Stockage des données Salesforce: comment réduire les coûts et renforcer la conciliance

Ana Neto Produits et solutions 2 Commentaires

Article mis à jour le 27 juillet 2020

Vos équipes adorent l'expérience utilisateur de Salesforce, et c'est un moteur sûr de la productivité des ventes. Les membres de l'équipe aiment suivre tous les documents, car cela les aide à gérer les interactions avec les clients et les clients potentiels.

Mais où doivent aller ces documents ? Doivent-ils être conservés dans le même système ou dans un stockage externe ? C'est à la direction et aux administrateurs de se préoccuper du stockage des documents pour Salesforce. Et ils doivent garder à l'esprit les coûts de stockage de Salesforce, car Les coûts de stockage des documents peuvent vraiment s'accumuler si vous n'avez pas de stratégie spécifique pour cela.

Données relatives aux forces de vente : où sont-elles stockées ?

Salesforce est un système entièrement basé sur le nuage mais avoir des documents dans le nuage n'est pas toujours la meilleure option. Parfois, ce n'est même pas une option !

Le paysage de la conformité en constante évolution oblige les entreprises à conserver certains documents dans leurs locaux. La LGPD du Brésil est l'exemple le plus récent de législation de conformité, mais il y a aussi la GDPR pour l'Europe, la CCPA en Californie, la HIPPA, la SOX, la loi SHIELD de New York... la liste semble s'allonger sans cesse.

En quoi toute cette législation de mise en conformité affecte-t-elle les options de stockage des documents des entreprises ? Envisageons une exemple. Une entreprise transnationale a de nombreux clients en Europe, et en raison de la GDPR a décidé de conserver certaines données sur place. Toutefois, leurs vendeurs aux États-Unis doivent avoir accès à des documents spécifiques. Cela serait facile si les données étaient stockées dans le nuage, comme c'est le cas par défaut dans Salesforce . Mais ce n'est pas le cas.

Comment peuvent-ils rendre les documents accessibles tout en respectant les règles ?

Entrez dans une solution d'éclairage de la force de vente - Document Extractor, également disponible sur Force de vente AppExchange.

Document Extractor construit pour la plate-forme Salesforce

Document Extractor est un outil d'intégration qui offre une solution pour stocker de manière transparente les fichiers téléchargés vers Salesforce dans Microsoft SharePoint.

Lisez ce qui suit pour découvrir comment vous pouvez stocker vos données et documents essentiels de Salesforce sur place, et réduction des coûts de stockage des données de Salesforce en même temps.

Salesforce et SharePoint ou Salesforce et G Suite ?

Si vous cherchez un système de stockage externe de documents pour Salesforce, vous pouvez également envisager la G Suite de Google Cloud, mais cette option n'est pas très populaire auprès des entreprises.

Avant tout, toutes les organisations ne veulent pas stocker leurs données dans Google Drivecar ils ne veulent pas que leurs données et documents soient stockés hors de leur contrôle dans des centres de données en nuage. Par conséquent, même si c'est une façon de réduire les coûts de stockage des données de Salesforce, c'est n'est pas la solution pour respecter les exigences de conformité et de sécurité.

En outre, si l'on considère la suite G par rapport au SharePoint dans un contexte commercial, le les capacités de gestion des documents du SharePoint sont inégalées. SharePoint permet la collaboration entre les équipes. Le fait que plusieurs utilisateurs accèdent au même document en temps réel n'est pas un problème. Vous pouvez même voir où se trouve chaque personne dans le document. Néanmoins, vous pouvez également consulter un document si vous voulez vous assurer que vous êtes le seul à l'éditer.

Les membres de l'équipe peuvent également suivre les versions d'un document. Trouver vos documents clés est également facile comme SharePoint avec les capacités de recherche offertes et la possibilité de visualiser l'activité de chaque groupe. Les documents peuvent être protégés par des restrictions d'accès pour les membres et peuvent être facilement partagés par courrier électronique ou par les équipes Microsoft. En général, l'intégration avec l'Office est très harmonieuse et vous pouvez, par exemple, ouvrir vos documents Word en ligne ou sur l'application de bureau Word en un clin d'œil.

Salesforce et stockage de données SharePoint : Quels sont les coûts ?

Il y en a deux types de stockage Salesforce: Stockage de fichiers et de données. En fonction de l'édition dont vous disposez, tous les orgs reçoivent une capacité initiale de 10 Go de stockage de fichiers (sauf l'édition Essentials, qui ne reçoit qu'un Go de stockage de fichiers par org). Le stockage de fichiers est l'endroit où vont tous les documents, pièces jointes et fichiers en général de votre organisation. La plupart des organisations dépassent assez rapidement cette limite de stockage de documents Salesforce. 10 Go vont vite quand vous additionnez tous les documents et fichiers d'une organisation.

En ce qui concerne le prix du stockage de données de Salesforce, à partir de fin mars 2019, la plupart des éditions obtiennent 10 Go supplémentaires pour le stockage de données, plus le stockage utilisateur ajouté progressivement. C'est ainsi que Salesforce stocke les données, mais sachez, comme nous l'avons découvert, que cela peut varier en fonction de votre licence spécifique. Forums sont un excellent endroit pour creuser plus profondément et voir ce que les autres disent sur la tarification du stockage de données Salesforce.

Compte tenu de ces limites et des prix de stockage de Salesforce, il est peut-être il est temps d'envisager un service qui déplace automatiquement vos documents dans un endroit moins cher.

L'intégration de votre force de vente avec un hybride SharePoint

SharePoint est une plateforme collaborative et un système de stockage de fichiers d'entreprise avec des contrôles sophistiqués pour la sécurité, la gestion de la collection de sites, les flux de travail, le partage, le contrôle de version et plus encore.

Les coûts de stockage SharePoint sont simples : le stockage standard SharePoint est de 1 To plus 10 Go par licence achetée (exact les limites dépendent de votre régime). Si cela ne suffit pas, vous pouvez acheter du stockage supplémentaire au prix de $0,20/mois par Go supplémentaire. Ce prix est très raisonnable compte tenu des coûts de stockage de fichiers de Salesforce.

Vous pouvez faire une déploiement hybride SharePoint qui combine les avantages des locaux avec ceux du nuage. Cela permet de partager des fichiers en toute sécurité à l'intérieur et à l'extérieur de votre entreprise, parmi de nombreux autres avantages. Pour les utilisateurs de Salesforce et les responsables de la conformité, c'est le meilleur des deux mondes.

Si vous avez besoin de connecter l'ensemble de votre organisation au-delà des frontières et rester en conformité tout en permettant l'accès à des informations sensibles - SharePoint est votre choix.

Document Extractor : Comment ça marche

Document Extractor s'occupe de l'intégration de Salesforce / SharePoint de manière intelligente. Il permet utiliser le stockage externe de manière transparente et naturelle.

Lorsque vous téléchargez un fichier dans Salesforce, il est détecté par le service fonctionnant en arrière-plan, qui déplace le fichier vers SharePoint. Document Extractor puis crée un lien dans Salesforce qui pointe vers cet emplacement SharePoint, et par lequel vous pouvez accéder au fichier.

Document Extractor crée la structure de dossiers dans SharePoint pour suivre la hiérarchie des objets dans Salesforce. Cela fonctionne pour tous les types de dossiers, à savoir pour tous les documents liés aux comptes Salesforce, aux contacts, aux pistes, aux opportunités, aux devis, aux contrats, aux commandes, aux actifs, aux messages électroniques ou aux objets personnalisés. Tout cela se passe en arrière-plan, de manière totalement automatique.

En outre, le service transfère également les informations sur le créateur, l'éditeur et le propriétaire du document Salesforce à SharePoint pour faciliter le suivi des documents. Le nom et l'extension des fichiers originaux peuvent toujours être recherchés à partir de la recherche Salesforce Global.

De plus, lorsque le service trouve deux documents portant le même nom au même endroit sur Salesforce, il crée deux documents sur SharePoint, et il ajoute un postfix qui permet aux deux fichiers d'exister sur SharePoint. Cela résout le problème causé par le fait que SharePoint n'autorise pas deux documents portant le même nom au même endroit. Le postfix est configurable par l'administrateur du service. Document Extractor prend en charge la toute dernière expérience de Salesforce Lightning, alors cherchez-la sur AppExchange!

A emporter

Document Extractor est l'outil tiers fiable qui peut mieux aider les gestionnaires et les administrateurs à maîtriser les coûts de stockage des données de Salesforce, à maintenir la conformité et à accroître la convivialité. Il permet également aux utilisateurs non-CRM de travailler sur des documents.

Intégration de SharePoint avec Salesforce

 

Cet outil est disponible sur AppExchange et sur le site web de Connecting software, vous pouvez

Salesforce, Sales Cloud et autres sont des marques commerciales de salesforce.com, inc,
et sont utilisés ici avec autorisation.

Ana Neto - Conseiller technique, auteur

Ana Neto
Technical advisor
à Connecting Software

Auteur :

Je suis ingénieur en informatique depuis 1997, et plus récemment, j'aime écrire et parler en public.  Vous avez des questions ou des commentaires sur ce poste ou sur Document Extractor ? J'aimerais avoir votre avis !

 ana@connecting-software.com

En savoir plus sur la plateforme Document Extractor Built for Salesforce

Si l'intégration de Salesforce SharePoint vous intéresse, voici quelques articles supplémentaires pour approfondir le sujet :

Commentaires 2

  1. Bonjour Alliance Pro,
    Merci pour vos commentaires ! N'hésitez pas à revenir souvent pour trouver des contenus de blog connexes, à partager cette solution avec d'autres et à nous contacter pour plus d'informations !

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