Memorizzazione dei dati Salesforce: come ridurre i costi e aumentare la conformità

Ana Neto Prodotti e soluzioni 2 Commenti

Articolo aggiornato da ultimo il 27 luglio 2020

I vostri team amano l'esperienza utente di Salesforce ed è un sicuro fattore di produttività delle vendite. Ai membri del team piace tenere traccia di tutti i documenti, in quanto li aiuta a gestire le interazioni con i clienti e i potenziali clienti.

Ma dove dovrebbero andare quei documenti? Devono essere conservati nello stesso sistema o in un magazzino esterno? Spetta alla direzione e agli amministratori preoccuparsi dell'archiviazione dei documenti per Salesforce. E devono tenere a mente i costi di archiviazione di Salesforce, in quanto i costi di archiviazione dei documenti possono davvero accumularsi se non si dispone di una strategia specifica.

Dati della forza vendita: dove sono memorizzati?

Salesforce è un sistema completamente basato sul cloud, ma Avere documenti nel cloud non è sempre l'opzione migliore. A volte non è nemmeno un'opzione!

Il panorama della conformità in continua evoluzione richiede alle aziende di conservare alcuni documenti in loco. La LGPD del Brasile è l'esempio più recente di legislazione di conformità, ma c'è anche la GDPR per l'Europa, la CCPA in California, l'HIPPA, la SOX, la legge SHIELD di New York... l'elenco sembra crescere di continuo.

In che modo tutta questa legislazione sulla conformità influisce sulle opzioni di archiviazione dei documenti delle aziende? Consideriamo un esempio. Un'impresa transnazionale ha molti clienti in Europa, e a causa di GDPR ha deciso di mantenere alcuni dati in loco. Tuttavia, i loro venditori negli Stati Uniti hanno bisogno di accedere a documenti specifici. Questo sarebbe facile se i dati fossero memorizzati nel cloud, come nel caso predefinito di Salesforce..... Ma non è così.

Come possono rendere i documenti accessibili ma mantenere la conformità?

Inserite una soluzione pronta per Salesforce Lightning-ready - Document Extractor, disponibile anche su Salesforce AppExchange.

Document Extractor Costruito per la piattaforma Salesforce

Document Extractor è uno strumento di integrazione che fornisce una soluzione per archiviazione trasparente dei file caricati su Salesforce in Microsoft SharePoint.

Continuate a leggere per scoprire come potete archiviare i vostri dati e documenti essenziali per la forza vendita in loco e riduzione dei costi di archiviazione dati Salesforce allo stesso tempo.

Salesforce e SharePoint o Salesforce e G Suite?

Quando si cerca l'archiviazione esterna dei documenti per Salesforce si potrebbe anche prendere in considerazione G Suite di Google Cloud, ma questa opzione non è molto popolare tra le aziende.

Prima di tutto e soprattutto, non tutte le organizzazioni vogliono memorizzare i loro dati in Google Driveperché non vogliono che i loro dati e documenti siano archiviati fuori dal loro controllo nei data center cloud. Pertanto, anche se questo è un modo per ridurre i costi di archiviazione dei dati di Salesforce, è non la soluzione per stare al passo con i requisiti di conformità e sicurezza.

Inoltre, se si considera G Suite vs. SharePoint in un contesto aziendale, la le capacità di gestione dei documenti di SharePoint sono ineguagliabili. SharePoint permette la collaborazione in team. Avere più utenti che accedono allo stesso documento in tempo reale non è un problema. Si può anche vedere a che punto del documento si trova ogni persona. Tuttavia, è anche possibile controllare un documento se si vuole essere sicuri di essere l'unico a modificarlo.

I membri del team possono anche tenere traccia delle versioni di un documento. Trovare i vostri documenti chiave è anche facile come SharePoint con le capacità di ricerca offerte e la possibilità di visualizzare l'attività di ogni gruppo. I documenti possono essere protetti utilizzando le restrizioni di accesso dei membri e possono essere condivisi facilmente via e-mail o Microsoft Teams. In generale, l'integrazione con Office è molto fluida e potete, ad esempio, aprire i vostri documenti in Word online o sull'applicazione desktop Word in un batter d'occhio.

Forza vendite e archiviazione dati SharePoint: Quali sono i costi?

Ci sono due tipi di magazzini Salesforce: Archiviazione di file e archiviazione dati. In base all'edizione di cui si dispone, tutti gli organi ricevono un iniziale 10 GB di archiviazione dei file (ad eccezione dell'edizione Essentials, che ottiene solo 1 GB di archiviazione dei file per ogni org). L'archiviazione dei file è il luogo in cui vanno tutti i documenti, gli allegati e i file in generale della vostra organizzazione. La maggior parte delle organizzazioni supera il limite di archiviazione dei documenti Salesforce piuttosto rapidamente. 10 GB vanno velocemente quando si sommano tutti i documenti e i file in un org.

In termini di prezzo di archiviazione dati Salesforce, a partire dalla fine di marzo 2019, la maggior parte delle edizioni ottiene altri 10 GB per l'archiviazione dei dati, più l'archiviazione incrementale degli utenti. Questo è il modo in cui Salesforce memorizza i dati, ma tieni presente, come abbiamo scoperto, che questo può variare a seconda della tua licenza specifica. Forum sono un ottimo posto per scavare più a fondo e vedere cosa dicono gli altri sui prezzi dell'archiviazione dati Salesforce.

Dati questi limiti e i prezzi di stoccaggio della forza vendita, forse è il tempo di considerare un servizio che sposta automaticamente i vostri documenti in un luogo più economico.

L'integrazione della vostra forza vendite con un SharePoint ibrido

SharePoint è una piattaforma collaborativa e un sistema di archiviazione file aziendale con sofisticati controlli per la sicurezza, la gestione della raccolta del sito, i flussi di lavoro, la condivisione, il controllo delle versioni e altro ancora.

I costi di archiviazione SharePoint sono semplici: l'archiviazione standard SharePoint è di 1 TB più 10 GB per licenza acquistata (esatto i limiti dipendono dal vostro piano). Se questo non è sufficiente, è possibile acquistare uno spazio di archiviazione extra al prezzo di $0.20/mese per GB extra. Questo è molto ragionevole dati i costi di archiviazione dei file di Salesforce.

È possibile fare un distribuzione ibrida SharePoint che combina i vantaggi del "on-premise" con quelli del "cloud". Questo permette di condividere i file in modo sicuro all'interno e all'esterno della vostra azienda, tra molti altri vantaggi. Per gli utenti Salesforce e i responsabili della conformità, è il meglio di entrambi i mondi.

Se avete bisogno di collegare l'intera organizzazione a livello transfrontaliero e rimanere in conformità consentendo l'accesso alle informazioni sensibili - SharePoint è la scelta giusta.

Document Extractor: Come funziona

Document Extractor si occupa dell'integrazione Salesforce / SharePoint in modo intelligente. Permette di utilizzando l'archiviazione esterna senza soluzione di continuità e in modo naturale.

Una volta caricato un file su Salesforce, viene rilevato dal servizio in esecuzione in background, che sposta il file a SharePoint. Document Extractor poi crea un link in Salesforce che punta a quella posizione SharePoint, e attraverso il quale è possibile accedere al file.

Document Extractor crea la struttura delle cartelle in SharePoint per seguire la gerarchia degli oggetti in Salesforce. Questo funziona per tutti i tipi di file, vale a dire per tutti i documenti relativi agli account Salesforce, contatti, lead, opportunità, preventivi, contratti, ordini, asset, messaggi e-mail o oggetti personalizzati. Tutto questo accade in background, in modo totalmente automatico.

Inoltre, il servizio trasferisce anche le informazioni sul creatore, l'editore e il proprietario dei documenti Salesforce a SharePoint per una più facile tracciabilità dei documenti. Il nome e l'estensione dei file originali possono ancora essere ricercati dalla ricerca di Salesforce Global.

Inoltre, quando il servizio trova due documenti con lo stesso nome nella stessa posizione su Salesforce, crea due documenti su SharePoint, e aggiunge un postfix che permette ad entrambi i file di esistere su SharePoint. Questo risolve il problema causato dal fatto che SharePoint non permette due documenti con lo stesso nome nella stessa posizione. Il postfix è configurabile dall'amministratore del servizio. Document Extractor supporta la più recente esperienza di Salesforce Lightning, quindi cercatelo su AppExchange!

Da asporto

Document Extractor è lo strumento affidabile di terze parti che può aiutare meglio i manager e gli amministratori a tenere sotto controllo i costi di archiviazione dei dati di Salesforce, mantenere la conformità e aumentare l'usabilità. Permette anche agli utenti non-CRM di lavorare sui documenti.

Integrazione SharePoint con Salesforce

 

Questo strumento è disponibile su AppExchange e sul sito web del software Connecting è possibile

Salesforce, Sales Cloud e altri sono marchi commerciali di salesforce.com, inc,
e vengono utilizzati qui con il permesso.

Ana Neto - Consulente tecnico, Autore

Ana Neto
Technical consulente
a Connecting Software

Autore:

Sono un ingegnere del software dal 1997, con un amore più recente per la scrittura e per i discorsi pubblici.  Avete domande o commenti su questo post o su Document Extractor? Mi piacerebbe avere il vostro feedback!

 ana@connecting-software.com

Per saperne di più su Document Extractor Costruito per la piattaforma Salesforce

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Commenti 2

  1. Ciao Alliance Pro,
    Grazie per il vostro feedback! Vi preghiamo di controllare spesso i contenuti del blog, di condividere questa soluzione con gli altri e di parlare con noi per ulteriori informazioni!

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