SharePoint Intégration avec Salesforce

Intégration de SharePoint avec Salesforce - Tout ce que vous devez savoir à l'approche de 2022

Ana Neto Produits et solutions 20 commentaires

Dernière mise à jour le : 8 novembre 2021

Vous avez entendu parler d'entreprises qui utilisent à la fois SharePoint et Salesforce. Vous vous êtes demandé s'il y avait une réelle synergie à utiliser les deux applications. Peut-il y avoir des avantages à une intégration Salesforce SharePointou est-ce que ça n'en vaut tout simplement pas la peine ?

Dans cet article, nous examinerons les avantages et les pièges de cette intégration afin que vous puissiez décider si elle a du sens dans votre scénario.

Avantages - Pourquoi opter pour une intégration de Salesforce et SharePoint ?

Il est de notoriété publique que Salesforce, également connu sous le nom de SFDC (Salesforce Dot Com), est l'un des outils CRM les plus chers. En 2021, et pour les 13th fois de suite, Gartner a désigné le Salesforce comme un leader dans le domaine de l'innovation. Quadrant magique du centre d'engagement client CRM.

En août 2021, Salesforce s'est hissé dans le top 5 de toutes les catégories pertinentes de l'enquête sur la santé publique. Prix des leaders de l'industrie de la CRM 2021 (meilleurs logiciels et solutions de CRM d'entreprise, meilleur CRM pour les petites et moyennes entreprises, meilleure veille stratégique et analyse, et meilleures plateformes de données clients).

Pourquoi le Salesforce a-t-il tant de succès ? Selon les mots de Kate Leggett, analyste principale chez Forrester Research, La force de Salesforce réside dans "son large portefeuille de bout en bout qui s'adresse à la fois aux organisations B2C et B2B (...) et sa capacité à fournir une plateforme qui facilite l'intégration, l'automatisation, la prédiction et la prescription.”.

Concentrons-nous sur l'aspect intégration. Grâce à Salesforce AppExchange, la place de marché en nuage pour tout ce qui concerne Salesforce, vous pouvez obtenir toutes sortes de solutions qui s'intègrent à Salesforce et étendent sa puissance. Parmi toutes ces intégrations avec Salesforce, la plus importante est la suivante. L'intégration de Salesforce SharePoint s'impose comme un choix populaire.

L'une des principales raisons en est qu'il permet d'économiser de l'argent : vous pouvez économiser beaucoup sur les coûts de stockage de Salesforce. La quantité de stockage Salesforce qui est incluse dans votre plan est de 10 GB (Stockage de fichiers) + 10 GB (Stockage de données) avec un peu de stockage supplémentaire en fonction du nombre d'utilisateurs (vérifiez Salesforce.com pour les données précises). Limites de stockage Salesforce applicables à votre cas et la manière dont ces les limites de stockage sont respectées).

Par exemple, une organisation Professional Edition avec 20 utilisateurs reçoit 10,4 Go de stockage de données + 22,9 Go de stockage de fichiers. Pour le stockage de fichiers et de pièces jointes, seul le stockage de fichiers est pertinent, nous nous concentrerons donc sur les 22,9 Go.

Le standard SharePoint est de 1 TB plus 10 GB par licence achetée (exacte les limites dépendent de votre régime). Cela signifie que dans ce cas, le stockage inclus est plus de 40 fois plus important ( !) avec un total de 1224 Go en SharePoint contre 22,9 Go en Salesforce. Si cela ne suffit pas, vous pouvez acheter du stockage supplémentaire en SharePoint pour $0.20/mois pour chaque Go supplémentaire. C'est la première raison d'intégrer Salesforce à SharePoint - économiser sur les coûts de stockage.

La deuxième raison est que La SharePoint est plus apte à stocker de nombreux fichiers que la Salesforce.. Oui, vous pouvez avoir des documents et des notes Salesforce attachés à des comptes, des contacts et presque tout le reste. Mais si vous utilisez cette option en permanence, ces documents Salesforce - factures, reçus, relevés de travail, contrats et autres - vont commencer à s'accumuler. Ils finissent par voler une capacité de fonctionnement précieuse et par dégrader les performances de Salesforce. N'oubliez pas que Salesforce n'est pas un système de gestion de documents.

Le transfert des fichiers vers un système de gestion des documents est une option plus judicieuse. Un système de gestion de documents vous fournira des fonctionnalités pertinentes, telles que :

  • vous pouvez collaborer sur des documents avec d'autres membres de l'équipe,
  • vous pouvez voir l'historique des versions du document,
  • vous pouvez partager des fichiers avec des utilisateurs externes.

Pièges - A quoi dois-je faire attention lorsque je fais une intégration Salesforce avec SharePoint ?

Si vous essayez d'intégrer Salesforce avec SharePoint en utilisant les outils fournis avec Salesforce, vous le ferez avec Les fichiers de Salesforce sont connectés (certaines références en ligne le mentionneront comme SFDC Files Connect - c'est la même chose).

Il y a plusieurs choses que vous devez savoir si vous choisissez cette voie. La première chose est que cela ne fonctionne qu'avec SharePoint Online. Cela fonctionnait auparavant pour les versions sur site de SharePoint 2013 / 2010, mais la documentation la plus récente ne mentionne plus rien de tout cela, y compris les options de licence (la licence payante "Files Connect for on-premises external data sources" ne semble plus être disponible).

Notez ensuite qu'avec cette intégration, les utilisateurs pourront accéder et partager SharePoint files via l'onglet Fichiers et le flux, and search pour them the de la même manière qu'ils recherchent leur contenu Salesforce. Mais le fichier doit déjà être dans SharePoint pour commencer. Cela pourrait ne pas être très intuitif pour les utilisateurs, surtout s'ils sont déjà habitués à Salesforce mais pas tellement à SharePoint.

Suivant, vous ne souhaitez peut-être pas stocker des fichiers financiers ou relatifs aux clients dans le nuage. Si vous essayez de vous conformer aux réglementations en matière de protection des données comme le GDPR, vous ne pouvez pas procéder de cette manière. Pour garantir que vous savez où vos données sont stockées et qui y a accès, vous devez stocker les documents contenant des informations personnelles sur site.

Et puis il y a le problème de faire fonctionner l'intégration de Files Connect. Pour commencer, vous devez vous frayer un chemin à travers les 137 pages de la documentation officielle (liens à la fin de cette section), qui est pour la plupart obsolète... elle a été rédigée lorsque Files Connect a été lancé en 2015 et les mises à jour de celle-ci ont été rares (la plupart ont été mises à jour pour la dernière fois en 2016). Comme SharePoint online a été considérablement remanié en 2018, certains termes ne sont pas les mêmes et certaines actions doivent être effectuées différemment.

De nombreux utilisateurs ne suivent les instructions d'intégration que pour se retrouver avec une vilaine erreur, comme par exemple :

  • "Impossible d'accéder à la source externe - La source de données externe est indisponible en raison d'une erreur"
  • "Vous n'êtes pas autorisé à effectuer cette opération"
  • "Une erreur inconnue s'est produite lors de l'accès à Files Connect".

Argh ! Il n'y a rien de pire que de tomber sur une erreur inconnue comme celle-là. Lorsque vous voyez ce genre de chose, vous savez qu'il est temps de chercher une alternative.

Apprendre à intégrer Salesforce et SharePoint en utilisant Files Connect (Documentation Salesforce)

  1. Guide d'installation de Files Connect 
  2. Guide de l'utilisateur de Files Connect
  3. Guide de mise en œuvre de Salesforce Files Connect

Alternatives - Y a-t-il une meilleure façon d'intégrer Salesforce avec SharePoint ?

L'alternative à Files Connect est d'utiliser un outil d'intégration tiers. Il existe de nombreux outils d'intégration Salesforce dans l'écosystème Salesforce.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ est un tel outil d'intégration, et c'est l'option #1 pour une intégration SharePoint Salesforce. Vous pouvez le trouver sur AppExchange et sur Connecting Software site web.

Document Extractor transfère automatiquement les documents Salesforce vers SharePoint et remplace les documents originaux par des liens pointant vers eux à SharePoint. Vous pouvez également le considérer comme un outil de conformité et de migration, car le déplacement des fichiers de cette manière peut vous aider à satisfaire aux exigences de la GDPR et d'autres réglementations.

Document Extractor construit pour la vidéo de la plate-forme Salesforce

L'idée générale est que les utilisateurs finaux continuent d'accéder aux fichiers là où ils les ont enregistrés à l'origine - dans Salesforce sous les comptes, les pistes ou tout autre type d'objet respectifs.

En arrière-plan, Document Extractor détecte automatiquement les fichiers, les déplace vers les bibliothèques correspondantes dans SharePoint et laisse les liens dans Salesforce. à leur place.

L'utilisateur voit un lien à l'endroit exact où il s'attendait à trouver le fichier dans Salesforce, donc pour lui c'est la même chose - l'expérience utilisateur ne change pas.

Le document est remplacé par un lien sur Salesforce qui pointe vers le document dans SharePoint

Document Extractor transfère également les informations relatives au créateur, à l'éditeur et au propriétaire du document Salesforce vers SharePoint pour faciliter le suivi des documents. Le nom et l'extension des fichiers originaux sont également transférés, de sorte que les utilisateurs peuvent toujours rechercher ces fichiers par leur nom et leur extension dans Salesforce. L'historique des versions est également conservé.

L'historique des versions des documents est conservé intact sur Salesforce, ce qui vous permet d'accéder à chaque version du document

De plus, lorsque le service trouve deux documents portant le même nom au même endroit sur Salesforce, il crée deux documents sur SharePoint, et il ajoute un suffixe qui permet aux deux fichiers d'exister sur SharePoint.

Chaque fois que vous ajoutez un document à un nouvel objet dans Salesforce, Document Extractor crée automatiquement le bon dossier pour le stocker sur SharePoint. Cela fonctionne pour un objet standard comme un compte, un contact, un prospect ou une opportunité, ou pour un objet personnalisé. En outre, Document Extractor conservera la même structure ainsi que tous les documents liés à ce nouvel objet.

Plusieurs nouvelles fonctionnalités ont été récemment ajoutées à Document Extractor. Parmi la longue liste de nouvelles fonctionnalités, voici mon top 5 :

  1. Synchronisation complète avec SharePoint - même lorsque les utilisateurs téléchargent directement des fichiers vers SharePoint, ou lorsqu'ils déplacent, suppriment et renomment des fichiers dans SharePoint.
  2. De meilleurs noms de fichiers = une recherche plus facile. les renommages de fichiers dans Salesforce sont également synchronisés avec SharePoint et vous pouvez maintenant personnaliser le nom du fichier dans SharePoint en utilisant un champ personnalisé Salesforce
  3. Économisez sur les licences SharePoint - Obtenir des documents à partir de SharePoint sans que les utilisateurs aient besoin d'avoir une licence SharePoint
  4. Aperçu des dossiers (bêta) - Voir l'aperçu dans Salesforce pour tous les types de fichiers supportés par SharePoint
  1. Intégration du scellement de la blockchain disponible - vous pouvez mettre fin aux vérifications fastidieuses et répétitives de la paperasserie et bénéficier de la plus haute sécurité possible en vous intégrant à CB Blockchain Seal for SharePoint

Nous avons ajouté ces nouvelles fonctionnalités pour tenir compte des commentaires que nous avons reçus de la clientèle croissante de Document Extractor. Vous souhaitez savoir ce que nos clients pensent de Document Extractor ?

Vous pouvez lire un révision du Document Extractor par l'un de nos clients du secteur privé

"Avec Document Extractor, le processus est transparent pour mes utilisateurs finaux. Ils ne savent même pas qu'il existe, et c'est ce que nous voulions".
Andrea Getty - Dorman Products Inc.

Vous pouvez également lire le revue par l'un de nos clients du secteur public, dont la société de conseil était heureuse de trouver Document Extractor dans Salesforce AppExchange afin de pouvoir résoudre une situation complexe de manière simple.

"Lorsque nous avons découvert Document Extractor, nous avons pensé que s'il faisait ce qui était écrit sur la boîte, il répondrait à toutes nos attentes. Et c'est ce qui s'est passé : une configuration de base suffit, et ça a marché du premier coup !"
Chris Lynch - Directeur de Chris Lynch IT Consulting

Que faire si j'ai déjà mes documents dans SharePoint et que je veux les lier à Salesforce ?

Si vous utilisez déjà Microsoft SharePoint et que tous vos fichiers sont dans SharePoint, avant de commencer avec Salesforce, vous souhaitez naturellement que vos objets Salesforce aient des liens vers ces documents existants.

Si vous avez une règle sous-jacente dans le nom du fichier ou dans la structure du dossier, vous pouvez utiliser notre moduleConnect Bridge integration plateforme pour créer des URL dans Salesforce qui pointent ensuite vers ces documents dans SharePoint. Le résultat serait identique à ce que vous voyez dans une installation Document Extractor normale : des liens dans Salesforce vers des documents dans SharePoint. Il est important de noter que les URLs que j'ai mentionnées peuvent être créées sous n'importe quel objet standard et également sous des objets personnalisés dans Salesforce.

Que puis-je intégrer d'autre à Salesforce ?

Vous pouvez en fait intégrer n'importe quel type d'ensemble de données avec Salesforce d'une manière similaire, en utilisant la fonction Base de données CB on-prem à Salesforce Sync solution. Cette solution est basée sur la Plate-forme d'intégration Connect Bridge mentionné ci-dessus et peut être utilisé comme un SQL Server - connecteur Salesforce.

En réalité, cette plate-forme d'intégration est assez flexible et peut faire plus que connecter Microsoft SQL Server à Salesforce. Vous pouvez également connecter tout système de gestion de base de données (SGBD) local tel que Oracle, SAP HANA, MariaDBou MySQL à Salesforce.

Vous pouvez obtenir le données de Salesforce vers le serveur SQL ou une autre base de données locale ou le faire dans l'autre sens: récupérer les données de la base de données et les mettre dans Salesforce.

Cela signifie que vous pouvez créer toutes sortes de solutions de migration ou de synchronisation flexibles, car vous pouvez vous connecter à n'importe quelle base de données existante. Il s'agit d'un excellent moyen de maximiser ce que vous pouvez retirer d'une intégration Salesforce, car vous pouvez obtenir une solution parfaitement adaptée à vos besoins d'intégration de données sans les tracas et les problèmes habituels d'une solution personnalisée.

3 étapes simples pour commencer

Prêt à commencer à déplacer vos documents Salesforce vers SharePoint ? Voici les étapes nécessaires :

Étape 1 - Vérifiez les exigences

Vous devez d'abord vérifier si les versions SharePoint et Salesforce que vous utiliserez figurent dans la liste des versions prises en charge de Document Extractor : - Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 et Online (Office 365) - Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com et Developer - Lightning Experience et Classic.

Étape 2 - Télécharger Document Extractor

Nous allons commencer par télécharger la version SaaS en tant que essai gratuit. Vous pouvez également l'obtenir auprès de Salesforces'. AppExchange et il existe également une version auto-hébergée.

Comme indiqué, l'essai est gratuit, mais vous devez suivre une procédure normale de panier d'achat et passer une commande au prix de $0.00. Une fois que vous aurez fait cela, vous recevrez des instructions par e-mail.

Étape 3 - Installation sur votre bac à sable

Une fois que vous avez reçu l'e-mail d'instructions, vous devez cliquer sur Complétez votre inscription.

A partir de là, l'installation va commencer. Nous vous recommandons toujours de commencer par installer Document Extractor sur votre bac à sable, puis de le déplacer vers la production. Vous devez donc utiliser Test/Sandbox sur le Instance plutôt que Production pour l'instant.

Lorsque vous choisissez Test/Sandboxvous devrez taper le nom d'utilisateur de votre service sandbox. Il s'agit simplement d'un administrateur système dédié. Cet utilisateur doit avoir des droits d'accès élevés pour permettre les modifications du système. Veillez également à ce que ce compte ne soit pas utilisé par une autre personne pour accéder à votre Salesforce. Vous aurez besoin du mot de passe de l'utilisateur du service et du jeton de sécurité afin de pouvoir tester la connexion.

Si vous souhaitez voir comment la configuration est effectuée de manière plus détaillée, consultez cette page. vidéo d'installation tutorielle

Document Extractor utilise l'aide d'un paquet géré avec un ensemble de classes et de déclencheurs Apex pour stub vos documents de Salesforce à SharePoint. Une fois installé, vous verrez le package listé dans la liste des packages installés.

Ensuite, vous devrez fournir vos paramètres SharePoint. Vous devez avoir un utilisateur disposant de suffisamment de permissions pour lire et écrire des documents dans la bibliothèque de documents où les documents seront stockés.

Document Extractor utilise les "notifications push", ce qui signifie que le service détecte les nouveaux documents téléchargés sur Salesforce. Le service utilise également le "Full Scan Polling" comme mécanisme de sauvegarde pour s'assurer que tous les fichiers ont été stubés. Nous vous recommandons d'augmenter l'intervalle du "Full Scan Polling" pour optimiser votre consommation d'appels API.

A emporter

Document Extractor est l'outil d'intégration tiers Salesforce digne de confiance qui peut mieux gérer l'intégration de SharePoint et Salesforce.

Document Extractor - Stockage moins cher, conforme au GDPR, Amélioration de la convivialité

Cet outil est disponible en Salesforce AppExchange. Vous pouvez lire la description et les caractéristiques du produit, l'essayer gratuitement ou acheter la version SaaS.

Si vous optez pour un déploiement SaaS, une autre option consiste à commander le produit directement sur le site Web du logiciel de connexion. Une autre option encore est la version auto-hébergée, qui est la préférée des grandes entreprises qui préfèrent avoir le contrôle total du produit.

Essayez Document Extractor gratuitement :

Article mis à jour le 12 octobre 2021

En savoir plus sur Document Extractor Construit pour la plateforme Salesforce

Si l'intégration de Salesforce SharePoint vous intéresse, consultez les articles et les études de cas ci-dessous.

Si vous cherchez un moyen de soutenir Salesforce Exchange connections with multiple Exchange servers involved, check CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Conseiller technique, auteur

Ana Neto
Technical conseiller au Connecting Software

Auteur :

Je suis ingénieur en informatique depuis 1997, et plus récemment, j'aime écrire et parler en public.  Vous avez des questions ou des commentaires sur ce poste ou sur le Connect Bridge ? J'aimerais avoir votre avis !

 ana@connecting-software.com

Commentaires 20

  1. Salut César, oui nous soutenons les objets personnalisés. Le mieux serait de nous contacter et nous pourrons vous montrer et vous répondre.
    Best
    Thomas

  2. Nous avons des milliers de documents dans Sharepoint dans une structure élaborée (sous-dossier traditionnel), aucun dans Salesforce. Serait-il possible d'obtenir des liens des enregistrements Sf vers les "dossiers" Sharepoint correspondants avec tous les documents qui y figurent déjà ?
    Comment ?

  3. Poste
    Auteur

    Bonjour Mark,

    Ce que nous faisons avec Document Extractor est plus ou moins le contraire de ce dont vous avez besoin : nous recevons les documents de SF à SharePoint. Pour vos besoins, je pense que notre plate-forme Connect Bridge est la mieux adaptée. C'est la plate-forme que nous avons utilisée pour construire Document Extractor, vous pouvez donc facilement créer votre propre logiciel personnalisé qui fait ce dont vous avez besoin. Nous prendrons contact avec vous par le biais du courriel que vous avez indiqué pour explorer cette option avec vous.

    Ana Neto

  4. Salut,
    Tous nos fichiers sont téléchargés dans Sharepoint aujourd'hui. Nous voulons que les utilisateurs puissent effectuer des recherches dans Sharepoint à partir des enregistrements d'objets personnalisés de Salesforce et puissent établir des liens vers ces enregistrements. De même, si un utilisateur télécharge de nouveaux fichiers, il doit le faire dans Sharepoint. Votre solution offre-t-elle les deux possibilités ?

  5. Poste
    Auteur

    Notre solution transfère les fichiers de Salesforce à SharePoint une fois qu'ils sont téléchargés dans Salesforce bien sûr. La solution remplace ensuite les fichiers originaux dans Salesforce par des URL.

    Les utilisateurs peuvent toujours rechercher ces fichiers dans Salesforce car nous conservons les noms et les extensions des documents dans Salesforce.

    Dans un premier temps, si tous vos dossiers sont en SharePoint, nous pourrions utiliser notre Connect Bridge pour créer des URL dans Salesforce pointant vers ces documents dans SharePoint. Ces URL peuvent être créées sous tous les objets par défaut et/ou personnalisés de Salesforce.

  6. Salut,

    Il semble que ce paquet ferait en partie ce que nous voulions. Mais nous aimerions également une intégration selon laquelle, lorsqu'un nouvel objet personnalisé (c'est-à-dire une opportunité) est créé dans Salesforce, un dossier est créé dans Sharepoint, et c'est là que sont stockés tous les documents relatifs à cette opportunité. Lorsque l'opportunité est ensuite gagnée, notre système Salesforce crée un projet. Nous souhaitons alors que tous les documents relatifs au projet soient également sauvegardés dans ce dossier d'opportunité. Est-ce une chose qui est facilement possible ? Merci

  7. Poste
    Auteur

    Oui, chaque fois que vous ajoutez un nouvel objet, le produit ajoute automatiquement un nouveau dossier sur SharePoint. De plus, il conservera la même structure ainsi que tous les documents liés à ce nouvel objet.

  8. Demande de démonstration pour l'intégration de Salesforce et SharePoint en utilisant Document Extractor

  9. Poste
    Auteur

    Ce sera un plaisir pour nous ! Notre équipe commerciale prendra contact avec vous sous peu.

  10. Salut ,

    Nous cherchons à télécharger un rapport pour partager le point de Salesforce org à la fin de chaque semaine, est-ce possible grâce à cette application

    Bhawna singh

  11. Poste
    Auteur

    Supposons que le rapport se trouve sous un compte. Le rapport serait téléchargé sur SharePoint la première fois que vous le mettez sur Salesforce et il irait sous le dossier de ce compte. Chaque fois que vous travaillez avec ce premier rapport, vous travaillez en fait dans le document SharePoint. Du côté de Salesforce, vous auriez un lien vers ce document. L'accès à ce document à partir de SharePoint ou de Salesforce aurait donc le même effet.

    Si, une semaine plus tard, vous créez un nouveau rapport sous ce compte, la même chose se reproduira.

  12. Salut,

    Nous avons créé une application Salesforce avec des composants apex et Lightning pour télécharger de nombreux documents ensemble et les joindre aux enregistrements appropriés d'un objet personnalisé.

    Peut-on utiliser le Document Extractor pour déplacer ces documents vers le SharePoint ? Le processus du Document Extractor peut-il entrer en conflit avec notre demande ?

  13. Poste
    Auteur

    Tant que vos documents sont des fichiers Salesforce standard (Content Document) ou des pièces jointes, Document Extractor pourra les déplacer vers SharePoint. Il n'y a pas de problème avec les fichiers attachés à des objets personnalisés. Je vous recommande de faire un essai et de le tester vous-même.

  14. Nous avons trois structures de dossiers différentes pour différents types d'opportunités dans Salesforce. Comment le Document Extractor gère-t-il cela ? Merci.

  15. Poste
    Auteur

    Document Extractor utilisera, par défaut, sa propre structure de dossiers basée sur les noms et la hiérarchie des objets Salesforce. Il est possible de personnaliser le dossier pour les enregistrements en utilisant des champs personnalisés dans Salesforce, donc si vous pouvez exprimer l'endroit où vous voulez que les fichiers aillent comme une formule Salesforce, nous pouvons le supporter.

    Nous vous contacterons bientôt pour que vous puissiez voir comment tout cela fonctionne pour vous.

  16. J'ai apprécié la lecture de l'article ci-dessus, il explique vraiment tout en détail, l'article est très intéressant et efficace. Merci et bonne chance pour les prochains articles.

  17. Salut

    Je travaille actuellement sur un projet qui nécessite une migration des données de Salesforce vers SharePoint. L'extracteur de documents peut-il m'aider dans ce domaine ?

  18. Poste
    Auteur

    Document Extractor se concentre sur la migration et la synchronisation des documents. Pour effectuer une migration de données (et non de documents), vous devez vous adresser à Connect Bridgenotre plateforme d'intégration.

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