“Das Document Extractor ist ein Werkzeug, von dem unsere Vertriebsmitarbeiter nicht wussten, dass sie es brauchen, und jetzt, wo sie es haben, können sie nicht mehr ohne es leben.’
- Andrea Getty, leitende Systemanalytikerin bei Dorman Products, Inc.
Kunde: Dorman-Produkte, Inc.
Hauptquartier: Colmar, Philadelphia
Aktivität: Lieferant von Ersatzteilen und Befestigungselementen für PKWs, leichte und schwere LKWs auf dem Kfz-Ersatzmarkt
Produkt-Anwendung: Document Extractor
Dorman-ProdukteInc. liefert innovative Reparaturlösungen für den Kfz-Ersatzteilmarkt. Das 1918 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Colmar, Pennsylvania, ist eine Manifestation des amerikanischen Traums. Gegründet von zwei Brüdern, die einfache Ersatzteile herstellten, ist Dorman heute ein börsennotiertes, weltweit tätiges Unternehmen, das mehr als 80.000 verschiedene Produkte, einschließlich hochkomplexer Teile und Elektronik, für fast jeden Bereich des Fahrzeugs herstellt.
Andrea Getty, Leitende Systemanalytikerinist seit fast 24 Jahren bei Dorman und mit dem Unternehmen gewachsen. In letzter Zeit hat sie als SharePoint-Administratorin an der Automatisierung von Geschäftsprozessen und der Verwaltung von Inhalten gearbeitet. Als sich also eine Herausforderung für die Optimierung des Dokumentenflusses ergab, war es Sache der Expertin, sich damit auseinanderzusetzen.
‘Wir brauchten eine Dokumentenverwaltungslösung für Salesforce.’
‘Unser Team war auf der Suche nach eine Dokumentenverwaltungslösung zum Speichern von Dokumenten und zur Online-Bearbeitung in Salesforce’, sagt Andrea Getty. Das Unternehmen befand sich bei der Einführung von Salesforce in der Crawl-Phase, aber die Teamarbeit an Anhängen im CRM zeigte bereits deutliche Schmerzpunkte. ‘Unsere Dokumente, die den Prozess begleiten, sind große Excel-Tabellen mit Formeln. Und unsere Vertriebsmitarbeiter haben sie überall gespeichert: auf OneDrive, in SharePoint, auf ihren Desktops. Es war eine Herausforderung, die neueste Version zu finden und sicherzustellen, dass man nicht etwas tut, was ein anderer bereits getan hat’, erklärt der Dorman-Vertreter.
‘Wir brauchten ein besseres Verfahren. So, Das erste, was ich tat, war die Konfiguration von Dateien verbinden, das ist eine standardmäßige Salesforce-Option, die eine Verbindung zu OneDrive und SharePoint herstellt. Ich habe drei Wochen gebraucht, um es zum Laufen zu bringen. Wir haben mit dem CRM-Kernteam ein Pilotprojekt gestartet - und festgestellt, dass es nicht das tut, was wir brauchen.
Auf der Suche nach einer Lösung wandte sich das Dorman-Team an den Files Connect Director bei Salesforce, und nachdem sie ihre Anforderungen erläutert hatten, wurden sie mit Document Extractor bekannt gemacht.
‘Document Extractor erfüllte alle Anforderungen.’
Document Extractor von Connecting Software ist ein im Hintergrund laufender Dienst, der Dokumente und Dateien von Salesforce an SharePoint überträgt und stattdessen einen Link zum Dokument in Salesforce hinterlässt. Er ermöglicht einen bequemeren Zugriff auf Dokumente, eine kosteneffiziente Dateiablage und eine bessere Kontrolle über Dokumente.
‘Wir haben ein Pilotprojekt mit Document Extractor gestartet und festgestellt, dass es alles bietet, was wir wollten. Es bietet Online-Bearbeitungsfunktionen und macht es überflüssig, sich Gedanken darüber zu machen, mit welcher Version des Dokuments man gerade arbeitet. - inicht einfach die neueste Version abruft. Mit Document Extractor, der Prozess ist für meine Endbenutzer nahtlos. Sie wissen nicht einmal, dass sie da ist, und das ist es, was wir wollten’, erklärt Andrea Getty.
Als SharePoint-Administratorin genießt sie das ‘Sicherheitsnetz’ von Document Extractor: Da die Online-Bearbeitung über SharePoint erfolgt, kann sie Dokumentversionen zurücksetzen, wenn etwas schief läuft. Wir haben viel an der Prozessverbesserung gearbeitet. DDie Dokumente würden die verschiedenen Stufen durchlaufen. Jetzt brauchen wir nicht durchmischen verschiedene Kopien dieser Dokumente. Ein Dokument - eine Quelle der Wahrheit’.
Benutzerfreundlichkeit
Nach dem Start läuft Document Extractor 24/7 in Echtzeit, automatisches Stubbing von Dateien von Salesforce an SharePoint.
Wie Andrea Getty weiter erklärt, hat Dorman kürzlich Salesforce Summer ’20 in Betrieb genommen. Freigabe, was sie dazu veranlasste, den Dienst mit Document Extractor neu zu starten. Keine große Sache, ich habe zwei Minuten gebraucht. Ich habe am Montag, nachdem das Team wieder online war, beobachtet, dass sie wohl Hunderte von Dokumenten in Salesforce hochgeladen haben. Und die App hat sie einfach aufgesaugt und direkt in SharePoint abgelegt. Und keiner von ihnen hat es überhaupt bemerkt‘.
Ein weiteres Merkmal, das der Experte schätzte, war die Verwaltete Pakete Werkzeug. Ich habe keine eigene Welt, die ich für Document Extractor pflegen muss. Oder ich suche nach einer ausführbaren Datei, zum Beispiel in meiner E-Mail. Das ist alles in meiner Salesforce-Anwendung enthalten‘.
In ihrer 30-jährigen Laufbahn im IT-Bereich hat Andrea Getty eine Menge Software implementiert. Und Document Extractor war eine der einfachsten - sowohl von der Installation als auch vom Kundensupport her‘.
Eine Sache, die in der Kombination verbessert werden muss, ist laut dem Vertreter des Unternehmens die Übertragung der Berechtigungseinstellungen von Salesforce auf SharePoint. Aber wir haben die Information erhalten, dass dies auf der Salesforce-Seite blockiert ist. Wie auch immer, das Connecting Software-Team hat mir geholfen, die Sicherheit rund um die Berechtigungen so zu strukturieren, wie es für mein Führungsteam akzeptabel war. Es war ein Privileg und Vergnügen, mit Connecting Software zu arbeiten’.
Kosteneinsparung mit Document Extractor
Document Extractor bietet auch immense Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Da Salesforce den Speicherplatz pro MB berechnet, macht das Entfernen schwerer Anhänge und deren Umwandlung in Links zu SharePoint für große Unternehmen den Unterschied aus. Und Dorman hat es bemerkt.
‘Als IT-Fachmann schaue ich normalerweise nicht auf Dollar und Cent. Aber wenn ich brauche ROI nachzuweisen - absolut. Unser Salesforce-Administrator wollte Document Extractor wegen der Kosteneinsparung. Ich betrachte die Benutzerfreundlichkeit aus der technischen Perspektive. Also, Wir konnten uns in der Mitte treffen, weil es die Probleme für uns beide löst’, erklärt Andrea Getty.
Zum Mitnehmen
Wir sind sehr glücklich Dorman mit Document Extractor an Bord zu haben.
“Wir sind sehr erfreut, dass Schlafsaal hat ihre Probleme mit Document Extractor gelöst. TErbe Annäherung war sehr professionell - sie könnten klar definieren, was sie wollened. When Experten für beide Seitens arbeiten zusammen, Was Sie erhalten, sind großartige Ergebnisse”, - sagt Der Geschäftsführer von Connecting Software, Thomas Berndorfer.
Wie fühlt sich der Kunde dabei?
‘Es war aufregend, ein Teil von Dorman zu sein und das Wachstum des Unternehmens mitzuerleben, während wir mit zuverlässigen Anbietern zusammenarbeiten. Document Extractor in unserer Salesforce-Architektur zu haben, ist zwar nicht beunruhigend über die Probleme der Dokumentenverwaltung, half bei der Lösung dieses Rätsels’, sagt Andrea Getty. ‘Gemeinsam mit Salesforce glauben wir, dass wir unser Geschäft auf die nächste Ebene bringen können.'.