Memorizzazione dei dati Salesforce: come ridurre i costi e aumentare la conformità

Articolo aggiornato da ultimo il 27 luglio 2020

I vostri team amano l'esperienza d'uso di Salesforce, che è un sicuro fattore di produttività delle vendite. I membri del team amano tenere traccia di tutti i documenti, perché li aiuta a gestire le interazioni con i clienti e i potenziali clienti.

Ma dove dovrebbero andare quei documenti? Devono essere conservati nello stesso sistema o in un magazzino esterno? Spetta alla direzione e agli amministratori preoccuparsi dell'archiviazione dei documenti per Salesforce. E devono tenere a mente i costi di archiviazione di Salesforce, in quanto i costi di archiviazione dei documenti possono davvero accumularsi se non si dispone di una strategia specifica.

Salesforce è un sistema completamente basato sul cloud, ma Avere documenti nel cloud non è sempre l'opzione migliore. A volte non è nemmeno un'opzione!

Come possono rendere i documenti accessibili ma mantenere la conformità?

Inserire una soluzione Salesforce Lightning-ready - Document Extractor, disponibile anche su Salesforce AppExchange.

Quando si cerca l'archiviazione esterna dei documenti per Salesforce si potrebbe anche prendere in considerazione G Suite di Google Cloud, ma questa opzione non è molto popolare tra le aziende.

Prima di tutto e soprattutto, non tutte le organizzazioni vogliono memorizzare i loro dati in Google Drive, Non vogliono che i loro dati e documenti siano archiviati fuori dal loro controllo nei centri dati cloud. Pertanto, anche se si tratta di un modo per ridurre i costi di archiviazione dei dati Salesforce , è non la soluzione per stare al passo con i requisiti di conformità e sicurezza.

Inoltre, se si considera G Suite vs. SharePoint in un contesto aziendale, la le capacità di gestione dei documenti di SharePoint sono ineguagliabili. SharePoint consente la collaborazione in team. Avere più utenti che accedono allo stesso documento in tempo reale non è un problema. Si può anche vedere dove si trova ogni persona nel documento. Tuttavia, è anche possibile controllare un documento se si vuole essere sicuri di essere l'unico a modificarlo.

I membri del team possono anche tenere traccia delle versioni di un documento. Anche trovare i documenti chiave è facile grazie alle funzionalità di ricerca offerte da SharePoint e alla possibilità di visualizzare le attività di ciascun gruppo. I documenti possono essere protetti utilizzando le restrizioni di accesso dei membri e possono essere condivisi facilmente tramite e-mail o Microsoft Teams. In generale, l'integrazione con Office è molto fluida e potete, ad esempio, aprire i vostri documenti in Word online o sull'applicazione desktop Word in un batter d'occhio.

Ci sono due tipi di magazzini Salesforce: Archiviazione di file e dati. In base all'edizione posseduta, tutte le organizzazioni ricevono 10 GB iniziali di archiviazione file (ad eccezione dell'edizione Essentials, che riceve solo 1 GB di archiviazione file per organizzazione). L'archiviazione dei file è il luogo in cui vengono archiviati tutti i documenti, gli allegati e i file in generale dell'organizzazione. La maggior parte delle organizzazioni supera rapidamente il limite di Salesforce per l'archiviazione dei documenti. 10 GB si esauriscono rapidamente quando si sommano tutti i documenti e i file di un'organizzazione.

Per quanto riguarda il prezzo dell'archiviazione dei dati dell'Salesforce, a partire dalla fine di marzo 2019, la maggior parte delle edizioni avrà a disposizione altri 10 GB per l'archiviazione dei dati, oltre all'aggiunta progressiva dell'archiviazione degli utenti. Questo è il modo in cui Salesforce archivia i dati, ma come abbiamo scoperto, questo può variare a seconda della licenza specifica. Forum sono un ottimo posto per scavare più a fondo e vedere cosa dicono gli altri sui prezzi dell'archiviazione dati Salesforce.

Considerati questi limiti e il prezzo di stoccaggio dell'Salesforce, forse è il tempo di considerare un servizio che sposta automaticamente i vostri documenti in un luogo più economico.

SharePoint è una piattaforma collaborativa e un sistema di archiviazione file aziendale con sofisticati controlli per la sicurezza, la gestione della raccolta del sito, i flussi di lavoro, la condivisione, il controllo delle versioni e altro ancora.

I costi di archiviazione SharePoint sono semplici: l'archiviazione standard SharePoint è di 1 TB più 10 GB per licenza acquistata (esatto i limiti dipendono dal vostro piano). Se questo non è sufficiente, è possibile acquistare uno spazio di archiviazione extra al prezzo di $0.20/mese per GB extra. Questo è molto ragionevole dati i costi di archiviazione dei file di Salesforce.

È possibile fare un distribuzione ibrida SharePoint che combina i vantaggi del "on-premise" con quelli del "cloud". Questo permette di condividere i file in modo sicuro all'interno e all'esterno della vostra azienda, tra molti altri vantaggi. Per gli utenti Salesforce e i responsabili della conformità, è il meglio di entrambi i mondi.

Se avete bisogno di collegare l'intera organizzazione a livello transfrontaliero e rimanere in conformità e al tempo stesso consentire l'accesso a informazioni sensibili, l'SharePoint è la scelta ideale.

Document Extractor si occupa dell'integrazione Salesforce / SharePoint in modo intelligente. Permette di utilizzando l'archiviazione esterna senza soluzione di continuità e in modo naturale.

Una volta caricato un file su Salesforce, viene rilevato dal servizio in esecuzione in background, che sposta il file a SharePoint. Document Extractor poi crea un link in Salesforce che punta a quella posizione SharePoint, e attraverso il quale è possibile accedere al file.

Document Extractor crea la struttura delle cartelle in SharePoint per seguire la gerarchia degli oggetti in Salesforce. Questo funziona per tutti i tipi di file, vale a dire per tutti i documenti relativi agli account Salesforce, contatti, lead, opportunità, preventivi, contratti, ordini, asset, messaggi e-mail o oggetti personalizzati. Tutto questo accade in background, in modo totalmente automatico.

Inoltre, il servizio trasferisce anche le informazioni sul creatore, l'editore e il proprietario dei documenti Salesforce a SharePoint per una più facile tracciabilità dei documenti. Il nome e l'estensione dei file originali possono ancora essere ricercati dalla ricerca di Salesforce Global.

Inoltre, quando il servizio trova due documenti con lo stesso nome nella stessa posizione su Salesforce, crea due documenti su SharePoint, e aggiunge un postfix che permette ad entrambi i file di esistere su SharePoint. Questo risolve il problema causato dal fatto che SharePoint non permette due documenti con lo stesso nome nella stessa posizione. Il postfix è configurabile dall'amministratore del servizio. Document Extractor supporta la più recente esperienza di Salesforce Lightning, quindi cercatelo su AppExchange!

Document Extractor è l'affidabile strumento di terze parti che può aiutare meglio i manager e gli amministratori a tenere sotto controllo i costi di archiviazione dei dati di Salesforce, a mantenere la conformità e ad aumentare l'usabilità. Permette anche agli utenti non-CRM di lavorare sui documenti.