Salesforce Límite de almacenamiento superado

Salesforce Límite de almacenamiento superado: Cómo superar este costoso desafío

Ana NetoProducts and Solutions 1 Comment

Al utilizar SalesforceSin embargo, es fácil toparse con limitaciones de almacenamiento que limiten la productividad de los equipos y obliguen a adquirir costosas unidades de almacenamiento adicionales. Hay tres puntos principales a tener en cuenta para evitar este molesto problema:

  1. Ten en cuenta el uso y los límites de almacenamiento del Salesforce
  2. Evalúe lo que puede eliminar
  3. Investiga soluciones de almacenamiento alternativas para lo que ocupa tu almacenamiento Salesforce

En este artículo, analizaremos el problema del "límite de almacenamiento superado" en Salesforce, examinando en primer lugar el uso y los límites de almacenamiento de cada edición de Salesforce y, a continuación, ofreceremos consejos prácticos sobre los puntos 2 y 3 para ayudarle a solucionar este problema.

Salesforce Límites de almacenamiento

Superar los límites de almacenamiento puede llegar a impedirte crear nuevos registros o subir archivos. Para evitar llegar a este límite, es importante saber cuáles son los límites y controlar regularmente el uso del almacenamiento revisando los datos y recursos de almacenamiento actuales y teniendo en cuenta eso:

  • Los límites contractuales de almacenamiento también se aplican en los sandboxes.
  • Hay asignaciones separadas de Almacenamiento de Datos y Almacenamiento de Archivos. Esto significa que si se sobrepasa el límite de almacenamiento de datos o de archivos, aparecerá un mensaje de error. Por ejemplo, si su Almacenamiento de Datos está sólo en 50%, pero su Almacenamiento de Archivos está en 110%, recibirá el mensaje de error.
  • No puede asignar Almacenamiento de Datos disponible para Almacenamiento de Archivos o viceversa. Deberá mantener ambos tipos de almacenamiento bajo 100% para evitar el error Salesforce Storage Limit Exceeded.
  • El límite de cantidad de almacenamiento de datos excedido no se aplica estrictamente en entornos de producción para evitar que no se puedan cargar datos críticos para la empresa en el sistema, pero aun así debe encontrar una solución en cuanto vea este error (¡o antes!).

Almacenamiento de datos Vs. Almacenamiento de archivos en Salesforce - ¿Qué cuenta para cada tipo de almacenamiento?

Salesforce El almacenamiento de datos es utilizado por:

  • Cuentas
  • Tipos de artículos y traducciones de tipos de artículos
  • Campañas y miembros de las campañas
  • Casos y equipos de casos
  • Contactos
  • Contratos
  • Objetos personalizados
  • Traducción de datos
  • Mensajes de correo electrónico y correo de lista
  • Eventos
  • Objetos de habilitación del Servicio Exterior
  • Previsiones
  • Google Docs
  • Ideas
  • Plomos
  • Notas
  • Oportunidades y división de oportunidades
  • Pedidos
  • Presupuestos y plantillas de presupuestos Rich Text Data
  • Soluciones
  • Etiquetas: Etiquetas únicas
  • Tareas

Sus límites varían según la edición que tengas (Professional, Enterprise u otra), con una cantidad específica de almacenamiento de datos para la Org y luego almacenamiento de datos extra para cada licencia de usuario. Incluso la edición Salesforce Unlimited tiene límites de almacenamiento de datos.

Salesforce Límites de almacenamiento de datos

Ejemplo
Una organización de edición profesional con 25 usuarios recibe 10 GB de almacenamiento de datos para la organización y 500 MB (25 usuarios x 20 MB) para las licencias de usuario, lo que hace un total aproximado de 10,5 GB de almacenamiento de datos.

Salesforce El almacenamiento de archivos incluye cualquier archivo dentro de Salesforce, a saber:

  • Archivos adjuntos
  • Ficha Documentos
  • Inicio archivos
  • Chatter (que incluye las fotos de usuario de Chatter)
  • Artículos de conocimiento (concretamente en el campo Archivo personalizado)
  • Imágenes, vídeos y otros archivos en Site.com (el CMS web ofrecido por Salesforce)

De nuevo, sus límites varían según la Edición que tengas con una cantidad específica de almacenamiento de archivos para la Org (similar a la cantidad que obtienes por almacenamiento de datos), pero luego el almacenamiento extra de archivos por cada licencia de usuario es, en general, más generoso.

Una nota rápida sobre las ediciones Salesforce Developer y Personal: la cantidad de almacenamiento es muy limitada en estos casos, por lo que hay que tener mucho cuidado a la hora de gestionarlo.

Salesforce Límites de almacenamiento de archivos

Ejemplo
Una organización de Edición Profesional con 25 usuarios recibe 10 GB de almacenamiento de archivos para la organización y casi 15 GB para las licencias de usuario (25 usuarios x 612 MB), lo que hace un total aproximado de 25 GB de almacenamiento total de archivos. En caso de que le resulte extraña la cifra de 612 MB, en realidad se trata de 100 MB por licencia de usuario y 512 MB por licencia de la función Salesforce CRM Content.

Cómo comprobar el almacenamiento de datos en Salesforce

Como hemos mencionado antes, es mejor que pienses en el almacenamiento de tu Salesforce antes de llegar a los límites de almacenamiento. Para ello, es necesario saber cómo se puede comprobar fácilmente el almacenamiento de datos disponible en Salesforce:

En el Visión general del sistemapuede hacerse una idea general:

 

Visión general del sistema

 

En Uso del almacenamiento podrá ver muchos más detalles. Para llegar a Uso del almacenamientode Configurarintroduzca "Uso de almacenamiento" en el cuadro de búsqueda rápida y seleccione "Uso de almacenamiento".

Una vez allí, puedes ver el espacio disponible para almacenamiento de datos y archivos, la cantidad de almacenamiento en uso por tipo de registro, los principales usuarios según la utilización del almacenamiento y los archivos más grandes por orden de tamaño. También puedes hacer clic en el nombre de un usuario concreto para ver qué tipos de datos está almacenando.

Salesforce Uso del almacenamiento

 

Tenga en cuenta que los administradores también pueden ver el uso del almacenamiento usuario por usuario, en cualquier tipo de Edición, excepto en la Edición Personal. Para ello, desde Configurarintroduzca "Usuarios" en el cuadro de búsqueda rápida y seleccione "Usuarios". Haga clic en el nombre de cualquier usuario y, a continuación, haga clic en "Ver" junto a los campos "Espacio de datos utilizado" o "Espacio de archivo utilizado" para ver el uso de almacenamiento de ese usuario por tipo de registro.

Tenga en cuenta que el almacenamiento de datos y el almacenamiento de archivos no se actualizan inmediatamente, sino que se calculan de forma asíncrona. Es importante tener esto en cuenta si estás importando o añadiendo muchos registros o archivos.

Salesforce ¿Límite de almacenamiento superado?

Así que estás utilizando el Salesforce en el trabajo, como de costumbre. La vida está llena de arco iris y esperanza en el futuro... ¡hasta que recibes un mensaje que dice "Se han superado los límites de almacenamiento de datos"!

 

Salesforce Error de almacenamiento de datos

El mensaje continúa explicando "Su empresa ha superado actualmente su capacidad de almacenamiento de datos, incluido un búfer de desbordamiento adicional. Según nuestros términos y condiciones, no podemos permitir la creación de datos adicionales en nuestro sistema hasta que su empresa reduzca primero su almacenamiento de datos. Póngase en contacto con el administrador de salesforce.com de su empresa para resolver este problema. Disculpe las molestias que esto pueda ocasionarle.". Aparece en la interfaz clásica.

En la experiencia Lightning, el mensaje no es específico sobre la causa.

No puedo cargar Salesforce

El mensaje de error mostrado arriba se denomina en la documentación del Salesforce "STORAGE_LIMIT_EXCEED". Este error indica que se ha superado la asignación de almacenamiento.

¿Qué se puede hacer? Bueno, las opciones son limitadas. Puedes aumentar el límite de almacenamiento, que es caro, o reducir el uso de almacenamiento. Vamos a entrar en los detalles de cada una.

Opción #1 Comprar almacenamiento adicional

Cuando te encuentras con el temido mensaje de error "STORAGE_LIMIT_EXCEED" en un entorno de producción, es natural que empieces a buscar una solución fácil.

La buena noticia es que puedes comprar más almacenamiento para solucionar el problema. ¿Y la mala? No es barato. Además, hay que tener en cuenta que el servicio de asistencia Salesforce no puede aumentar los límites de almacenamiento en producción. Por lo tanto, si necesita más espacio, tendrá que solicitarlo mediante un proceso de aprovisionamiento iniciado a través de un pedido de ventas.

Opción #2 Borrar archivos o registros

Si te preocupa el presupuesto y prefieres optar por reducir el uso de almacenamiento en lugar de comprar almacenamiento adicional, puedes hacerlo: - Buscar y eliminar clientes potenciales obsoletos - Buscar y eliminar contactos obsoletos - Eliminar archivos en Salesforce CRM Contenido - Eliminar archivos adjuntos innecesarios Esto puede parecer sencillo a primera vista, ¡pero no lo es! Saber qué está obsoleto y qué es innecesario no es tarea fácil. Otra opción, en el caso del almacenamiento de archivos, es moverlos a otro lugar. Veamos esa opción en la siguiente sección.

Opción #3 Mover archivos a SharePoint

La última opción es invertir en una solución alternativa para sus documentos Salesforce. Y si está trasladando documentos, es muy natural que busque un Sistema de Gestión Documental, como por ejemplo Microsoft SharePoint. Lo bueno de optar por esta opción es que se pasa de intentar poner parches a una solución integral mejor para los usuarios finales.

Utilizar SharePoint como un lugar dedicado a almacenar y gestionar sus archivos Salesforce puede aportar a su negocio una mayor:

  1. Reducción de costes - El almacenamiento SharePoint es más barato.
  2. Mejora de la colaboración - SharePoint permite a los usuarios editar documentos en colaboración en tiempo real y facilita el uso compartido de documentos.
  3. Rendimiento mejorado - SharePoint puede almacenar un gran número de documentos y archivos sin comprometer el rendimiento del sistema.
  4. Seguridad - El SharePoint dispone de numerosas funciones de seguridad y control de acceso que ayudan a proteger la exposición de información confidencial a usuarios no autorizados.

Por ello, integrar ambos sistemas para optimizar la gestión documental de su empresa puede resultar extremadamente beneficioso.

Salesforce La gestión documental más fácil

Si se pregunta cómo puede hacer que el Salesforce + SharePoint integración se haga realidad, hay esencialmente dos maneras:

  • Salesforce Archivos Conectar - Un servicio proporcionado por Salesforce a los usuarios que buscan acceder a datos de sistemas como Google Drive, Microsoft SharePoint, etc. El problema con este servicio es la compleja configuración necesaria para ponerlo en marcha. Por no hablar de que es posible que no consigas que haga lo que realmente quieres... Hay mucho margen para el error del usuario, y suele ser un proceso que lleva mucho tiempo y consume mucha disponibilidad. Si quieres echarle un vistazo tú mismo, puedes visitar la Guía de implantación de marzo de 2023 (enlace al final).

O

  • Puede considerar soluciones de terceros que están diseñadas para manejar este tipo de problemas con una fracción del esfuerzo. En Connecting Software, hemos creado Document Extractor Built for Salesforce platform™ para trasladar eficazmente archivos de Salesforce a SharePoint, y nuestros clientes han sido me encanta ¡desde 2019!

Acerca de Document Extractor

Document Extractor es nuestra solución de confianza para la gestión de documentos Salesforce. En pocas palabras, Document Extractor realiza un seguimiento de todos los documentos vinculados a cualquiera de sus cuentas Salesforce, contactos, clientes potenciales, oportunidades, mensajes de correo electrónico y muchas otras ubicaciones. A continuación, los traslada sin problemas a Microsoft SharePoint utilizando la estructura de carpetas correspondiente.

Una vez configurado Document Extractor, reconoce cada vez que se sube un documento a Salesforce. Cuando esto ocurre, crea una copia del archivo en SharePoint, lo elimina de Salesforce y, en su ubicación exacta, deja un enlace que redirige al archivo copiado en SharePoint. De este modo, podrás acceder fácilmente a tus documentos en cualquier momento.

Document Extractor construido para la plataforma de Salesforce

Y como nuestro servicio funciona en segundo plano, lo más probable es que se olvide de que existe. Puede obtener más información sobre esta solución visitando la página página de productoso leyendo el artículo que publicado en nuestro blog en 2021, ¡pero asegúrate de volver a este! Tenemos novedades interesantes que compartir contigo.

Un Document Extractor aún mejor

Si cree que el Document Extractor ya suena atractivo, espere a que le contemos todas las mejoras que ha recibido desde mediados de 2022:

  • Subcarpetas - Ahora los usuarios pueden crear automáticamente subcarpetas separadas en sus registros Salesforce para diferentes tipos de archivos. Pueden ver estas subcarpetas utilizando la integración con Explorador de archivos Lightning.
  • Eliminación de archivos - Sincronizar el borrado de archivos en Salesforce ahora mueve todos esos archivos a la Papelera de Reciclaje de SharePoint sin borrarlos para siempre.
  • Archivos movidos recientemente - Los usuarios pueden ver y buscar los últimos 100 archivos que Document Extractor movió de Salesforce a SharePoint. He aquí un ejemplo:
Document Extractor Intervalo de fechas

Y aquí están las nuevas actualizaciones de marzo de 2023:

  • La versión más reciente de Document Extractor es ahora totalmente basado en .NET Core - Esto se aplica tanto a las implantaciones SaaS como a las autoalojadas.
  • Ahora los usuarios pueden seleccione el intervalo de fechas para la transferencia de documentos - Esta nueva función les permite extraer sólo los datos que necesitan, con lo que el proceso de extracción de documentos es aún más eficaz:
Document Extractor Intervalo de fechas
  • Mejora del rendimiento - El nuevo .NET Core garantiza una extracción rápida y eficaz de los documentos.
  • Mayor estabilidad - Esta última versión está diseñada para soportar las tareas más exigentes.

Póngase en contacto con nosotros

Puede probar Document Extractor sin ningún compromiso, con nuestra prueba gratuita. Todo lo que tiene que hacer es ponerse en contacto con nosotros a través de este formulario. Aquí puede elegir si desea probar la versión SaaS o Self-hosted de Document Extractor, que también está disponible en Salesforce's AppExchange. Y si quiere echar un vistazo primero a los precios, aquí están los opciones de precios para que los explore.

No dude en ponerse en contacto con nosotros para que podamos abordar en equipo la gestión de documentos Salesforce. 🙌


Sobre los autores

Ana Neto y Diogo Gouveia

Por Ana Neto y Diogo Gouveia

"¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre este artículo o sobre Document Extractor? Nos encantaría recibir sus comentarios."

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  1. Avatar de Vinnny Broun

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