Integração da Salesforce com a Salesforce

Integração de SharePoint com Salesforce - tudo o que você precisa saber em 2021

Ana Neto Produtos e Soluções 17 Comentários

Última actualização: 11 de Janeiro de 2021

Você ouviu falar de empresas que utilizam tanto o Salesforce como o SharePoint. Isso fez você se perguntar se há algum benefício, alguma sinergia real a ser obtida com o uso de ambas as aplicações. Pode haver vantagens em uma integração do Salesforce SharePoint, ou simplesmente não faz sentido? Neste artigo, vamos dar uma olhada nos benefícios e armadilhas e deixar que você se decida.

Por que você deveria considerar fazer uma integração entre Salesforce e SharePoint?

O fato é que o Salesforce, também conhecido como SFDC (Salesforce Dot Com), é uma das ferramentas de CRM mais caras. O que não significa que os clientes não estejam satisfeitos. Em junho de 2020, o Gartner nomeou o Salesforce como líder no CRM Customer Engagement Center Magic Quadrant pelo 12º ano consecutivo. Em setembro de 2019, a Salesforce ganhou o  2019 CRM Market Leader Awards em toda a linha. Analisando esses prêmios, Kate Leggett, analista principal da Forrester Research, disse que a força da Salesforce está em "seu amplo portfólio de ponta a ponta que atende tanto a organizações B2C quanto B2B (...) e sua capacidade de fornecer uma plataforma que facilita a integração, automação, previsão e prescrição".

Falando em integração, entre as integrações com Salesforce, a A integração do Salesforce SharePoint destaca-se como uma escolha popular. Uma das principais razões para isso é que é uma economia de dinheiro: você pode economizar muito nos custos de armazenamento do Salesforce. O armazenamento padrão SharePoint é de 1 TB mais 10 GB por licença comprada (exato os limites dependem do seu plano). Se isso não for suficiente, você pode comprar armazenamento extra ao preço muito razoável de $0.20/mês por GB extra. Este é o primeiro motivo para integrar a Salesforce e o SharePoint.

A segunda razão é que O SharePoint é melhor no armazenamento de muitos arquivos do que o Salesforce. Sim, o Salesforce tem a funcionalidade de anexar documentos e notas às contas - como uma opção. Mas se você fizer isso, todas as faturas, contratos, extratos de trabalho e outros documentos semelhantes podem realmente se acumular. Eles acabam roubando valiosa capacidade operacional, fazendo com que o Salesforce funcione mais lentamente.

Mover os arquivos para um sistema de gestão de documentos é uma opção mais inteligente. Um sistema concebido para a gestão de documentos e que lhe oferece mais funcionalidades, como por exemplo:

  • você pode colaborar em documentos com os seus colegas,
  • você pode ver o histórico completo da versão,
  • você pode compartilhar arquivos com usuários externos.

Quais são as armadilhas da integração da Salesforce com o SharePoint?

Se você tentar integrar o Salesforce com o SharePoint usando apenas as ferramentas que você obtém com o Salesforce, você normalmente usa Ficheiros da Salesforce Connect (também conhecido como SFDC Files Connect).

A primeira coisa a notar é que isto só permitirá a ligação ao SharePoint Online. Ele costumava funcionar para as versões do SharePoint 2013 / 2010 on-premises, mas a documentação mais atual não menciona mais nada disso, incluindo as opções de licenciamento (a licença paga "Files Connect for on-premises external data sources" parece não estar mais disponível).

Em seguida, note que com esta integração, os usuários poderão acessar e compartilhar o SharePoint files via a aba Files e feed, and search para them the da mesma forma que pesquisam seus conteúdos do Salesforce. Mas o arquivo já precisa estar no SharePoint para começar. Isso pode não ser muito intuitivo para os usuários, especialmente se eles já estão acostumados ao Salesforce, mas não tanto ao SharePoint.

A seguir, você pode não querer armazenar arquivos financeiros e relacionados ao cliente na nuvem. Se você tentar cumprir as normas de proteção de dados como a GDPR, talvez seja necessário armazenar este tipo de documento no local.

E depois há o problema de fazer com que a integração do Files Connect funcione. Apenas para começar, você tem que trabalhar através das 137 páginas da documentação oficial (links no final desta seção), que na maioria das vezes está desatualizada... foi escrita quando o Files Connect foi lançado em 2015 e as atualizações foram escassas (a maioria delas foi atualizada pela última vez em 2016). Como o SharePoint online foi significativamente reformulado em 2018, alguns termos não são os mesmos e algumas ações precisam ser realizadas em uma ordem diferente.

Muitos usuários seguem as instruções de integração apenas para terminar com um erro feio, como por exemplo:

  • "Não é possível acessar fonte externa - Fonte de dados externa não está disponível por causa de um erro".
  • "Você não está autorizado a realizar essa operação"
  • "Ocorreu um erro desconhecido ao aceder a Files Connect". 

Realmente não pode ficar muito pior do que correr para um erro desconhecido ao tentar fazer um projeto de integração. Quando você vê isso, você sabe que é hora de procurar uma alternativa.

Documentação da Salesforce sobre arquivos Connect:
Guia de Instalação de Arquivos de Conexão | Arquivos Connect User Guide | Guia de implementação do Salesforce Files Connect

Existe uma melhor forma de integrar a Salesforce com o SharePoint?

O alternativa aos Arquivos Connect é a utilização de uma ferramenta de integração de terceiros. Há muitas ferramentas de integração do Salesforce no ecossistema do Salesforce.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ é uma tal ferramenta de integração, no caso de fazer uma integração SharePoint Salesforce. É transfere automaticamente documentos gravados no Salesforce para o SharePoint e substitui os documentos originais por links apontando para eles no SharePoint.

Document Extractor construído para o vídeo da plataforma Salesforce

A idéia geral é que os usuários ainda cheguem aos arquivos onde os salvaram originalmente - no Salesforce sob as respectivas contas.

No fundo, Document Extractor detecta automaticamente os arquivos, move-os para as bibliotecas correspondentes no SharePoint e deixa um link no Salesforce no seu lugar.

O usuário vê um link exatamente no mesmo local que esperava que o arquivo estivesse no Salesforce, então para eles é a mesma coisa - a experiência do usuário não muda.

O documento é substituído por um link no Salesforce que aponta para o documento no SharePoint

O Document Extractor também transfere as informações sobre o criador, editor e proprietário do documento da Salesforce para o SharePoint para facilitar o rastreamento dos documentos. O nome e a extensão dos arquivos originais também são transferidos, para que os usuários ainda possam pesquisar esses arquivos por nome e extensão no Salesforce. O histórico da versão também é mantido.

O histórico da versão do documento é mantido intacto no Salesforce, permitindo que você acesse cada versão do documento

Além disso, quando o serviço encontra dois documentos com o mesmo nome no mesmo local no Salesforce, cria dois documentos no SharePoint e acrescenta um sufixo que permite que ambos os arquivos existam no SharePoint.

Sempre que você adicionar um documento a um novo objeto no Salesforce, o Document Extractor criará automaticamente a pasta correta para armazená-lo no SharePoint. Isto funciona para um objeto Padrão como uma Conta, Contato, Chumbo, ou Oportunidade ou um objeto Personalizado. Além disso, o Document Extractor também manterá a mesma estrutura e todos os documentos relacionados a esse novo objeto.

Em 2020, vários novas funcionalidades foram adicionadas ao Document Extractor. A lista de novas funcionalidades é muito longa, mas eu destacaria:

  • Sincronização total com o SharePoint - mesmo quando os utilizadores carregam ficheiros directamente para o SharePoint, ou quando tem movimentos, renomeia e elimina ficheiros no SharePoint
  • Obtenção de documentos do SharePoint sem a necessidade de os utilizadores terem a licença do SharePoint
  • Pré-visualização de arquivos no Salesforce para todos os tipos de arquivos suportados pelo SharePoint.

Estas novas funcionalidades foram adicionadas para acomodar o feedback que obtivemos da crescente base de clientes do Document Extractor. Você pode ler um revisão do Document Extractor por um destes clientes - "Com o Document Extractor, o processo é perfeito para os meus utilizadores finais.. Eles nem sabem que está lá, que é o que nós queríamos...", Andrea Getty - Dorman Products Inc..  

Resumindo, o Document Extractor traz muitos benefícios, é totalmente automatizado e ajuda a reduzir drasticamente os custos de armazenamento.

E se eu já tiver os meus documentos no SharePoint e quiser ligar-me a eles no Salesforce?

Inicialmente, se você já é um usuário do SharePoint e todos os seus arquivos estão no SharePoint, você naturalmente gostaria que seus objetos do Salesforce tivessem ligações com os documentos existentes quando você começar a usar o Salesforce.

Se você tiver alguma regra subjacente no nome do arquivo ou na estrutura da pasta, você pode usar o nossoConnect Bridge integration plataforma para criar URLs na Salesforce que apontem para esses documentos no SharePoint. Esses URLs poderiam ser criados sob todos os objetos standard e também em objetos personalizados no Salesforce.

O que mais posso integrar com a Salesforce?

Você pode realmente integrar qualquer tipo de conjunto de dados existentes com o Salesforce de forma semelhante. Você pode se conectar ao Salesforce a partir de qualquer sistema de gerenciamento de banco de dados local (SGBD) como ORACLE, SAP HANA, MySQL, MariaDB ou Microsoft SQL server. Você obtém os dados do Salesforce e os coloca no banco de dados local ou obtém os dados do banco de dados e os coloca no Salesforce.

Isto significa que você pode criar todo tipo de soluções flexíveis e ajustá-las perfeitamente às suas necessidades de integração de dados, já que você pode se conectar a qualquer tipo de base de dados já existente. É uma ótima maneira de maximizar o que você pode retirar de uma integração da Salesforce.

Isto é feito com o Base de dados para Salesforce Sync solução. Esta solução é baseada na Plataforma de integração Connect Bridge. Muito mais flexibilidade, sem o incómodo e os problemas normais de uma solução personalizada.

Takeaway

O Document Extractor é a ferramenta de integração de terceiros confiável do Salesforce que pode lidar melhor com o SharePoint e a integração do Salesforce.

Armazenamento mais barato, compatível com o GDPR, Aumente a usabilidade

Esta ferramenta está disponível em AppExchange. Você pode estudar a descrição e as características do produto, experimentá-lo gratuitamente ou comprar a versão SaaS.

Outra opção para a implementação do SaaS é encomendar o produto no site do software Connecting. Outra opção, caso você administre uma organização maior e prefira estar no controle total do produto, é a versão auto-hospedada. Vá para uma Teste gratuito SaaS ou um teste gratuito auto-hospedado hoje!

Última actualização: 11 de Janeiro de 2021

Experimente Document Extractor de graça:

Mais sobre Document Extractor Construído para a Plataforma Salesforce

Se a integração do Salesforce SharePoint é algo em que você está interessado, dê uma olhada nos artigos e estudos de caso abaixo.

Se você está procurando uma maneira de apoiar a Salesforce Exchange conexões com múltiplos servidores Exchange envolvidos, verifique CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Assessora técnica, autora

Ana Neto
Technical conselheiro no Connecting Software

Autor:

Sou engenheiro de software desde 1997, com uma paixão mais recente por escrever e falar em público.  Você tem alguma pergunta ou comentário sobre este post ou sobre o Connect Bridge? Eu adoraria ter o seu feedback!

 ana@connecting-software.com

Comentários 17

  1. Olá Cesar, sim, nós suportamos objectos personalizados. O melhor seria contactar-nos e nós podemos mostrar e responder a todos vocês.
    Melhor
    Tomás

  2. Temos milhares de documentos em Sharepoint em uma estrutura elaborada (subpasta tradicional), nenhum em Salesforce. Seria possível obter links dos registros Sf para as "pastas" correspondentes do Sharepoint com todos os documentos já existentes?
    Como?

  3. Post
    Autor

    Olá, Mark,

    O que fazemos com o Document Extractor é mais ou menos o oposto do que você precisa: obtemos os documentos do SF para o SharePoint. Para as suas necessidades, penso que a nossa plataforma Connect Bridge é a mais adequada. Esta foi a plataforma que usamos para construir o Document Extractor, para que você possa facilmente construir seu próprio software personalizado que faça o que você precisa. Entraremos em contato através do e-mail que você indicou para explorar esta opção com você.

    Ana Neto

  4. Hi,
    Todos os nossos arquivos são carregados em Sharepoint hoje. Queremos que os utilizadores possam pesquisar no Sharepoint a partir dos registos de objectos personalizados da Salesforce e que possam ligar-se aos registos. Também se um usuário está carregando novos arquivos, ele deve ser carregado no Sharepoint. A sua solução oferece ambas as formas?

  5. Post
    Autor

    Nossa solução transfere arquivos do Salesforce para o SharePoint uma vez que eles são carregados no Salesforce, é claro. A solução então substitui os arquivos originais no Salesforce por URLs.

    Os usuários ainda podem procurar por esses arquivos no Salesforce, pois mantemos os nomes e extensões dos documentos no Salesforce.

    Inicialmente, se todos os seus arquivos estão no SharePoint, então poderíamos usar o nosso Connect Bridge para criar URLs em Salesforce apontando para esses documentos no SharePoint. Essas URLs podem ser criadas sob todos os objetos padrão e/ou personalizados no Salesforce.

  6. Hi,

    Parece que este pacote faria um pouco do que nós queríamos. Mas também gostaríamos de uma integração em que quando um novo objeto personalizado (ou seja, uma oportunidade) é criado no Salesforce uma pasta é criada dentro do Sharepoint, e é aqui que todos os documentos relacionados a essa oportunidade são armazenados. Quando a oportunidade é então ganha, nosso sistema Salesforce cria um projeto. Queremos então que todos os documentos do projeto sejam salvos de volta nesta pasta de oportunidade também. Isto é algo que é facilmente possível? Obrigado

  7. Post
    Autor

    Sim, sempre que você adicionar um novo objeto, o produto adicionará automaticamente uma nova pasta no SharePoint. Além disso, também manterá a mesma estrutura e todos os documentos relacionados a esse novo objeto.

  8. Solicitação de Demonstração para Integração de Salesforce e SharePoint usando o Document Extractor

  9. Post
    Autor

    Será um prazer para nós! Nossa equipe de vendas entrará em contato com você em breve.

  10. Hi ,

    Estamos procurando para fazer o upload de um relatório para compartilhar ponto do Salesforce org no final de cada semana é possível através deste aplicativo

    Bhawna singh

  11. Post
    Autor

    Vamos supor que o relatório está sob uma conta. O relatório seria carregado no SharePoint na primeira vez que você o colocasse no Salesforce e ficaria sob a pasta dessa conta. Cada vez que você trabalharia com esse primeiro relatório, você estaria, de fato, trabalhando no documento SharePoint. No lado do Salesforce, o usuário teria um link para ele. Assim, o acesso a partir do SharePoint ou do Salesforce teria o mesmo efeito.

    Se uma semana depois você criar um novo relatório sob essa conta, então o mesmo aconteceria novamente.

  12. Hi,

    Criamos uma aplicação Salesforce com componentes de vértice e relâmpago para carregar muitos documentos juntos e anexar estes documentos aos registros corretos de um objeto personalizado.

    Podemos usar o Document Extractor para mover estes documentos para o SharePoint ? O processo do Document Extractor pode colidir com a nossa aplicação?

  13. Post
    Autor

    Desde que os seus documentos sejam ficheiros standard da Salesforce (Documento de Conteúdo) ou Anexos, o Document Extractor poderá movê-los para o SharePoint. Não há problema com Arquivos anexados a Objetos Personalizados. Eu recomendo que você mesmo faça um teste.

  14. Temos 3 estruturas de pastas diferentes para diferentes tipos de oportunidades na Salesforce. Como é que o Document Extractor lida com isto? Obrigado.

  15. Post
    Autor

    Document Extractor utilizará, por padrão, sua própria estrutura de pastas com base nos nomes e hierarquia dos objetos do Salesforce. É possível personalizar a pasta para registros usando campos personalizados no Salesforce, portanto, se você puder expressar para onde deseja que os arquivos vão como uma fórmula do Salesforce, nós podemos apoiá-lo.

    Entraremos em contacto consigo em breve para que possa ver como tudo isto funciona para si.

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