Salesforce-Datenspeicherung: Wie Sie Kosten senken und die Einhaltung von Richtlinien fördern

Artikel zuletzt aktualisiert am 27. Juli 2020

Ihre Teams lieben die Benutzererfahrung von Salesforce, und sie ist ein sicherer Motor für die Vertriebsproduktivität. Die Teammitglieder verfolgen gerne alle Dokumente, da dies ihnen hilft, die Interaktionen mit Kunden und potenziellen Kunden zu verwalten.

Aber Wohin sollten diese Dokumente gehen? Sollten sie im gleichen System oder in einem externen Speicher aufbewahrt werden? Es obliegt dem Management und den Administratoren, sich um die Dokumentenspeicherung für Salesforce zu kümmern. Und sie müssen die Speicherkosten für Salesforce im Auge behalten, da die Kosten für die Dokumentenspeicherung können sich wirklich anhäufen wenn Sie keine konkrete Strategie dafür haben.

Salesforce ist ein vollständig Cloud-basiertes System, aber Dokumente in der Wolke zu haben ist nicht immer die beste Option. Manchmal ist es nicht einmal eine Option!

Wie können sie Dokumente zugänglich machen, aber die Konformität aufrechterhalten?

Eine Salesforce Lightning-fähige Lösung – Document Extractor, auch verfügbar unter Salesforce AppExchange.

Bei der Suche nach externer Dokumentenspeicherung für Salesforce könnten Sie auch die G Suite von Google Cloud in Betracht ziehen, aber diese Option ist bei Unternehmen nicht sehr beliebt.

Zuallererst und vor allem, nicht alle Organisationen wollen ihre Daten in Google Drive speichern, da sie nicht möchten, dass ihre Daten und Dokumente außerhalb ihrer Kontrolle in Cloud-Rechenzentren gespeichert werden. Selbst wenn dies eine Möglichkeit wäre, die Kosten für die Speicherung von Salesforce-Daten zu senken, ist es daher nicht die Lösung für die Einhaltung von Compliance- und Sicherheitsanforderungen.

Außerdem, wenn man die G Suite vs. SharePoint in einer Geschäftsumgebung betrachtet, ist die Die Dokumentverwaltungsfunktionen von SharePoint sind beispiellos. SharePoint ermöglicht die Zusammenarbeit im Team. Der Zugriff mehrerer Benutzer auf ein und dasselbe Dokument in Echtzeit ist kein Problem. Sie können sogar sehen, wo sich die einzelnen Personen im Dokument befinden. Dennoch können Sie ein Dokument auch auschecken, wenn Sie sichergehen wollen, dass Sie der Einzige sind, der es bearbeitet.

Teammitglieder können auch die Versionen eines Dokuments verfolgen. Das Auffinden Ihrer wichtigsten Dokumente ist dank der Suchfunktionen und der Möglichkeit, die Aktivitäten jeder Gruppe anzuzeigen, ebenfalls ein Kinderspiel. Dokumente können durch Zugriffsbeschränkungen für Mitglieder geschützt und einfach per E-Mail oder Microsoft Teams geteilt werden. Im Allgemeinen gilt:, die Integration mit Office ist sehr reibungslos und Sie können z.B. Ihre Dokumente im Handumdrehen online in Word oder auf der Word-Desktop-Anwendung öffnen.

Es gibt zwei Arten der Salesforce-SpeicherungDateispeicherung und Datenspeicherung. Je nach Edition erhalten alle Organisationen zunächst 10 GB Dateispeicherplatz (mit Ausnahme der Essentials-Edition, die nur 1 GB Dateispeicherplatz pro Organisation erhält). Der Dateispeicher ist der Ort, an dem alle Dokumente, Anhänge und Dateien Ihrer Organisation gespeichert werden. Die meisten Organisationen überschreiten diese Dokumentenspeichergrenze von 1 TP44T ziemlich schnell. 10 GB sind schnell aufgebraucht, wenn man alle Dokumente und Dateien in einer Organisation zusammenzählt.

Was den Preis für Salesforce-Datenspeicher angeht, so erhalten die meisten Editionen ab Ende März 2019 weitere 10 GB für die Datenspeicherung sowie zusätzlich inkrementell hinzugefügten Benutzerspeicher. So speichert Salesforce Daten, aber bitte beachten Sie, dass dies, wie wir festgestellt haben, je nach Ihrer spezifischen Lizenz variieren kann. Foren sind ein großartiger Ort, um tiefer zu graben und zu sehen, was andere über die Preise für Salesforce-Datenspeicher sagen.

Angesichts dieser Einschränkungen und der Speicherpreise von Salesforce ist es vielleicht Zeit, um über einen Dienst nachzudenken, der Ihre Dokumente automatisch an einen günstigeren Ort bringt.

SharePoint ist eine kollaborative Plattform und ein unternehmensweites Dateispeichersystem mit ausgefeilten Kontrollen für Sicherheit, Verwaltung von Websitesammlungen, Workflows, gemeinsame Nutzung, Versionskontrolle und mehr.

Die Kosten für SharePoint Speicherplatz sind unkompliziert: Der Standard-Speicherplatz von SharePoint beträgt 1 TB plus 10 GB pro erworbener Lizenz (genau Grenzen hängen von Ihrem Plan ab). Wenn das nicht ausreicht, können Sie zusätzlichen Speicher zum Preis von $0,20/Monat pro GB zusätzlich kaufen. Das ist angesichts der Speicherkosten für Salesforce-Dateien sehr günstig.

Sie können eine hybrider SharePoint-Einsatz die die Vorteile von Vor-Ort-Einsätzen mit den Vorteilen der Cloud verbindet. Dies ermöglicht die sichere gemeinsame Nutzung von Dateien innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens, neben vielen anderen Vorteilen. Für Salesforce-Benutzer und Compliance-erfahrene Manager ist es das Beste aus beiden Welten.

Wenn Sie Folgendes benötigen Ihr gesamtes Unternehmen über Grenzen hinweg verbinden und die Compliance einhalten Wenn Sie Zugriff auf sensible Informationen ermöglichen möchten, ist SharePoint die richtige Wahl.

Document Extractor kümmert sich auf intelligente Weise um die Integration von Salesforce / SharePoint. Es ermöglicht nahtlose und natürliche Nutzung externer Speicher.

Sobald Sie eine Datei in Salesforce hochladen, wird sie von dem im Hintergrund laufenden Service erkannt, der die Datei nach SharePoint verschiebt. Document Extractor dann erstellt eine Verknüpfung in Salesforce, die auf diesen SharePoint-Speicherort verweist und über die Sie auf die Datei zugreifen können.

Document Extractor erstellt die Ordnerstruktur in SharePoint, um der Objekthierarchie in Salesforce zu folgen. Dies funktioniert für alle Arten von Dateien, d. h. für alle Dokumente, die sich auf Salesforce-Accounts, Kontakte, Leads, Opportunities, Angebote, Verträge, Aufträge, Assets, E-Mail-Nachrichten oder benutzerdefinierte Objekte beziehen. All dies geschieht im Hintergrund, auf völlig automatische Weise.

Darüber hinaus überträgt der Service auch die Informationen über den Ersteller, Redakteur und Eigentümer von Salesforce-Dokumenten an SharePoint, um die Verfolgung der Dokumente zu erleichtern. Der Name und die Erweiterung der Originaldateien können weiterhin über die globale Salesforce-Suche durchsucht werden.

Wenn der Dienst außerdem zwei Dokumente mit demselben Namen am selben Ort in Salesforce findet, erstellt er zwei Dokumente auf SharePoint, und er fügt ein Postfix hinzu, das die Existenz beider Dateien auf SharePoint ermöglicht. Dadurch wird das Problem gelöst, das dadurch entsteht, dass SharePoint zwei Dokumente mit demselben Namen am selben Ort nicht zulässt. Das Postfix ist durch den Service-Administrator konfigurierbar. Document Extractor unterstützt die neueste Salesforce Lightning-Erfahrung, also suchen Sie es auf AppExchange!

Document Extractor ist das zuverlässige Tool von Drittanbietern, das Manager und Administratoren besser dabei unterstützen kann, die Kosten für die Datenspeicherung in Salesforce unter Kontrolle zu halten, die Konformität zu wahren und die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen. Es ermöglicht auch Nicht-CRM-Benutzern die Arbeit an Dokumenten.