Metadatos gestionados en SharePoint se refiere al sistema de clasificación formal y centralizado que permite crear, definir y gestionar taxonomías, palabras clave y términos que pueden aplicarse a documentos y otros contenidos dentro del entorno SharePoint. Permite a las organizaciones estandarizar la forma de etiquetar la información, facilitando a los usuarios la búsqueda y el trabajo con los documentos.

No. Además Metadatos gestionados, wTambién apoyamos Fecha, Texto, Elección, Número, Sí/No y Varias líneas de texto.

Un término establecido en SharePoint es un grupo de términos relacionados. Los conjuntos de términos se utilizan para organizar y gestionar metadatos dentro de SharePoint, proporcionando una forma estructurada de categorizar y etiquetar contenidos en toda la plataforma.

Los conjuntos de términos pueden tener local o global alcance:

1. Los conjuntos de términos locales se crean dentro de una colección de sitios y sólo están disponibles para su uso y son visibles para los usuarios de esa colección de sitios específica.
2. Los conjuntos de términos globales están disponibles para su uso en todos los sitios suscritos a una aplicación concreta del Servicio de metadatos gestionados.

Los conjuntos de términos pueden configurarse como cerrado o abra:

1. Los conjuntos de términos cerrados no permiten a los usuarios añadir nuevos términos al introducir valores para las columnas asignadas al conjunto de términos.
2. Los conjuntos de términos abiertos permiten a los usuarios añadir nuevos términos al actualizar los valores de las columnas asignadas al conjunto de términos, siempre que la propia columna esté configurada para permitir opciones de relleno.

Al mejorar la gestión de documentos y la integración de metadatos entre Dynamics 365 CE y SharePoint, la solución crea un entorno más estructurado y rico en datos. Esto permite una documentación y supervisión más eficientes de los procesos, lo que respalda los esfuerzos de BPM al proporcionar datos mejor organizados y de fácil acceso asociados a los procesos empresariales.

La solución mejora la gestión de documentos y la integración de metadatos entre Dynamics 365 CE y SharePoint, lo que da lugar a datos más ricos y organizados contextualmente. Esto proporciona los datos estructurados necesarios para optimizar los flujos de trabajo de RPA, facilitando la automatización de tareas repetitivas que implican documentos y procesos relacionados.

Al agilizar la gestión de documentos y mejorar la integración de metadatos entre Dynamics 365 CE y SharePoint, la solución garantiza datos mejor organizados y más accesibles. Estos datos pueden ser un recurso valioso para la minería de procesos, ya que ofrecen información sobre los flujos de procesos y permiten identificar ineficiencias u oportunidades de optimización.

El tamaño máximo de archivo para cargar es de 50 MB, que es el límite establecido por Dynamics 365. Para archivos de mayor tamaño, recomendamos subirlos directamente a SharePoint.

Sí, los usuarios pueden añadir y editar los metadatos gestionados del SharePoint directamente desde la interfaz CE del Dynamics 365.

Sí, todas las actualizaciones de metadatos se sincronizan instantáneamente entre Dynamics 365 CE y SharePoint, proporcionando una experiencia de gestión de metadatos cohesiva.

Arrastrar y soltar y Metadatos para Dynamics 365 CE es compatible con Microsoft SharePoint 2016, 2019 y Online y Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement, incluidos Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service y Dynamics 365 Field Service.

Sí, los usuarios pueden arrastrar y soltar uno o varios documentos en Dynamics 365 CE simultáneamente.

Esta solución mejora significativamente la gestión y organización de documentos en Dynamics 365 CE aprovechando la integración con SharePoint y las funciones avanzadas de metadatos:

• Permite a los usuarios definir y utilizar campos de metadatos personalizados directamente en Dynamics 365 CE, lo que permite una mejor categorización y organización de los documentos.
• La solución facilita la categorización mediante metadatos, lo que a su vez aumenta la eficacia de los procesos de búsqueda, elaboración de informes y automatización.
• Los usuarios pueden cargar fácilmente cualquier número de documentos en Dynamics 365 CE de forma rápida y eficaz mediante la función de arrastrar y soltar.
• Al mantener los documentos Dynamics 365 CE en SharePoint y utilizar esta solución, las organizaciones pueden alcanzar el siguiente nivel de productividad en la gestión de documentos.
• La perfecta integración entre Dynamics 365 CE y SharePoint permite una mejor organización y accesibilidad de los documentos en ambas plataformas.

Estas funciones se combinan para crear un sistema de gestión de documentos más ágil, organizado y eficaz que mejora la productividad general en el entorno Dynamics 365 CE.

Sí. Puede utilizar tantos campos como necesite y definir qué tipo de metadatos desea, como el estado, el tipo de documento, la persona responsable o el tipo de cliente.

Arrastrar y soltar y Metadatos para Dynamics 365 CE ofrece mejoras significativas con respecto a la funcionalidad nativa de carga de archivos de Dynamics 365 CE:

• Proceso de carga simplificado: Los usuarios pueden arrastrar y soltar varios archivos simultáneamente, lo que agiliza el proceso de carga en comparación con el método nativo.
• Gestión de metadatos: Los usuarios pueden editar metadatos directamente en Dynamics 365 CE y ver las actualizaciones al instante en SharePoint, una función que no está disponible en el proceso de carga nativo.
• Eficacia: La solución permite cargar cualquier número de documentos de forma rápida y sencilla dentro de Dynamics 365 CE, lo que mejora la productividad general.

Al proporcionar estas capacidades mejoradas, Drag & Drop y Metadata para Dynamics 365 CE agiliza significativamente los procesos de gestión de documentos y mejora la productividad general en comparación con la funcionalidad nativa de carga de archivos Dynamics 365 CE, más limitada.

La solución admite tantos campos de metadatos como sean necesarios.

Arrastrar y soltar y Metadatos para Dynamics 365 CE mejora significativamente el cumplimiento de la normativa y la seguridad de los documentos:

• Gestión avanzada de metadatos: Los usuarios pueden definir y editar fácilmente los metadatos gestionados de SharePoint directamente en Dynamics 365 CE, lo que permite una clasificación precisa de los documentos y una categorización sin esfuerzo.
• Informes de cumplimiento automatizados: Al capturar los detalles normativos en campos de metadatos, la solución permite la generación automatizada de informes de cumplimiento, ayudando a cumplir las normas legales y políticas con el mínimo esfuerzo.
• Agilización de la carga de documentos: La función de arrastrar y soltar para varios archivos simplifica el proceso de carga, reduciendo el riesgo de errores del usuario que podrían dar lugar a problemas de conformidad.
• Mejor capacidad de búsqueda: La gestión mejorada de metadatos hace que la búsqueda, la elaboración de informes y la automatización de procesos sean más eficientes, apoyando los esfuerzos de cumplimiento.
• Sincronización con SharePoint: La sincronización en tiempo real entre Dynamics 365 CE y SharePoint garantiza la coherencia de las prácticas de gestión de documentos en todas las plataformas.

Mediante la combinación de estas funciones, Drag & Drop y Metadata para Dynamics 365 CE agiliza los procesos de cumplimiento de normativas, mejora la seguridad de los documentos y aumenta significativamente la productividad en la gestión de los requisitos normativos.