"Document Extractor ist ein solches Werkzeug, von dem unsere Verkäufer nicht wussten, dass sie es brauchen, und jetzt, da sie es haben, können sie nicht mehr ohne es leben".
- Andrea Getty, Leitende Systemanalytikerin bei Dorman Products, Inc.
Kunde: Dorman-Produkte, Inc.
Hauptquartier: Colmar, Philadelphia
Aktivität: Lieferant von Ersatzteilen und Befestigungselementen für PKWs, leichte und schwere LKWs auf dem Kfz-Ersatzmarkt
Produkt-Anwendung: Document Extractor
Dorman-ProdukteInc. liefert innovative Reparaturlösungen für den Kfz-Ersatzteilmarkt. Das 1918 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Colmar, Pennsylvania, ist eine Manifestation des amerikanischen Traums. Gegründet von zwei Brüdern, die einfache Ersatzteile herstellten, ist Dorman heute ein börsennotiertes, weltweit tätiges Unternehmen, das mehr als 80.000 verschiedene Produkte, einschließlich hochkomplexer Teile und Elektronik, für fast jeden Bereich des Fahrzeugs herstellt.
Andrea Getty, Leitende Systemanalytikerinist seit fast 24 Jahren bei Dorman und mit dem Unternehmen gewachsen. In letzter Zeit hat sie als SharePoint-Administratorin an der Automatisierung von Geschäftsprozessen und der Verwaltung von Inhalten gearbeitet. Als sich also eine Herausforderung für die Optimierung des Dokumentenflusses ergab, war es Sache der Expertin, sich damit auseinanderzusetzen.
Wir benötigten eine Dokumentenverwaltungslösung für Salesforce".
Unser Team war auf der Suche nach eine Dokumentenverwaltungslösung zum Speichern von Dokumenten und zur Online-Bearbeitung in Salesforce", sagt Andrea Getty. Das Unternehmen befand sich bei der Einführung von Salesforce in der Crawl-Phase, aber die Teamarbeit an Anhängen im CRM zeigte bereits deutliche Schmerzpunkte. Unsere Dokumente, die mit dem Prozess reisen, sind große Excel-Tabellen mit Formeln. Und unsere Vertriebsmitarbeiter würden sie überall speichern: auf OneDrive, in SharePoint, auf ihren Desktops. Es war eine Herausforderung, die neueste Version zu finden und sicherzustellen, dass man nicht etwas tut, was eine andere Person bereits getan hat", erklärt der Vertreter von Dorman.
Wir brauchten einen besseren Prozess. So, Das erste, was ich tat, war die Konfiguration von Dateien verbinden, bei der es sich um eine Standardoption von Salesforce handelt, die eine Verbindung zu OneDrive und SharePoint herstellt. Ich habe drei Wochen gebraucht, um es zum Laufen zu bringen. Wir begannen die Pilotphase mit dem CRM-Kernteam - und stellten fest, dass es nicht das tut, was wir brauchen".
Auf der Suche nach einer Lösung wandte sich das Dorman-Team an den Files Connect Director bei Salesforce, und nachdem sie ihre Anforderungen erläutert hatten, wurden sie mit Document Extractor bekannt gemacht.
Document Extractor hat alle Kästchen angekreuzt
Document Extractor von Connecting Software ist ein im Hintergrund laufender Dienst, der Dokumente und Dateien von Salesforce an SharePoint überträgt und stattdessen einen Link zum Dokument in Salesforce hinterlässt. Er ermöglicht einen bequemeren Zugriff auf Dokumente, eine kosteneffiziente Dateiablage und eine bessere Kontrolle über Dokumente.
Wir haben ein Pilotprojekt mit Document Extractor gestartet und gesehen, dass es alles tut, was wir wollten. Es bietet Online-Bearbeitungsfunktionen und macht es überflüssig, darüber nachzudenken, auf welcher Version des Dokuments Sie sich befinden. - inicht einfach die neueste Version abruft. Mit Document Extractor, der Prozess ist für meine Endbenutzer nahtlos. Sie wissen nicht einmal, dass es da ist, was wir wollten", erklärt Andrea Getty.
Als Administratorin von SharePoint genießt sie ein "Sicherheitsnetz", das mit Document Extractor mitgeliefert wird: Da die Online-Bearbeitung über SharePoint erfolgt, kann sie Dokumentversionen umkehren, wenn etwas schief geht. Wir haben eine Menge Prozessverbesserungen vorgenommen.. Die Dokumente würden die verschiedenen Schritte durchlaufen. Jetzt haben wir nicht durchmischen verschiedene Kopien dieser Dokumente. Ein Dokument - eine Quelle der Wahrheit".
Benutzerfreundlichkeit
Nach dem Start läuft Document Extractor 24/7 in Echtzeit, automatisches Stubbing von Dateien von Salesforce an SharePoint.
Wie Andrea Getty weiter erläutert, ging Dorman kürzlich mit Salesforce Summer '20 live Release, und es veranlasste sie, den Dienst mit Document Extractor neu zu starten. 'Keine große Sache, hat mich zwei Minuten gekostet. Ich habe am Montag zugeschaut, nachdem das Team wieder online war - sie müssen hunderte von Dokumenten in Salesforce hochgeladen haben. Und die App saugte sie einfach auf und legte sie direkt in SharePoint ab. Und keiner von ihnen hat es überhaupt bemerkt.
Ein weiteres Merkmal, das der Experte schätzte, war die Verwaltete Pakete Werkzeug. Ich habe keine separate Welt, die ich für Document Extractor pflegen muss. Oder suchen Sie nach einer ausführbaren Datei, zum Beispiel in meiner E-Mail. Das alles ist in meiner Salesforce-Anwendung enthalten.
Während ihrer 30-jährigen Karriere im IT-Bereich hat Andrea Getty eine Menge Software implementiert. Und Document Extractor war eine der einfachsten - aus der Sicht der Installation und des Kundensupports".
Eine Sache, die in der Kombination verbessert werden muss, ist laut dem Vertreter des Unternehmens die Übertragung von Berechtigungseinstellungen von Salesforce auf SharePoint. Aber wir haben die Information erhalten, dass sie auf der Salesforce-Seite blockiert ist. Jedenfalls half mir das Connecting Software-Team dabei, die Sicherheit um die Berechtigungen herum so zu strukturieren, wie es für mein Führungsteam akzeptabel war. Es war ein Privileg und Vergnügen, mit Connecting Software zu arbeiten’.
Kosteneinsparung mit Document Extractor
Document Extractor bietet auch immense Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Da Salesforce den Speicherplatz pro MB berechnet, macht das Entfernen schwerer Anhänge und deren Umwandlung in Links zu SharePoint für große Unternehmen den Unterschied aus. Und Dorman hat es bemerkt.
Als IT-Mensch schaue ich im Allgemeinen nicht auf Dollars und Cents. Aber wenn ich ROI nachzuweisen - absolut. Unser Salesforce-Administrator wollte Document Extractor wegen der Kosteneinsparungen. Ich betrachte die Benutzerfreundlichkeit aus der technischen Perspektive. Also, konnten wir uns in der Mitte treffen, weil es die Probleme für uns beide löst', - erklärt Andrea Getty.
Zum Mitnehmen
Wir sind sehr glücklich Dorman mit Document Extractor an Bord zu haben.
"Wir sind sehr erfreut, dass Schlafsaal hat ihre Probleme mit Document Extractor gelöst. TErbe Annäherung war sehr professionell - sie könnten klar definieren, was sie wollened. When Experten für beide Seitens arbeiten zusammen, was Sie erhalten, sind großartige Ergebnisse", - sagt Connecting Software's Geschäftsführer Thomas Berndorfer.
Wie fühlt sich der Kunde dabei?
Es war aufregend, ein Teil von Dorman zu sein und sein Wachstum mitzuerleben, während man mit vertrauenswürdigen Anbietern zusammenarbeitet. Document Extractor in unserer Salesforce-Architektur zu haben, aber nicht beunruhigend über die Probleme der Dokumentenverwaltung, half bei der Lösung dieses Rätsels', sagt Andrea Getty. ‘Gemeinsam mit Salesforce glauben wir, dass wir unser Geschäft auf die nächste Ebene bringen können.'.