SharePoint e Salesforce são uma dupla dinâmica popular nas operações comerciais. Mas será que os seus poderes se combinam verdadeiramente para proporcionar benefícios significativos, ou será que tudo não passa de um exagero?
Neste artigo, vamos explorar as vantagens, potenciais armadilhas e melhores práticas para integrar Salesforce com SharePoint em 2025 para o ajudar a tomar uma decisão informada.
Eis o nosso índice:
- Benefícios - Porquê optar por uma integração Salesforce e SharePoint?
- Armadilhas - O que devo ter em atenção ao efetuar uma integração do Salesforce com o SharePoint?
- Alternativas - Existe uma forma melhor de integrar o Salesforce com o SharePoint?
- 3 Passos Simples para Começar
- Outro cenário - E se eu já tiver os meus documentos no SharePoint e quiser ligá-los ao Salesforce?
- Conectores Salesforce - O que mais posso integrar com o Salesforce?
- Takeaway
Última atualização em 21 de fevereiro de 2025
Vantagens de uma integração Salesforce e SharePoint
Salesforce, também conhecido como SFDC (Salesforce Dot Com), é uma das empresas mais poderoso ferramentas de CRM disponíveis atualmente. O Salesforce é consistentemente reconhecido como um líder do sector; por exemplo, Salesforce Classificado #1 Fornecedor de CRM para 11ª Ano consecutivo.
Os peritos também parecem concordar. No Prémios Líderes do Setor CRM 2024, John Ragsdale, vice-presidente e diretor de investigação da Associação da Indústria de Serviços Tecnológicos, considerou-a "a solução por defeito para a maioria das empresas de tecnologia empresarial devido à sua análise integrada, ao vasto ecossistema AppExchange e ao seu investimento e expansão contínuos das capacidades".
A propósito da AppExchange, entre as integrações com o Salesforce, pode encontrar a AppExchange, a integração Salesforce SharePoint destaca-se como uma escolha popular. Existem várias razões pelas quais esta integração é amplamente utilizada:
Poupança de custos
Os custos de armazenamento do Salesforce podem ser substanciais, mas ao integrarem-se com o SharePoint, as organizações podem tirar partido da maior capacidade de armazenamento do SharePointresultando em economias significativas. Por exemplo, enquanto o Salesforce fornece um limite de armazenamento de 10 GB (armazenamento de ficheiros) + 10 GB (armazenamento de dados) com armazenamento adicional baseado no número de utilizadores, o SharePoint oferece 1 TB de armazenamento mais 10 GB por licença adquirida.
Este significa que o SharePoint fornece armazenamento que é mais de 40 vezes maior do que o Salesforce, resultando potencialmente em reduções substanciais de custos. Além disso, as organizações podem adquirir armazenamento SharePoint adicional a um preço razoável de $0,20/mês por GB extra.
Armazenamento de ficheiros melhorado
Embora o Salesforce permita que os documentos sejam anexados a várias entidades, se depender muito desta funcionalidade, pode acabam por utilizar capacidade de funcionamento significativa, fazendo com que o Salesforce funcione mais lentamente.
Por outro lado, o SharePoint foi concebido para armazenar grandes quantidades de ficheiros e funcionar como um sistema robusto de gestão de documentos. Ao transferir ficheiros para o SharePoint, as organizações podem beneficiar de funcionalidades como:
- Em tempo real colaboração com os membros da equipa (ficheiros de entrada e saída opcionais),
- Histórico de versões rastreio, e
- A capacidade de partilhar ficheiros com utilizadores externos.
Quais são as armadilhas da integração da Salesforce com o SharePoint?
Embora os benefícios da integração do Salesforce com o SharePoint sejam significativos, é essencial estar ciente das possíveis armadilhas e desafios. Aqui estão alguns pontos-chave a serem considerados:
Limitações de compatibilidade
Integrar o Salesforce com o SharePoint usando as ferramentas nativas do Salesforce, nomeadamente usando o Ligar ficheiros (que algumas referências online mencionam como SFDC Files Connect), está limitado ao SharePoint Online. Versões anteriores do SharePoint, como o SharePoint 2013/2010 no local, não são mais suportadas.
Considerações sobre conformidade
O armazenamento de ficheiros financeiros ou relacionados com clientes sensíveis na nuvem pode suscitar preocupações relativamente a regulamentos de protecção de dados, como o RGPD. As organizações devem avaliar cuidadosamente as suas obrigações de conformidade e determinar se o armazenamento desses documentos no local é necessário para manter o controlo sobre o armazenamento e o acesso aos dados.
Desafios de implementação
Configurar a integração Salesforce SharePoint usando o Files Connect pode ser complexo e pode exigir a navegação em documentação desatualizada. Muitos usuários seguem as instruções de integração na documentação e acabam encontrando um erro desagradável, como
- "Não é possível aceder à fonte externa - A fonte de dados externa não está disponível devido a um erro"
- "Não está autorizado a efectuar essa operação"
- "Ocorreu um erro desconhecido ao aceder ao Files Connect".
Argh! Não pode ser muito pior do que deparar-se com um erro desconhecido como este. Quando se vê algo assim, sabe-se que é altura de procurar uma alternativa.
Existe uma forma alternativa de integrar o Salesforce com o SharePoint?
Considerando as limitações e os desafios que nós como vimos acima, vale a pena explorar alternativas, nomeadamente ferramentas de integração de terceiros especificamente concebido para a integração do Salesforce e do SharePoint.
Document Extractor construído para a plataforma Salesforce™ é um excelente exemplo de uma ferramenta de integração de terceiros que simplifica e melhora a integração Salesforce SharePoint. Esta ferramenta automatiza a transferência de documentos do Salesforce para o SharePoint, substituindo-os por links no Salesforce.
Além disso, quando o serviço encontra dois documentos com o mesmo nome no mesmo local no Salesforce, cria dois documentos no SharePoint e acrescenta um sufixo que permite que ambos os arquivos existam no SharePoint.
Sempre que você adicionar um documento a um novo objeto no Salesforce, o Document Extractor criará automaticamente a pasta correta para armazená-lo no SharePoint. Isso funciona para um objeto Padrão, como uma Conta, Contato, Lead ou Oportunidade, ou um objeto Personalizado. Além disso, o Document Extractor manterá a mesma estrutura de todos os documentos relacionados a esse novo objeto.
Tudo isto significa que a integração proporciona várias vantagens, incluindo a conformidade com o RGPD e outros regulamentos, uma experiência de utilizador perfeita e a preservação das informações dos documentos e do histórico de versões.
Document ExtractorAs principais caraterísticas do produto incluem:
- Completo Sincronização com SharePoint
Os usuários podem carregar arquivos diretamente no SharePoint, mover, excluir e renomear arquivos e sincronizar todas as alterações com o Salesforce. Este significa que pode mover ficheiros do Salesforce para o SharePoint e também o contrário, se necessário. - Melhores nomes de ficheiros e pesquisa mais fácil
A renomeação de arquivos no Salesforce atualiza os nomes de arquivos correspondentes no SharePoint, facilitando a recuperação através de pesquisa. Os utilizadores podem também personalizar os nomes dos ficheiros no SharePoint utilizando os campos personalizados do Salesforce. - Poupe nas licenças SharePoint
Os usuários podem acessar documentos armazenados no SharePoint sem precisar de licenças individuais do SharePoint, reduzindo os custos de licenciamento. - Pré-visualizações de ficheiros
Ver a pré-visualização em Salesforce para todos os tipos de ficheiros suportados por SharePoint. - Integração do Truth Enforcer
Integração com Truth Enforcer for SharePoint garante o mais alto nível de segurança para os seus documentos e permite a verificação digital e a auditoria do conteúdo dos ficheiros, eliminando a necessidade de verificações manuais da documentação.
Adicionamos estas novas funcionalidades para acomodar o feedback que recebemos da crescente base de clientes do Document Extractor. Interessado em saber o que nossos clientes dizem do Document Extractor?
Você pode ler um revisão do Document Extractor por um dos nossos clientes do sector privado.
"Com o Document Extractor, o processo é perfeito para os meus utilizadores finais. Eles nem sabem que ele está lá, que é o que nós queríamos".
Você também pode ler o revisão por um dos nossos clientes do sector público, cuja empresa de consultoria ficou satisfeita por encontrar Documento Extrator em Salesforce AppExchange para poderem lidar com um projeto complexo de uma forma simples.
"Quando encontrámos o Document Extractor pela primeira vez, pensámos que se ele fizesse o que dizia na lata, marcaria todas as nossas caixas. E fez: apenas a configuração básica, e funcionou da primeira vez!"
Qual é a diferença entre o Document Extractor e o Files Connect?
Salesforce Ficheiros de ligação é um nativo Salesforce produto que permite a ligação a ficheiros já armazenados em serviços externos de armazenamento na nuvem, como o Quip, o Google Drive, o SharePoint ou o Box. Pode encontrar mais referências a este produto no final do artigo.
Não transfere automaticamente novos ficheiros para estes repositórios externosele apenas fornece aos utilizadores com acesso aos ficheiros aí armazenados a partir da plataforma Salesforce.
Document Extractor é uma aplicação de terceiros desenvolvida pelo Connecting Software que automatiza a transferência de documentos do Salesforce para o Microsoft SharePoint.
Ao contrário do Salesforce Files Connect, que se limita a fornecer acesso a ficheiros externos, o Document Extractor vai mais longe, movendo automaticamente ficheiros novos e modificados do Salesforce para o armazenamento externo ligado, reduzindo assim os custos de armazenamento na plataforma Salesforce. Outra diferença é que o Document Extractor é capaz de actuam de forma bidirecional.
3 passos simples para começar a utilizar o Document Extractor
Etapa 1 - Verificar os requisitos
Em primeiro lugar, deve verificar se as versões SharePoint e Salesforce que vai utilizar constam da lista de versões suportadas do Document Extractor:
- Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 e Online (Office 365)
- Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com e Developer - ambos Lightning Experience e Classic
Passo 2 - Descarregar o Document Extractor
Vamos começar por descarregar a versão SaaS como avaliação gratuita. Você também pode obtê-lo a partir de Salesforces''. AppExchange e há também uma versão auto-hospedada disponível.
Como mencionado, o teste é gratuito, mas você tem que seguir um procedimento normal de carrinho de compras e fazer uma encomenda ao custo de $0.00. Assim que o fizer, receberá instruções por e-mail.
Passo 3 - Instalar na sua Sandbox
Depois de receber o e-mail de instruções, você precisa clicar Complete a sua inscrição.
A partir daí, a instalação será iniciada. Recomendamos sempre que comece por instalar o Document Extractor na sua sandbox, para depois o passar para a produção. Portanto, você deve usar Teste/caixa de areia no campo Instância em vez de Produção por agora.
Quando você escolhe Teste/caixa de areiaPara aceder ao serviço da caixa de areia, terá de introduzir o seu nome de utilizador. Este é simplesmente um administrador de sistema dedicado. Este utilizador deve ter direitos de acesso elevados para permitir modificações no sistema. Certifique-se também de que esta conta não é utilizada por mais ninguém para aceder ao seu Salesforce.
Sabia que...
É possível utilizar uma licença de utilizador de integração para o Document Extractor! Todos os pormenores no artigo O que é o tipo de licença de usuário de integração no Salesforce e como usá-lo para integrar com o SharePoint
Necessitará da palavra-passe do utilizador do serviço e do código de segurança para testar a ligação.
Se você quiser ver como efetuar a configuração para mais pormenores, consultar tutorial em vídeo.
O Document Extractor usa um pacote gerenciado com um conjunto de classes e gatilhos Apex para transferir seus documentos do Salesforce para o SharePoint. Uma vez instalado, verá que listado na lista de pacotes instalados.
Em seguida, é necessário fornecer as definições do SharePoint. Precisa de ter um utilizador com permissões suficientes para ler e escrever documentos na biblioteca de documentos onde documentos será armazenado.
O Document Extractor utiliza "Notificações push", o que significa que o serviço detecta novos documentos carregados no Salesforce. O serviço também utiliza o "Full Scan Polling" como mecanismo de cópia de segurança para garantir que todos os ficheiros são transferido. Recomendamos tu aumentar o intervalo do "Full Scan Polling" para otimizar o consumo de chamadas API.
Outro cenário - E se eu já tiver os meus documentos no SharePoint e quiser ligá-los ao Salesforce?
Se você já está usando o Microsoft SharePoint e todos os seus arquivos estão no SharePoint, antes de começar com o Salesforce, você naturalmente gostaria que seus objetos do Salesforce tivessem links para os documentos existentes.
Se você tiver uma regra subjacente no nome do arquivo ou na estrutura da pasta, você pode usar o nossoConnect Bridge integration plataforma para criar URLs no Salesforce que depois apontar para esses documentos no SharePoint. O resultado seria idêntico ao que se vê num normal Instalação do Document Extractor: ligações no Salesforce para documentos no SharePoint. IÉ importante notar que os URLs que mencionei podem ser criados em qualquerdos objectos standard e também em objectos personalizados no Salesforce.
Conectores Salesforce - O que mais posso integrar com o Salesforce?
Além de integrar o SharePoint com o Salesforce, é possível aproveitar ainda mais os recursos do Connect Bridge para outras tarefas. Você pode integrar qualquer tipo de conjunto de dados com Salesforce de forma semelhante, utilizando o Base de dados para Salesforce Sync solução. Esta solução baseia-se na Plataforma de integração Connect Bridge mencionado acima e pode ser usado como um SQL Server - Conector Salesforce.
Na realidade, esta plataforma de integração é bastante flexível e pode fazer mais do que conectar o Microsoft SQL Server ao Salesforce. Document Extractor baseia-se no Connect Bridge com Conectores Salesforce e SharePoint. Você também pode ligar qualquer sistema local de gestão de bases de dados (DBMS), como o Oracle, SAP HANA, MariaDBou MySQL para Salesforce.
Você pode obter o dados do Salesforce para o SQL Server ou outra base de dados local ou fazer de outra forma em torno de: obter dados da base de dados e colocá-lo no Salesforce.
Este significa que pode criar todos os tipos de soluções flexíveis de migração ou sincronização, uma vez que pode ligar-se a qualquer base de dados existente. É um grande forma de maximizar o que pode retirar de uma integração Salesforce, uma vez que pode obter uma adaptação perfeita às suas necessidades de integração de dados com um solução personalizada e simples para construir e manter.
Takeaway
A integração do SharePoint com o Salesforce pode beneficiar a sua organização se estiver à procura de poupança de custos, melhor armazenamento de ficheiros e maior colaboração. A opção de integração nativa do Salesforce, Files Connect, tem aplicação limitada e apresenta alguns desafios. Ferramentas de integração de terceiros, como o Document Extractor, são as que melhor lidam com a integração e a levam ao seu potencial máximo.
Esta ferramenta está disponível em Salesforce AppExchange. Pode consultar a descrição e as caraterísticas do produto, experimentá-lo gratuitamente ou comprar a versão SaaS.
Se optar pela implementação SaaS, outra opção é encomendar o produto diretamente no sítio Web do Connecting Software. Outra opção é a versão auto-hospedada, que é a favorita das grandes organizações que preferem ter o controlo total de o produto.
Experimente Document Extractor de graça:
Artigo atualizado pela última vez em 21 de fevereiro de 2025
Publicado originalmente em 8 de agosto de 2019
Mais informações sobre o Document Extractor construído para a plataforma Salesforce
Se a integração do Salesforce SharePoint é algo em que você está interessado, dê uma olhada nos artigos e estudos de caso abaixo.
Sobre o Autor
Por Ana Neto,consultor técnico em Connecting Software.
"Sou engenheiro de software desde 1997, com uma paixão mais recente pela escrita e por falar em público. Tem alguma pergunta ou comentário sobre este artigo? Gostaria muito de receber o seu feedback, deixe um comentário abaixo!"
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Notas finais e referências
Se estiver à procura de uma forma de suportar ligações Salesforce Exchange com vários servidores Exchange envolvidos, consulte CB Salesforce Exchange Sync.
Se quiser saber mais sobre como integrar o Salesforce e o SharePoint usando o Files Connect (Documentação do Salesforce, recuperada em 19 de fevereiro de 2025)
Comments 24
Olá! Posso usar o Document Extractor com Objectos Personalizados no Salesforce? Obrigado!
Olá Cesar, sim, nós suportamos objectos personalizados. O melhor seria contactar-nos e nós podemos mostrar e responder a todos vocês.
Melhor
Tomás
Temos milhares de documentos em Sharepoint em uma estrutura elaborada (subpasta tradicional), nenhum em Salesforce. Seria possível obter links dos registros Sf para as "pastas" correspondentes do Sharepoint com todos os documentos já existentes?
Como?
Author
Olá, Mark,
O que fazemos com o Document Extractor é mais ou menos o oposto do que você precisa: obtemos os documentos do SF para o SharePoint. Para as suas necessidades, penso que a nossa plataforma Connect Bridge é a mais adequada. Esta foi a plataforma que usamos para construir o Document Extractor, para que você possa facilmente construir seu próprio software personalizado que faça o que você precisa. Entraremos em contato através do e-mail que você indicou para explorar esta opção com você.
Ana Neto
Hi,
Todos os nossos arquivos são carregados em Sharepoint hoje. Queremos que os utilizadores possam pesquisar no Sharepoint a partir dos registos de objectos personalizados da Salesforce e que possam ligar-se aos registos. Também se um usuário está carregando novos arquivos, ele deve ser carregado no Sharepoint. A sua solução oferece ambas as formas?
Author
Nossa solução transfere arquivos do Salesforce para o SharePoint uma vez que eles são carregados no Salesforce, é claro. A solução então substitui os arquivos originais no Salesforce por URLs.
Os usuários ainda podem procurar por esses arquivos no Salesforce, pois mantemos os nomes e extensões dos documentos no Salesforce.
Inicialmente, se todos os seus arquivos estão no SharePoint, então poderíamos usar o nosso Connect Bridge para criar URLs em Salesforce apontando para esses documentos no SharePoint. Essas URLs podem ser criadas sob todos os objetos padrão e/ou personalizados no Salesforce.
Hi,
Parece que este pacote faria um pouco do que nós queríamos. Mas também gostaríamos de uma integração em que quando um novo objeto personalizado (ou seja, uma oportunidade) é criado no Salesforce uma pasta é criada dentro do Sharepoint, e é aqui que todos os documentos relacionados a essa oportunidade são armazenados. Quando a oportunidade é então ganha, nosso sistema Salesforce cria um projeto. Queremos então que todos os documentos do projeto sejam salvos de volta nesta pasta de oportunidade também. Isto é algo que é facilmente possível? Obrigado
Author
Sim, sempre que você adicionar um novo objeto, o produto adicionará automaticamente uma nova pasta no SharePoint. Além disso, também manterá a mesma estrutura e todos os documentos relacionados a esse novo objeto.
Solicitação de Demonstração para Integração de Salesforce e SharePoint usando o Document Extractor
Author
Será um prazer para nós! Nossa equipe de vendas entrará em contato com você em breve.
Hi ,
Estamos procurando para fazer o upload de um relatório para compartilhar ponto do Salesforce org no final de cada semana é possível através deste aplicativo
Bhawna singh
Author
Vamos supor que o relatório está sob uma conta. O relatório seria carregado no SharePoint na primeira vez que você o colocasse no Salesforce e ficaria sob a pasta dessa conta. Cada vez que você trabalharia com esse primeiro relatório, você estaria, de fato, trabalhando no documento SharePoint. No lado do Salesforce, o usuário teria um link para ele. Assim, o acesso a partir do SharePoint ou do Salesforce teria o mesmo efeito.
Se uma semana depois você criar um novo relatório sob essa conta, então o mesmo aconteceria novamente.
Hi,
Criamos uma aplicação Salesforce com componentes de vértice e relâmpago para carregar muitos documentos juntos e anexar estes documentos aos registros corretos de um objeto personalizado.
Podemos usar o Document Extractor para mover estes documentos para o SharePoint ? O processo do Document Extractor pode colidir com a nossa aplicação?
Author
Desde que os seus documentos sejam ficheiros standard da Salesforce (Documento de Conteúdo) ou Anexos, o Document Extractor poderá movê-los para o SharePoint. Não há problema com Arquivos anexados a Objetos Personalizados. Eu recomendo que você mesmo faça um teste.
Temos 3 estruturas de pastas diferentes para diferentes tipos de oportunidades na Salesforce. Como é que o Document Extractor lida com isto? Obrigado.
Author
Document Extractor utilizará, por padrão, sua própria estrutura de pastas com base nos nomes e hierarquia dos objetos do Salesforce. É possível personalizar a pasta para registros usando campos personalizados no Salesforce, portanto, se você puder expressar para onde deseja que os arquivos vão como uma fórmula do Salesforce, nós podemos apoiá-lo.
Entraremos em contacto consigo em breve para que possa ver como tudo isto funciona para si.
bom poste . Obrigado por publicar algo como isto
Gostei de ler o artigo acima, realmente explica tudo em detalhes, o artigo é muito interessante e eficaz. Obrigado e boa sorte com os próximos artigos.
Hi
Atualmente estou trabalhando em um projeto que requer migração de dados do Salesforce para o SharePoint. Isso é algo em que o extractor de documentos pode ajudar?
Author
Document Extractor concentra-se na migração e sincronização de documentos. Para fazer uma migração de dados (não de documentos), você teria que ir para Connect Bridgea nossa plataforma de integração.
C'est la première fois que je fréquente votre page web et je suis surprie de la recherche que vous avez effectué pour cette publication incroyable.
Um trabalho de fantasia!
Artigo hautement énergique, j'ai beaucoup apprécié.
Y aura-t-il une 2ieme partie?
Olá, fique atento ao seu weblog através do Google, e
descobriu que é realmente informativo. Saúde!
Excelente posto. Irei experimentar algumas destas questões como
bem...