Intégration de Salesforce avec Salesforce

Intégration de SharePoint avec Salesforce - tout ce que vous devez savoir en 2021

Ana Neto Produits et solutions 17 Commentaires

Dernière mise à jour le : 11 janvier 2021

Vous avez entendu parler d'entreprises qui utilisent à la fois Salesforce et SharePoint. Vous vous êtes demandé si l'utilisation des deux applications présentait un quelconque avantage, une réelle synergie. L'intégration de Salesforce SharePoint peut-elle présenter des avantages, ou n'a-t-elle tout simplement aucun sens ? Dans cet article, nous allons examiner les avantages et les pièges et vous laisser vous faire votre propre opinion.

Pourquoi devriez-vous envisager une intégration de Salesforce et de SharePoint ?

Le fait est que Salesforce, également connu sous le nom de SFDC (Salesforce Dot Com), est l'un des outils CRM les plus chers. Ce qui ne veut pas dire que les clients ne sont pas satisfaits. En juin 2020, le Gartner a nommé Salesforce comme l'un des leaders du Quadrant magique du centre d'engagement client CRM pour la 12e année consécutive. En septembre 2019, Salesforce a remporté le  Prix 2019 pour les leaders du marché des CRM dans tous les domaines. Analysant ces récompenses, Kate Leggett, analyste principale chez Forrester Research, a déclaré que la force de la force de vente réside dans "son large portefeuille de bout en bout qui s'adresse aux organisations B2C et B2B (...) et sa capacité à fournir une plate-forme qui facilite l'intégration, l'automatisation, la prédiction et la prescription".

En parlant d'intégration, parmi les intégrations avec Salesforce, la L'intégration de Salesforce SharePoint s'impose comme un choix populaire. L'une des principales raisons en est qu'il s'agit d'une économie d'argent : vous pouvez économiser beaucoup sur les frais de stockage de Salesforce. Le stockage standard SharePoint est de 1 To plus 10 Go par licence achetée (exactement les limites dépendent de votre régime). Si cela ne suffit pas, vous pouvez acheter du stockage supplémentaire au prix très raisonnable de $0,20/mois par Go supplémentaire. C'est la première raison d'intégrer Salesforce et SharePoint.

La deuxième raison est que SharePoint est plus performant que Salesforce pour stocker des charges de fichiers. Oui, Salesforce a la fonctionnalité de joindre des documents et des notes aux comptes - en option. Mais si vous le faites, toutes les factures, contrats, relevés de travail et autres documents similaires peuvent vraiment s'accumuler. Ils finissent par voler une capacité d'exploitation précieuse, ce qui ralentit le fonctionnement de Salesforce.

Le transfert des fichiers vers un système de gestion des documents est une option plus intelligente. Un système conçu pour la gestion des documents et qui vous offre plus de fonctionnalités, telles que :

  • vous pouvez collaborer sur des documents avec vos collègues,
  • vous pouvez voir l'historique complet de la version,
  • vous pouvez partager des fichiers avec des utilisateurs externes.

Quels sont les pièges de l'intégration de Salesforce avec SharePoint ?

Si vous essayez d'intégrer Salesforce à SharePoint en utilisant uniquement les outils que vous obtenez avec Salesforce, vous utilisez normalement Les fichiers de Salesforce se connectent (également connu sous le nom de SFDC Files Connect).

La première chose à noter est que cela ne permettra de se connecter qu'à SharePoint Online. Il fonctionnait auparavant pour les versions sur site de SharePoint 2013 / 2010, mais la documentation la plus récente ne mentionne plus rien de tout cela, y compris les options de licence (la licence payante "Files Connect for on-premises external data sources" ne semble plus être disponible).

Notez ensuite qu'avec cette intégration, les utilisateurs pourront accéder et partager SharePoint files via l'onglet Fichiers et le flux, and search pour them the de la même manière qu'ils recherchent leur contenu Salesforce. Mais le fichier doit déjà être dans SharePoint pour commencer. Cela pourrait ne pas être très intuitif pour les utilisateurs, surtout s'ils sont déjà habitués à Salesforce mais pas tellement à SharePoint.

Ensuite, vous ne voudrez peut-être pas stocker les fichiers financiers et les fichiers relatifs aux clients dans le nuage. Si vous essayez de vous conformer aux réglementations sur la protection des données, comme la GDPR, vous devrez peut-être stocker ce type de documents dans vos locaux.

Et puis il y a le problème de la mise en œuvre de l'intégration de Files Connect. Pour commencer, vous devez vous frayer un chemin à travers les 137 pages de la documentation officielle (liens à la fin de cette section), qui est pour la plupart obsolète... elle a été écrite lorsque Files Connect a été lancé en 2015 et les mises à jour ont été rares (la plupart d'entre elles ont été mises à jour pour la dernière fois en 2016). Comme SharePoint online a été considérablement remanié en 2018, certains termes ne sont pas les mêmes et certaines actions doivent être effectuées dans un ordre différent.

De nombreux utilisateurs ne suivent les instructions d'intégration que pour se retrouver avec une vilaine erreur, comme par exemple :

  • "Impossible d'accéder à la source externe - La source de données externe est indisponible en raison d'une erreur"
  • "Vous n'êtes pas autorisé à effectuer cette opération"
  • "Une erreur inconnue s'est produite lors de l'accès à Files Connect". 

Il ne peut vraiment pas y avoir pire que de tomber sur une erreur inconnue en essayant de réaliser un projet d'intégration. Quand vous voyez cela, vous savez qu'il est temps de chercher une alternative.

Documentation de la force de vente sur Files Connect :
Guide d'installation de Files Connect | Guide de l'utilisateur de Files Connect | Guide de mise en œuvre de Salesforce Files Connect

Existe-t-il un meilleur moyen d'intégrer Salesforce à SharePoint ?

Le alternative à Fichiers connectés est d'utiliser un outil d'intégration tiers. Il existe de nombreux outils d'intégration dans l'écosystème Salesforce.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ est un tel outil d'intégration, dans le cas de faire une intégration SharePoint Salesforce. Il transfère automatiquement les documents enregistrés dans Salesforce vers SharePoint et remplace les documents originaux par liens en les pointant vers SharePoint.

Document Extractor construit pour la vidéo de la plate-forme Salesforce

L'idée générale est que les utilisateurs accèdent toujours aux fichiers où ils les ont initialement enregistrés - dans Salesforce sous les comptes respectifs.

En arrière-plan, Document Extractor détecte automatiquement les fichiers, les déplace vers les bibliothèques correspondantes dans SharePoint et laisse un lien dans Salesforce à sa place.

L'utilisateur voit un lien exactement au même endroit que celui où il s'attendait à trouver le fichier dans Salesforce, donc pour lui c'est le même - l'expérience de l'utilisateur ne change pas.

Le document est remplacé par un lien sur Salesforce qui pointe vers le document dans SharePoint

Document Extractor transfère également les informations sur le créateur, l'éditeur et le propriétaire du document Salesforce à SharePoint pour faciliter le suivi des documents. Le nom et l'extension des fichiers originaux sont également transférés, de sorte que les utilisateurs peuvent toujours rechercher ces fichiers à la fois par leur nom et leur extension dans Salesforce. L'historique des versions est également conservé.

L'historique des versions des documents est conservé intact sur Salesforce, ce qui vous permet d'accéder à chaque version du document

De plus, lorsque le service trouve deux documents portant le même nom au même endroit sur Salesforce, il crée deux documents sur SharePoint, et il ajoute un suffixe qui permet aux deux fichiers d'exister sur SharePoint.

Chaque fois que vous ajoutez un document à un nouvel objet dans Salesforce, Document Extractor crée automatiquement le bon dossier pour le stocker sur SharePoint. Cela fonctionne pour un objet standard comme un compte, un contact, un prospect ou une opportunité, ou pour un objet personnalisé. En outre, Document Extractor conservera la même structure ainsi que tous les documents liés à ce nouvel objet.

En 2020, plusieurs de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées à Document Extractor. La liste des nouveautés est très longue, mais je tiens à la souligner :

  • Synchronisation complète avec SharePoint - même lorsque les utilisateurs téléchargent des fichiers directement vers SharePoint, ou lorsque vous avez des déplacements, renommages et suppressions de fichiers dans SharePoint
  • Obtenir des documents de SharePoint sans que les utilisateurs aient besoin d'une licence SharePoint
  • Prévisualisation des fichiers dans Salesforce pour tous les types de fichiers pris en charge par SharePoint.

Ces nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées pour tenir compte des commentaires que nous avons reçus de la base croissante de clients Document Extractor. Vous pouvez lire un révision du Document Extractor par l'un de ces clients - "Avec Document Extractor, le processus est transparent pour mes utilisateurs finaux. Ils ne savent même pas qu'il est là, ce que nous voulions", Andrea Getty - Dorman Products Inc.  

En résumé, le Document Extractor vous apporte de nombreux avantages, est entièrement automatisé et permet de réduire considérablement les coûts de stockage.

Que faire si j'ai déjà mes documents dans SharePoint et que je veux les lier à Salesforce ?

Dans un premier temps, si vous êtes déjà un utilisateur SharePoint et que tous vos fichiers sont dans SharePoint, vous souhaitez naturellement que vos objets Salesforce aient des liens vers ces documents existants lorsque vous commencez à utiliser Salesforce.

Si vous avez une règle sous-jacente dans le nom du fichier ou la structure du dossier, vous pouvez utiliser notreConnect Bridge integration plateforme pour créer des URL dans Salesforce qui pointent vers ces documents dans SharePoint. Ces URL peuvent être créés sous tous les objets standard et également sur des objets personnalisés dans Salesforce.

Que puis-je intégrer d'autre à Salesforce ?

Vous pouvez en fait intégrer tout type d'ensemble de données existant dans Salesforce de manière similaire. Vous pouvez vous connecter à Salesforce à partir de n'importe quel système de gestion de base de données (SGBD) local tel qu'ORACLE, SAP HANA, MySQL, MariaDB ou Microsoft SQL server. Vous obtenez les données de Salesforce et les placez dans la base de données locale ou vous obtenez les données de la base de données et les placez dans Salesforce.

Cela signifie que vous pouvez créer toutes sortes de solutions flexibles et les adapter parfaitement à vos besoins d'intégration de données, car vous pouvez vous connecter à n'importe quel type de base de données qui existe déjà. C'est un excellent moyen de maximiser ce que vous pouvez tirer d'une intégration Salesforce.

Cela se fait avec le Base de données vers Salesforce Sync solution. Cette solution est basée sur la Plate-forme d'intégration Connect Bridge. Beaucoup plus de flexibilité, sans les tracas et les problèmes habituels d'une solution sur mesure.

A emporter

Document Extractor est l'outil d'intégration tiers fiable de Salesforce qui peut mieux gérer SharePoint et l'intégration de Salesforce.

Stockage moins cher, conforme au GDPR, Amélioration de la convivialité

Cet outil est disponible en AppExchange. Vous pouvez étudier la description et les caractéristiques du produit, l'essayer gratuitement ou acheter la version SaaS.

Une autre option pour le déploiement du SaaS consiste à commander le produit sur le site web de Connecting software. Une autre option encore, au cas où vous dirigeriez une grande organisation et préféreriez avoir le contrôle total du produit, est la version auto-hébergée. Optez pour une Essai gratuit en mode SaaS ou un essai gratuit auto-hébergé aujourd'hui !

Dernière mise à jour le : 11 janvier 2021

Essayez Document Extractor gratuitement :

En savoir plus sur le Document Extractor conçu pour la plate-forme Salesforce

Si l'intégration de Salesforce SharePoint vous intéresse, consultez les articles et les études de cas ci-dessous.

Si vous cherchez un moyen de soutenir Salesforce Exchange connections with multiple Exchange servers involved, check CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Conseiller technique, auteur

Ana Neto
Technical conseiller au Connecting Software

Auteur :

Je suis ingénieur en informatique depuis 1997, et plus récemment, j'aime écrire et parler en public.  Vous avez des questions ou des commentaires sur ce poste ou sur le Connect Bridge ? J'aimerais avoir votre avis !

 ana@connecting-software.com

Commentaires 17

  1. Salut César, oui nous soutenons les objets personnalisés. Le mieux serait de nous contacter et nous pourrons vous montrer et vous répondre.
    Best
    Thomas

  2. Nous avons des milliers de documents dans Sharepoint dans une structure élaborée (sous-dossier traditionnel), aucun dans Salesforce. Serait-il possible d'obtenir des liens des enregistrements Sf vers les "dossiers" Sharepoint correspondants avec tous les documents qui y figurent déjà ?
    Comment ?

  3. Post
    Autor

    Bonjour Mark,

    Ce que nous faisons avec Document Extractor est plus ou moins le contraire de ce dont vous avez besoin : nous recevons les documents de SF à SharePoint. Pour vos besoins, je pense que notre plate-forme Connect Bridge est la mieux adaptée. C'est la plate-forme que nous avons utilisée pour construire Document Extractor, vous pouvez donc facilement créer votre propre logiciel personnalisé qui fait ce dont vous avez besoin. Nous prendrons contact avec vous par le biais du courriel que vous avez indiqué pour explorer cette option avec vous.

    Ana Neto

  4. Salut,
    Tous nos fichiers sont téléchargés dans Sharepoint aujourd'hui. Nous voulons que les utilisateurs puissent effectuer des recherches dans Sharepoint à partir des enregistrements d'objets personnalisés de Salesforce et puissent établir des liens vers ces enregistrements. De même, si un utilisateur télécharge de nouveaux fichiers, il doit le faire dans Sharepoint. Votre solution offre-t-elle les deux possibilités ?

  5. Post
    Autor

    Notre solution transfère les fichiers de Salesforce à SharePoint une fois qu'ils sont téléchargés dans Salesforce bien sûr. La solution remplace ensuite les fichiers originaux dans Salesforce par des URL.

    Les utilisateurs peuvent toujours rechercher ces fichiers dans Salesforce car nous conservons les noms et les extensions des documents dans Salesforce.

    Dans un premier temps, si tous vos dossiers sont en SharePoint, nous pourrions utiliser notre Connect Bridge pour créer des URL dans Salesforce pointant vers ces documents dans SharePoint. Ces URL peuvent être créées sous tous les objets par défaut et/ou personnalisés de Salesforce.

  6. Salut,

    Il semble que ce paquet ferait en partie ce que nous voulions. Mais nous aimerions également une intégration selon laquelle, lorsqu'un nouvel objet personnalisé (c'est-à-dire une opportunité) est créé dans Salesforce, un dossier est créé dans Sharepoint, et c'est là que sont stockés tous les documents relatifs à cette opportunité. Lorsque l'opportunité est ensuite gagnée, notre système Salesforce crée un projet. Nous souhaitons alors que tous les documents relatifs au projet soient également sauvegardés dans ce dossier d'opportunité. Est-ce une chose qui est facilement possible ? Merci

  7. Post
    Autor

    Oui, chaque fois que vous ajoutez un nouvel objet, le produit ajoute automatiquement un nouveau dossier sur SharePoint. De plus, il conservera la même structure ainsi que tous les documents liés à ce nouvel objet.

  8. Demande de démonstration pour l'intégration de Salesforce et SharePoint en utilisant Document Extractor

  9. Post
    Autor

    Ce sera un plaisir pour nous ! Notre équipe commerciale prendra contact avec vous sous peu.

  10. Salut ,

    Nous cherchons à télécharger un rapport pour partager le point de Salesforce org à la fin de chaque semaine, est-ce possible grâce à cette application

    Bhawna singh

  11. Post
    Autor

    Supposons que le rapport se trouve sous un compte. Le rapport serait téléchargé sur SharePoint la première fois que vous le mettez sur Salesforce et il irait sous le dossier de ce compte. Chaque fois que vous travaillez avec ce premier rapport, vous travaillez en fait dans le document SharePoint. Du côté de Salesforce, vous auriez un lien vers ce document. L'accès à ce document à partir de SharePoint ou de Salesforce aurait donc le même effet.

    Si, une semaine plus tard, vous créez un nouveau rapport sous ce compte, la même chose se reproduira.

  12. Salut,

    Nous avons créé une application Salesforce avec des composants apex et Lightning pour télécharger de nombreux documents ensemble et les joindre aux enregistrements appropriés d'un objet personnalisé.

    Peut-on utiliser le Document Extractor pour déplacer ces documents vers le SharePoint ? Le processus du Document Extractor peut-il entrer en conflit avec notre demande ?

  13. Post
    Autor

    Tant que vos documents sont des fichiers Salesforce standard (Content Document) ou des pièces jointes, Document Extractor pourra les déplacer vers SharePoint. Il n'y a pas de problème avec les fichiers attachés à des objets personnalisés. Je vous recommande de faire un essai et de le tester vous-même.

  14. Nous avons trois structures de dossiers différentes pour différents types d'opportunités dans Salesforce. Comment le Document Extractor gère-t-il cela ? Merci.

  15. Post
    Autor

    Document Extractor utilisera, par défaut, sa propre structure de dossiers basée sur les noms et la hiérarchie des objets Salesforce. Il est possible de personnaliser le dossier pour les enregistrements en utilisant des champs personnalisés dans Salesforce, donc si vous pouvez exprimer l'endroit où vous voulez que les fichiers aillent comme une formule Salesforce, nous pouvons le supporter.

    Nous vous contacterons bientôt pour que vous puissiez voir comment tout cela fonctionne pour vous.

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