Intégration de Salesforce avec Salesforce

SharePoint Integration with Salesforce – All You Need to Know Heading Into 2022

Ana Neto Produits et solutions 18 Commentaires

Last updated on: October 12, 2021

You heard about companies that use both SharePoint and Salesforce. It made you question if there is any real synergy in using both applications. Can there be advantages to a Salesforce SharePoint integration, or is it simply not worth it?

In this article, we will consider the benefits and pitfalls of this integration so that you can decide if it makes sense in your scenario.

Benefits – Why should you go for a Salesforce and SharePoint integration?

It is widely known that Salesforce, also known as SFDC (Salesforce Dot Com), is one of the most expensive CRM tools. In 2021, and for the 13th time in a row, Gartner named Salesforce a Leader in the Quadrant magique du centre d'engagement client CRM.

In August 2021, Salesforce made it to the top 5 on all relevant categories of the 2021 CRM Industry Leader Awards (best enterprise CRM software and solutions, best CRM for midsize and small businesses, best business intelligence and analytics, and best customer data platforms).

Why is Salesforce so successful? In the words of Kate Leggett, principal analyst at Forrester Research, Salesforce’s strength lies in “its broad end-to-end portfolio that caters to both B2C and B2B organizations (…) and its ability to deliver a platform that eases integration, automation, prediction, and prescription”.

Let’s focus on the integration aspect. Through Salesforce AppExchange, the cloud marketplace for anything Salesforce-related, you can get all kinds of solutions that integrate with Salesforce and expand its power.  Out of all these integrations with Salesforce, the L'intégration de Salesforce SharePoint s'impose comme un choix populaire.

One of the main reasons for that is that it is a money saver: you can save a lot in Salesforce’s storage costs. The amount of Salesforce storage that is included in your plan is 10 GB (File storage) + 10 GB (Data storage) with some additional storage depending on the number of users (check Salesforce.com for the precise Salesforce storage limits applicable to you and the way these storage limits are enforced).

For example, a Professional Edition org with 20 users receives 10.4 GB of data storage + 22.9 GB of file storage. For storing files and attachments, only the file storage is relevant, so we will focus on the 22.9 GB.

The standard SharePoint is 1 TB plus 10 GB per license purchased (exact les limites dépendent de votre régime). This means that for that case, the included storage is over 40 times larger (!) with a total of 1224 GB in SharePoint against the 22.9 GB in Salesforce. If that is not enough, you can buy extra SharePoint storage for $0.20/month for each extra GB. This is the first reason to integrate Salesforce with SharePoint – saving on storage costs.

La deuxième raison est que SharePoint is better at storing many files than Salesforce. Yes, you can have Salesforce documents and notes attached to accounts, contacts, and almost anything really. But if you use that option all the time, those Salesforce documents - invoices, receipts, statements of work, contracts, and others - will start to pile up. They end up stealing valuable operating capacity, and degrading Salesforce performance. Keep in mind that Salesforce is not a document management system.

Moving the files to a document management system is a smarter option. A document management system will provide you with relevant features, such as:

  • you can collaborate on documents with other team members,
  • you can see the document’s version history,
  • vous pouvez partager des fichiers avec des utilisateurs externes.

Pitfalls - What should I look out for when doing a Salesforce integration with SharePoint?

If you try to integrate Salesforce with SharePoint using the tools you get with Salesforce, you will do it with Salesforce’s Files Connect (some online references will mention it as SFDC Files Connect – it is the same thing).

There are a few things you need to know if you go down that road. The first thing is that this will only work with SharePoint Online. It used to work for SharePoint 2013 / 2010 on-premises versions, but the most current documentation no longer mentions any of this, including the licensing options (the paid license “Files Connect for on-premises external data sources” no longer seems to be available).

Notez ensuite qu'avec cette intégration, les utilisateurs pourront accéder et partager SharePoint files via l'onglet Fichiers et le flux, and search pour them the de la même manière qu'ils recherchent leur contenu Salesforce. Mais le fichier doit déjà être dans SharePoint pour commencer. Cela pourrait ne pas être très intuitif pour les utilisateurs, surtout s'ils sont déjà habitués à Salesforce mais pas tellement à SharePoint.

Next, you may not want to store financial and client-related files in the cloud. If you try to comply with data protection regulations like GDPR, you can’t do it like this. To guarantee that you know where your data is stored and who has access to it, you should store documents with personal information on-premises.

And then there is the problem of getting the Files Connect integration to work. Just for starters, you have to work your way through the 137 pages of the official documentation (links at the end of this section), which is mostly outdated… it was written when Files Connect was launched back in 2015 and the updates to it have been scarce (most of them were last updated in 2016). As SharePoint online was significantly overhauled in 2018, some terms are not the same and some actions need to be performed differently.

De nombreux utilisateurs ne suivent les instructions d'intégration que pour se retrouver avec une vilaine erreur, comme par exemple :

  • "Impossible d'accéder à la source externe - La source de données externe est indisponible en raison d'une erreur"
  • "Vous n'êtes pas autorisé à effectuer cette opération"
  • "Une erreur inconnue s'est produite lors de l'accès à Files Connect".

Argh! It can’t really get much worse than running into an unknown error like that. When you see this kind of thing, you know it is time to look for an alternative.

Learning to integrate Salesforce and SharePoint using Files Connect (Salesforce Documentation)

  1. Guide d'installation de Files Connect 
  2. Guide de l'utilisateur de Files Connect
  3. Guide de mise en œuvre de Salesforce Files Connect

Alternatives - Is there a better way to integrate Salesforce with SharePoint?

The alternative to Files Connect is to use a third-party integration tool. There are plenty of Salesforce integration tools in the Salesforce ecosystem.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ is such an integration tool, and it is the #1 option for a SharePoint Salesforce integration.  It automatically transfers Salesforce documents to SharePoint and replaces the original documents with links pointing to them at SharePoint. You can also look at it as a compliance & migration tool, because moving the files in this way can help you in meeting GDPR and other regulations requirements.

Document Extractor construit pour la vidéo de la plate-forme Salesforce

The general idea is that the end-users still access the files where they originally saved them – in Salesforce under the respective accounts, lead, or any kind of object.

En arrière-plan, Document Extractor automatically detects the files, moves them to the corresponding libraries in SharePoint and leaves links in Salesforce in their place.

The user sees a link in the exact same location he expected the file to be in Salesforce, so for them it is the same – the user experience doesn’t change.

Le document est remplacé par un lien sur Salesforce qui pointe vers le document dans SharePoint

Document Extractor also transfers the information about the Salesforce document creator, editor, and owner to SharePoint for easier tracking of the documents. The name and extension of the original files are also transferred, so users can still search for those files by both name and extension in Salesforce. The version history is also kept.

L'historique des versions des documents est conservé intact sur Salesforce, ce qui vous permet d'accéder à chaque version du document

De plus, lorsque le service trouve deux documents portant le même nom au même endroit sur Salesforce, il crée deux documents sur SharePoint, et il ajoute un suffixe qui permet aux deux fichiers d'exister sur SharePoint.

Chaque fois que vous ajoutez un document à un nouvel objet dans Salesforce, Document Extractor crée automatiquement le bon dossier pour le stocker sur SharePoint. Cela fonctionne pour un objet standard comme un compte, un contact, un prospect ou une opportunité, ou pour un objet personnalisé. En outre, Document Extractor conservera la même structure ainsi que tous les documents liés à ce nouvel objet.

Several new features were recently added to Document Extractor. Out of the long list of new features but here is my top 5:

  1. Synchronisation complète avec SharePoint – even when users directly upload files to SharePoint, or when they do file moves, deletes, and renames in SharePoint
  2. Better Filenames = Easier Search - renames of files in Salesforce are also synchronized to SharePoint and you can now customize the filename in SharePoint using a Salesforce custom field
  3. Save on SharePoint licenses – Get documents from SharePoint without the need for users to have SharePoint license
  4. Aperçu des dossiers (beta) – See the preview in Salesforce for all file types supported by SharePoint
  1. Blockchain Sealing Integration Available – you can put an end to tiring and repetitive paperwork verifications and get the highest security possible by integrating with Sceau de la chaîne de blocage CB pour SharePoint

We added these new features to accommodate the feedback we got from the growing customer base of Document Extractor. Interested in knowing what our customers say of Document Extractor?

You can read a révision du Document Extractor by one of our private sector customers

“With Document Extractor, the process is seamless to my end users. They don’t even know it is there, which is what we wanted”
Andrea Getty – Dorman Products Inc.

You can also read the review by one our public sector customers, whose consultant company was happy to find Document Extractor in Salesforce AppExchange so that they could fix a complex situation in  an easy way

"Lorsque nous avons découvert Document Extractor, nous avons pensé que s'il faisait ce qui était écrit sur la boîte, il répondrait à toutes nos attentes. Et c'est ce qui s'est passé : une configuration de base suffit, et ça a marché du premier coup !"
Chris Lynch - Director of Chris Lynch IT Consulting

Que faire si j'ai déjà mes documents dans SharePoint et que je veux les lier à Salesforce ?

If you are already using Microsoft SharePoint and all your files are in SharePoint, before you start with Salesforce, you naturally would like your Salesforce objects to have links to those existing documents.

If you have an underlying rule in the filename or the folder structure, you can use ourConnect Bridge integration plateforme to create URLs in Salesforce that then point to those documents in SharePoint. The result would look identical to what you see in a normal Document Extractor installation: links in Salesforce to documents in SharePoint. It is important to note that the URLs I mentioned could be created under any of the standard objects and also under custom objects in Salesforce.

Que puis-je intégrer d'autre à Salesforce ?

You can actually integrate any type of dataset with Salesforce in a similar way, using the Base de données CB on-prem à Salesforce Sync solution. Cette solution est basée sur la Plate-forme d'intégration Connect Bridge mentioned above and can be used as a SQL Server - Salesforce connector.

In reality, this integration platform is quite flexible and can do more than connect Microsoft SQL Server to Salesforce. You can also connect any local database management system (DBMS) such as Oracle, SAP HANA, MariaDBou MySQL to Salesforce.

You can get the data from Salesforce to SQL Server or another local database or do it the other way round: get data from the database and put it into Salesforce.

This means you can create all kinds of flexible migration or synchronization solutions, as you can connect to any existing database. It is a great way of maximizing what you can take out of a Salesforce integration, as you can get a perfect fit for your data integration needs without any of the normal hassle and problems of a custom solution.

3 Simple Steps to Get Started

Ready to start moving your Salesforce documents to SharePoint? Here are the necessary steps:

Step 1 – Check requirements

You should first check if the SharePoint and Salesforce versions you would be using are in the list of the supported versions of Document Extractor: • Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 and Online (Office 365) • Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com, and Developer – both Lightning Experience and Classic

Step 2 – Download Document Extractor

We will start by downloading the SaaS version as a essai gratuit. You can also get it from Salesforces’ AppExchange and there is also a self-hosted version available.

As mentioned, the trial is free, but you do have to follow a normal shopping cart procedure and place an order at the cost of $0.00. Once you do that, you’ll receive instructions via email.

Step 3 – Install on Your Sandbox

Once you get the instructions email, you need to click Complete Your Registration.

From there, installation will start. We always recommend that you start by installing Document Extractor on your sandbox, and then you can move it to production. You should therefore use Test/Sandbox on the Instance field rather than Production for now.

When you choose Test/Sandbox, you’ll need to type your sandbox service username. This is simply a dedicated system administrator. This user should have elevated access rights to allow modifications of the system. Please also make sure this account is not used to access your Salesforce by anyone else. You’ll need the service user password and the security token so that you can test the connection.

If you want to see how the configuration is done in further detail, check out this tutorial installation video

Document Extractor uses the help of a managed package with a set of Apex classes and triggers to stub your documents from Salesforce to SharePoint. Once installed, you’ll see the package listed in the list of the installed packages.

Next, you’ll need to provide your SharePoint settings. You need to have a user with enough permissions to read and write documents to the document library where documents will be stored.

Document Extractor uses “Push notifications”, which means that the service detects new documents uploaded to Salesforce. The service also uses “Full Scan Polling” as a backup mechanism to ensure that all files were stubbed. We recommended you increase the interval of the “Full Scan Polling” to optimize your API calls consumption.

A emporter

Document Extractor is the trustworthy Salesforce third-party integration tool that can better handle SharePoint and Salesforce’s integration.

Document Extractor - Stockage moins cher, conforme au GDPR, Amélioration de la convivialité

This tool is available in Salesforce AppExchange. You can read through the product description and features, try it for free or buy the SaaS version.

If you are going for SaaS deployment, another option is ordering the product directly from the Connecting software’s website. Yet another option is the self-hosted version, which is a favorite with larger organizations that prefer to be in full control of the product.

Essayez Document Extractor gratuitement :

Article last updated on October 12, 2021

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Si l'intégration de Salesforce SharePoint vous intéresse, consultez les articles et les études de cas ci-dessous.

Si vous cherchez un moyen de soutenir Salesforce Exchange connections with multiple Exchange servers involved, check CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Conseiller technique, auteur

Ana Neto
Technical conseiller au Connecting Software

Auteur :

Je suis ingénieur en informatique depuis 1997, et plus récemment, j'aime écrire et parler en public.  Vous avez des questions ou des commentaires sur ce poste ou sur le Connect Bridge ? J'aimerais avoir votre avis !

 ana@connecting-software.com

Commentaires 18

  1. Salut César, oui nous soutenons les objets personnalisés. Le mieux serait de nous contacter et nous pourrons vous montrer et vous répondre.
    Best
    Thomas

  2. Nous avons des milliers de documents dans Sharepoint dans une structure élaborée (sous-dossier traditionnel), aucun dans Salesforce. Serait-il possible d'obtenir des liens des enregistrements Sf vers les "dossiers" Sharepoint correspondants avec tous les documents qui y figurent déjà ?
    Comment ?

  3. Post
    Autor

    Bonjour Mark,

    Ce que nous faisons avec Document Extractor est plus ou moins le contraire de ce dont vous avez besoin : nous recevons les documents de SF à SharePoint. Pour vos besoins, je pense que notre plate-forme Connect Bridge est la mieux adaptée. C'est la plate-forme que nous avons utilisée pour construire Document Extractor, vous pouvez donc facilement créer votre propre logiciel personnalisé qui fait ce dont vous avez besoin. Nous prendrons contact avec vous par le biais du courriel que vous avez indiqué pour explorer cette option avec vous.

    Ana Neto

  4. Salut,
    Tous nos fichiers sont téléchargés dans Sharepoint aujourd'hui. Nous voulons que les utilisateurs puissent effectuer des recherches dans Sharepoint à partir des enregistrements d'objets personnalisés de Salesforce et puissent établir des liens vers ces enregistrements. De même, si un utilisateur télécharge de nouveaux fichiers, il doit le faire dans Sharepoint. Votre solution offre-t-elle les deux possibilités ?

  5. Post
    Autor

    Notre solution transfère les fichiers de Salesforce à SharePoint une fois qu'ils sont téléchargés dans Salesforce bien sûr. La solution remplace ensuite les fichiers originaux dans Salesforce par des URL.

    Les utilisateurs peuvent toujours rechercher ces fichiers dans Salesforce car nous conservons les noms et les extensions des documents dans Salesforce.

    Dans un premier temps, si tous vos dossiers sont en SharePoint, nous pourrions utiliser notre Connect Bridge pour créer des URL dans Salesforce pointant vers ces documents dans SharePoint. Ces URL peuvent être créées sous tous les objets par défaut et/ou personnalisés de Salesforce.

  6. Salut,

    Il semble que ce paquet ferait en partie ce que nous voulions. Mais nous aimerions également une intégration selon laquelle, lorsqu'un nouvel objet personnalisé (c'est-à-dire une opportunité) est créé dans Salesforce, un dossier est créé dans Sharepoint, et c'est là que sont stockés tous les documents relatifs à cette opportunité. Lorsque l'opportunité est ensuite gagnée, notre système Salesforce crée un projet. Nous souhaitons alors que tous les documents relatifs au projet soient également sauvegardés dans ce dossier d'opportunité. Est-ce une chose qui est facilement possible ? Merci

  7. Post
    Autor

    Oui, chaque fois que vous ajoutez un nouvel objet, le produit ajoute automatiquement un nouveau dossier sur SharePoint. De plus, il conservera la même structure ainsi que tous les documents liés à ce nouvel objet.

  8. Demande de démonstration pour l'intégration de Salesforce et SharePoint en utilisant Document Extractor

  9. Post
    Autor

    Ce sera un plaisir pour nous ! Notre équipe commerciale prendra contact avec vous sous peu.

  10. Salut ,

    Nous cherchons à télécharger un rapport pour partager le point de Salesforce org à la fin de chaque semaine, est-ce possible grâce à cette application

    Bhawna singh

  11. Post
    Autor

    Supposons que le rapport se trouve sous un compte. Le rapport serait téléchargé sur SharePoint la première fois que vous le mettez sur Salesforce et il irait sous le dossier de ce compte. Chaque fois que vous travaillez avec ce premier rapport, vous travaillez en fait dans le document SharePoint. Du côté de Salesforce, vous auriez un lien vers ce document. L'accès à ce document à partir de SharePoint ou de Salesforce aurait donc le même effet.

    Si, une semaine plus tard, vous créez un nouveau rapport sous ce compte, la même chose se reproduira.

  12. Salut,

    Nous avons créé une application Salesforce avec des composants apex et Lightning pour télécharger de nombreux documents ensemble et les joindre aux enregistrements appropriés d'un objet personnalisé.

    Peut-on utiliser le Document Extractor pour déplacer ces documents vers le SharePoint ? Le processus du Document Extractor peut-il entrer en conflit avec notre demande ?

  13. Post
    Autor

    Tant que vos documents sont des fichiers Salesforce standard (Content Document) ou des pièces jointes, Document Extractor pourra les déplacer vers SharePoint. Il n'y a pas de problème avec les fichiers attachés à des objets personnalisés. Je vous recommande de faire un essai et de le tester vous-même.

  14. Nous avons trois structures de dossiers différentes pour différents types d'opportunités dans Salesforce. Comment le Document Extractor gère-t-il cela ? Merci.

  15. Post
    Autor

    Document Extractor utilisera, par défaut, sa propre structure de dossiers basée sur les noms et la hiérarchie des objets Salesforce. Il est possible de personnaliser le dossier pour les enregistrements en utilisant des champs personnalisés dans Salesforce, donc si vous pouvez exprimer l'endroit où vous voulez que les fichiers aillent comme une formule Salesforce, nous pouvons le supporter.

    Nous vous contacterons bientôt pour que vous puissiez voir comment tout cela fonctionne pour vous.

  16. J'ai apprécié la lecture de l'article ci-dessus, il explique vraiment tout en détail, l'article est très intéressant et efficace. Merci et bonne chance pour les prochains articles.

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