Salesforce数据存储：如何削减成本和提高合规性？

文章最后更新于2020年7月27日

您的团队钟爱Salesforce的用户体验，这无疑是提升销售效率的驱动力。团队成员热衷于追踪所有文档，这有助于他们管理与客户及潜在客户的互动。.

但是 这些文件应该放在哪里？ 它们应该保存在同一个系统中还是外部存储？管理人员和管理员要为Salesforce的文档存储操心。而且他们需要牢记Salesforce的存储成本，因为 文件存储成本可能真的堆积如山 如果你没有针对它的具体策略。.

Salesforce是一个完全基于云的系统，但 将文件放在云端并不总是最好的选择。.有时甚至连选择都没有!

他们如何才能在保持合规性的前提下使文件可供查阅？

推出一款支持Lightning接口的Salesforce解决方案—— Document Extractor，也可用于 Salesforce AppExchange.

在为Salesforce寻找外部文档存储时，你也可以考虑Google Cloud的G Suite，但这种选择在公司中并不受欢迎。

首先，也是最重要的。 并非所有的组织都希望将数据存储在Google Drive中。, 因为他们不希望自己的数据和文件存储在云数据中心这种不受其控制的地方。因此，即使这能大幅削减Salesforce的数据存储成本，它也是 不是满足合规性和安全性要求的解决方案。.

此外，在商业环境下考虑G Suite与SharePoint的对比时。 SharePoint的文件管理功能是无与伦比的。.SharePoint实现团队协作。让多个用户实时访问同一文档不是问题，你甚至可以看到每个人在文档中的位置。您甚至可以看到每个人在文档中的位置。不过，如果您想确保只有您一个人在编辑文档，您也可以检查出文档。

团队成员还能追踪文档的版本记录。借助强大的搜索功能和查看各组活动记录的选项，查找关键文档如同SharePoint般轻松便捷。文档可通过成员访问权限设置进行保护，并能通过电子邮件或Microsoft Teams轻松共享。总而言之，, 与Office的整合非常流畅 而你可以，在Word中在线打开你的文档，或者在Word桌面应用上轻而易举地打开你的文档。

有两个 Salesforce存储的类型文件存储与数据存储。根据您拥有的版本，所有组织初始获得10GB文件存储空间（基础版除外，该版本每个组织仅获得1GB文件存储空间）。文件存储用于存放您组织的所有文档、附件及常规文件。 多数组织很快就会突破1TB的文档存储上限。当您将组织内所有文档和文件加总时，10GB的空间转瞬即逝。.

关于Salesforce数据存储的价格，自2019年3月下旬起，多数版本将额外提供10GB数据存储空间，并逐步增加用户存储容量。此即Salesforce的数据存储方式，但请注意：根据我们的发现，具体存储容量可能因您的许可证类型而有所不同。. 论坛 是一个很好的地方，可以深入挖掘并查看其他人对Salesforce数据存储价格的评价。

考虑到这些限制以及Salesforce的存储定价，或许它 是时候考虑一个自动将您的文件转移到更便宜的地方的服务了。.

SharePoint是一个协作平台和企业文件存储系统，它具有复杂的控制功能，包括安全、站点收集管理、工作流、共享、版本控制等。

SharePoint的存储成本很直接：SharePoint的标准存储是1TB，加上每购买一个许可证10GB（具体的 限制取决于您的计划).如果这还不够，你可以以每GB额外$0.20/月的价格购买额外的存储。考虑到Salesforce文件存储成本，这是非常合理的。

你可以做一个 混合型SharePoint部署 融合了企业内部的优势和云的优势。这允许在公司内部和外部安全地共享文件，还有许多其他好处。对于Salesforce用户和精通合规性的管理人员来说，这是两全其美的办法。

如果你需要 跨界连接您的整个组织并保持合规性。 在确保敏感信息访问权限的同时——SharePoint是您的首选方案。.

Document Extractor以智能的方式处理Salesforce / SharePoint集成。它可以使 无缝、自然地使用外部存储.

一旦您将文件上传到Salesforce，就会被后台运行的服务检测到，从而将文件移动到SharePoint。然后，Document Extractor 在Salesforce中创建一个指向该SharePoint位置的链接，您可以通过该链接访问该文件。.

Document Extractor在SharePoint中创建文件夹结构，以遵循Salesforce中的对象层次结构。这适用于所有类型的文件，即与Salesforce账户、联系人、潜在客户、机会、报价、合同、订单、资产、电子邮件消息或自定义对象相关的所有文档。所有这些都会发生 在后台，以一种完全自动的方式.

此外，该服务还将Salesforce文档创建者、编辑者和所有者的相关信息传输到SharePoint，以便于对文档进行跟踪。原始文件的名称和扩展名仍然可以从Salesforce全局搜索中搜索到。

另外，当服务在Salesforce上发现同一位置有两个同名文档时，它会在SharePoint上创建两个文档，并添加一个后缀，允许这两个文件在SharePoint上存在。这样就解决了SharePoint不允许在同一位置有两个同名文档的问题。后缀可由服务管理员配置。Document Extractor支持最新的Salesforce Lightning体验，敬请期待。 AppExchange!

Document Extractor是可靠的第三方工具，可以更好地帮助经理和管理员控制Salesforce数据存储成本，保持合规性，提高可用性。 它还允许非CRM用户在文档上工作。