando si tratta di calendari? In questo articolo, parleremo della sincronizzazione dei calendari di Gmail/G Suite con Microsoft Office 365, Outlook/Exchange e Hotmail - per rimanere in orario e non perdere nessun appuntamento. 

I due giganti della posta elettronica 

Gmail e Outlook sono alcuni dei più grandi servizi di posta elettronica che la gente usa per affari e privati.  

Secondo un recente sondaggioGmail rappresenta 43% del mercato della posta elettronica ed è il più grande provider di posta elettronica al mondo. È stato lanciato nel 2004 e all'epoca offriva 1GB di spazio di archiviazione - più di qualsiasi altro servizio di posta a quel tempo. Gmail viene utilizzato principalmente come e-mail privata e cassetta postale per le piccole imprese, mentre la sua suite di cloud computing - G Suite - è più popolare come e-mail aziendale, archiviazione file cloud, videoconferenza, chat e una serie di strumenti per la produttività e la collaborazione.  

Il concorrente di Gmail/G Suite, Outlook, che è il numero quattro nella lista di popolarità totale delle e-mail, è ancora un servizio prioritario per la corrispondenza commerciale. (Un altro nome associato ad esso Outlook è Exchange. Ma anche se vanno insieme o anche solo usati l'uno per l'altro, non sono la stessa cosa. Microsoft Exchange fornisce il back end di un sistema centralizzato per le vostre e-mail, messaggi, calendari e attività, mentre Outlook è un client di posta elettronica desktop che si mantiene in sincronia con il Server Exchange). 

Integrazione dei calendari Gmail e Outlook 

Se state leggendo questo post, potreste essere interessati a integrare i calendari Gmail/G Suite e Outlook/Exchange o a migrare da uno all'altro. Quali possono essere i motivi dell'integrazione o della migrazione?   

In primo luogo, si utilizza Outlook come e-mail aziendale e Gmail per la corrispondenza privata (come molti di noi). Gli inviti per il calendario arrivano in entrambe le caselle di posta e - non c'è da stupirsi - a volte si sovrappongono creando disordine nel vostro orario, facendovi prenotare di nuovo gli eventi o anche perdere alcuni appuntamenti importanti. 

Il prossimo caso è l'opposto: avete G Suite al lavoro ma utilizzate Outlook sul vostro computer Windows a casa e avete bisogno di un calendario aggregato. 

Un altro caso d'uso è durante fusioni e acquisizioniquando l'azienda A utilizza Gmail/G Suite e l'azienda B - Outlook/Exchange, e le organizzazioni devono coordinare le loro attività nel calendario.  

Anche, fusioni e acquisizioni possono essere incredibilmente lunghe, quindi per un periodo di transizione diversi server di posta elettronica devono coesistere. I tempi di inattività del servizio di posta elettronica sono inaccettabili durante le operazioni di M&A, per cui è necessaria una sincronizzazione fluida tra i server di posta elettronica.    

In qualità di amministratore IT, potreste anche voler abilitare un fornitore esterno o partner per sincronizzare e scrivere i dati nel calendario interno dell'organizzazione sul server Exchange.  
Infine, è possibile che più organizzazioni con un mix di caselle di posta elettronica abbiano bisogno di condividere risorse comuni come le sale conferenze in un edificio gestito in un server interno Exchange. Gli appuntamenti del calendario in conflitto sono un vero problema per molte organizzazioni. In questo caso, un calendario comune che si sincronizza con tutti gli account è una soluzione. 

Come sincronizzare i calendari Google e Outlook 

Da quando esiste da tempo la necessità di integrare G Suite e Office 365 o Outlook, le parti interessate come Microsoft, Google e ISV hanno sviluppato diversi strumenti di integrazione. Nel 2019, Google ha rilasciato G Suite Sync per Microsoft Outlook (GSSMO - link alla fine) che sincronizza e-mail, eventi del calendario, contatti, note, attività e voci del diario.  

Anche se GSSMO è andatoe abbastanza lontano in termini di integrazione di G Suite e Outlook, quando si tratta del calendario, non fa alcune cose importanti - proprio come alcuni altri strumenti di sincronizzazione disponibili sul mercato.  

Un nuovo strumento di Connecting Software chiamato CB Gmail Exchange Sync sincronizza gli account G Suite e Exchange/Outlook in modo più avanzato. Dopo il successo dell'azienda con CB Exchange Server Sync che integra più caselle di posta elettronica Exchange, Office 365 e Outlook in tutti i modi e combinazioni possibili, Connecting Software ha deciso di creare uno strumento di sincronizzazione per i calendari di Google e Outlook.  

CB Gmail Exchange Sync è la soluzione per la sincronizzazione e la migrazione sicura dei dati del calendario tra Exchange Server e Gmail o G Suite. Permette di sincronizzare più account Outlook ospitati in Exchange Server o Office 365 con gli account Gmail o G Suite.  

La sua principale differenza rispetto ad altre soluzioni è il modo in cui integra esattamente i calendari. 

Gli altri strumenti di integrazione permettono di passare da un calendario Google o Outlook all'altro all'interno di un unico client di posta elettronica. Oppure mostrano gli eventi di diversi calendari uno accanto all'altro. 

A nostro avviso, questo modo di integrazione non risolve completamente il problema di avere più calendari. 

Immaginate, qualcuno vi manda un invito per una certa data e ora pensando che siete liberi in quel momento come mostrato nel vostro calendario Outlook. Quello che la persona non vede è un altro evento nel calendario di Google seduto nella stessa fascia oraria. E poi iniziate un ping-pong via e-mail, spiegando e scusandovi - conoscete la procedura. 

Integrare i calendari G Suite e Outlook con CB Gmail Exchange Sync

Cosa CB Gmail Exchange Sync è unire tutti i vostri calendari postali in uno solo, in modo che funzionino come un'unica cosa. Ha molto più vantaggio rispetto ad altre integrazioni: non è necessario controllare ogni volta gli slot del calendario e preoccuparsi se si perde qualche evento che si sovrappone. È conveniente sia per te che per le persone con cui condividi il tuo calendario: non puoi prenotare due volte una fascia oraria, e la persona che ti vede non è disponibile per una data e un'ora particolari, anche se la fascia oraria è prenotata nella tua email personale. Il servizio permette di fornire tutte le informazioni del calendario o semplicemente di mostrarlo come stato libero/occupato. 

Un'altra grave differenza tra CB Gmail Exchange Sync e altri servizi è che qui i tuoi dati sono sincronizzati sul server, non sul client o dispositivo che usi - non in G Suit o Outlook o solo il tuo cellulare. Per la sincronizzazione continua, non hai nemmeno bisogno di avere il tuo cellulare acceso. Puoi essere in vari luoghi, con dispositivi accesi o spenti - ogni appuntamento viene sincronizzato correttamente.  

In qualità di professionista che ha bisogno di un calendario privato e di un calendario aziendale sincronizzato, è possibile configurare le opzioni di sincronizzazione, come il periodo di sincronizzazione, gli elementi da sincronizzare, ecc. - l'interfaccia grafica è facile da usare. Il servizio consente anche la sincronizzazione di elementi privati, la sincronizzazione delle sottocartelle, la creazione di coppie di elementi in batch e altro ancora.  

CB Gmail Exchange Sync funziona in parallelo con i servizi Microsoft Exchange in una modalità non bloccante. Questo significa che non ha alcun impatto sulle prestazioni di Exchange Server, che è importante sia per le organizzazioni che per gli individui.  

Guarda il video che spiega come funziona CB Gmail Exchange Sync. E se volete aumentare la vostra produttività e smettere di perdere appuntamenti importanti potete farlo:

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Ci sono altre informazioni online?

Controllare le varie opzioni di sincronizzazione della mailbox con il CB Exchange Server Sync:

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