SharePoint Intégration avec Salesforce - Tout ce qu'il faut savoir en 2025

SharePoint et Salesforce sont un duo dynamique très apprécié dans les opérations commerciales. Mais leurs pouvoirs se combinent-ils vraiment pour offrir des avantages significatifs, ou s'agit-il d'un simple battage médiatique ?

Dans cet article, nous examinerons les avantages, les pièges potentiels et les meilleures pratiques de l'intégration du Salesforce avec le SharePoint en 2025 afin de vous aider à prendre une décision éclairée.

Voici notre table des matières :

• Avantages - Pourquoi opter pour l'intégration de Salesforce et SharePoint ?
• Les pièges - À quoi dois-je faire attention lors de l'intégration de Salesforce avec SharePoint ?
• Alternatives - Existe-t-il une meilleure façon d'intégrer Salesforce à SharePoint ?
• 3 étapes simples pour commencer
• Un autre scénario - Que se passe-t-il si j'ai déjà mes documents dans SharePoint et que je souhaite créer un lien vers eux dans Salesforce ?
• Connecteurs Salesforce - Que puis-je intégrer d'autre à Salesforce ?
• A emporter

Dernière mise à jour le 21 février 2025

Salesforce, également connue sous le nom de SFDC (Salesforce Dot Com), est l'une des entreprises les plus importantes du secteur. puissant Les outils de gestion de la relation client (CRM) disponibles aujourd'hui. Salesforce est constamment reconnu comme un leader de l'industrie ; par exemple, Salesforce Classé #1 Fournisseur de CRM pour 11ème Année consécutive.

Les experts ont également semblent d'accord. A l'occasion de la 2024 Prix des leaders de l'industrie de la gestion de la relation client, John Ragsdale, vice-président et directeur de recherche à la Technology Services Industry Association, l'a qualifié de "solution par défaut pour la majorité des entreprises technologiques en raison de ses analyses intégrées, du vaste écosystème d'AppExchange, et de ses investissements continus et de l'expansion de ses capacités".

En parlant d'AppExchange, parmi les intégrations avec Salesforce vous pouvez trouver sur AppExchange, l'intégration Salesforce SharePoint se distingue comme un choix populaire. Cette intégration est largement utilisée pour plusieurs raisons :

Les coûts de stockage de Salesforce peuvent être considérables, mais en intégrant SharePoint, les organisations peuvent tirer parti de la plus grande capacité de stockage du SharePointce qui permet de réaliser d'importantes économies. Par exemple, alors que Salesforce offre une limite de stockage de 10 Go (stockage de fichiers) + 10 Go (stockage de données) avec un stockage supplémentaire basé sur le nombre d'utilisateurs, SharePoint offre 1 To de stockage plus 10 Go par licence achetée.

Le présent signifie que le SharePoint fournit stockage qui est plus de 40 fois supérieure à celle de la Salesforce, ce qui pourrait entraîner une augmentation de l'incidence de la maladie. des réductions de coûts substantielles. En outre, les organisations peuvent acheter des capacités de stockage supplémentaires de SharePoint à un prix raisonnable de $0,20/mois par gigaoctet supplémentaire.

Bien que Salesforce permette d'attacher des documents à diverses entités, si vous dépendez fortement de cette fonctionnalité, vous pouvez finissent par utiliser capacité de fonctionnement importante, ce qui ralentit le fonctionnement du Salesforce. 

En revanche, le SharePoint a été conçu pour stocker de grandes quantités de fichiers et faire office de un système robuste de gestion des documents. En transférant des fichiers vers SharePoint, les organisations peuvent bénéficier de fonctionnalités telles que

• En temps réel collaboration avec les membres de l'équipe (fichiers d'entrée et de sortie en option),
• Historique des versions le suivi, et
• La capacité à partager des fichiers avec des utilisateurs externes.

Bien que les avantages de l'intégration de Salesforce avec SharePoint soient significatifs, il est essentiel d'être conscient des pièges et des défis potentiels. Voici quelques points clés à prendre en compte :

Intégration de Salesforce avec SharePoint à l'aide des outils natifs de Salesforce, c'est-à-dire à l'aide des outils de Salesforce Connexion des fichiers (que certaines références en ligne mentionnent comme SFDC Files Connect), est limité à SharePoint Online. Les versions précédentes de SharePoint, telles que SharePoint 2013/2010 sur site, ne sont plus prises en charge.

Le stockage de fichiers financiers ou de fichiers clients sensibles dans le nuage peut susciter des inquiétudes concernant les réglementations sur la protection des données, telles que le GDPR. Les organisations doivent soigneusement évaluer leurs obligations de conformité et déterminer si le stockage de ces documents sur site est nécessaire pour maintenir le contrôle sur le stockage et l'accès aux données.

La mise en place de l'intégration Salesforce SharePoint à l'aide de Files Connect peut s'avérer complexe et nécessiter de naviguer dans une documentation obsolète. De nombreux utilisateurs suivent les instructions d'intégration figurant dans la documentation et se heurtent à une erreur désagréable telle que :

• "Impossible d'accéder à la source externe - La source de données externe est indisponible en raison d'une erreur.
• "Vous n'êtes pas autorisé à effectuer cette opération"
• "Une erreur inconnue s'est produite lors de l'accès à Files Connect".

Ah, ah, ah ! Il n'y a rien de pire que de tomber sur une erreur inconnue comme celle-là. Lorsque vous voyez quelque chose comme ça, vous savez qu'il est temps de chercher une alternative.

Prendre en compte les limites et les défis que nous comme nous l'avons vu ci-dessus, il vaut la peine d'explorer d'autres solutions, à savoir des outils d'intégration tiers. spécialement conçu pour l'intégration de Salesforce et SharePoint.

Document Extractor construit pour la plateforme Salesforce™ est un excellent exemple d'outil d'intégration tiers qui simplifie et améliore l'intégration Salesforce SharePoint. Cet outil automatise le transfert des documents de Salesforce vers SharePoint tout en les remplaçant par des liens dans Salesforce.

De plus, lorsque le service trouve deux documents portant le même nom au même endroit sur Salesforce, il crée deux documents sur SharePoint, et il ajoute un suffixe qui permet aux deux fichiers d'exister sur SharePoint.
Lorsque vous ajoutez un document à un nouvel objet dans Salesforce, Document Extractor crée automatiquement le dossier approprié pour le stocker dans SharePoint. Cela fonctionne pour un objet standard tel qu'un compte, un contact, un prospect ou une opportunité, ou pour un objet personnalisé. En outre, Document Extractor conservera la même structure que tous les documents liés à ce nouvel objet.

Tout cela signifie que l'intégration offre plusieurs avantages, notamment la conformité au GDPR et à d'autres réglementations, une expérience utilisateur transparente et la préservation des informations sur les documents et de l'historique des versions.

Document ExtractorSes principales caractéristiques sont les suivantes

• Complet Synchronisation avec SharePoint
  Les utilisateurs peuvent directement télécharger des fichiers vers SharePoint, effectuer des déplacements, des suppressions et des renommages de fichiers, et synchroniser tous les changements de manière transparente avec Salesforce. Le présent Cela signifie que vous pouvez déplacer des fichiers de Salesforce à SharePoint et inversement si vous avez besoin d'une assistance technique. nécessaires.
  
  
• De meilleurs noms de fichiers et une recherche plus facile
  Le fait de renommer des fichiers dans Salesforce met à jour les noms de fichiers correspondants dans SharePoint, ce qui facilite l'accès à l'information. récupération par le biais d'une recherche. Les utilisateurs peuvent également personnaliser les noms de fichiers dans SharePoint en utilisant les champs personnalisés de Salesforce.
  
  
• Économisez sur les licences SharePoint
  Les utilisateurs peuvent accéder aux documents stockés dans SharePoint sans avoir besoin de licences SharePoint individuelles, ce qui réduit les coûts de licence.
  
  
• Prévisualisation des fichiers
  Voir l'aperçu dans Salesforce pour tous les types de fichiers pris en charge par SharePoint.
  
  
• Intégration du Truth Enforcer
  Intégration avec Truth Enforcer for SharePoint garantit le plus haut niveau de sécurité pour vos documents et permet la vérification numérique et l'audit du contenu des fichiers, éliminant ainsi le besoin de vérifications manuelles des documents.

Nous avons ajouté ces nouvelles fonctionnalités pour tenir compte des commentaires que nous avons reçus de la clientèle croissante de Document Extractor. Vous souhaitez savoir ce que nos clients pensent de Document Extractor ?

Vous pouvez lire un révision du Document Extractor par l'un de nos clients du secteur privé.

Vous pouvez également lire le revue par l'un de nos clients du secteur public, dont la société de conseil a été heureuse de trouver une solution à son problème. Document Extracteur dans Salesforce AppExchange afin qu'ils puissent gérer un projet complexe de manière simple.

Vous devez d'abord vérifier si les versions SharePoint et Salesforce que vous allez utiliser figurent dans la liste des versions prises en charge de Document Extractor :

• Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 et en ligne (Office 365)
• Salesforce Professionnel, Entreprise, Illimité, Force.com et Développeur - les deux Lightning Experience et Classic

Nous allons commencer par télécharger la version SaaS en tant que essai gratuit. Vous pouvez également l'obtenir auprès de Salesforces'. AppExchange et il existe également une version auto-hébergée.

Comme indiqué, l'essai est gratuit, mais vous devez suivre une procédure normale de panier d'achat et passer une commande au prix de $0.00. Une fois que vous aurez fait cela, vous recevrez des instructions par e-mail.

Une fois que vous avez reçu l'e-mail d'instructions, vous devez cliquer sur Complétez votre inscription.

L'installation commence alors. Nous vous recommandons toujours de commencer par installer Document Extractor dans votre bac à sable, puis de le transférer en production. Vous devez donc utiliser Test/Sandbox dans le champ Instance au lieu de Production pour l'instant.

Lorsque vous choisissez Test/Sandboxvous devrez saisir le nom d'utilisateur de votre service de bac à sable. Il s'agit simplement d'un administrateur système dédié. Cet utilisateur doit avoir des droits d'accès élevés pour permettre des modifications du système. Assurez-vous également que ce compte n'est pas utilisé par quelqu'un d'autre pour accéder à votre Salesforce.

Vous aurez besoin du mot de passe de l'utilisateur du service et du jeton de sécurité. pour tester la connexion.

Si vous voulez voir comment effectuer la configuration Pour plus de détails, consultez le site suivant vidéo tutoriel. 

Document Extractor utilise un paquetage géré avec un ensemble de classes Apex et de déclencheurs pour transférer vos documents de Salesforce à SharePoint. Une fois installé, vous verrez que dans la liste des paquets installés.

Ensuite, vous devrez fournir vos paramètres pour le SharePoint. Vous devez d'avoir un utilisateur disposant d'autorisations suffisantes pour lire et écrire des documents dans la bibliothèque de documents, où documents sera stockée.

Document Extractor utilise les "notifications push", ce qui signifie que le service détecte les nouveaux documents téléchargés sur Salesforce. Le service utilise également le "Full Scan Polling" comme mécanisme de sauvegarde pour s'assurer que tous les fichiers sont bien enregistrés. transféré. Nous recommandons vous augmenter l'intervalle de "Full Scan Polling" pour optimiser la consommation d'appels API.

Si vous utilisez déjà Microsoft SharePoint et que tous vos fichiers sont dans SharePoint, avant de commencer avec Salesforce, vous souhaitez naturellement que vos objets Salesforce aient des liens vers ces documents existants.

Si vous avez une règle sous-jacente dans le nom du fichier ou dans la structure du dossier, vous pouvez utiliser notre moduleConnect Bridge integration plateforme pour créer des URL dans Salesforce qui puis pointer vers ces documents dans SharePoint. Le résultat serait identique à ce que l'on voit dans un normal Installation Document Extractor : liens dans Salesforce vers des documents dans SharePoint. IIl est important de noter que les URL que j'ai mentionnés peuvent être créés sous n'importe quel of les objets standards et aussi sous objets personnalisés en Salesforce.

En plus d'intégrer SharePoint à Salesforce, vous exploitez les capacités de Connect Bridge pour d'autres tâches. Vous pouvez intégrer tout type de ensemble de données avec Salesforce de la même manièreà l'aide de l'outil Base de données vers Salesforce Sync solution. Cette solution est basée sur la Plate-forme d'intégration Connect Bridge mentionné ci-dessus et peut être utilisé comme un SQL Server - connecteur Salesforce.

En réalité, Cette plateforme d'intégration est assez flexible et peut faire plus que connecter Microsoft SQL Server à Salesforce. Document Extractor lui-même est basé sur Connect Bridge avec Connecteurs Salesforce et SharePoint. Vous pouvez également connecter un système de gestion de base de données (SGBD) local tel que Oracle, SAP HANA, MariaDBou MySQL à Salesforce.

Vous pouvez obtenir le données de Salesforce vers le serveur SQL ou une autre base de données locale ou le faire dans l'autre sens autour de: obtenir des données de la base de données et l'insérer dans Salesforce.

Le présent signifie que vous pouvez créer tous les types de des solutions flexibles de migration ou de synchronisation, car vous pouvez vous connecter à n'importe quelle base de données existante. Il est un grand de maximiser ce que vous pouvez tirer d'une intégration Salesforce, car vous pouvez obtenir une adaptation parfaite à vos besoins en matière d'intégration de données avec un une solution personnalisée et simple à construire et à entretenir.

L'intégration de SharePoint avec Salesforce peut être bénéfique pour votre organisation si vous recherchez des économies, un meilleur stockage des fichiers et une meilleure collaboration. L'option d'intégration native de Salesforce, Files Connect, a une application limitée et présente certains défis. Les outils d'intégration tiers tels que Document Extractor sont ceux qui permettent de mieux gérer l'intégration et d'en exploiter tout le potentiel.

Cet outil est disponible en Salesforce AppExchange. Vous pouvez consulter la description et les caractéristiques du produit, l'essayer gratuitement ou acheter la version SaaS.

Si vous optez pour un déploiement SaaS, une autre option consiste à commander le produit directement sur le site web du logiciel Connecting. Une autre option est la version auto-hébergée, très prisée par les grandes organisations qui préfèrent être en pleine possession de ses moyens le produit.

Essayez Document Extractor gratuitement :

Dernière mise à jour de l'article le 21 février 2025
Publié initialement le 8 août 2019