Salesforce数据存储：如何削减成本和提高合规性？

文章最后更新于2020年7月27日

您的团队喜欢Salesforce的用户体验，它是销售生产力的可靠驱动力。团队成员喜欢跟踪所有文档，因为这有助于他们管理与客户和潜在客户的互动。

但是 这些文件应该放在哪里？ 它们应该保存在同一个系统中还是外部存储？管理人员和管理员要为Salesforce的文档存储操心。而且他们需要牢记Salesforce的存储成本，因为 文件存储成本可能真的堆积如山 如果你没有一个具体的策略。

Salesforce是一个完全基于云的系统，但 将文件放在云端并不总是最好的选择。.有时甚至连选择都没有!

他们如何才能在保持合规性的前提下使文件可供查阅？

进入Salesforce Lightning就绪的解决方案--------。 Document Extractor，也可用于 Salesforce AppExchange.

在为Salesforce寻找外部文档存储时，你也可以考虑Google Cloud的G Suite，但这种选择在公司中并不受欢迎。

首先，也是最重要的。 并非所有的组织都希望将数据存储在Google Drive中。，因为他们不希望自己的数据和文档存储在云数据中心不受自己控制。因此，即使这是一种削减Salesforce数据存储成本的方法，但它是 不是满足合规性和安全性要求的解决方案。.

此外，在商业环境下考虑G Suite与SharePoint的对比时。 SharePoint的文件管理功能是无与伦比的。.SharePoint实现团队协作。让多个用户实时访问同一文档不是问题，你甚至可以看到每个人在文档中的位置。您甚至可以看到每个人在文档中的位置。不过，如果您想确保只有您一个人在编辑文档，您也可以检查出文档。

团队成员还可以跟踪文件的版本。通过提供的搜索功能和查看每个小组活动的选项，查找您的关键文件也很容易SharePoint。文件可以使用成员访问限制进行保护，并可以通过电子邮件或Microsoft Teams轻松共享。在一般情况下。 与Office的整合非常流畅 而你可以，在Word中在线打开你的文档，或者在Word桌面应用上轻而易举地打开你的文档。

有两个 Salesforce存储的类型:文件存储和数据存储。根据你所拥有的版本，所有的组织都会获得10GB的初始文件存储空间(基本版除外，每个组织只有1GB的文件存储空间)。文件存储空间是您组织的所有文档、附件和文件的总归宿。大多数组织很快就超过了Salesforce的文件存储限制。当您将一个组织中的所有文档和文件加起来时，10 GB 去得很快。

在Salesforce数据存储价格方面，从2019年3月下旬开始，大多数版本都会再获得10GB的数据存储空间，再加上递增的用户存储空间。这就是Salesforce存储数据的方式，但请注意，正如我们发现的那样，这可能会根据您的特定许可证而有所不同。 论坛 是一个很好的地方，可以深入挖掘并查看其他人对Salesforce数据存储价格的评价。

鉴于这些限制和Salesforce的存储定价，也许它是 是时候考虑一个自动将您的文件转移到更便宜的地方的服务了。.

SharePoint是一个协作平台和企业文件存储系统，它具有复杂的控制功能，包括安全、站点收集管理、工作流、共享、版本控制等。

SharePoint的存储成本很直接：SharePoint的标准存储是1TB，加上每购买一个许可证10GB（具体的 限制取决于您的计划).如果这还不够，你可以以每GB额外$0.20/月的价格购买额外的存储。考虑到Salesforce文件存储成本，这是非常合理的。

你可以做一个 混合型SharePoint部署 融合了企业内部的优势和云的优势。这允许在公司内部和外部安全地共享文件，还有许多其他好处。对于Salesforce用户和精通合规性的管理人员来说，这是两全其美的办法。

如果你需要 跨界连接您的整个组织并保持合规性。 同时允许访问敏感信息 - SharePoint 是您的首选。

Document Extractor以智能的方式处理Salesforce / SharePoint集成。它可以使 无缝、自然地使用外部存储.

一旦您将文件上传到Salesforce，就会被后台运行的服务检测到，从而将文件移动到SharePoint。然后，Document Extractor 在Salesforce中创建一个指向该SharePoint位置的链接，您可以通过该链接访问该文件。.

Document Extractor在SharePoint中创建文件夹结构，以遵循Salesforce中的对象层次结构。这适用于所有类型的文件，即与Salesforce账户、联系人、潜在客户、机会、报价、合同、订单、资产、电子邮件消息或自定义对象相关的所有文档。所有这些都会发生 在后台，以一种完全自动的方式.

此外，该服务还将Salesforce文档创建者、编辑者和所有者的相关信息传输到SharePoint，以便于对文档进行跟踪。原始文件的名称和扩展名仍然可以从Salesforce全局搜索中搜索到。

另外，当服务在Salesforce上发现同一位置有两个同名文档时，它会在SharePoint上创建两个文档，并添加一个后缀，允许这两个文件在SharePoint上存在。这样就解决了SharePoint不允许在同一位置有两个同名文档的问题。后缀可由服务管理员配置。Document Extractor支持最新的Salesforce Lightning体验，敬请期待。 AppExchange!

Document Extractor是可靠的第三方工具，可以更好地帮助经理和管理员控制Salesforce数据存储成本，保持合规性，提高可用性。 它还允许非CRM用户在文档上工作。