SharePoint Intégration avec Salesforce

SharePoint Intégration avec Salesforce - Tout ce qu'il faut savoir en 2023

Ana NetoProducts and Solutions 24 Comments

Dans le domaine des opérations commerciales, SharePoint et Salesforce forment un duo dynamique très apprécié. Mais les pouvoirs de SharePoint et Salesforce se combinent-ils vraiment pour donner des résultats incroyables ?ou s'agit-il d'un simple battage médiatique ?

Dans cet article, nous examinerons les avantages et les inconvénients de l'intégration de Salesforce et de SharePoint, ce qui vous permettra de prendre une décision éclairée dans le cadre de votre scénario spécifique.

Voici notre table des matières :

Dernière mise à jour le 20 septembre 2023

Avantages - Pourquoi opter pour une intégration de Salesforce et SharePoint ?

Salesforce, également connu sous le nom de SFDC (Salesforce Dot Com), est largement reconnu comme l'un des outils de gestion de la relation client les plus robustes et les plus riches en fonctionnalités du marché. Sa reconnaissance constante en tant que leader dans le domaine de la Quadrant magique du centre d'engagement client CRM par Gartner témoigne de sa prééminence dans le secteur.

Les experts semblent également d'accord. Ray Wang, fondateur et président de Constellation Research, considère le Salesforce comme "la leader incontestéKate Leggett, vice-présidente et analyste principale chez Forrester Research, ajoute que le succès de Salesforce peut être attribué à ses "solides capacités de vente générales, enrichies de scénarios d'IA préemballés".

En se concentrant sur l'aspect intégration, Salesforce AppExchange, la place de marché en nuage pour les solutions liées à Salesforce, offre un service d'assistance à l'intégration de Salesforce. une multitude d'intégrations qui étendent les capacités de Salesforce. Parmi ces intégrations, l'intégration Salesforce SharePoint se distingue comme un choix populaire. Cette intégration est largement utilisée pour plusieurs raisons :

Économies de coûts

Les coûts de stockage de Salesforce peuvent être considérables, mais en intégrant SharePoint, les organisations peuvent tirer parti de la plus grande capacité de stockage du SharePointce qui permet de réaliser d'importantes économies. Par exemple, alors que Salesforce offre une limite de stockage de 10 Go (stockage de fichiers) + 10 Go (stockage de données) avec un stockage supplémentaire basé sur le nombre d'utilisateurs, SharePoint offre 1 To de stockage plus 10 Go par licence achetée.

Cela signifie que SharePoint fournit un espace de stockage plus de 40 fois supérieur à Salesforce, ce qui peut avoir pour conséquence des réductions de coûts substantielles. En outre, les organisations peuvent acheter du stockage supplémentaire de SharePoint à un prix raisonnable de $0,20/mois par gigaoctet supplémentaire.

Stockage de fichiers amélioré

Bien que le Salesforce permette d'attacher des documents à diverses entités, le fait de s'appuyer fortement sur cette fonctionnalité peut conduire à un environnement encombré et à une diminution des performances. SharePoint, en revanche, excelle dans le stockage de grandes quantités de fichiers et joue le rôle de un système robuste de gestion des documents. En transférant des fichiers vers SharePoint, les organisations peuvent bénéficier de fonctionnalités telles que

  • En temps réel collaboration avec les membres de l'équipe (fichiers d'entrée et de sortie en option),
  • Historique des versions le suivi, et
  • La capacité à partager des fichiers avec des utilisateurs externes.

Pièges - A quoi dois-je faire attention lorsque je fais une intégration Salesforce avec SharePoint ?

Bien que les avantages de l'intégration de Salesforce avec SharePoint soient significatifs, il est essentiel d'être conscient des pièges et des défis potentiels. Voici quelques points clés à prendre en compte :

Limites de la compatibilité

Intégration de Salesforce avec SharePoint à l'aide des outils natifs de Salesforce, c'est-à-dire à l'aide des outils de Salesforce Connexion des fichiers (que certaines références en ligne mentionnent comme SFDC Files Connect), est limité à SharePoint Online. Les versions précédentes de SharePoint, telles que SharePoint 2013/2010 sur site, ne sont plus prises en charge.

Considérations relatives à la conformité

Le stockage de fichiers financiers ou de fichiers clients sensibles dans le nuage peut susciter des inquiétudes concernant les réglementations sur la protection des données, telles que le GDPR. Les organisations doivent soigneusement évaluer leurs obligations de conformité et déterminer si le stockage de ces documents sur site est nécessaire pour maintenir le contrôle sur le stockage et l'accès aux données.

Défis de la mise en œuvre

La mise en place de l'intégration Salesforce SharePoint à l'aide de Files Connect peut s'avérer complexe et nécessiter de naviguer dans une documentation obsolète. De nombreux utilisateurs suivent les instructions d'intégration figurant dans la documentation et se heurtent à une erreur désagréable telle que :

  • "Impossible d'accéder à la source externe - La source de données externe est indisponible en raison d'une erreur.
  • "Vous n'êtes pas autorisé à effectuer cette opération"
  • "Une erreur inconnue s'est produite lors de l'accès à Files Connect".

Ah, ah, ah ! Il n'y a rien de pire que de tomber sur une erreur inconnue comme celle-là. Lorsque vous voyez quelque chose comme ça, vous savez qu'il est temps de chercher une alternative.

Alternatives - Y a-t-il une meilleure façon d'intégrer Salesforce avec SharePoint ?

Compte tenu des limites et des défis associés aux outils d'intégration natifs de Salesforce, il convient d'explorer d'autres approches offrant des options d'intégration plus rationalisées et plus fiables. La meilleure solution consiste à trouver un outil d'intégration tiers spécialement conçu pour l'intégration de Salesforce et SharePoint.

Document Extractor construit pour la plate-forme Salesforce™ est un excellent exemple d'outil d'intégration tiers qui simplifie et améliore l'intégration Salesforce SharePoint. Cet outil automatise le transfert des documents de Salesforce vers SharePoint tout en les remplaçant par des liens dans Salesforce.

Le document est remplacé par un lien sur Salesforce qui pointe vers le document dans SharePoint

De plus, lorsque le service trouve deux documents portant le même nom au même endroit sur Salesforce, il crée deux documents sur SharePoint, et il ajoute un suffixe qui permet aux deux fichiers d'exister sur SharePoint.

Chaque fois que vous ajoutez un document à un nouvel objet dans Salesforce, Document Extractor crée automatiquement le bon dossier pour le stocker sur SharePoint. Cela fonctionne pour un objet standard comme un compte, un contact, un prospect ou une opportunité, ou pour un objet personnalisé. En outre, Document Extractor conservera la même structure ainsi que tous les documents liés à ce nouvel objet.

Tout cela signifie que l'intégration offre plusieurs avantages, notamment la conformité au GDPR et à d'autres réglementations, une expérience utilisateur transparente et la préservation des informations sur les documents et de l'historique des versions.

L'historique des versions des documents est conservé intact sur Salesforce, ce qui vous permet d'accéder à chaque version du document

Les principales caractéristiques du Document Extractor sont les suivantes :

  • Synchronisation complète avec SharePoint:
    Les utilisateurs peuvent directement télécharger des fichiers vers SharePoint, effectuer des déplacements, des suppressions et des renommages de fichiers, et synchroniser tous les changements de manière transparente avec Salesforce. Cela signifie que vous pouvez déplacer des fichiers de Salesforce vers SharePoint et inversement si nécessaire.
  • De meilleurs noms de fichiers et une recherche plus facile:
    Le fait de renommer des fichiers dans Salesforce met à jour les noms de fichiers correspondants dans SharePoint, ce qui permet d'améliorer les capacités de recherche. Les utilisateurs peuvent également personnaliser les noms de fichiers dans SharePoint en utilisant les champs personnalisés de Salesforce.
  • Économisez sur les licences SharePoint:
    Les utilisateurs peuvent accéder aux documents stockés dans SharePoint sans avoir besoin de licences SharePoint individuelles, ce qui réduit les coûts de licence.
  • Prévisualisation des fichiers:  
    Voir l'aperçu dans Salesforce pour tous les types de fichiers pris en charge par SharePoint
  • Blockchain Sealing Intégration:
    L'intégration avec CB Blockchain Seal for SharePoint garantit le plus haut niveau de sécurité et élimine le besoin de vérifications manuelles des documents.
Document Extractor construit pour la vidéo de la plate-forme Salesforce

Nous avons ajouté ces nouvelles fonctionnalités pour tenir compte des commentaires que nous avons reçus de la clientèle croissante de Document Extractor. Vous souhaitez savoir ce que nos clients pensent de Document Extractor ?

Vous pouvez lire un révision du Document Extractor par l'un de nos clients du secteur privé

"Avec Document Extractor, le processus est transparent pour mes utilisateurs finaux. Ils ne savent même pas qu'il existe, et c'est ce que nous voulions".
Andrea Getty - Dorman Products Inc.

Vous pouvez également lire le revue par l'un de nos clients du secteur public, dont la société de conseil était heureuse de trouver Document Extractor dans Salesforce AppExchange afin de pouvoir résoudre une situation complexe de manière simple.

"Lorsque nous avons découvert Document Extractor, nous avons pensé que s'il faisait ce qui était écrit sur la boîte, il répondrait à toutes nos attentes. Et c'est ce qui s'est passé : une configuration de base suffit, et ça a marché du premier coup !"
Chris Lynch - Directeur de Chris Lynch IT Consulting

3 étapes simples pour commencer

Étape 1 - Vérifiez les exigences

Vous devez d'abord vérifier si les versions SharePoint et Salesforce que vous allez utiliser figurent dans la liste des versions prises en charge de Document Extractor :

  • Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 et en ligne (Office 365)
  • Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com et Developer - à la fois Lightning Experience et Classic

Étape 2 - Télécharger Document Extractor

Nous allons commencer par télécharger la version SaaS en tant que essai gratuit. Vous pouvez également l'obtenir auprès de Salesforces'. AppExchange et il existe également une version auto-hébergée.

Comme indiqué, l'essai est gratuit, mais vous devez suivre une procédure normale de panier d'achat et passer une commande au prix de $0.00. Une fois que vous aurez fait cela, vous recevrez des instructions par e-mail.

Document Extractor Free Trial

Étape 3 - Installation sur votre bac à sable

Une fois que vous avez reçu l'e-mail d'instructions, vous devez cliquer sur Complétez votre inscription.

A partir de là, l'installation va commencer. Nous vous recommandons toujours de commencer par installer Document Extractor sur votre bac à sable, puis de le déplacer vers la production. Vous devez donc utiliser Test/Sandbox sur le Instance plutôt que Production pour l'instant.

Lorsque vous choisissez Test/Sandboxvous devrez taper le nom d'utilisateur de votre service sandbox. Il s'agit simplement d'un administrateur système dédié. Cet utilisateur doit avoir des droits d'accès élevés pour permettre les modifications du système. Veillez également à ce que ce compte ne soit pas utilisé par une autre personne pour accéder à votre Salesforce. Vous aurez besoin du mot de passe de l'utilisateur du service et du jeton de sécurité afin de pouvoir tester la connexion.

Si vous souhaitez voir comment la configuration est effectuée de manière plus détaillée, consultez cette page. vidéo d'installation tutorielle

Document Extractor utilise l'aide d'un paquet géré avec un ensemble de classes et de déclencheurs Apex pour stub vos documents de Salesforce à SharePoint. Une fois installé, vous verrez le package listé dans la liste des packages installés.

Ensuite, vous devrez fournir vos paramètres SharePoint. Vous devez avoir un utilisateur disposant de suffisamment de permissions pour lire et écrire des documents dans la bibliothèque de documents où les documents seront stockés.

Document Extractor utilise les "notifications push", ce qui signifie que le service détecte les nouveaux documents téléchargés sur Salesforce. Le service utilise également le "Full Scan Polling" comme mécanisme de sauvegarde pour s'assurer que tous les fichiers ont été stubés. Nous vous recommandons d'augmenter l'intervalle du "Full Scan Polling" pour optimiser votre consommation d'appels API.

Autre scénario - Que se passe-t-il si j'ai déjà mes documents dans SharePoint et que je souhaite établir un lien avec eux dans Salesforce ?

Si vous utilisez déjà Microsoft SharePoint et que tous vos fichiers sont dans SharePoint, avant de commencer avec Salesforce, vous souhaitez naturellement que vos objets Salesforce aient des liens vers ces documents existants.

Si vous avez une règle sous-jacente dans le nom du fichier ou dans la structure du dossier, vous pouvez utiliser notre moduleConnect Bridge integration plateforme pour créer des URL dans Salesforce qui pointent ensuite vers ces documents dans SharePoint. Le résultat serait identique à ce que vous voyez dans une installation Document Extractor normale : des liens dans Salesforce vers des documents dans SharePoint. Il est important de noter que les URLs que j'ai mentionnées peuvent être créées sous n'importe quel objet standard et également sous des objets personnalisés dans Salesforce.

Connecteurs Salesforce - Que puis-je intégrer à Salesforce ?

Outre l'intégration de SharePoint avec Salesforce, les organisations peuvent exploiter les capacités de Connect Bridge à bien d'autres fins. Vous pouvez intégrer n'importe quel type d'ensemble de données à Salesforce de la même manière, à l'aide de la fonction Base de données vers Salesforce Sync solution. Cette solution est basée sur la Plate-forme d'intégration Connect Bridge mentionné ci-dessus et peut être utilisé comme un SQL Server - connecteur Salesforce.

En réalité, cette plate-forme d'intégration est assez flexible et peut faire plus que connecter Microsoft SQL Server à Salesforce. Le Document Extractor lui-même est basé sur le Connect Bridge avec des connecteurs Salesforce et SharePoint. Vous pouvez également connecter n'importe quel système de gestion de base de données (SGBD) local tel que Oracle, SAP HANA, MariaDBou MySQL à Salesforce.

Vous pouvez obtenir le données de Salesforce vers le serveur SQL ou une autre base de données locale ou le faire dans l'autre sens: récupérer les données de la base de données et les mettre dans Salesforce.

Cela signifie que vous pouvez créer toutes sortes de solutions de migration ou de synchronisation flexibles, car vous pouvez vous connecter à n'importe quelle base de données existante. Il s'agit d'un excellent moyen de maximiser ce que vous pouvez retirer d'une intégration Salesforce, car vous pouvez obtenir une solution parfaitement adaptée à vos besoins d'intégration de données sans les tracas et les problèmes habituels d'une solution personnalisée.

Prêt à commencer à déplacer vos documents Salesforce vers SharePoint ? Voici les étapes nécessaires :

A emporter

L'intégration de SharePoint avec Salesforce peut apporter des avantages significatifs aux organisations qui cherchent à réaliser des économies, à améliorer leurs capacités de stockage de fichiers et à renforcer la collaboration. Alors que les options d'intégration natives de Salesforce, telles que Files Connect, peuvent présenter des difficultés, des outils d'intégration tiers tels que Document Extractor offrent une approche plus complète et plus fiable.

Document Extractor - Stockage moins cher, conforme au GDPR, Amélioration de la convivialité

Cet outil est disponible en Salesforce AppExchange. Vous pouvez lire la description et les caractéristiques du produit, l'essayer gratuitement ou acheter la version SaaS.

Si vous optez pour un déploiement SaaS, une autre option consiste à commander le produit directement sur le site Web du logiciel de connexion. Une autre option encore est la version auto-hébergée, qui est la préférée des grandes entreprises qui préfèrent avoir le contrôle total du produit.

Essayez Document Extractor gratuitement :

Publié initialement le 8 août 2019
Dernière mise à jour de l'article le 20 septembre 2023

Plus d'informations sur la plate-forme Document Extractor construite pour la plate-forme Salesforce

Si l'intégration de Salesforce SharePoint vous intéresse, consultez les articles et les études de cas ci-dessous.

Si vous cherchez un moyen de soutenir Salesforce Exchange connections with multiple Exchange servers involved, check CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Conseiller technique, auteur

Ana Neto
Technical conseiller au Connecting Software

Auteur :

Je suis ingénieur en informatique depuis 1997, et plus récemment, j'aime écrire et parler en public.  Vous avez des questions ou des commentaires sur ce poste ou sur Document Extractor ? J'aimerais avoir votre avis !

____________

Notes finales et références

Si vous cherchez un moyen de soutenir Salesforce Exchange connections with multiple Exchange servers involved, check CB Salesforce Exchange Sync.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'intégration de Salesforce et SharePoint à l'aide de Files Connect (Salesforce Documentation)

  1. Guide d'installation de Files Connect 
  2. Guide de l'utilisateur de Files Connect
  3. Guide de mise en œuvre de Salesforce Files Connect

Comments 24

  1. Avatar pour Cesar
  2. Avatar pour Thomas Berndorfer

    Salut César, oui nous soutenons les objets personnalisés. Le mieux serait de nous contacter et nous pourrons vous montrer et vous répondre.
    Best
    Thomas

  3. Avatar pour mark

    Nous avons des milliers de documents dans Sharepoint dans une structure élaborée (sous-dossier traditionnel), aucun dans Salesforce. Serait-il possible d'obtenir des liens des enregistrements Sf vers les "dossiers" Sharepoint correspondants avec tous les documents qui y figurent déjà ?
    Comment ?

  4. Avatar pour Ana Neto Post
    Author

    Bonjour Mark,

    Ce que nous faisons avec Document Extractor est plus ou moins le contraire de ce dont vous avez besoin : nous recevons les documents de SF à SharePoint. Pour vos besoins, je pense que notre plate-forme Connect Bridge est la mieux adaptée. C'est la plate-forme que nous avons utilisée pour construire Document Extractor, vous pouvez donc facilement créer votre propre logiciel personnalisé qui fait ce dont vous avez besoin. Nous prendrons contact avec vous par le biais du courriel que vous avez indiqué pour explorer cette option avec vous.

    Ana Neto

  5. Avatar pour Kunal

    Salut,
    Tous nos fichiers sont téléchargés dans Sharepoint aujourd'hui. Nous voulons que les utilisateurs puissent effectuer des recherches dans Sharepoint à partir des enregistrements d'objets personnalisés de Salesforce et puissent établir des liens vers ces enregistrements. De même, si un utilisateur télécharge de nouveaux fichiers, il doit le faire dans Sharepoint. Votre solution offre-t-elle les deux possibilités ?

  6. Avatar pour Ana Neto Post
    Author

    Notre solution transfère les fichiers de Salesforce à SharePoint une fois qu'ils sont téléchargés dans Salesforce bien sûr. La solution remplace ensuite les fichiers originaux dans Salesforce par des URL.

    Les utilisateurs peuvent toujours rechercher ces fichiers dans Salesforce car nous conservons les noms et les extensions des documents dans Salesforce.

    Dans un premier temps, si tous vos dossiers sont en SharePoint, nous pourrions utiliser notre Connect Bridge pour créer des URL dans Salesforce pointant vers ces documents dans SharePoint. Ces URL peuvent être créées sous tous les objets par défaut et/ou personnalisés de Salesforce.

  7. Avatar pour Hugo Cox

    Salut,

    Il semble que ce paquet ferait en partie ce que nous voulions. Mais nous aimerions également une intégration selon laquelle, lorsqu'un nouvel objet personnalisé (c'est-à-dire une opportunité) est créé dans Salesforce, un dossier est créé dans Sharepoint, et c'est là que sont stockés tous les documents relatifs à cette opportunité. Lorsque l'opportunité est ensuite gagnée, notre système Salesforce crée un projet. Nous souhaitons alors que tous les documents relatifs au projet soient également sauvegardés dans ce dossier d'opportunité. Est-ce une chose qui est facilement possible ? Merci

  8. Avatar pour Ana Neto Post
    Author

    Oui, chaque fois que vous ajoutez un nouvel objet, le produit ajoute automatiquement un nouveau dossier sur SharePoint. De plus, il conservera la même structure ainsi que tous les documents liés à ce nouvel objet.

  9. Avatar pour Anurag Pandey

    Demande de démonstration pour l'intégration de Salesforce et SharePoint en utilisant Document Extractor

  10. Avatar pour Ana Neto Post
    Author

    Ce sera un plaisir pour nous ! Notre équipe commerciale prendra contact avec vous sous peu.

  11. Avatar pour Bhawna

    Salut ,

    Nous cherchons à télécharger un rapport pour partager le point de Salesforce org à la fin de chaque semaine, est-ce possible grâce à cette application

    Bhawna singh

  12. Avatar pour Ana Neto Post
    Author

    Supposons que le rapport se trouve sous un compte. Le rapport serait téléchargé sur SharePoint la première fois que vous le mettez sur Salesforce et il irait sous le dossier de ce compte. Chaque fois que vous travaillez avec ce premier rapport, vous travaillez en fait dans le document SharePoint. Du côté de Salesforce, vous auriez un lien vers ce document. L'accès à ce document à partir de SharePoint ou de Salesforce aurait donc le même effet.

    Si, une semaine plus tard, vous créez un nouveau rapport sous ce compte, la même chose se reproduira.

  13. Avatar pour Benedetto Virzi

    Salut,

    Nous avons créé une application Salesforce avec des composants apex et Lightning pour télécharger de nombreux documents ensemble et les joindre aux enregistrements appropriés d'un objet personnalisé.

    Peut-on utiliser le Document Extractor pour déplacer ces documents vers le SharePoint ? Le processus du Document Extractor peut-il entrer en conflit avec notre demande ?

  14. Avatar pour Ana Neto Post
    Author

    Tant que vos documents sont des fichiers Salesforce standard (Content Document) ou des pièces jointes, Document Extractor pourra les déplacer vers SharePoint. Il n'y a pas de problème avec les fichiers attachés à des objets personnalisés. Je vous recommande de faire un essai et de le tester vous-même.

  15. Avatar pour Linda

    Nous avons trois structures de dossiers différentes pour différents types d'opportunités dans Salesforce. Comment le Document Extractor gère-t-il cela ? Merci.

  16. Avatar pour Ana Neto Post
    Author

    Document Extractor utilisera, par défaut, sa propre structure de dossiers basée sur les noms et la hiérarchie des objets Salesforce. Il est possible de personnaliser le dossier pour les enregistrements en utilisant des champs personnalisés dans Salesforce, donc si vous pouvez exprimer l'endroit où vous voulez que les fichiers aillent comme une formule Salesforce, nous pouvons le supporter.

    Nous vous contacterons bientôt pour que vous puissiez voir comment tout cela fonctionne pour vous.

  17. Avatar pour Rahul
  18. Avatar pour Kiran

    J'ai apprécié la lecture de l'article ci-dessus, il explique vraiment tout en détail, l'article est très intéressant et efficace. Merci et bonne chance pour les prochains articles.

  19. Avatar pour Nore Gabbidon

    Salut

    Je travaille actuellement sur un projet qui nécessite une migration des données de Salesforce vers SharePoint. L'extracteur de documents peut-il m'aider dans ce domaine ?

  20. Avatar pour Ana Neto Post
    Author

    Document Extractor se concentre sur la migration et la synchronisation des documents. Pour effectuer une migration de données (et non de documents), vous devez vous adresser à Connect Bridgenotre plateforme d'intégration.

  21. Avatar pour Candra

    C'est la première fois que je fréquente votre page web et je suis surprie de la recherche que vous avez effectué pour cette publication incroyable.
    Un travail fantastique !

  22. Avatar pour Guillermo
  23. Avatar pour hodges

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    J'ai trouvé que c'était très instructif. À la vôtre !

  24. Avatar pour Leroy Borrego

    Excellent article. Je vais être confronté à quelques-uns de ces problèmes en tant qu'entrepreneur.
    bien..

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