"L'Document Extractor è uno strumento di cui i nostri venditori non sapevano di aver bisogno, e ora che ce l'hanno non possono più farne a meno".
- Andrea Getty, analista senior di sistemi presso Dorman Products, Inc.
Cliente: Prodotti Dorman, Inc.
Sede centrale: Colmar, Philadelphia
Attività: Fornitore di parti di ricambio e dispositivi di fissaggio per autovetture, autocarri leggeri e autocarri pesanti nel settore dell'aftermarket automobilistico
Applicazione del prodotto: Document Extractor
Prodotti Dorman, Inc. fornisce soluzioni di riparazione innovative per l'aftermarket automobilistico. Fondata nel 1918 e con sede a Colmar, Pennsylvania, è una manifestazione del sogno americano. Fondata da due fratelli che producevano semplici pezzi di ricambio, Dorman è oggi un'impresa globale, quotata in borsa, che produce più di 80.000 prodotti diversi, compresi pezzi di ricambio altamente complessi ed elettronica, per quasi tutte le aree del veicolo.
Andrea Getty, analista di sistemi seniorè stato con Dorman per quasi 24 anni ed è cresciuto con l'azienda. Ultimamente, si è occupata di automazione dei processi aziendali e di gestione dei contenuti come amministratore SharePoint. Quindi, quando si è presentata una sfida per l'ottimizzazione del flusso dei documenti, è stato l'esperto ad affrontarla.
‘Avevamo bisogno di una soluzione di gestione dei documenti per Salesforce’
‘Il nostro team era alla ricerca di una soluzione di gestione dei documenti per l'archiviazione dei documenti e la modifica online in Salesforce’, afferma Andrea Getty. L'azienda era nella fase di crawl con l'adozione di Salesforce, ma il lavoro di squadra sugli allegati nel CRM ha già mostrato distinti punti di dolore. ‘I nostri documenti che viaggiano con il processo sono grandi fogli di calcolo Excel con formule. E i nostri venditori li memorizzavano ovunque: su OneDrive, in SharePoint, sui loro desktop. Trovare l'ultima versione e assicurarsi di non fare qualcosa che un'altra persona ha già fatto era una sfida’, spiega il rappresentante di Dorman.
‘Avevamo bisogno di un processo migliore. So, la prima cosa che ho fatto è stata configurare I file si collegano, che è un'opzione standard Salesforce che si collega a OneDrive e SharePoint. Mi ci sono volute tre settimane per farlo funzionare. Abbiamo iniziato la sperimentazione con il team CRM principale e ci siamo resi conto che non fa quello che ci serve’.
Alla ricerca di una soluzione, il team di Dorman ha contattato il direttore di Files Connect presso Salesforce e, dopo aver spiegato le loro esigenze, sono stati introdotti a Document Extractor.
‘Document Extractor ha risposto a tutte le esigenze’.’
Document Extractor da Connecting Software è un servizio in background che trasferisce documenti e file da Salesforce a SharePoint, lasciando invece un link al documento in Salesforce. Permette un accesso più comodo ai documenti, un'archiviazione dei file a costi contenuti e un migliore controllo sui documenti.
‘Abbiamo lanciato un progetto pilota con Document Extractor e abbiamo visto che fa tutto quello che volevamo. Offre funzioni di editing online ed elimina la necessità di pensare a quale versione del documento si sta utilizzando". - it si limita a tirar fuori l'ultima versione. Con Document Extractor, il processo è senza soluzione di continuità per i miei utenti finali. Non sanno nemmeno che c'è, ed è quello che volevamo’, spiega Andrea Getty.
In qualità di amministratore SharePoint, gode di ‘una rete di sicurezza’ che viene fornita con l'Document Extractor: poiché l'editing online viene effettuato tramite l'SharePoint, può ripristinare le versioni dei documenti se qualcosa va storto. Abbiamo migliorato molto i processi.. Ddocumenti avrebbero attraversato i vari passaggi. Ora non mischiarsi tra di loro diverse copie di tali documenti. Un solo documento - una sola fonte di verità’.
Facilità d'uso
Una volta lanciato, Document Extractor funziona 24/7 in tempo reale, che archivia automaticamente i file da Salesforce a SharePoint.
Come spiega Andrea Getty, Dorman ha recentemente messo in funzione l'Salesforce estate ’20. e le ha fatto riavviare il servizio con Document Extractor. Non è un grosso problema, mi ci sono voluti due minuti. Lunedì, dopo che il team è tornato in linea, ho osservato che dovevano aver caricato un centinaio di documenti in Salesforce. E l'applicazione li ha semplicemente aspirati e accantonati in SharePoint. E nessuno di loro se n'è accorto‘.
Un'altra caratteristica che l'esperto ha apprezzato è stata la Pacchetti gestiti strumento. Non ho un mondo separato da mantenere per Document Extractor. O cercare un file eseguibile, ad esempio, nella mia posta elettronica. È tutto contenuto nella mia applicazione Salesforce‘.
In 30 anni di carriera nel settore IT, Andrea Getty ha implementato molti software. E l'Document Extractor è stato uno dei più semplici, sia dal punto di vista dell'installazione che dell'assistenza clienti‘.
Un aspetto da migliorare nella combinazione, secondo il rappresentante dell'azienda, è il trasporto delle impostazioni di autorizzazione dall'Salesforce all'SharePoint. ‘Ma abbiamo ricevuto l'informazione che è bloccato sul lato Salesforce. In ogni caso, il team Connecting Software mi ha aiutato a strutturare la sicurezza dei permessi nel modo più accettabile per il mio team di leadership. È stato un privilegio e un piacere lavorare con Connecting Software’.
Risparmio sui costi con Document Extractor
Document Extractor offre anche immense opportunità di risparmio sui costi. Come Salesforce fa pagare lo spazio di archiviazione per MB, la rimozione degli accessori pesanti e la loro trasformazione in collegamenti a SharePoint fa la differenza per le grandi organizzazioni. E Dorman l'ha notato.
‘Come informatico, in genere non guardo ai dollari e ai centesimi. Ma quando ho bisogno di per dimostrare il ROI - assolutamente. Il nostro amministratore Salesforce voleva Document Extractor per risparmiare sui costi. Guardo alla facilità d'uso dal punto di vista tecnico. Quindi, siamo riusciti a incontrarci nel mezzo, perché risolve i problemi di entrambi’, spiega Andrea Getty.
Da asporto
Noi siamo estremamente felice di avere Dorman a bordo con Document Extractor.
“Siamo molto contento che Dorman ha risolto i loro problemi con Document Extractor. Tl'approccio dell'erede era molto professionista - potrebbero definire chiaramente cosa voglionoed. Wgallina esperti su entrambi i latis lavoro insieme, ciò che si riceve sono grandi risultati”, - dice L'amministratore delegato di Connecting Software, Thomas Berndorfer.
Come si sente il cliente?
‘È stato emozionante far parte di Dorman e assistere alla sua crescita lavorando con fornitori di fiducia. Avere l'Document Extractor nella nostra architettura Salesforce, anche se non preoccupante sui problemi di gestione dei documenti, ha aiutato a risolvere questo rompicapo’, dice Andrea Getty. ‘Insieme a Salesforce, crediamo di poter portare il nostro business al livello successivo'.