Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE
Carregue vários arquivos de uma só vez no Dynamics 365 CE com um simples arrastar e soltar, enquanto adiciona metadados do SharePoint aos documentos diretamente no Dynamics 365 para garantir a organização e a conformidade.
como é que esta solução funciona?
Arrastar e largar e Metadados para Dynamics 365 CE permite aos utilizadores arrastar e largar um ou vários documentos no Dynamics 365 CE. É muito melhor do que carregar lentamente os ficheiros um a um!
Esta solução também permite aos utilizadores adicionar os metadados do SharePoint diretamente no Dynamics 365.
É possível utilizar tantos campos quantos forem necessários e definir o tipo de metadados que pretendecomo o estado, o tipo de documento, a pessoa responsável ou o tipo de cliente.
Todas as actualizações de metadados são instantâneas sincronizado entre o Dynamics e o SharePoint, proporcionando uma experiência coesa de gestão de metadados.
É possível aplicar metadados obrigatórios, e ter disponíveis outras acções, como a criação de pastas, a renomeação ou a eliminação de ficheiros e pastas.
Pode ser utilizado com muitos tipos de metadados: metadados geridos, dcomido, texto, escolha, número, sim/não e várias linhas de texto.
A solução suporta Microsoft SharePoint 2016, 2019 e Online e Microsoft Dynamics 365 Envolvimento do cliente, incluindo
- Dynamics 365 Vendas
- Dynamics 365 Serviço ao cliente
- Dynamics 365 Serviço de campo.
Quais são as vantagens?
Aumento da produtividade
Os utilizadores podem marcar rapidamente com metadados no Dynamics e também podem carregar vários ficheiros de uma só vez. Isto, juntamente com pesquisas mais rápidas, aumenta a sua produtividade.
Organização optimizada
Ao aplicar metadados, os utilizadores melhoram a organização dos ficheiros no Dynamics e no SharePoint. Isso facilita a localização de arquivos, a criação de relatórios e a automatização de fluxos.
Carregamentos múltiplos
Com a funcionalidade de arrastar e largar, os utilizadores podem anexar vários documentos simultaneamente a entidades no Dynamics 365 CE. Isto reduz o tempo que cada utilizador necessita para fazer uploads.
Melhoria da conformidade
Ao capturar todos os detalhes regulamentares necessários em campos de metadados, pode automatizar processos e gerar relatórios conforme necessário para manter a conformidade com as normas legais e políticas.
Desafios da empresa
9%
do tempo total de trabalho
Os trabalhadores alternam entre aplicações cerca de 1200 vezes por dia, o que equivale a pouco menos de quatro horas por semana.
A nossa solução
Eliminar a mudança de aplicações
A nossa solução permite uma funcionalidade de arrastar e largar sem problemas e uma gestão centralizada de metadados diretamente no Dynamics 365 CE, poupando horas desperdiçadas na alternância entre sistemas.
Desafios da empresa
12%-20%
Aumento da produtividade
Um aumento de 12 - 20% na produtividade resulta do facto de os funcionários estarem satisfeitos com a simplicidade do seu fluxo de trabalho.
A nossa solução
Capacitar as equipas e aumentar o moral
Ao simplificar a gestão de ficheiros e automatizar as tarefas de rotina, a nossa solução liberta a sua equipa para se concentrar no que interessa, aumentando a produtividade e a satisfação dos funcionários.
CASOS DE UTILIZAÇÃO
Recuperação mais rápida de documentos
Desafio: Os utilizadores podem demorar muito tempo a localizar documentos específicos, o que tem um impacto negativo na eficiência e na tomada de decisões em tempo útil.
Solução: Com o Drag & Drop e o Metadata for Dynamics 365 CE, os utilizadores podem categorizar documentos com metadados detalhados SharePoint sem terem de sair do Dynamics. Os campos de metadados mais importantes podem ser obrigatórios. Isso garante atualizações de metadados em tempo hábil tanto no Dynamics quanto no SharePoint, simplificando a organização de documentos em ambas as plataformas.
Vantagens: Com a classificação feita com as etiquetas de metadados, os utilizadores poupam muito tempo, uma vez que a localização de documentos passa a ser uma questão de segundos e não de minutos. Isto aumenta a produtividade e apoia decisões mais rápidas e baseadas em dados, uma vez que as informações importantes se tornam prontamente acessíveis.
Automatização da política de conservação
Desafio: As políticas de retenção podem ser automatizadas com base em metadados, mas é necessário que os utilizadores apliquem etiquetas de retenção de forma consistente nos ficheiros.
Solução: Utilizando Arrastar e Largar e Metadados para Dynamics 365 CE e campos de metadados obrigatórios, os utilizadores podem marcar instantaneamente os ficheiros com informações relacionadas com a conformidade. Estas etiquetas podem então ser utilizadas no Microsoft Purview Compliance Manager ou noutras ferramentas para desencadear acções de retenção, tais como o arquivamento ou a eliminação, em conformidade com regulamentos ou políticas internas.
Vantagens: Esta abordagem estruturada garante uma melhor adoção pelos utilizadores, metadados consistentes e conformidade regulamentar. Ao automatizar a retenção com base em metadados, as organizações reduzem fortemente a necessidade de supervisão manual da retenção de ficheiros, o que é relevante tanto para a conformidade como para a eficiência operacional.
Automatização dos procedimentos de aprovação
Desafio: Garantir que os processos de aprovação são seguidos de forma consistente, automatizando-os com base em metadados para evitar atrasos e ineficiências.
Solução: Utilize a etiquetagem de metadados através de Arrastar e Largar e Metadados para Dynamics 365 CE para categorizar o conteúdo. Fluxos de trabalho de aprovação automatizados no Microsoft Power Automate podem então ser implementados com base nessas marcas. Configure esses fluxos de trabalho para encaminhar automaticamente documentos ou solicitações para os indivíduos apropriados para aprovação, garantindo uma execução consistente.
Vantagens: Ao automatizar os procedimentos de aprovação, as organizações podem reduzir o tempo de processamento, minimizar os erros humanos e garantir um rasto de aprovação consistente. Este tipo de automatização não só aumenta a eficiência operacional, como também assegura o cumprimento dos requisitos de conformidade, fornecendo uma pista de auditoria clara das decisões.
MELHOR EM CONJUNTO
CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
SharePoint Structure Creator
CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor
Truth Enforcer for SharePoint
Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE
METADADOS CORRECTOS
PARA DYNAMICS 365 CE & Sharepoint
Eis a principal conclusão: Se guardar os seus documentos CE Dynamics 365 em SharePoint, Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE é a melhor forma de lidar com metadados e carregamentos para obter maior produtividade.
- A categorização utilizando metadados é fácil, tornando a pesquisa, a elaboração de relatórios e a automatização mais eficientes
- O carregamento de qualquer número de documentos no Dynamics torna-se fácil e rápido
