Document Extractor gebaut für die Salesforce-Plattform™

Document Extractor ist ein Dokumentenverwaltungssystem für Salesforce, mit dem Unternehmen ihre Dokumente effizienter speichern, verwalten und gemeinsam nutzen können. Es funktioniert, indem es Dokumente aus Salesforce extrahiert und in SharePoint importiert, wobei ein Link in Salesforce für den einfachen Zugriff bestehen bleibt. Mit Dokumenten in SharePoint haben Sie bessere Möglichkeiten der Zusammenarbeit und sogar eine Versionskontrolle, so dass Sie Änderungen an Ihren Dokumenten jederzeit verfolgen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren können.

Das Document Extractor kann jede Art von Dokumenttyp verarbeiten, auch Dateien ohne Dateinamenserweiterung.

Sie können die Vorschau in Salesforce für alle Dateitypen sehen, die von SharePoint unterstützt werden.

Ja, beide Ausdrücke beziehen sich auf das Verschieben der Datei von Salesforce nach SharePoint und das Belassen einer Verknüpfung in Salesforce an ihrer Stelle.

Am einfachsten finden Sie die Dokumente, indem Sie zu der Stelle gehen, an der sich das Dokument in Salesforce befand. Dort finden Sie einen Link zu dem Dokument an der gleichen Stelle. Sie können das Dokument auch in SharePoint finden, aber die Details dafür hängen davon ab, wie die Einrichtung vorgenommen wurde.

Document Extractor ist kompatibel mit Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 und Online (Office 365).

Ja, das ist sehr wahrscheinlich, denn Document Extractor ist mit Salesforce Enterprise, Unlimited, Performance und Developer kompatibel. Es ist nur nicht kompatibel mit der Professional Edition und dem Contact Manager.

Ja, Document Extractor unterstützt Community-Benutzer und Experience Cloud. Die Benutzererfahrung bleibt dieselbe, sodass diese Benutzer nicht beeinträchtigt werden und mit Dateien auf dieselbe Weise arbeiten können.

Community-Benutzer und Experience Cloud-Benutzer können Dateien mit Document Extractor anzeigen und öffnen, ohne eine zusätzliche Lizenz zu benötigen. Sie benötigen nur dann eine Lizenz, wenn sie Dokumente hochladen, die an SharePoint übertragen werden müssen, und auch dann nur eine Lizenz zu einem Sonderpreis.

Ja, es werden sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Objekte unterstützt.

Die kostenlose Testlizenz ist 15 Tage lang gültig.

Nein, es ist keine Schulung oder technisches Fachwissen erforderlich. Sowohl die Einrichtung als auch die Konfiguration erfolgen mit Hilfe eines Assistenten, und es stehen Ihnen Video-Tutorials, Knowledge-Base-Artikel und das Benutzerhandbuch zur Verfügung, um den Vorgang noch einfacher zu gestalten. Es gibt jedoch eine Voraussetzung: Sie müssen sowohl in Ihrer Salesforce-Organisation als auch in SharePoint über Administratorrechte verfügen.

Jeder Document Extractor-Plan umfasst 15 Minuten Support pro Benutzer und Jahr. Der Support ist verfügbar über unser Unterstützungsportal. Die gesamte Dokumentation ist auch über das Support-Portal verfügbar.

Es stehen zwei Bereitstellungsoptionen zur Verfügung: SaaSfür eine installationsfreie Plug-and-Forget-Integration über unser SaaS-Portal und Self-hostedfür diejenigen, die die volle Kontrolle über die Integration behalten wollen. Sie können sich gerne an uns wenden, wenn Sie Hilfe bei der Auswahl der besten Lösung für Ihr Szenario benötigen.

Gewiss! Auch wenn Ihr Salesforce-Speicherplatz bereits am Limit ist, können Sie Document Extractor ohne Probleme nutzen. Durch das Auslagern von Dateien trägt Document Extractor dazu bei, die Speichernutzung wieder unter das Limit zu bringen.

Sie sind flexibel! Wenn Sie Document Extractor verwenden, können Sie wählen, ob Sie nur bestimmte Salesforce-Dokumente nach SharePoint verschieben wollen, anstatt alle zu migrieren. Es ist auch möglich, bestimmte Dateien über eine Markierung auszuschließen.

Die Dateien laufen nur über den Rechner, auf dem Document Extractor installiert ist, und werden nicht über externe Server verschoben. Je nach Ihrer Bereitstellungsoption kann dies Ihr Rechner sein (wenn Sie selbst gehostet werden) oder ein Azure-Rechner (wenn Sie SaaS nutzen, wobei Sie auswählen können, ob Sie einen US-amerikanischen oder einen europäischen Server verwenden möchten). Dies gewährleistet die Datensicherheit und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

Ja, Sie können eine Liste der Dokumente anzeigen, die Document Extractor innerhalb der Salesforce-Umgebung verschoben hat. Die App bietet ein umfassendes Protokoll bzw. eine Aufzeichnung der Dokumentenextraktionsaktivitäten, so dass die Benutzer nachvollziehen können, welche Dokumente wann verarbeitet wurden.

Wenn Sie eine neue Version des Dokuments erstellen und diese über die Schaltfläche "Neue Version hochladen" auf der Registerkarte "Dateien" in Salesforce ablegen, behält Document Extractor alle Versionen des Dokuments in SharePoint und verwendet ein Suffix, um sie zu unterscheiden.

Die maximale Dateigröße wird hauptsächlich durch den auf Ihrem System verfügbaren Speicherplatz begrenzt. Sie können jedoch festlegen, dass Document Extractor sehr große oder sehr kleine Dateien ignoriert. Was groß und was klein ist, können Sie mit den Konfigurationseinstellungen für die minimale und maximale Dateigröße festlegen.

Salesforce Files Connect ist ein natives Salesforce-Produkt, mit dem Sie eine Verbindung zu Dateien herstellen können, die bereits in externen Cloud-Speicherdiensten wie Quip, Google Drive, SharePoint oder Box gespeichert sind. Es überträgt nicht automatisch neue Dateien auf diese externen Repositories, sondern ermöglicht den Benutzern lediglich den Zugriff auf die dort gespeicherten Dateien innerhalb der Salesforce-Plattform. Document Extractor hingegen ist eine von Connecting Software entwickelte Anwendung eines Drittanbieters, die den Prozess der Übertragung von Dokumenten von Salesforce auf Microsoft SharePoint automatisiert. Im Gegensatz zu Salesforce Files Connect, das lediglich den Zugriff auf externe Dateien ermöglicht, geht Document Extractor einen Schritt weiter, indem es neue und geänderte Dateien automatisch vom Salesforce auf den angeschlossenen externen Speicher verschiebt und so die Speicherkosten auf der Salesforce-Plattform reduziert. Document Extractor ist auch in der Lage, bidirektional zu arbeiten.

Document Extractor ist in erster Linie dazu gedacht, die Übertragung neuer und geänderter Dateien von Salesforce nach SharePoint zu automatisieren, um sicherzustellen, dass Ihre Salesforce-Datensätze nahtlos in Ihr SharePoint-Dokumentenverwaltungssystem integriert werden. Für Dateien, die sich bereits in SharePoint befinden und auf die Sie zugreifen oder die Sie mit Salesforce synchronisieren möchten, müssen Sie zunächst ein Skript verwenden, um sie nach Salesforce zu verschieben, wie in diesem Anwendungsfall beschrieben.

Ja, Document Extractor synchronisiert Metadaten zwischen Salesforce und SharePoint und überträgt wichtige Dokumentdetails zusammen mit den Dateien selbst. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Informationen wie Erstellungs- und Änderungsdaten, Benutzerdetails und benutzerdefinierte Metadatenfelder während der Übertragung erhalten bleiben, was eine nahtlose Integration und eine effiziente Dokumentenverwaltung über beide Plattformen hinweg ermöglicht.