SharePoint Integração com Salesforce

Integração do SharePoint com o Salesforce - Tudo o que você precisa saber sobre a rubrica até 2022

Ana Neto Produtos e Soluções 20 Comentários

Última actualização: 8 de Novembro de 2021

Você ouviu falar de empresas que utilizam tanto o SharePoint como o Salesforce. Isso o fez questionar se existe alguma sinergia real no uso de ambas as aplicações. Pode haver vantagens de uma integração Salesforce SharePoint...ou simplesmente não vale a pena?

Neste artigo, vamos considerar os benefícios e armadilhas dessa integração para que você possa decidir se ela faz sentido em seu cenário.

Benefícios - Por que você deve optar por uma integração Salesforce e SharePoint?

É amplamente conhecido que o Salesforce, também conhecido como SFDC (Salesforce Dot Com), é uma das ferramentas de CRM mais caras. Em 2021, e para os 13th tempo seguidos, Gartner nomeou Salesforce um Líder no CRM Customer Engagement Center Magic Quadrant.

Em agosto de 2021, o Salesforce chegou ao top 5 em todas as categorias relevantes do 2021 CRM Industry Leader Awards (melhor software e soluções de CRM empresarial, melhor CRM para médias e pequenas empresas, melhor inteligência e análise empresarial, e melhores plataformas de dados de clientes).

Porque é que o Salesforce tem tanto sucesso? Nas palavras de Kate Leggett, analista principal da Forrester Research, Força do Salesforce reside em "seu amplo portfólio de ponta a ponta que atende tanto a organizações B2C como B2B (...) e sua capacidade de entregar uma plataforma que facilita a integração, automação, previsão e prescrição”.

Vamos focar-nos no aspecto da integração. Através do Salesforce AppExchange, o mercado de nuvem para qualquer coisa relacionada ao Salesforce, você pode obter todos os tipos de soluções que se integram com o Salesforce e expandem seu poder. De todas estas integrações com o Salesforce, o A integração do Salesforce SharePoint destaca-se como uma escolha popular.

Uma das principais razões para isso é que se trata de uma poupança de dinheiro: você pode economizar muito nos custos de armazenamento do Salesforce. A quantidade de armazenamento de Salesforce que está incluída no seu plano é de 10 GB (armazenamento de arquivos) + 10 GB (armazenamento de dados) com algum armazenamento adicional, dependendo do número de usuários (verifique Salesforce.com para obter a Salesforce limites de armazenamento aplicável a si e à forma como estes os limites de armazenamento são aplicados).

Por exemplo, uma org Professional Edition com 20 usuários recebe 10,4 GB de armazenamento de dados + 22,9 GB de armazenamento de arquivos. Para o armazenamento de arquivos e anexos, apenas o armazenamento de arquivos é relevante, por isso vamos focar nos 22,9 GB.

O SharePoint padrão é de 1 TB mais 10 GB por licença adquirida (exato os limites dependem do seu plano). Isto significa que para esse caso, o armazenamento incluído é mais de 40 vezes maior (!) com um total de 1224 GB em SharePoint contra os 22,9 GB em Salesforce. Se isso não for suficiente, você pode comprar SharePoint de armazenamento extra por $0.20/mês para cada GB extra. Este é o primeiro motivo para integrar Salesforce com SharePoint - economizando em custos de armazenamento.

A segunda razão é que SharePoint é melhor no armazenamento de muitos arquivos do que Salesforce. Sim, você pode ter documentos Salesforce e notas anexadas às contas, contatos e quase qualquer coisa realmente. Mas se você usar essa opção o tempo todo, esses documentos do Salesforce - faturas, recibos, extratos de trabalho, contratos e outros - começarão a se acumular. Eles acabam roubando valiosa capacidade operacional e degradando o desempenho do Salesforce. Tenha em mente que o Salesforce não é um sistema de gestão de documentos.

Mover os arquivos para um sistema de gestão de documentos é uma opção mais inteligente. Um sistema de gestão de documentos irá fornecer-lhe características relevantes, como por exemplo:

  • você pode colaborar em documentos com outros membros da equipe,
  • você pode ver o histórico de versões do documento,
  • você pode compartilhar arquivos com usuários externos.

Armadilhas - O que devo observar ao fazer uma integração do Salesforce com o SharePoint?

Se tentar integrar o Salesforce com o SharePoint utilizando as ferramentas que obtém com o Salesforce, fá-lo-á com Ficheiros Salesforce's Connect (algumas referências online irão mencioná-lo como SFDC Files Connect - é a mesma coisa).

Há algumas coisas que você precisa saber se for por esse caminho. A primeira coisa é que isto só vai funcionar com o SharePoint Online. Ele costumava funcionar para as versões do SharePoint 2013 / 2010 on-premises, mas a documentação mais atual não menciona mais nada disso, incluindo as opções de licenciamento (a licença paga "Files Connect for on-premises external data sources" parece não estar mais disponível).

Em seguida, note que com esta integração, os usuários poderão acessar e compartilhar o SharePoint files via a aba Files e feed, and search para them the da mesma forma que pesquisam seus conteúdos do Salesforce. Mas o arquivo já precisa estar no SharePoint para começar. Isso pode não ser muito intuitivo para os usuários, especialmente se eles já estão acostumados ao Salesforce, mas não tanto ao SharePoint.

A seguir, você pode não querer armazenar arquivos financeiros e relacionados ao cliente na nuvem. Se você tentar cumprir os regulamentos de proteção de dados como a GDPR, você não pode fazer isso assim. Para garantir que você sabe onde seus dados são armazenados e quem tem acesso a eles, você deve armazenar documentos com informações pessoais no local.

E depois há o problema de fazer com que a integração do Files Connect funcione. Apenas para começar, você tem que trabalhar através das 137 páginas da documentação oficial (links no final desta seção), que na maioria das vezes está desatualizada... foi escrita quando o Files Connect foi lançado em 2015 e as atualizações foram escassas (a maioria delas foi atualizada pela última vez em 2016). Como o SharePoint online foi significativamente reformulado em 2018, alguns termos não são os mesmos e algumas acções precisam de ser realizadas de forma diferente.

Muitos usuários seguem as instruções de integração apenas para terminar com um erro feio, como por exemplo:

  • "Não é possível acessar fonte externa - Fonte de dados externa não está disponível por causa de um erro".
  • "Você não está autorizado a realizar essa operação"
  • "Ocorreu um erro desconhecido ao aceder a Files Connect".

Argh! Não pode realmente ficar muito pior do que correr para um erro desconhecido como esse. Quando você vê este tipo de coisa, você sabe que é hora de procurar por uma alternativa.

Aprendendo a integrar Salesforce e SharePoint usando Ficheiros Connect (Documentação do Salesforce)

  1. Guia de Instalação de Arquivos de Conexão 
  2. Guia do Utilizador File Connect
  3. Guia de implementação do Salesforce Files Connect

Alternativas - Existe uma melhor forma de integrar o Salesforce com o SharePoint?

A alternativa ao Files Connect é usar uma ferramenta de integração de terceiros. Existem muitas ferramentas de integração do Salesforce no ecossistema do Salesforce.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ é uma ferramenta de integração, e é a opção #1 para uma integração SharePoint Salesforce. Você pode encontrá-la em AppExchange e no Connecting Software's website.

Document Extractor transfere automaticamente documentos do Salesforce para o SharePoint e substitui os documentos originais com links que apontam para eles no SharePoint. Você também pode olhar para ele como uma ferramenta de conformidade e migração, pois mover os arquivos dessa forma pode ajudá-lo a cumprir os requisitos da GDPR e outros regulamentos.

Document Extractor construído para o vídeo da plataforma Salesforce

A idéia geral é que os usuários finais ainda acessem os arquivos onde eles originalmente os salvaram - no Salesforce sob as respectivas contas, lead, ou qualquer tipo de objeto.

No fundo, Document Extractor detecta automaticamente os arquivos, move-os para as bibliotecas correspondentes no SharePoint e deixa links no Salesforce no lugar deles.

O usuário vê um link exatamente no mesmo local que esperava que o arquivo estivesse no Salesforce, então para eles é a mesma coisa - a experiência do usuário não muda.

O documento é substituído por um link no Salesforce que aponta para o documento no SharePoint

O Document Extractor também transfere as informações sobre o criador, editor e proprietário do documento Salesforce para o SharePoint para facilitar o rastreamento dos documentos. O nome e extensão dos arquivos originais também são transferidos, assim os usuários ainda podem procurar por esses arquivos tanto pelo nome quanto pela extensão no Salesforce. O histórico da versão também é mantido.

O histórico da versão do documento é mantido intacto no Salesforce, permitindo que você acesse cada versão do documento

Além disso, quando o serviço encontra dois documentos com o mesmo nome no mesmo local no Salesforce, cria dois documentos no SharePoint e acrescenta um sufixo que permite que ambos os arquivos existam no SharePoint.

Sempre que você adicionar um documento a um novo objeto no Salesforce, o Document Extractor criará automaticamente a pasta correta para armazená-lo no SharePoint. Isto funciona para um objeto Padrão como uma Conta, Contato, Chumbo, ou Oportunidade ou um objeto Personalizado. Além disso, o Document Extractor também manterá a mesma estrutura e todos os documentos relacionados a esse novo objeto.

Vários características novas foram recentemente adicionados ao Document Extractor. Fora da longa lista de novas funcionalidades, mas aqui está o meu top 5:

  1. Sincronização total com SharePoint - mesmo quando os usuários carregam arquivos diretamente para o SharePoint, ou quando eles se movem, apagam e renomeiam arquivos no SharePoint
  2. Melhores nomes de ficheiros = Pesquisa mais fácil - Os nomes dos arquivos no Salesforce também são sincronizados para SharePoint e agora você pode personalizar o nome do arquivo no SharePoint usando um campo personalizado do Salesforce
  3. Poupe nas licenças do SharePoint - Obtenha documentos do SharePoint sem a necessidade de os utilizadores terem licença do SharePoint
  4. Pré-visualização de ficheiros (beta) - Veja a pré-visualização no Salesforce para todos os tipos de ficheiro suportados pelo SharePoint
  1. Integração de Vedação por Cadeia de Bloqueios Disponível - você pode pôr um fim às cansativas e repetitivas verificações de papelada e obter a maior segurança possível, integrando-se com Selo de cadeia de bloqueios CB para SharePoint

Adicionamos estas novas funcionalidades para acomodar o feedback que recebemos da crescente base de clientes do Document Extractor. Interessado em saber o que nossos clientes dizem do Document Extractor?

Você pode ler um revisão do Document Extractor por um dos nossos clientes do sector privado

"Com o Document Extractor, o processo é perfeito para os meus utilizadores finais. Eles nem sabem que ele está lá, que é o que nós queríamos".
Andrea Getty - Dorman Products Inc. - Dorman Products Inc. - Andrea Getty

Você também pode ler o revisão por um de nossos clientes do setor público, cuja empresa de consultoria ficou feliz em encontrar o Document Extractor no Salesforce AppExchange para que eles pudessem resolver uma situação complexa de uma maneira fácil

"Quando encontrámos o Document Extractor pela primeira vez, pensámos que se ele fizesse o que dizia na lata, marcaria todas as nossas caixas. E fez: apenas a configuração básica, e funcionou da primeira vez!"
Chris Lynch - Diretor da Chris Lynch IT Consulting

E se eu já tiver os meus documentos no SharePoint e quiser ligar-me a eles no Salesforce?

Se você já está usando o Microsoft SharePoint e todos os seus arquivos estão no SharePoint, antes de começar com o Salesforce, você naturalmente gostaria que seus objetos do Salesforce tivessem links para os documentos existentes.

Se você tiver uma regra subjacente no nome do arquivo ou na estrutura da pasta, você pode usar o nossoConnect Bridge integration plataforma para criar URLs no Salesforce que depois apontam para esses documentos no SharePoint. O resultado seria idêntico ao que você vê em uma instalação normal do Document Extractor: links no Salesforce para documentos no SharePoint. É importante notar que as URLs que mencionei poderiam ser criadas sob qualquer um dos objetos padrão e também sob objetos personalizados no Salesforce.

O que mais posso integrar com a Salesforce?

Você pode realmente integrar qualquer tipo de conjunto de dados com Salesforce de forma semelhante, usando o Base de dados CB On-prem para Salesforce Sync solução. Esta solução é baseada na Plataforma de integração Connect Bridge mencionado acima e pode ser usado como um SQL Server - Conector Salesforce.

Na realidade, esta plataforma de integração é bastante flexível e pode fazer mais do que conectar o Microsoft SQL Server ao Salesforce. Você também pode conectar qualquer sistema de gerenciamento de banco de dados local (SGBD), tais como Oracle, SAP HANA, MariaDBou MySQL para Salesforce.

Você pode obter o dados do Salesforce para o SQL Server ou outra base de dados local ou fazê-lo de outra forma: obter dados da base de dados e colocá-los no Salesforce.

Isto significa que você pode criar todos os tipos de soluções flexíveis de migração ou sincronização, já que você pode se conectar a qualquer banco de dados existente. É uma ótima maneira de maximizar o que você pode tirar de uma integração Salesforce, pois você pode obter um ajuste perfeito para as suas necessidades de integração de dados sem nenhuma das complicações e problemas normais de uma solução personalizada.

3 Passos Simples para Começar

Pronto para começar a mover seus documentos do Salesforce para o SharePoint? Aqui estão os passos necessários:

Passo 1 - Verificar requisitos

Deve primeiro verificar se as versões SharePoint e Salesforce que está a utilizar estão na lista das versões suportadas do Document Extractor: - Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 e Online (Office 365) - Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com e Developer - tanto Lightning Experience como Classic

Passo 2 - Descarregar o Document Extractor

Vamos começar por descarregar a versão SaaS como avaliação gratuita. Você também pode obtê-lo a partir de Salesforces''. AppExchange e há também uma versão auto-hospedada disponível.

Como mencionado, o teste é gratuito, mas você tem que seguir um procedimento normal de carrinho de compras e fazer uma encomenda ao custo de $0.00. Assim que o fizer, receberá instruções por e-mail.

Passo 3 - Instalar na sua caixa de areia

Depois de receber o e-mail de instruções, você precisa clicar Complete a sua inscrição.

A partir daí, a instalação vai começar. Nós sempre recomendamos que você comece instalando Document Extractor na sua caixa de areia, e depois você pode movê-la para a produção. Portanto, você deve usar Teste/caixa de areia sobre o Instância campo em vez de Produção por agora.

Quando você escolhe Teste/caixa de areiavocê vai precisar digitar o seu nome de usuário do serviço sandbox. Este é simplesmente um administrador de sistema dedicado. Este usuário deve ter direitos de acesso elevados para permitir modificações no sistema. Por favor, certifique-se também de que esta conta não é usada para acessar seu Salesforce por qualquer outra pessoa. Você vai precisar da senha de usuário do serviço e do token de segurança para que você possa testar a conexão.

Se você quiser ver como a configuração é feita com mais detalhes, verifique isto tutorial de instalação em vídeo

Document Extractor utiliza a ajuda de um pacote gerenciado com um conjunto de classes Apex e aciona o stub de seus documentos de Salesforce a SharePoint. Uma vez instalado, você verá o pacote listado na lista de pacotes instalados.

A seguir, você precisará fornecer suas configurações de SharePoint. Você precisará ter um usuário com permissões suficientes para ler e escrever documentos na biblioteca de documentos onde os documentos serão armazenados.

Document Extractor utiliza "Push notifications", o que significa que o serviço detecta novos documentos carregados no Salesforce. O serviço também usa "Full Scan Polling" como mecanismo de backup para garantir que todos os arquivos foram bloqueados. Recomendamos que você aumente o intervalo do "Full Scan Polling" para otimizar o consumo de suas chamadas API.

Takeaway

Document Extractor é a confiável ferramenta de integração de terceiros Salesforce que pode lidar melhor com a integração do SharePoint e do Salesforce.

Document Extractor - Armazenamento mais barato, compatível com GDPR, Aumente a usabilidade

Esta ferramenta está disponível em Salesforce AppExchange. Você pode ler a descrição e as características do produto, experimentá-lo gratuitamente ou comprar a versão SaaS.

Se você estiver indo para a implantação do SaaS, outra opção é encomendar o produto diretamente do site do software Connecting. Outra opção é a versão auto-hospedada, que é a favorita das grandes organizações que preferem ter o controle total do produto.

Experimente Document Extractor de graça:

Artigo atualizado pela última vez em 12 de outubro de 2021

Mais sobre Document Extractor Construído para a plataforma Salesforce

Se a integração do Salesforce SharePoint é algo em que você está interessado, dê uma olhada nos artigos e estudos de caso abaixo.

Se você está procurando uma maneira de apoiar a Salesforce Exchange conexões com múltiplos servidores Exchange envolvidos, verifique CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Assessora técnica, autora

Ana Neto
Technical conselheiro no Connecting Software

Autor:

Sou engenheiro de software desde 1997, com uma paixão mais recente por escrever e falar em público.  Você tem alguma pergunta ou comentário sobre este post ou sobre o Connect Bridge? Eu adoraria ter o seu feedback!

 ana@connecting-software.com

Comentários 20

  1. Olá Cesar, sim, nós suportamos objectos personalizados. O melhor seria contactar-nos e nós podemos mostrar e responder a todos vocês.
    Melhor
    Tomás

  2. Temos milhares de documentos em Sharepoint em uma estrutura elaborada (subpasta tradicional), nenhum em Salesforce. Seria possível obter links dos registros Sf para as "pastas" correspondentes do Sharepoint com todos os documentos já existentes?
    Como?

  3. Post
    Autor

    Olá, Mark,

    O que fazemos com o Document Extractor é mais ou menos o oposto do que você precisa: obtemos os documentos do SF para o SharePoint. Para as suas necessidades, penso que a nossa plataforma Connect Bridge é a mais adequada. Esta foi a plataforma que usamos para construir o Document Extractor, para que você possa facilmente construir seu próprio software personalizado que faça o que você precisa. Entraremos em contato através do e-mail que você indicou para explorar esta opção com você.

    Ana Neto

  4. Hi,
    Todos os nossos arquivos são carregados em Sharepoint hoje. Queremos que os utilizadores possam pesquisar no Sharepoint a partir dos registos de objectos personalizados da Salesforce e que possam ligar-se aos registos. Também se um usuário está carregando novos arquivos, ele deve ser carregado no Sharepoint. A sua solução oferece ambas as formas?

  5. Post
    Autor

    Nossa solução transfere arquivos do Salesforce para o SharePoint uma vez que eles são carregados no Salesforce, é claro. A solução então substitui os arquivos originais no Salesforce por URLs.

    Os usuários ainda podem procurar por esses arquivos no Salesforce, pois mantemos os nomes e extensões dos documentos no Salesforce.

    Inicialmente, se todos os seus arquivos estão no SharePoint, então poderíamos usar o nosso Connect Bridge para criar URLs em Salesforce apontando para esses documentos no SharePoint. Essas URLs podem ser criadas sob todos os objetos padrão e/ou personalizados no Salesforce.

  6. Hi,

    Parece que este pacote faria um pouco do que nós queríamos. Mas também gostaríamos de uma integração em que quando um novo objeto personalizado (ou seja, uma oportunidade) é criado no Salesforce uma pasta é criada dentro do Sharepoint, e é aqui que todos os documentos relacionados a essa oportunidade são armazenados. Quando a oportunidade é então ganha, nosso sistema Salesforce cria um projeto. Queremos então que todos os documentos do projeto sejam salvos de volta nesta pasta de oportunidade também. Isto é algo que é facilmente possível? Obrigado

  7. Post
    Autor

    Sim, sempre que você adicionar um novo objeto, o produto adicionará automaticamente uma nova pasta no SharePoint. Além disso, também manterá a mesma estrutura e todos os documentos relacionados a esse novo objeto.

  8. Solicitação de Demonstração para Integração de Salesforce e SharePoint usando o Document Extractor

  9. Post
    Autor

    Será um prazer para nós! Nossa equipe de vendas entrará em contato com você em breve.

  10. Hi ,

    Estamos procurando para fazer o upload de um relatório para compartilhar ponto do Salesforce org no final de cada semana é possível através deste aplicativo

    Bhawna singh

  11. Post
    Autor

    Vamos supor que o relatório está sob uma conta. O relatório seria carregado no SharePoint na primeira vez que você o colocasse no Salesforce e ficaria sob a pasta dessa conta. Cada vez que você trabalharia com esse primeiro relatório, você estaria, de fato, trabalhando no documento SharePoint. No lado do Salesforce, o usuário teria um link para ele. Assim, o acesso a partir do SharePoint ou do Salesforce teria o mesmo efeito.

    Se uma semana depois você criar um novo relatório sob essa conta, então o mesmo aconteceria novamente.

  12. Hi,

    Criamos uma aplicação Salesforce com componentes de vértice e relâmpago para carregar muitos documentos juntos e anexar estes documentos aos registros corretos de um objeto personalizado.

    Podemos usar o Document Extractor para mover estes documentos para o SharePoint ? O processo do Document Extractor pode colidir com a nossa aplicação?

  13. Post
    Autor

    Desde que os seus documentos sejam ficheiros standard da Salesforce (Documento de Conteúdo) ou Anexos, o Document Extractor poderá movê-los para o SharePoint. Não há problema com Arquivos anexados a Objetos Personalizados. Eu recomendo que você mesmo faça um teste.

  14. Temos 3 estruturas de pastas diferentes para diferentes tipos de oportunidades na Salesforce. Como é que o Document Extractor lida com isto? Obrigado.

  15. Post
    Autor

    Document Extractor utilizará, por padrão, sua própria estrutura de pastas com base nos nomes e hierarquia dos objetos do Salesforce. É possível personalizar a pasta para registros usando campos personalizados no Salesforce, portanto, se você puder expressar para onde deseja que os arquivos vão como uma fórmula do Salesforce, nós podemos apoiá-lo.

    Entraremos em contacto consigo em breve para que possa ver como tudo isto funciona para si.

  16. Gostei de ler o artigo acima, realmente explica tudo em detalhes, o artigo é muito interessante e eficaz. Obrigado e boa sorte com os próximos artigos.

  17. Hi

    Atualmente estou trabalhando em um projeto que requer migração de dados do Salesforce para o SharePoint. Isso é algo em que o extractor de documentos pode ajudar?

  18. Post
    Autor

    Document Extractor concentra-se na migração e sincronização de documentos. Para fazer uma migração de dados (não de documentos), você teria que ir para Connect Bridgea nossa plataforma de integração.

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