"Document Extractor è uno strumento di cui i nostri venditori non sapevano di aver bisogno, e ora che ce l'hanno non possono vivere senza"".
- Andrea Getty, analista senior di sistemi presso Dorman Products, Inc.
Cliente: Prodotti Dorman, Inc.
Sede centrale: Colmar, Philadelphia
Attività: Fornitore di parti di ricambio e dispositivi di fissaggio per autovetture, autocarri leggeri e autocarri pesanti nel settore dell'aftermarket automobilistico
Applicazione del prodotto: Document Extractor
Prodotti Dorman, Inc. fornisce soluzioni di riparazione innovative per l'aftermarket automobilistico. Fondata nel 1918 e con sede a Colmar, Pennsylvania, è una manifestazione del sogno americano. Fondata da due fratelli che producevano semplici pezzi di ricambio, Dorman è oggi un'impresa globale, quotata in borsa, che produce più di 80.000 prodotti diversi, compresi pezzi di ricambio altamente complessi ed elettronica, per quasi tutte le aree del veicolo.
Andrea Getty, analista di sistemi seniorè stato con Dorman per quasi 24 anni ed è cresciuto con l'azienda. Ultimamente, si è occupata di automazione dei processi aziendali e di gestione dei contenuti come amministratore SharePoint. Quindi, quando si è presentata una sfida per l'ottimizzazione del flusso dei documenti, è stato l'esperto ad affrontarla.
Avevamo bisogno di una soluzione di gestione dei documenti per la forza vendita
Il nostro team cercava una soluzione di gestione dei documenti per l'archiviazione dei documenti e la modifica online in Salesforce", dice Andrea Getty. L'azienda era nella fase di crawl con l'adozione di Salesforce, ma il lavoro di squadra sugli allegati nel CRM ha già mostrato distinti punti di dolore. I nostri documenti che viaggiano con il processo sono grandi fogli di calcolo Excel con formule. E i nostri venditori li archiviano ovunque: su OneDrive, in SharePoint, sui loro desktop. Trovare l'ultima versione e assicurarsi di non fare qualcosa che un'altra persona ha già fatto è stata una sfida", spiega il rappresentante di Dorman.
Avevamo bisogno di un processo migliore. So, la prima cosa che ho fatto è stata configurare I file si collegano, che è un'opzione standard di Salesforce che si collega a OneDrive e SharePoint. Mi ci sono volute tre settimane per farlo funzionare. Abbiamo iniziato a pilotare con il team CRM di base - e ci siamo resi conto che non fa quello che ci serve".
Alla ricerca di una soluzione, il team di Dorman ha contattato il direttore di Files Connect presso Salesforce e, dopo aver spiegato le loro esigenze, sono stati introdotti a Document Extractor.
Document Extractor ha spuntato tutte le caselle
Document Extractor da Connecting Software è un servizio in background che trasferisce documenti e file da Salesforce a SharePoint, lasciando invece un link al documento in Salesforce. Permette un accesso più comodo ai documenti, un'archiviazione dei file a costi contenuti e un migliore controllo sui documenti.
Abbiamo lanciato un pilota con Document Extractor e abbiamo visto che fa tutto quello che volevamo. Fornisce funzioni di editing online ed elimina la necessità di pensare a quale versione del documento si sta utilizzando - it si limita a tirar fuori l'ultima versione. Con Document Extractor, il processo è senza soluzione di continuità per i miei utenti finali. Non sanno nemmeno che c'è, che è quello che volevamo", spiega Andrea Getty.
Come amministratore SharePoint, gode di 'una rete di sicurezza' che viene fornita con Document Extractor: poiché la modifica online viene effettuata tramite SharePoint, può ripristinare le versioni dei documenti se qualcosa va storto. Abbiamo fatto molti miglioramenti di processo. DI documenti viaggerebbero attraverso i molteplici passaggi. Ora non mischiarsi tra di loro varie copie di quei documenti. Un solo documento - una sola fonte di verità".
Facilità d'uso
Una volta lanciato, Document Extractor funziona 24/7 in tempo reale, che archivia automaticamente i file da Salesforce a SharePoint.
Come spiega ulteriormente Andrea Getty, Dorman è andato recentemente in diretta con Salesforce Summer '20 rilascio, e le ha fatto riavviare il servizio con Document Extractor. 'Non è un grosso problema, mi ci sono voluti due minuti. Stavo guardando il lunedì dopo che il team è tornato online - devono aver caricato un centinaio di documenti in Salesforce. E l'app li ha semplicemente risucchiati e accantonati proprio in SharePoint. E nessuno di loro se n'è accorto".
Un'altra caratteristica che l'esperto ha apprezzato è stata la Pacchetti gestiti strumento. Non ho un mondo a parte da mantenere per Document Extractor. O cercare un file eseguibile, per esempio, nella mia e-mail. È tutto contenuto nella mia applicazione Salesforce".
Durante i suoi 30 anni di carriera nell'IT, Andrea Getty ha implementato molti software. E Document Extractor è stato uno dei più semplici - dal punto di vista dell'installazione e dell'assistenza clienti".
Una cosa da migliorare nella combo, secondo il rappresentante dell'azienda, è portare le impostazioni di autorizzazione da Salesforce a SharePoint. "Ma abbiamo ottenuto l'informazione che è bloccato dal lato Salesforce. Ad ogni modo, il team Connecting Software mi ha aiutato a strutturare la sicurezza intorno ai permessi nel modo in cui era accettabile per il mio team dirigenziale. È stato un privilegio e un piacere lavorare con Connecting Software’.
Risparmio sui costi con Document Extractor
Document Extractor offre anche immense opportunità di risparmio sui costi. Come Salesforce fa pagare lo spazio di archiviazione per MB, la rimozione degli accessori pesanti e la loro trasformazione in collegamenti a SharePoint fa la differenza per le grandi organizzazioni. E Dorman l'ha notato.
Come informatico, in genere non guardo i dollari e i centesimi. Ma quando ho bisogno di per dimostrare il ROI - Assolutamente. Il nostro amministratore Salesforce ha voluto Document Extractor per il risparmio sui costi. Guardo alla facilità d'uso dal punto di vista tecnico. Quindi, siamo stati in grado di incontrarci nel mezzo perché risolve i problemi per entrambi", - spiega Andrea Getty.
Da asporto
Noi siamo estremamente felice di avere Dorman a bordo con Document Extractor.
"Noi siamo molto contento che Dorman ha risolto i loro problemi con Document Extractor. Tl'approccio dell'erede era molto professionista - potrebbero definire chiaramente cosa voglionoed. Wgallina esperti su entrambi i latis lavoro insiemequello che si riceve sono grandi risultati", - dice Il CEO di Connecting Software, Thomas Berndorfer.
Come si sente il cliente?
E' stato emozionante essere parte di Dorman e assistere alla sua crescita mentre lavorava con fornitori fidati. Avere Document Extractor nella nostra architettura Salesforce, mentre non preoccupante sui problemi di gestione dei documenti, ha aiutato a risolvere questo rompicapo"dice Andrea Getty. ‘Insieme a Salesforce, crediamo di poter portare il nostro business al livello successivo’.