Come sincronizzare in modo affidabile Google Calendar con Outlook nel 2024

Google e Microsoft sono i due più grandi colossi della posta elettronica, quindi è naturale che si facciano concorrenza. Alcuni sostengono che Gmail sia migliore grazie alla sua facilità d'uso e all'interfaccia amichevole, mentre altri difendono strenuamente Outlook per la sua presenza capillare nel mondo degli affari. Qualunque sia il vostro caso, è probabile che siate una delle tante persone che hanno a che fare quotidianamente con entrambi i servizi.

Se è così, saprete che controllare più calendari durante un flusso di lavoro intenso può essere estremamente frustrante. Ma non preoccupatevi! Alla fine di questo articolo, saprete come risolvere al meglio questo problema!

A partire da ottobre 2023, secondo OberloOltre un utente di posta elettronica su quattro ha scelto Gmail come provider di servizi e-mail. Quando Gmail è stato lanciato nel 2004, includeva circa 1 GB di spazio di archiviazione, che era il massimo offerto da qualsiasi client di posta elettronica all'epoca. Outlook, invece, deteneva solo il 4,2% della quota di mercato nell'ottobre 2023, una percentuale notevolmente inferiore rispetto a Gmail, che si attestava al 28,78%.

Google Workspace, precedentemente noto come G Suite, è una raccolta di strumenti di produttività e collaborazione rivolti alle aziende, e Gmail è incluso in questo assortimento (per saperne di piùqui). Microsoft Outlook, tuttavia, lavora insieme a Microsoft Exchange e, sebbene questi termini vengano utilizzati in modo intercambiabile, hanno un significato diverso. Mentre Outlook è il software installato sul computer, Microsoft Exchange è il sistema di backend per le e-mail, i messaggi, i calendari e le attività. Exchange si collega quindi a Outlook per visualizzare le informazioni all'utente.

Se state leggendo questo articolo, è molto probabile che siate interessati alla migrazione o alla sincronizzazione dei calendari Gmail/Google Workspace con i calendari Outlook/Exchange. In tal caso, la vostra azienda potrebbe trovarsi in uno o più dei seguenti scenari:

• Passare attraverso unfusione e acquisizionee le aziende oggetto della fusione utilizzano client di posta elettronica diversi. Durante il periodo di transizione, mentre è in corso il dibattito "Exchange vs. Gmail", è necessario utilizzare contemporaneamente entrambi i client di posta elettronica e la possibilità di sincronizzare entrambi i tipi di calendario è un grande aiuto per tutte le persone coinvolte.
• Se siete amministratori IT, potreste essere alla ricerca di un modo per consentire a un'azienda esterna di interagire direttamente con i calendari dei vostri colleghi. È molto più efficiente che dover gestire tutto tramite e-mail e chiamate.
• Nel caso in cui l'edificio in cui è installata l'azienda sia condiviso con altre imprese, le risorse come le sale riunioni, i teatri e altri spazi comuni sono solitamente coordinate attraverso un server Exchange interno. Avere la comodità di sincronizzazione dei calendari di ogni azienda con quelli delle risorse sarebbe il modo più efficiente per gestire la disponibilità complessiva.

Questa sincronizzazione potrebbe essere necessaria anche se si utilizza Gmail/Google Workspace al lavoro e Outlook/Exchange a casa, o viceversa, e si desidera combinare entrambi i calendari in un unico posto.

L'esigenza di integrare Gmail e i calendari Outlook è già stata affrontata in passato. Ad esempio, Google ha lanciato Google Workspace Migration per Microsoft Outlook (GWMMO) e Google Workspace Sync per Microsoft Outlook (GWSMO). GWMMO consente la migrazione dei dati Outlook in Google Workspace, quindi la migrazione da Outlook a Gmail. È rivolto agli utenti che desiderano interrompere completamente l'utilizzo di Outlook. GWSMO, invece, consente agli utenti di sincronizzare gli elementi del proprio account Outlook con il proprio account Gmail.

Tuttavia, nonostante sia utile per alcuni professionisti, GWSMO non ha le stesse capacità di altri strumenti di sincronizzazione presenti sul mercato. È qui che entriamo in gioco noi!

CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspaceconsente agli utenti di sincronizzare e migrare in modo sicuro:

• E-mail
• Calendari
• Contatti
• Compiti
• Note
• Cartelle

In modo unidirezionale o bidirezionale e su più account Outlook/Exchange e Gmail/Google Workspace. Ciò significa che la nostra soluzione consente diverosincronizzazione bidirezionale dei calendari di Google e Exchange, dei contatti e di molto altro ancora!

La differenza principale tra la nostra soluzione e le altre è che la nostra funziona come un unico sistema, anziché come due singoli. Altre soluzioni consentono di avere entrambi i calendari affiancati e di passare da una casella di posta all'altra all'interno di un unico ambiente, e anche se questo può essere utile per alcune persone, non soddisfa il livello di integrazione richiesto dai professionisti impegnati di oggi.

Con altre soluzioni, quando qualcuno cerca di prenotare un evento nel vostro calendario, vedrà solo gli appuntamenti dell'account in cui sta cercando di prenotare (Outlook o calendario Gmail), invece di vederli entrambi. Con CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace, dal momento che tutti gli account sono sincronizzati direttamente in un unico calendario, i clienti potranno vedere tutti gli appuntamenti, evitando il ping pong di e-mail di spiegazione e di scuse per l'impossibilità di partecipare - sapete come funziona.