Document Extractor realizzato per la piattaforma Salesforce

Document Extractor è un sistema di gestione dei documenti per Salesforce che aiuta le aziende ad archiviare, gestire e condividere i propri documenti in modo più efficiente. Funziona estraendo i documenti dall'Salesforce e importandoli nell'SharePoint, lasciando un link nell'Salesforce per facilitarne l'accesso. Avere i documenti in SharePoint significa avere migliori opzioni di collaborazione e anche il controllo delle versioni, in modo da poter sempre tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti e tornare alle versioni precedenti, se necessario.

L'Document Extractor è in grado di elaborare qualsiasi tipo di documento, compresi i file senza estensione nel nome.

Sarà possibile vedere l'anteprima in Salesforce per tutti i tipi di file supportati da SharePoint.

Sì, è possibile averlo nelle implementazioni self-hosted. Per le implementazioni SaaS, il volume di dati (traffico) incluso nel piano è di 500 MB per utente/mese. È possibile acquistare pacchetti di traffico aggiuntivi (batterie) che non hanno scadenza e possono essere utilizzati quando necessario.

Sì, entrambe le espressioni si riferiscono allo spostamento del file da Salesforce a SharePoint, lasciando al suo posto un collegamento in Salesforce.

Il modo più semplice per trovare i documenti è andare al punto in cui si trovava il documento in Salesforce. Troverete un link al documento proprio lì, nella stessa posizione. È possibile trovare il documento anche in SharePoint, ma i dettagli variano a seconda di come è stata effettuata la configurazione.

Document Extractor è compatibile con Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 e Online (Office 365).

Document Extractor è compatibile con Salesforce Enterprise, Unlimited, Developer, Performance e Einstein. È compatibile con le edizioni Professional (Pro Suite) a condizione che si disponga dell'addon API. L'Document Extractor non supporta Essentials, Group e Contact Manager.

Sì, l'Document Extractor supporta gli utenti della Community e di Experience Cloud. L'esperienza utente rimane la stessa, quindi questi utenti non sono interessati e possono lavorare con i file nello stesso modo.

Gli utenti della Community e gli utenti di Experience Cloud possono visualizzare e aprire i file utilizzando l'Document Extractor senza bisogno di una licenza aggiuntiva. Avranno bisogno di una licenza solo se caricano documenti che devono essere trasferiti all'SharePoint, e anche in questo caso, di una licenza a prezzo speciale.

Sì, supporta sia gli oggetti standard che quelli personalizzati.

Tutti i prezzi per le implementazioni SaaS sono chiaramente presentati sul nostro sito web. Pagina dei prezzi della Document Extractor. Ogni piano include 500 MB di volume di dati (traffico) per utente/mese e 15 minuti di assistenza per utente/anno. Il prezzo per il traffico extra è presentato nella stessa pagina dei prezzi, mentre il prezzo per il supporto extra è qui. Non ci sono costi nascosti. Per eseguire Document Extractor sui propri server o su cloud (self-hosted), si prega di chiedeteci un preventivoe vi risponderemo entro 24 ore. 

La licenza di prova gratuita è valida per 15 giorni.

No, non è richiesta alcuna formazione o competenza tecnica. Sia l'installazione che la configurazione sono in formato wizard e sono disponibili video tutorial, articoli della knowledge base e il manuale utente per rendere il tutto ancora più facile da seguire. Tuttavia, c'è un requisito: è necessario avere i permessi di amministratore sia nell'org Salesforce che nell'SharePoint.

Ogni piano Document Extractor comprende 15 minuti di assistenza per utente/anno. L'assistenza è disponibile tramite il nostro Portale di supporto. Tutta la documentazione è disponibile anche attraverso il portale di assistenza.

Sono disponibili due opzioni di distribuzione: SaaSper un'integrazione senza installazione, "plug and forget", tramite il nostro portale SaaS, e Autoospitatoper chi ha bisogno di mantenere il pieno controllo sull'integrazione. Non esitate a contattarci se avete bisogno di aiuto per scegliere l'implementazione migliore per il vostro scenario.

Certamente! Anche se lo spazio di archiviazione dell'Salesforce è già al limite, è possibile utilizzare l'Document Extractor senza problemi. Spostando i file, l'Document Extractor contribuisce a riportare l'utilizzo dello spazio di archiviazione al di sotto del limite.

La flessibilità è assicurata! Quando si usa l'Document Extractor, si può scegliere di spostare solo documenti specifici dell'Salesforce nell'SharePoint in base alle date, invece di migrare tutti i documenti. È anche possibile escludere file specifici utilizzando un flag.

I file passano solo attraverso la macchina in cui è installato l'Document Extractor e non vengono spostati attraverso server esterni. A seconda dell'opzione di distribuzione, potrebbe essere il vostro computer (se self-hosted) o un computer Azure (se SaaS, nel qual caso è possibile selezionare se si desidera un server statunitense o europeo). Questo garantisce la sicurezza dei dati e la conformità alle normative sulla privacy.

Sì, è possibile visualizzare un elenco dei documenti che Document Extractor ha spostato nell'ambiente Salesforce. L'applicazione fornisce un registro o una registrazione completa delle attività di estrazione dei documenti, consentendo agli utenti di tenere traccia di quali documenti sono stati elaborati e quando.

Se si crea una nuova versione del documento e la si inserisce nell'Salesforce utilizzando il pulsante "Carica nuova versione" nella scheda File, l'Document Extractor manterrà tutte le versioni del documento nell'SharePoint, utilizzando un suffisso per differenziarle.

La dimensione massima dei file è limitata principalmente dalla memoria disponibile sul sistema. Tuttavia, è possibile far sì che Document Extractor ignori file molto grandi o molto piccoli. È l'utente a decidere cosa si intende per "grande" e "piccolo", utilizzando le impostazioni di configurazione delle dimensioni minime e massime dei file.

Salesforce Files Connect è un prodotto nativo di Salesforce che consente di collegarsi ai file già archiviati in servizi di archiviazione cloud esterni come Quip, Google Drive, SharePoint o Box. Non trasferisce automaticamente nuovi file a questi archivi esterni, ma si limita a fornire agli utenti l'accesso ai file memorizzati dall'interno della piattaforma Salesforce. Document Extractor, invece, è un'applicazione di terze parti sviluppata da Connecting Software che automatizza il processo di trasferimento dei documenti da Salesforce a Microsoft SharePoint. A differenza di Salesforce Files Connect, che si limita a fornire l'accesso ai file esterni, Document Extractor fa un ulteriore passo avanti spostando automaticamente i file nuovi e modificati dall'Salesforce all'archivio esterno collegato, riducendo così i costi di archiviazione sulla piattaforma Salesforce. L'Document Extractor è anche in grado di agire in modo bidirezionale.

L'Document Extractor è stato progettato principalmente per automatizzare il trasferimento di file nuovi e modificati dall'Salesforce all'SharePoint, assicurando che i record dell'Salesforce siano perfettamente integrati con il sistema di gestione dei documenti dell'SharePoint. Per i file già presenti nell'SharePoint che si desidera accedere o sincronizzare con l'Salesforce, è necessario utilizzare uno script per spostarli nell'Salesforce, come descritto in questo caso d'uso.

Sì, l'Document Extractor sincronizza i metadati tra l'Salesforce e l'SharePoint, trasferendo i dettagli chiave dei documenti insieme ai file stessi. Questo garantisce che le informazioni importanti, come le date di creazione e di modifica, i dettagli dell'utente e i campi di metadati personalizzati, vengano conservati durante il trasferimento, facilitando un'integrazione perfetta e una gestione efficiente dei documenti su entrambe le piattaforme.