SharePoint Integration with Salesforce

SharePoint Integration with Salesforce – All You Need to Know Heading Into 2022

Ana Neto Produtos e Soluções 18 Comentários

Last updated on: November 8, 2021

You heard about companies that use both SharePoint and Salesforce. It made you question if there is any real synergy in using both applications. Can there be advantages to a Salesforce SharePoint integration, or is it simply not worth it?

In this article, we will consider the benefits and pitfalls of this integration so that you can decide if it makes sense in your scenario.

Benefits – Why should you go for a Salesforce and SharePoint integration?

It is widely known that Salesforce, also known as SFDC (Salesforce Dot Com), is one of the most expensive CRM tools. In 2021, and for the 13th time in a row, Gartner named Salesforce a Leader in the CRM Customer Engagement Center Magic Quadrant.

In August 2021, Salesforce made it to the top 5 on all relevant categories of the 2021 CRM Industry Leader Awards (best enterprise CRM software and solutions, best CRM for midsize and small businesses, best business intelligence and analytics, and best customer data platforms).

Why is Salesforce so successful? In the words of Kate Leggett, principal analyst at Forrester Research, Salesforce’s strength lies in “its broad end-to-end portfolio that caters to both B2C and B2B organizations (…) and its ability to deliver a platform that eases integration, automation, prediction, and prescription”.

Let’s focus on the integration aspect. Through Salesforce AppExchange, the cloud marketplace for anything Salesforce-related, you can get all kinds of solutions that integrate with Salesforce and expand its power.  Out of all these integrations with Salesforce, the A integração do Salesforce SharePoint destaca-se como uma escolha popular.

One of the main reasons for that is that it is a money saver: you can save a lot in Salesforce’s storage costs. The amount of Salesforce storage that is included in your plan is 10 GB (File storage) + 10 GB (Data storage) with some additional storage depending on the number of users (check Salesforce.com for the precise Salesforce storage limits applicable to you and the way these storage limits are enforced).

For example, a Professional Edition org with 20 users receives 10.4 GB of data storage + 22.9 GB of file storage. For storing files and attachments, only the file storage is relevant, so we will focus on the 22.9 GB.

The standard SharePoint is 1 TB plus 10 GB per license purchased (exact os limites dependem do seu plano). This means that for that case, the included storage is over 40 times larger (!) with a total of 1224 GB in SharePoint against the 22.9 GB in Salesforce. If that is not enough, you can buy extra SharePoint storage for $0.20/month for each extra GB. This is the first reason to integrate Salesforce with SharePoint – saving on storage costs.

A segunda razão é que SharePoint is better at storing many files than Salesforce. Yes, you can have Salesforce documents and notes attached to accounts, contacts, and almost anything really. But if you use that option all the time, those Salesforce documents - invoices, receipts, statements of work, contracts, and others - will start to pile up. They end up stealing valuable operating capacity, and degrading Salesforce performance. Keep in mind that Salesforce is not a document management system.

Moving the files to a document management system is a smarter option. A document management system will provide you with relevant features, such as:

  • you can collaborate on documents with other team members,
  • you can see the document’s version history,
  • você pode compartilhar arquivos com usuários externos.

Pitfalls - What should I look out for when doing a Salesforce integration with SharePoint?

If you try to integrate Salesforce with SharePoint using the tools you get with Salesforce, you will do it with Salesforce’s Files Connect (some online references will mention it as SFDC Files Connect – it is the same thing).

There are a few things you need to know if you go down that road. The first thing is that this will only work with SharePoint Online. It used to work for SharePoint 2013 / 2010 on-premises versions, but the most current documentation no longer mentions any of this, including the licensing options (the paid license “Files Connect for on-premises external data sources” no longer seems to be available).

Em seguida, note que com esta integração, os usuários poderão acessar e compartilhar o SharePoint files via a aba Files e feed, and search para them the da mesma forma que pesquisam seus conteúdos do Salesforce. Mas o arquivo já precisa estar no SharePoint para começar. Isso pode não ser muito intuitivo para os usuários, especialmente se eles já estão acostumados ao Salesforce, mas não tanto ao SharePoint.

Next, you may not want to store financial and client-related files in the cloud. If you try to comply with data protection regulations like GDPR, you can’t do it like this. To guarantee that you know where your data is stored and who has access to it, you should store documents with personal information on-premises.

And then there is the problem of getting the Files Connect integration to work. Just for starters, you have to work your way through the 137 pages of the official documentation (links at the end of this section), which is mostly outdated… it was written when Files Connect was launched back in 2015 and the updates to it have been scarce (most of them were last updated in 2016). As SharePoint online was significantly overhauled in 2018, some terms are not the same and some actions need to be performed differently.

Muitos usuários seguem as instruções de integração apenas para terminar com um erro feio, como por exemplo:

  • "Não é possível acessar fonte externa - Fonte de dados externa não está disponível por causa de um erro".
  • "Você não está autorizado a realizar essa operação"
  • "Ocorreu um erro desconhecido ao aceder a Files Connect".

Argh! It can’t really get much worse than running into an unknown error like that. When you see this kind of thing, you know it is time to look for an alternative.

Learning to integrate Salesforce and SharePoint using Files Connect (Salesforce Documentation)

  1. Guia de Instalação de Arquivos de Conexão 
  2. Guia do Utilizador File Connect
  3. Guia de implementação do Salesforce Files Connect

Alternatives - Is there a better way to integrate Salesforce with SharePoint?

The alternative to Files Connect is to use a third-party integration tool. There are plenty of Salesforce integration tools in the Salesforce ecosystem.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ is such an integration tool, and it is the #1 option for a SharePoint Salesforce integration. You can find it on AppExchange and on Connecting Software's website.

Document Extractor automatically transfers Salesforce documents to SharePoint and replaces the original documents with links pointing to them at SharePoint. You can also look at it as a compliance & migration tool, because moving the files in this way can help you in meeting GDPR and other regulations requirements.

Document Extractor construído para o vídeo da plataforma Salesforce

The general idea is that the end-users still access the files where they originally saved them – in Salesforce under the respective accounts, lead, or any kind of object.

No fundo, Document Extractor automatically detects the files, moves them to the corresponding libraries in SharePoint and leaves links in Salesforce in their place.

The user sees a link in the exact same location he expected the file to be in Salesforce, so for them it is the same – the user experience doesn’t change.

O documento é substituído por um link no Salesforce que aponta para o documento no SharePoint

Document Extractor also transfers the information about the Salesforce document creator, editor, and owner to SharePoint for easier tracking of the documents. The name and extension of the original files are also transferred, so users can still search for those files by both name and extension in Salesforce. The version history is also kept.

O histórico da versão do documento é mantido intacto no Salesforce, permitindo que você acesse cada versão do documento

Além disso, quando o serviço encontra dois documentos com o mesmo nome no mesmo local no Salesforce, cria dois documentos no SharePoint e acrescenta um sufixo que permite que ambos os arquivos existam no SharePoint.

Sempre que você adicionar um documento a um novo objeto no Salesforce, o Document Extractor criará automaticamente a pasta correta para armazená-lo no SharePoint. Isto funciona para um objeto Padrão como uma Conta, Contato, Chumbo, ou Oportunidade ou um objeto Personalizado. Além disso, o Document Extractor também manterá a mesma estrutura e todos os documentos relacionados a esse novo objeto.

Several new features were recently added to Document Extractor. Out of the long list of new features but here is my top 5:

  1. Sincronização total com SharePoint – even when users directly upload files to SharePoint, or when they do file moves, deletes, and renames in SharePoint
  2. Better Filenames = Easier Search - renames of files in Salesforce are also synchronized to SharePoint and you can now customize the filename in SharePoint using a Salesforce custom field
  3. Save on SharePoint licenses – Get documents from SharePoint without the need for users to have SharePoint license
  4. Pré-visualização de ficheiros (beta) – See the preview in Salesforce for all file types supported by SharePoint
  1. Blockchain Sealing Integration Available – you can put an end to tiring and repetitive paperwork verifications and get the highest security possible by integrating with Selo de cadeia de bloqueios CB para SharePoint

We added these new features to accommodate the feedback we got from the growing customer base of Document Extractor. Interested in knowing what our customers say of Document Extractor?

You can read a revisão do Document Extractor by one of our private sector customers

“With Document Extractor, the process is seamless to my end users. They don’t even know it is there, which is what we wanted”
Andrea Getty – Dorman Products Inc.

You can also read the review by one our public sector customers, whose consultant company was happy to find Document Extractor in Salesforce AppExchange so that they could fix a complex situation in  an easy way

"Quando encontrámos o Document Extractor pela primeira vez, pensámos que se ele fizesse o que dizia na lata, marcaria todas as nossas caixas. E fez: apenas a configuração básica, e funcionou da primeira vez!"
Chris Lynch - Director of Chris Lynch IT Consulting

E se eu já tiver os meus documentos no SharePoint e quiser ligar-me a eles no Salesforce?

If you are already using Microsoft SharePoint and all your files are in SharePoint, before you start with Salesforce, you naturally would like your Salesforce objects to have links to those existing documents.

If you have an underlying rule in the filename or the folder structure, you can use ourConnect Bridge integration plataforma to create URLs in Salesforce that then point to those documents in SharePoint. The result would look identical to what you see in a normal Document Extractor installation: links in Salesforce to documents in SharePoint. It is important to note that the URLs I mentioned could be created under any of the standard objects and also under custom objects in Salesforce.

O que mais posso integrar com a Salesforce?

You can actually integrate any type of dataset with Salesforce in a similar way, using the Base de dados CB On-prem para Salesforce Sync solução. Esta solução é baseada na Plataforma de integração Connect Bridge mentioned above and can be used as a SQL Server - Salesforce connector.

In reality, this integration platform is quite flexible and can do more than connect Microsoft SQL Server to Salesforce. You can also connect any local database management system (DBMS) such as Oracle, SAP HANA, MariaDBou MySQL to Salesforce.

You can get the data from Salesforce to SQL Server or another local database or do it the other way round: get data from the database and put it into Salesforce.

This means you can create all kinds of flexible migration or synchronization solutions, as you can connect to any existing database. It is a great way of maximizing what you can take out of a Salesforce integration, as you can get a perfect fit for your data integration needs without any of the normal hassle and problems of a custom solution.

3 Simple Steps to Get Started

Ready to start moving your Salesforce documents to SharePoint? Here are the necessary steps:

Step 1 – Check requirements

You should first check if the SharePoint and Salesforce versions you would be using are in the list of the supported versions of Document Extractor: • Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 and Online (Office 365) • Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com, and Developer – both Lightning Experience and Classic

Step 2 – Download Document Extractor

We will start by downloading the SaaS version as a avaliação gratuita. You can also get it from Salesforces’ AppExchange and there is also a self-hosted version available.

As mentioned, the trial is free, but you do have to follow a normal shopping cart procedure and place an order at the cost of $0.00. Once you do that, you’ll receive instructions via email.

Step 3 – Install on Your Sandbox

Once you get the instructions email, you need to click Complete Your Registration.

From there, installation will start. We always recommend that you start by installing Document Extractor on your sandbox, and then you can move it to production. You should therefore use Test/Sandbox on the Instance field rather than Produção for now.

When you choose Test/Sandbox, you’ll need to type your sandbox service username. This is simply a dedicated system administrator. This user should have elevated access rights to allow modifications of the system. Please also make sure this account is not used to access your Salesforce by anyone else. You’ll need the service user password and the security token so that you can test the connection.

If you want to see how the configuration is done in further detail, check out this tutorial installation video

Document Extractor uses the help of a managed package with a set of Apex classes and triggers to stub your documents from Salesforce to SharePoint. Once installed, you’ll see the package listed in the list of the installed packages.

Next, you’ll need to provide your SharePoint settings. You need to have a user with enough permissions to read and write documents to the document library where documents will be stored.

Document Extractor uses “Push notifications”, which means that the service detects new documents uploaded to Salesforce. The service also uses “Full Scan Polling” as a backup mechanism to ensure that all files were stubbed. We recommended you increase the interval of the “Full Scan Polling” to optimize your API calls consumption.

Takeaway

Document Extractor is the trustworthy Salesforce third-party integration tool that can better handle SharePoint and Salesforce’s integration.

Document Extractor - Armazenamento mais barato, compatível com GDPR, Aumente a usabilidade

This tool is available in Salesforce AppExchange. You can read through the product description and features, try it for free or buy the SaaS version.

If you are going for SaaS deployment, another option is ordering the product directly from the Connecting software’s website. Yet another option is the self-hosted version, which is a favorite with larger organizations that prefer to be in full control of the product.

Experimente Document Extractor de graça:

Article last updated on October 12, 2021

More on Document Extractor Built for Salesforce Platform

Se a integração do Salesforce SharePoint é algo em que você está interessado, dê uma olhada nos artigos e estudos de caso abaixo.

Se você está procurando uma maneira de apoiar a Salesforce Exchange conexões com múltiplos servidores Exchange envolvidos, verifique CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Assessora técnica, autora

Ana Neto
Technical conselheiro no Connecting Software

Autor:

Sou engenheiro de software desde 1997, com uma paixão mais recente por escrever e falar em público.  Você tem alguma pergunta ou comentário sobre este post ou sobre o Connect Bridge? Eu adoraria ter o seu feedback!

 ana@connecting-software.com

Comentários 18

  1. Olá Cesar, sim, nós suportamos objectos personalizados. O melhor seria contactar-nos e nós podemos mostrar e responder a todos vocês.
    Melhor
    Tomás

  2. Temos milhares de documentos em Sharepoint em uma estrutura elaborada (subpasta tradicional), nenhum em Salesforce. Seria possível obter links dos registros Sf para as "pastas" correspondentes do Sharepoint com todos os documentos já existentes?
    Como?

  3. Post
    Autor

    Olá, Mark,

    O que fazemos com o Document Extractor é mais ou menos o oposto do que você precisa: obtemos os documentos do SF para o SharePoint. Para as suas necessidades, penso que a nossa plataforma Connect Bridge é a mais adequada. Esta foi a plataforma que usamos para construir o Document Extractor, para que você possa facilmente construir seu próprio software personalizado que faça o que você precisa. Entraremos em contato através do e-mail que você indicou para explorar esta opção com você.

    Ana Neto

  4. Hi,
    Todos os nossos arquivos são carregados em Sharepoint hoje. Queremos que os utilizadores possam pesquisar no Sharepoint a partir dos registos de objectos personalizados da Salesforce e que possam ligar-se aos registos. Também se um usuário está carregando novos arquivos, ele deve ser carregado no Sharepoint. A sua solução oferece ambas as formas?

  5. Post
    Autor

    Nossa solução transfere arquivos do Salesforce para o SharePoint uma vez que eles são carregados no Salesforce, é claro. A solução então substitui os arquivos originais no Salesforce por URLs.

    Os usuários ainda podem procurar por esses arquivos no Salesforce, pois mantemos os nomes e extensões dos documentos no Salesforce.

    Inicialmente, se todos os seus arquivos estão no SharePoint, então poderíamos usar o nosso Connect Bridge para criar URLs em Salesforce apontando para esses documentos no SharePoint. Essas URLs podem ser criadas sob todos os objetos padrão e/ou personalizados no Salesforce.

  6. Hi,

    Parece que este pacote faria um pouco do que nós queríamos. Mas também gostaríamos de uma integração em que quando um novo objeto personalizado (ou seja, uma oportunidade) é criado no Salesforce uma pasta é criada dentro do Sharepoint, e é aqui que todos os documentos relacionados a essa oportunidade são armazenados. Quando a oportunidade é então ganha, nosso sistema Salesforce cria um projeto. Queremos então que todos os documentos do projeto sejam salvos de volta nesta pasta de oportunidade também. Isto é algo que é facilmente possível? Obrigado

  7. Post
    Autor

    Sim, sempre que você adicionar um novo objeto, o produto adicionará automaticamente uma nova pasta no SharePoint. Além disso, também manterá a mesma estrutura e todos os documentos relacionados a esse novo objeto.

  8. Solicitação de Demonstração para Integração de Salesforce e SharePoint usando o Document Extractor

  9. Post
    Autor

    Será um prazer para nós! Nossa equipe de vendas entrará em contato com você em breve.

  10. Hi ,

    Estamos procurando para fazer o upload de um relatório para compartilhar ponto do Salesforce org no final de cada semana é possível através deste aplicativo

    Bhawna singh

  11. Post
    Autor

    Vamos supor que o relatório está sob uma conta. O relatório seria carregado no SharePoint na primeira vez que você o colocasse no Salesforce e ficaria sob a pasta dessa conta. Cada vez que você trabalharia com esse primeiro relatório, você estaria, de fato, trabalhando no documento SharePoint. No lado do Salesforce, o usuário teria um link para ele. Assim, o acesso a partir do SharePoint ou do Salesforce teria o mesmo efeito.

    Se uma semana depois você criar um novo relatório sob essa conta, então o mesmo aconteceria novamente.

  12. Hi,

    Criamos uma aplicação Salesforce com componentes de vértice e relâmpago para carregar muitos documentos juntos e anexar estes documentos aos registros corretos de um objeto personalizado.

    Podemos usar o Document Extractor para mover estes documentos para o SharePoint ? O processo do Document Extractor pode colidir com a nossa aplicação?

  13. Post
    Autor

    Desde que os seus documentos sejam ficheiros standard da Salesforce (Documento de Conteúdo) ou Anexos, o Document Extractor poderá movê-los para o SharePoint. Não há problema com Arquivos anexados a Objetos Personalizados. Eu recomendo que você mesmo faça um teste.

  14. Temos 3 estruturas de pastas diferentes para diferentes tipos de oportunidades na Salesforce. Como é que o Document Extractor lida com isto? Obrigado.

  15. Post
    Autor

    Document Extractor utilizará, por padrão, sua própria estrutura de pastas com base nos nomes e hierarquia dos objetos do Salesforce. É possível personalizar a pasta para registros usando campos personalizados no Salesforce, portanto, se você puder expressar para onde deseja que os arquivos vão como uma fórmula do Salesforce, nós podemos apoiá-lo.

    Entraremos em contacto consigo em breve para que possa ver como tudo isto funciona para si.

  16. Gostei de ler o artigo acima, realmente explica tudo em detalhes, o artigo é muito interessante e eficaz. Obrigado e boa sorte com os próximos artigos.

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