Ziehen und Ablegen und Metadaten
für Dynamics 365 CE

Managed Metadata in SharePoint bezieht sich auf das formale, zentral verwaltete Klassifizierungssystem, das die Erstellung, Definition und Verwaltung von Taxonomien, Schlüsselwörtern und Begriffen ermöglicht, die auf Dokumente und andere Inhalte innerhalb der SharePoint-Umgebung angewendet werden können. Auf diese Weise können Unternehmen die Art und Weise, wie Informationen gekennzeichnet werden, standardisieren, was den Benutzern das Auffinden und die Arbeit mit Dokumenten erleichtert.

Ein in SharePoint gesetzter Begriff ist ein Gruppe von verwandten Begriffen. Term-Sets dienen der Organisation und Verwaltung von Metadaten innerhalb von SharePoint und bieten eine strukturierte Möglichkeit zur Kategorisierung und Kennzeichnung von Inhalten auf der Plattform.

Termsets können entweder . oder weltweit Umfang:

1. Lokale Termsets werden innerhalb einer Websitesammlung erstellt und sind nur für die Benutzer dieser Websitesammlung verfügbar und sichtbar.
2. Globale Begriffssätze sind für alle Standorte verfügbar, die eine bestimmte Anwendung des Managed Metadata Service abonnieren.

Term-Sets können entweder konfiguriert werden als geschlossen oder öffnen:

1. Bei geschlossenen Begriffsgruppen können Benutzer keine neuen Begriffe hinzufügen, wenn sie Werte für Spalten eingeben, die der Begriffsgruppe zugeordnet sind.
2. Offene Begriffsgruppen ermöglichen es Benutzern, neue Begriffe hinzuzufügen, wenn sie Werte für Spalten aktualisieren, die der Begriffsgruppe zugeordnet sind, vorausgesetzt, die Spalte selbst ist so konfiguriert, dass sie die Eingabe von Begriffen erlaubt.

Durch die Verbesserung der Dokumentenverwaltung und der Metadatenintegration zwischen Dynamics 365 CE und SharePoint schafft die Lösung eine besser strukturierte und datenreiche Umgebung. Dies ermöglicht eine effizientere Prozessdokumentation und -überwachung, die BPM-Bemühungen durch die Bereitstellung besser organisierter und leicht zugänglicher Daten im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen unterstützt.

Die Lösung verbessert das Dokumentenmanagement und die Integration von Metadaten zwischen Dynamics 365 CE und SharePoint, was zu kontextuell reichhaltigeren und besser organisierten Daten führt. Dies liefert die strukturierten Daten, die für die Optimierung von RPA-Workflows erforderlich sind, und erleichtert die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben, die Dokumente und damit verbundene Prozesse betreffen.

Durch die Rationalisierung der Dokumentenverwaltung und die Verbesserung der Metadatenintegration zwischen Dynamics 365 CE und SharePoint sorgt die Lösung für besser organisierte und leichter zugängliche Daten. Diese Daten können als wertvolle Ressource für das Process Mining dienen, indem sie Einblicke in Prozessabläufe bieten und die Identifizierung von Ineffizienzen oder Optimierungsmöglichkeiten ermöglichen.

Die maximale Dateigröße für den Upload beträgt 50 MB, das ist die von Dynamics 365 festgelegte Grenze. Für größere Dateien empfehlen wir, sie direkt auf SharePoint hochzuladen.

Ja, Benutzer können die verwalteten Metadaten des SharePoint direkt über die Dynamics 365 CE-Schnittstelle hinzufügen und bearbeiten.

Ja, alle Metadaten-Updates werden sofort zwischen Dynamics 365 CE und SharePoint synchronisiert, was eine einheitliche Metadatenverwaltung ermöglicht.

Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE unterstützen Microsoft SharePoint 2016, 2019 und Online sowie Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement, einschließlich Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service und Dynamics 365 Field Service.

Ja, Benutzer können ein oder mehrere Dokumente gleichzeitig in das Dynamics 365 CE ziehen und ablegen.

Diese Lösung verbessert die Dokumentenverwaltung und -organisation in Dynamics 365 CE erheblich, indem sie die SharePoint-Integration und erweiterte Metadatenfunktionen nutzt:

• Es ermöglicht den Anwendern, benutzerdefinierte Metadatenfelder direkt in Dynamics 365 CE zu definieren und zu verwenden, was eine bessere Kategorisierung und Organisation von Dokumenten ermöglicht.
• Die Lösung ermöglicht eine mühelose Kategorisierung anhand von Metadaten, was wiederum die Suche, Berichterstattung und Automatisierung von Prozessen effizienter macht.
• Benutzer können eine beliebige Anzahl von Dokumenten innerhalb von Dynamics 365 CE schnell und effizient durch die Drag-and-Drop-Funktionalität hochladen.
• Durch die Aufbewahrung von Dynamics 365 CE-Dokumenten in SharePoint und den Einsatz dieser Lösung können Unternehmen die nächste Stufe der Produktivität im Dokumentenmanagement erreichen.
• Die nahtlose Integration zwischen Dynamics 365 CE und SharePoint ermöglicht eine bessere Organisation und Zugänglichkeit von Dokumenten auf beiden Plattformen.

Diese Funktionen sorgen für ein rationalisiertes, organisiertes und effizientes Dokumentenmanagementsystem, das die Gesamtproduktivität in der Dynamics 365 CE-Umgebung steigert.

Ja. Sie können so viele Felder wie nötig verwenden und festlegen, welche Art von Metadaten Sie wünschen, z. B. Status, Dokumenttyp, verantwortliche Person oder Kundentyp.

Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE bieten erhebliche Verbesserungen gegenüber der nativen Dynamics 365 CE-Datei-Upload-Funktionalität:

• Vereinfachter Upload-Prozess: Benutzer können mehrere Dateien gleichzeitig per Drag & Drop hochladen, was den Upload-Prozess im Vergleich zur herkömmlichen Methode vereinfacht.
• Verwaltung von Metadaten: Benutzer können Metadaten direkt in Dynamics 365 CE bearbeiten und sehen sofortige Aktualisierungen in SharePoint, eine Funktion, die im nativen Upload-Prozess nicht verfügbar ist.
• Effizienz: Die Lösung ermöglicht das schnelle und einfache Hochladen einer beliebigen Anzahl von Dokumenten innerhalb des Dynamics 365 CE und steigert so die Gesamtproduktivität.

Durch die Bereitstellung dieser erweiterten Funktionen rationalisieren Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE die Dokumentenmanagement-Prozesse erheblich und verbessern die Gesamtproduktivität im Vergleich zu den eingeschränkten nativen Dynamics 365 CE-Datei-Upload-Funktionen.

Die Lösung unterstützt so viele Metadatenfelder wie nötig.

Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE verbessern die Compliance und die Dokumentensicherheit erheblich:

• Erweiterte Metadatenverwaltung: Benutzer können die von SharePoint verwalteten Metadaten direkt in Dynamics 365 CE definieren und bearbeiten, was eine präzise Klassifizierung und mühelose Kategorisierung der Dokumente ermöglicht.
• Automatisierte Compliance-Berichterstattung: Durch die Erfassung gesetzlicher Details in Metadatenfeldern ermöglicht die Lösung die automatische Erstellung von Compliance-Berichten und hilft so, gesetzliche und politische Standards mit minimalem Aufwand zu erfüllen.
• Optimiertes Hochladen von Dokumenten: Die Drag-and-Drop-Funktion für mehrere Dateien vereinfacht den Upload-Prozess und verringert das Risiko von Benutzerfehlern, die zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen könnten.
• Verbesserte Suchbarkeit: Die verbesserte Metadatenverwaltung macht die Suche, die Berichterstellung und die Automatisierung von Prozessen effizienter und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften.
• Synchronisierung mit SharePoint: Die Echtzeit-Synchronisation zwischen dem Dynamics 365 CE und dem SharePoint gewährleistet eine konsistente Dokumentenverwaltung auf allen Plattformen.

Durch die Kombination dieser Funktionen rationalisiert Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE die Prozesse zur Einhaltung von Vorschriften, erhöht die Dokumentensicherheit und steigert die Produktivität bei der Verwaltung gesetzlicher Anforderungen erheblich.