Artikel zuletzt aktualisiert am 27. Juli 2020
Ihre Teams lieben die Salesforce-Benutzererfahrung, und sie ist ein sicherer Motor für die Vertriebsproduktivität. Die Teammitglieder verfolgen gerne alle Dokumente, da es ihnen hilft, die Interaktionen mit Kunden und potenziellen Kunden zu verwalten.
Aber Wohin sollten diese Dokumente gehen? Sollten sie im gleichen System oder in einem externen Speicher aufbewahrt werden? Es obliegt dem Management und den Administratoren, sich um die Dokumentenspeicherung für Salesforce zu kümmern. Und sie müssen die Speicherkosten für Salesforce im Auge behalten, da die Kosten für die Dokumentenspeicherung können sich wirklich anhäufen wenn Sie keine spezifische Strategie dafür haben.
Salesforce-Daten: Wo werden sie gespeichert?
Salesforce ist ein vollständig cloudbasiertes System, aber Dokumente in der Wolke zu haben ist nicht immer die beste Option. Manchmal ist es nicht einmal eine Option!
Die sich ständig verändernde Compliance-Landschaft verlangt von Unternehmen, bestimmte Dokumente vor Ort aufzubewahren. Die brasilianische LGPD ist das jüngste Beispiel für Compliance-Gesetze, aber es gibt auch die GDPR für Europa, die CCPA in Kalifornien, HIPAA, SOX, den New Yorker SHIELD Act... die Liste scheint ständig zu wachsen.
Wie wirken sich all diese Rechtsvorschriften auf die Aufbewahrungsmöglichkeiten für Dokumente in Unternehmen aus? Betrachten wir eine Beispiel. Ein transnationales Unternehmen hat viele Kunden in Europa und hat aufgrund der Datenschutzgrundverordnung beschlossen, bestimmte Daten vor Ort zu speichern. Die Vertriebsmitarbeiter in den Vereinigten Staaten benötigen jedoch Zugang zu bestimmten Dokumenten. Das wäre einfach, wenn die Daten in der Cloud gespeichert wären, wie es in Salesforce standardmäßig der Fall ist... Ist es aber nicht.
Wie können sie Dokumente zugänglich machen, aber die Konformität aufrechterhalten?
Geben Sie eine Salesforce Lightning-fähige Lösung ein - Document Extractor, auch verfügbar unter Salesforce AppExchange.
Document Extractor ist ein Integrationswerkzeug, das eine Lösung bietet für transparentes Speichern von in Salesforce hochgeladenen Dateien in Microsoft SharePoint.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihre wichtigen Salesforce-Daten und -Dokumente vor Ort speichern können, und Senkung der Kosten für die Datenspeicherung in Salesforce zur gleichen Zeit.
Salesforce und SharePoint oder Salesforce und G-Suite?
Bei der Suche nach externer Dokumentenspeicherung für Salesforce könnten Sie auch die G Suite von Google Cloud in Betracht ziehen, aber diese Option ist bei Unternehmen nicht sehr beliebt.
Zuallererst und vor allem, nicht alle Organisationen wollen ihre Daten in Google Drive speichernSie wollen nicht, dass ihre Daten und Dokumente außerhalb ihrer Kontrolle in Cloud-Rechenzentren gespeichert werden. Selbst wenn dies eine Möglichkeit ist, die Kosten für die Datenspeicherung bei Salesforce zu senken, ist es daher nicht die Lösung für die Einhaltung von Compliance- und Sicherheitsanforderungen.
Außerdem, wenn man die G Suite vs. SharePoint in einer Geschäftsumgebung betrachtet, ist die Die Dokumentverwaltungsfunktionen von SharePoint sind beispiellos. SharePoint ermöglicht die Zusammenarbeit im Team. Es ist kein Problem, wenn mehrere Benutzer in Echtzeit auf dasselbe Dokument zugreifen. Sie können sogar sehen, an welcher Stelle des Dokuments sich die einzelnen Personen befinden. Dennoch können Sie ein Dokument auch auschecken, wenn Sie sicher sein wollen, dass Sie der Einzige sind, der es bearbeitet.
Die Teammitglieder können auch die Versionen eines Dokuments verfolgen. Die Suche nach wichtigen Dokumenten wird durch die SharePoint-Suchfunktionen und die Möglichkeit, die Aktivitäten der einzelnen Gruppen anzuzeigen, ebenfalls erleichtert. Dokumente können durch Zugriffsbeschränkungen für Mitglieder geschützt werden und lassen sich problemlos per E-Mail oder über Microsoft Teams teilen. Ganz allgemein, die Integration mit Office ist sehr reibungslos und Sie können z.B. Ihre Dokumente im Handumdrehen online in Word oder auf der Word-Desktop-Anwendung öffnen.
Salesforce und SharePoint Datenspeicherung: Wie hoch sind die Kosten?
Es gibt zwei Arten der Salesforce-Speicherung: Datei- und Datenspeicherung. Abhängig von der Edition, die Sie besitzen, erhalten alle Org's einen anfänglichen Dateispeicher von 10 GB (mit Ausnahme der Essentials-Edition, die nur 1 GB Dateispeicher pro Org's erhält). Unter Dateispeicher werden alle Dokumente, Anhänge und Dateien Ihrer Organisation im Allgemeinen gespeichert. Die meisten Unternehmen überschreiten diese Grenze für die Speicherung von Salesforce-Dokumenten recht schnell. 10 GB gehen schnell, wenn Sie alle Dokumente und Dateien in einer Organisation zusammenzählen.
Was den Preis für die Datenspeicherung in Salesforce betrifft, so erhalten die meisten Editionen ab Ende März 2019 weitere 10 GB für die Datenspeicherung sowie inkrementell hinzugefügten Benutzerspeicher. Auf diese Weise speichert Salesforce Daten, aber bitte beachten Sie, dass dies, wie wir festgestellt haben, je nach Ihrer spezifischen Lizenz variieren kann. Foren sind ein großartiger Ort, um tiefer zu graben und zu sehen, was andere über die Preise für Salesforce-Datenspeicher sagen.
In Anbetracht dieser Grenzen und des Preises für den Speicherplatz von Salesforce, ist es vielleicht Zeit, um über einen Dienst nachzudenken, der Ihre Dokumente automatisch an einen günstigeren Ort bringt.
Ihre Salesforce-Integration mit einem Hybrid SharePoint
SharePoint ist eine kollaborative Plattform und ein unternehmensweites Dateispeichersystem mit ausgefeilten Kontrollen für Sicherheit, Verwaltung von Websitesammlungen, Workflows, gemeinsame Nutzung, Versionskontrolle und mehr.
Die Kosten für SharePoint Speicherplatz sind unkompliziert: Der Standard-Speicherplatz von SharePoint beträgt 1 TB plus 10 GB pro erworbener Lizenz (genau Grenzen hängen von Ihrem Plan ab). Wenn das nicht ausreicht, können Sie zusätzlichen Speicher zum Preis von $0,20/Monat pro GB zusätzlich kaufen. Das ist angesichts der Speicherkosten für Salesforce-Dateien sehr günstig.
Sie können eine hybrider SharePoint-Einsatz die die Vorteile von Vor-Ort-Einsätzen mit den Vorteilen der Cloud verbindet. Dies ermöglicht die sichere gemeinsame Nutzung von Dateien innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens, neben vielen anderen Vorteilen. Für Salesforce-Benutzer und Compliance-erfahrene Manager ist es das Beste aus beiden Welten.
Wenn Sie Folgendes benötigen Ihr gesamtes Unternehmen über Grenzen hinweg verbinden und die Compliance einhalten und gleichzeitig den Zugang zu sensiblen Informationen ermöglichen - SharePoint ist Ihre erste Wahl.
Document Extractor: Wie es funktioniert
Document Extractor kümmert sich auf intelligente Weise um die Integration von Salesforce / SharePoint. Es ermöglicht nahtlose und natürliche Nutzung externer Speicher.
Sobald Sie eine Datei in Salesforce hochladen, wird sie von dem im Hintergrund laufenden Service erkannt, der die Datei nach SharePoint verschiebt. Document Extractor dann erstellt eine Verknüpfung in Salesforce, die auf diesen SharePoint-Speicherort verweist und über die Sie auf die Datei zugreifen können.
Document Extractor erstellt die Ordnerstruktur in SharePoint, um der Objekthierarchie in Salesforce zu folgen. Dies funktioniert für alle Arten von Dateien, d. h. für alle Dokumente, die sich auf Salesforce-Accounts, Kontakte, Leads, Opportunities, Angebote, Verträge, Aufträge, Assets, E-Mail-Nachrichten oder benutzerdefinierte Objekte beziehen. All dies geschieht im Hintergrund, auf völlig automatische Weise.
Darüber hinaus überträgt der Service auch die Informationen über den Ersteller, Redakteur und Eigentümer von Salesforce-Dokumenten an SharePoint, um die Verfolgung der Dokumente zu erleichtern. Der Name und die Erweiterung der Originaldateien können weiterhin über die globale Salesforce-Suche durchsucht werden.
Wenn der Dienst außerdem zwei Dokumente mit demselben Namen am selben Ort in Salesforce findet, erstellt er zwei Dokumente auf SharePoint, und er fügt ein Postfix hinzu, das die Existenz beider Dateien auf SharePoint ermöglicht. Dadurch wird das Problem gelöst, das dadurch entsteht, dass SharePoint zwei Dokumente mit demselben Namen am selben Ort nicht zulässt. Das Postfix ist durch den Service-Administrator konfigurierbar. Document Extractor unterstützt die neueste Salesforce Lightning-Erfahrung, also suchen Sie es auf AppExchange!
Zum Mitnehmen
Document Extractor ist ein zuverlässiges Drittanbieter-Tool, das Managern und Administratoren hilft, die Kosten für die Datenspeicherung unter Kontrolle zu halten, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen. Es ermöglicht auch Nicht-CRM-Benutzern die Arbeit an Dokumenten.
Dieses Tool ist verfügbar unter AppExchange und auf der Website von Connecting Software können Sie
Salesforce, Sales Cloud und andere sind Marken von salesforce.com, inc,
und werden hier mit Genehmigung verwendet.
Ana Neto
Technical Berater
bei Connecting Software
Autor:
Ich bin seit 1997 als Software-Ingenieur tätig, mit einer neueren Liebe zum Schreiben und öffentlichen Reden. Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zu diesem Beitrag oder zu Document Extractor? Ich würde mich über Ihr Feedback freuen!
Weitere Informationen zu Document Extractor, der für die Salesforce-Plattform entwickelt wurde
Wenn Sie sich für die Salesforce SharePoint-Integration interessieren, finden Sie hier einige weitere Artikel zur weiteren Untersuchung des Themas:
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