Almacenamiento de datos de Salesforce: cómo reducir costos y aumentar el cumplimiento

Ana Neto Productos y soluciones 2 Comentarios

Artículo actualizado por última vez el 27 de julio de 2020

A sus equipos les encanta la experiencia de usuario de Salesforce y es un motor seguro de la productividad de ventas. A los miembros del equipo les gusta hacer un seguimiento de todos los documentos, ya que les ayuda a gestionar las interacciones con los clientes y los clientes potenciales.

Pero ¿dónde deberían ir esos documentos? ¿Deben mantenerse en el mismo sistema o en un almacenamiento externo? Depende de la dirección y los administradores preocuparse por el almacenamiento de documentos para Salesforce. Y deben tener en cuenta los costes de almacenamiento de Salesforce, como los costos de almacenamiento de documentos pueden realmente amontonarse si no tienes una estrategia específica para ello.

Datos de la fuerza de ventas: ¿dónde se almacenan?

Salesforce es un sistema completamente basado en la nube, pero tener documentos en la nube no siempre es la mejor opción. ¡A veces ni siquiera es una opción!

El siempre cambiante panorama de cumplimiento requiere que las empresas almacenen ciertos documentos en sus instalaciones. La LGPD de Brasil es el ejemplo más reciente de legislación de cumplimiento, pero también hay GDPR para Europa, CCPA en California, HIPPA, SOX, la ley SHIELD de Nueva York... la lista parece crecer todo el tiempo.

¿Cómo afecta toda esta legislación de cumplimiento a las opciones de almacenamiento de documentos de las empresas? Consideremos un ejemplo. Una empresa transnacional tiene muchos clientes en Europa, y debido a GDPR ha decidido mantener ciertos datos en sus instalaciones. Sin embargo, sus vendedores en los Estados Unidos necesitan tener acceso a documentos específicos. Esto sería fácil si los datos se almacenaran en la nube, como es el caso por defecto en Salesforce... Pero no es así.

¿Cómo pueden hacer que los documentos sean accesibles pero mantener el cumplimiento?

Introduzca una solución Salesforce Lightning-ready - Document Extractortambién disponible en Salesforce AppExchange.

Document Extractor Construido para la Plataforma de Fuerza de Ventas

Document Extractor es una herramienta de integración que proporciona una solución para almacenando de forma transparente los archivos subidos a Salesforce en Microsoft SharePoint.

Siga leyendo para descubrir cómo puede almacenar sus datos y documentos esenciales de Salesforce en sus instalaciones, y Recorte de los costes de almacenamiento de datos de Salesforce al mismo tiempo.

¿Washforce y SharePoint o Salesforce y G Suite?

Al buscar un almacenamiento de documentos externo para Salesforce también podría considerar G Suite de Google Cloud, pero esta opción no es muy popular entre las empresas.

Ante todo, no todas las organizaciones quieren almacenar sus datos en Google Drive...ya que no quieren que sus datos y documentos sean almacenados fuera de su control en los centros de datos de la nube. Por lo tanto, incluso si esta es una forma de reducir los costes de almacenamiento de datos de Salesforce, es no es la solución para mantenerse al día con los requisitos de cumplimiento y seguridad.

Además, cuando se considera la Suite G vs. SharePoint en un ambiente de negocios, el Las capacidades de gestión de documentos del SharePoint no tienen parangón. SharePoint permite la colaboración en equipo. Tener varios usuarios que accedan al mismo documento en tiempo real no es un problema. Incluso puedes ver en qué parte del documento está cada persona. Sin embargo, también puedes revisar un documento si quieres asegurarte de que eres el único que lo está editando.

Los miembros del equipo también pueden rastrear las versiones de un documento. Encontrar sus documentos clave también es fácil como SharePoint con las capacidades de búsqueda ofrecidas y la opción de ver la actividad de cada grupo. Los documentos pueden ser protegidos usando las restricciones de acceso de los miembros y pueden ser compartidos fácilmente a través del correo electrónico o de los equipos de Microsoft. En general, la integración con Office es muy fluida y puedes, por ejemplo, abrir tus documentos en Word en línea o en la aplicación de escritorio de Word en un instante.

Salesforce y el almacenamiento de datos SharePoint: ¿Cuáles son los costos?

Hay dos tipos de almacenamiento de Salesforce: Almacenamiento de archivos y almacenamiento de datos. Según la edición que tenga, todos los org reciben 10 GB iniciales de almacenamiento de archivos (excepto la edición Essentials, que sólo recibe 1 GB de almacenamiento de archivos por org). El almacenamiento de archivos es donde van todos los documentos, archivos adjuntos y archivos en general de su organización. La mayoría de las organizaciones superan ese límite de almacenamiento de documentos de Salesforce con bastante rapidez. Los 10 GB van rápido cuando se suman todos los documentos y archivos de una organización.

En cuanto al precio del almacenamiento de datos de Salesforce, a partir de finales de marzo de 2019, la mayoría de las ediciones obtienen otros 10 GB de almacenamiento de datos, además del almacenamiento incremental de usuarios. Así es como Salesforce almacena los datos, pero tenga en cuenta que, como hemos descubierto, esto puede variar en función de su licencia específica. Foros son un gran lugar para indagar más profundamente y ver lo que otros dicen sobre los precios del almacenamiento de datos de Salesforce.

Dados estos límites y los precios de almacenamiento de Salesforce, tal vez sea tiempo para considerar un servicio que automáticamente traslada sus documentos a un lugar más barato.

Su integración de Salesforce con un híbrido SharePoint

SharePoint es una plataforma de colaboración y un sistema de almacenamiento de archivos empresariales con controles sofisticados para la seguridad, la gestión de la colección de sitios, los flujos de trabajo, el intercambio, el control de versiones y más.

Los costes de almacenamiento de SharePoint son sencillos: el almacenamiento estándar de SharePoint es de 1 TB más 10 GB por cada licencia adquirida (exacto los límites dependen de su plan). Si eso no es suficiente, puedes comprar almacenamiento extra al precio de $0.20/mes por GB extra. Eso es muy razonable dados los costos de almacenamiento de archivos de Salesforce.

Puedes hacer un despliegue híbrido SharePoint que combina las ventajas de las instalaciones con las ventajas de la nube. Esto permite compartir archivos de forma segura dentro y fuera de su empresa, entre muchos otros beneficios. Para los usuarios de Salesforce y los gerentes conocedores del cumplimiento, es lo mejor de ambos mundos.

Si necesitas conectar toda su organización a través de las fronteras y mantenerse en conformidad mientras que permite el acceso a información sensible - SharePoint es su elección.

Document Extractor: Cómo funciona

Document Extractor se encarga de la integración de Salesforce / SharePoint de forma inteligente. Permite usando el almacenamiento externo sin problemas y de forma natural.

Una vez que subes un archivo a Salesforce, es detectado por el servicio que se ejecuta en segundo plano, que mueve el archivo a SharePoint. Document Extractor entonces crea un enlace en Salesforce que apunta a esa ubicación SharePoint, y a través del cual se puede acceder al archivo.

Document Extractor crea la estructura de carpetas en SharePoint para seguir la jerarquía de objetos en Salesforce. Esto funciona para todo tipo de archivos, es decir, para todos los documentos relacionados con cuentas, contactos, clientes potenciales, oportunidades, presupuestos, contratos, pedidos, activos, mensajes de correo electrónico u objetos personalizados de Salesforce. Todo esto sucede en el fondo, de forma totalmente automática.

Además, el servicio también transfiere la información sobre el creador, el editor y el propietario del documento de Salesforce a SharePoint para facilitar el seguimiento de los documentos. El nombre y la extensión de los archivos originales todavía se pueden buscar desde la búsqueda de Salesforce Global.

Además, cuando el servicio encuentra dos documentos con el mismo nombre en la misma ubicación en Salesforce, crea dos documentos en SharePoint, y añade un postfix que permite que ambos archivos existan en SharePoint. Esto resuelve el problema causado por el hecho de que SharePoint no permite dos documentos con el mismo nombre en la misma ubicación. El postfix es configurable por el administrador del servicio. Document Extractor soporta la más reciente experiencia de Salesforce Lightning, así que búscalo en AppExchange!

Takeaway

Document Extractor es la fiable herramienta de terceros que puede ayudar mejor a los gestores y administradores a mantener los costes de almacenamiento de datos de Salesforce bajo control, mantener el cumplimiento y aumentar la facilidad de uso. También permite a los usuarios que no utilizan CRM trabajar con documentos.

Integración de SharePoint con Salesforce

 

Esta herramienta está disponible en AppExchange y en el sitio web de Connecting software puedes

Salesforce, Sales Cloud y otras son marcas comerciales de salesforce.com, inc..,
y se usan aquí con permiso.

Ana Neto - Asesora técnica, autora

Ana Neto
Technical asesor
en Connecting Software

Autor:

Soy ingeniero de software desde 1997, con un amor más reciente por la escritura y la oratoria.  ¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre este post o sobre el Document Extractor? ¡Me encantaría tener tu opinión!

 ana@connecting-software.com

Más sobre Document Extractor Built for Salesforce platform

Si la integración de Salesforce SharePoint es algo en lo que está interesado, aquí tiene algunos artículos más para seguir explorando el tema:

Comentarios 2

  1. Hola,

    Gracias por compartir una idea de bateo. Por favor, sube más posts en diferentes temas.
    Impresionante post

  2. Hola Alliance Pro,
    ¡Gracias por tus comentarios! Por favor, comprueba a menudo el contenido del blog relacionado, comparte esta solución con otros y habla con nosotros para obtener más información.

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