SharePoint Integração com Salesforce

Integração do SharePoint com o Salesforce - Tudo o que precisa de saber em 2023

Ana NetoProducts and Solutions 24 Comments

No domínio das operações comerciais, o SharePoint e o Salesforce são um duo dinâmico popular. Mas os poderes do SharePoint e do Salesforce combinam-se verdadeiramente para obter resultados incríveisou é tudo uma ilusão?

Neste artigo, vamos explorar as vantagens e desvantagens de uma integração Salesforce e SharePoint, permitindo-lhe tomar uma decisão informada para o seu cenário específico.

Eis o nosso índice:

Última atualização em 20 de setembro de 2023

Benefícios - Por que você deve optar por uma integração Salesforce e SharePoint?

O Salesforce, também conhecido como SFDC (Salesforce Dot Com), é amplamente reconhecido como uma das ferramentas de CRM mais robustas e ricas em recursos do mercado. O seu reconhecimento consistente como líder no mercado de CRM Customer Engagement Center Magic Quadrant pela Gartner demonstra a sua proeminência no sector.

Os especialistas também parecem concordar. Ray Wang, fundador e presidente da Constellation Research, considera o Salesforce "o líder incontestadoEnquanto Kate Leggett, vice-presidente e analista principal da Forrester Research, acrescenta que o sucesso do Salesforce pode ser atribuído às suas "robustas capacidades de venda generalizadas, com cenários de IA pré-preparados".

Centrando-se no aspecto da integração, o Salesforce AppExchange, o mercado na nuvem para soluções relacionadas com o Salesforce, oferece um uma multiplicidade de integrações que alargam as capacidades do Salesforce. Entre estas integrações, a integração Salesforce SharePoint destaca-se como uma escolha popular. Existem várias razões pelas quais esta integração é amplamente utilizada:

Poupança de custos

Os custos de armazenamento do Salesforce podem ser substanciais, mas ao integrarem-se com o SharePoint, as organizações podem tirar partido da maior capacidade de armazenamento do SharePointresultando em economias significativas. Por exemplo, enquanto o Salesforce fornece um limite de armazenamento de 10 GB (armazenamento de ficheiros) + 10 GB (armazenamento de dados) com armazenamento adicional baseado no número de utilizadores, o SharePoint oferece 1 TB de armazenamento mais 10 GB por licença adquirida.

Isto significa que o SharePoint proporciona um armazenamento mais de 40 vezes superior ao Salesforce, o que pode resultar em reduções substanciais de custos. Além disso, as organizações podem adquirir armazenamento SharePoint adicional a um preço razoável de $0,20/mês por GB extra.

Armazenamento de ficheiros melhorado

Embora o Salesforce permita que os documentos sejam anexados a várias entidades, confiar muito nesta funcionalidade pode levar a um ambiente desordenado e a uma diminuição do desempenho. O SharePoint, por outro lado, é excelente no armazenamento de grandes quantidades de ficheiros e funciona como um sistema robusto de gestão de documentos. Ao transferir ficheiros para o SharePoint, as organizações podem beneficiar de funcionalidades como:

  • Em tempo real colaboração com os membros da equipa (ficheiros de entrada e saída opcionais),
  • Histórico de versões rastreio e
  • A capacidade de partilhar ficheiros com utilizadores externos.

Armadilhas - O que devo observar ao fazer uma integração do Salesforce com o SharePoint?

Embora os benefícios da integração do Salesforce com o SharePoint sejam significativos, é essencial estar ciente das possíveis armadilhas e desafios. Aqui estão alguns pontos-chave a serem considerados:

Limitações de compatibilidade

Integrar o Salesforce com o SharePoint usando as ferramentas nativas do Salesforce, nomeadamente usando o Ligar ficheiros (que algumas referências online mencionam como SFDC Files Connect), está limitado ao SharePoint Online. Versões anteriores do SharePoint, como o SharePoint 2013/2010 no local, não são mais suportadas.

Considerações sobre conformidade

O armazenamento de ficheiros financeiros ou relacionados com clientes sensíveis na nuvem pode suscitar preocupações relativamente a regulamentos de protecção de dados, como o RGPD. As organizações devem avaliar cuidadosamente as suas obrigações de conformidade e determinar se o armazenamento desses documentos no local é necessário para manter o controlo sobre o armazenamento e o acesso aos dados.

Desafios de implementação

Configurar a integração Salesforce SharePoint usando o Files Connect pode ser complexo e pode exigir a navegação em documentação desatualizada. Muitos usuários seguem as instruções de integração na documentação e acabam encontrando um erro desagradável, como

  • "Não é possível aceder à fonte externa - A fonte de dados externa não está disponível devido a um erro"
  • "Não está autorizado a efectuar essa operação"
  • "Ocorreu um erro desconhecido ao aceder ao Files Connect".

Argh! Não pode ser muito pior do que deparar-se com um erro desconhecido como este. Quando se vê algo assim, sabe-se que é altura de procurar uma alternativa.

Alternativas - Existe uma melhor forma de integrar o Salesforce com o SharePoint?

Considerando as limitações e os desafios associados às ferramentas de integração nativas do Salesforce, vale a pena explorar abordagens alternativas que ofereçam opções de integração mais simplificadas e confiáveis. A melhor maneira de fazer isso é encontrar uma ferramenta de integração de terceiros projetada especificamente para a integração do Salesforce e do SharePoint.

Document Extractor construído para a plataforma Salesforce™ é um excelente exemplo de uma ferramenta de integração de terceiros que simplifica e melhora a integração Salesforce SharePoint. Esta ferramenta automatiza a transferência de documentos do Salesforce para o SharePoint, substituindo-os por links no Salesforce.

O documento é substituído por um link no Salesforce que aponta para o documento no SharePoint

Além disso, quando o serviço encontra dois documentos com o mesmo nome no mesmo local no Salesforce, cria dois documentos no SharePoint e acrescenta um sufixo que permite que ambos os arquivos existam no SharePoint.

Sempre que você adicionar um documento a um novo objeto no Salesforce, o Document Extractor criará automaticamente a pasta correta para armazená-lo no SharePoint. Isto funciona para um objeto Padrão como uma Conta, Contato, Chumbo, ou Oportunidade ou um objeto Personalizado. Além disso, o Document Extractor também manterá a mesma estrutura e todos os documentos relacionados a esse novo objeto.

Tudo isto significa que a integração proporciona várias vantagens, incluindo a conformidade com o RGPD e outros regulamentos, uma experiência de utilizador perfeita e a preservação das informações dos documentos e do histórico de versões.

O histórico da versão do documento é mantido intacto no Salesforce, permitindo que você acesse cada versão do documento

As principais características do Document Extractor incluem:

  • Sincronização total com SharePoint:
    Os utilizadores podem carregar ficheiros directamente para o SharePoint, mover, apagar e mudar o nome dos ficheiros e sincronizar todas as alterações com o Salesforce. Isso significa que é possível mover arquivos do Salesforce para o SharePoint e também o contrário, se necessário
  • Melhores nomes de ficheiros e pesquisa mais fácil:
    A renomeação de arquivos no Salesforce atualiza os nomes de arquivos correspondentes no SharePoint, permitindo uma melhor capacidade de pesquisa. Os usuários também podem personalizar os nomes de arquivos no SharePoint usando os campos personalizados do Salesforce.
  • Poupe nas licenças SharePoint:
    Os usuários podem acessar documentos armazenados no SharePoint sem precisar de licenças individuais do SharePoint, reduzindo os custos de licenciamento.
  • Pré-visualizações de ficheiros:  
    Veja a pré-visualização no Salesforce para todos os tipos de ficheiros suportados pelo SharePoint
  • 1TP33Integração de Ting:
    A integração com o CB Blockchain Seal for SharePoint garante o mais alto nível de segurança e elimina a necessidade de verificações manuais da documentação.
Document Extractor construído para o vídeo da plataforma Salesforce

Adicionamos estas novas funcionalidades para acomodar o feedback que recebemos da crescente base de clientes do Document Extractor. Interessado em saber o que nossos clientes dizem do Document Extractor?

Você pode ler um revisão do Document Extractor por um dos nossos clientes do sector privado

"Com o Document Extractor, o processo é perfeito para os meus utilizadores finais. Eles nem sabem que ele está lá, que é o que nós queríamos".
Andrea Getty - Dorman Products Inc. - Dorman Products Inc. - Andrea Getty

Você também pode ler o revisão por um de nossos clientes do setor público, cuja empresa de consultoria ficou feliz em encontrar o Document Extractor no Salesforce AppExchange para que eles pudessem resolver uma situação complexa de uma maneira fácil

"Quando encontrámos o Document Extractor pela primeira vez, pensámos que se ele fizesse o que dizia na lata, marcaria todas as nossas caixas. E fez: apenas a configuração básica, e funcionou da primeira vez!"
Chris Lynch - Diretor da Chris Lynch IT Consulting

3 Passos Simples para Começar

Passo 1 - Verificar requisitos

Em primeiro lugar, deve verificar se as versões SharePoint e Salesforce que vai utilizar constam da lista de versões suportadas do Document Extractor:

  • Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 e Online (Office 365)
  • Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com e Developer - tanto o Lightning Experience quanto o Classic

Passo 2 - Descarregar o Document Extractor

Vamos começar por descarregar a versão SaaS como avaliação gratuita. Você também pode obtê-lo a partir de Salesforces''. AppExchange e há também uma versão auto-hospedada disponível.

Como mencionado, o teste é gratuito, mas você tem que seguir um procedimento normal de carrinho de compras e fazer uma encomenda ao custo de $0.00. Assim que o fizer, receberá instruções por e-mail.

Document Extractor Free Trial

Passo 3 - Instalar na sua caixa de areia

Depois de receber o e-mail de instruções, você precisa clicar Complete a sua inscrição.

A partir daí, a instalação vai começar. Nós sempre recomendamos que você comece instalando Document Extractor na sua caixa de areia, e depois você pode movê-la para a produção. Portanto, você deve usar Teste/caixa de areia sobre o Instância campo em vez de Produção por agora.

Quando você escolhe Teste/caixa de areiavocê vai precisar digitar o seu nome de usuário do serviço sandbox. Este é simplesmente um administrador de sistema dedicado. Este usuário deve ter direitos de acesso elevados para permitir modificações no sistema. Por favor, certifique-se também de que esta conta não é usada para acessar seu Salesforce por qualquer outra pessoa. Você vai precisar da senha de usuário do serviço e do token de segurança para que você possa testar a conexão.

Se você quiser ver como a configuração é feita com mais detalhes, verifique isto tutorial de instalação em vídeo

Document Extractor utiliza a ajuda de um pacote gerenciado com um conjunto de classes Apex e aciona o stub de seus documentos de Salesforce a SharePoint. Uma vez instalado, você verá o pacote listado na lista de pacotes instalados.

A seguir, você precisará fornecer suas configurações de SharePoint. Você precisará ter um usuário com permissões suficientes para ler e escrever documentos na biblioteca de documentos onde os documentos serão armazenados.

Document Extractor utiliza "Push notifications", o que significa que o serviço detecta novos documentos carregados no Salesforce. O serviço também usa "Full Scan Polling" como mecanismo de backup para garantir que todos os arquivos foram bloqueados. Recomendamos que você aumente o intervalo do "Full Scan Polling" para otimizar o consumo de suas chamadas API.

Outro cenário - E se eu já tiver os meus documentos no SharePoint e quiser ligá-los ao Salesforce?

Se você já está usando o Microsoft SharePoint e todos os seus arquivos estão no SharePoint, antes de começar com o Salesforce, você naturalmente gostaria que seus objetos do Salesforce tivessem links para os documentos existentes.

Se você tiver uma regra subjacente no nome do arquivo ou na estrutura da pasta, você pode usar o nossoConnect Bridge integration plataforma para criar URLs no Salesforce que depois apontam para esses documentos no SharePoint. O resultado seria idêntico ao que você vê em uma instalação normal do Document Extractor: links no Salesforce para documentos no SharePoint. É importante notar que as URLs que mencionei poderiam ser criadas sob qualquer um dos objetos padrão e também sob objetos personalizados no Salesforce.

Conectores Salesforce - O que mais posso integrar com o Salesforce?

Além de integrar o SharePoint com o Salesforce, as organizações podem aproveitar os recursos do Connect Bridge para muito mais. É possível integrar qualquer tipo de conjunto de dados com o Salesforce de forma semelhante, usando o Base de dados para Salesforce Sync solução. Esta solução é baseada na Plataforma de integração Connect Bridge mencionado acima e pode ser usado como um SQL Server - Conector Salesforce.

Na realidade, esta plataforma de integração é bastante flexível e pode fazer mais do que conectar o Microsoft SQL Server ao Salesforce. O próprio Document Extractor é baseado no Connect Bridge com conectores Salesforce e SharePoint. Também é possível ligar qualquer sistema local de gestão de bases de dados (DBMS), como Oracle, SAP HANA, MariaDBou MySQL para Salesforce.

Você pode obter o dados do Salesforce para o SQL Server ou outra base de dados local ou fazê-lo de outra forma: obter dados da base de dados e colocá-los no Salesforce.

Isto significa que você pode criar todos os tipos de soluções flexíveis de migração ou sincronização, já que você pode se conectar a qualquer banco de dados existente. É uma ótima maneira de maximizar o que você pode tirar de uma integração Salesforce, pois você pode obter um ajuste perfeito para as suas necessidades de integração de dados sem nenhuma das complicações e problemas normais de uma solução personalizada.

Pronto para começar a mover seus documentos do Salesforce para o SharePoint? Aqui estão os passos necessários:

Takeaway

A integração do SharePoint com o Salesforce pode trazer benefícios significativos para organizações que buscam economia de custos, melhores recursos de armazenamento de arquivos e colaboração aprimorada. Embora as opções de integração nativas do Salesforce, como o Files Connect, possam apresentar desafios, ferramentas de integração de terceiros, como o Document Extractor, oferecem uma abordagem mais abrangente e confiável.

Document Extractor - Armazenamento mais barato, compatível com GDPR, Aumente a usabilidade

Esta ferramenta está disponível em Salesforce AppExchange. Você pode ler a descrição e as características do produto, experimentá-lo gratuitamente ou comprar a versão SaaS.

Se você estiver indo para a implantação do SaaS, outra opção é encomendar o produto diretamente do site do software Connecting. Outra opção é a versão auto-hospedada, que é a favorita das grandes organizações que preferem ter o controle total do produto.

Experimente Document Extractor de graça:

Publicado originalmente em 8 de agosto de 2019
Artigo atualizado pela última vez em 20 de setembro de 2023

Mais informações sobre o Document Extractor construído para a plataforma Salesforce

Se a integração do Salesforce SharePoint é algo em que você está interessado, dê uma olhada nos artigos e estudos de caso abaixo.

Se você está procurando uma maneira de apoiar a Salesforce Exchange conexões com múltiplos servidores Exchange envolvidos, verifique CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Assessora técnica, autora

Ana Neto
Technical conselheiro no Connecting Software

Autor:

Sou engenheiro de software desde 1997, com uma paixão mais recente por escrever e falar em público.  Você tem alguma pergunta ou comentário sobre este post ou sobre o Document Extractor? Eu adoraria ter o seu feedback!

____________

Notas finais e referências

Se você está procurando uma maneira de apoiar a Salesforce Exchange conexões com múltiplos servidores Exchange envolvidos, verifique CB Salesforce Exchange Sync.

Se quiser saber mais sobre como integrar o Salesforce e o SharePoint usando o Files Connect (Documentação do Salesforce)

  1. Guia de Instalação de Arquivos de Conexão 
  2. Guia do Utilizador File Connect
  3. Guia de implementação do Salesforce Files Connect

Comments 24

  1. Avatar para César
  2. Avatar para Thomas Berndorfer

    Olá Cesar, sim, nós suportamos objectos personalizados. O melhor seria contactar-nos e nós podemos mostrar e responder a todos vocês.
    Melhor
    Tomás

  3. Avatar para marca

    Temos milhares de documentos em Sharepoint em uma estrutura elaborada (subpasta tradicional), nenhum em Salesforce. Seria possível obter links dos registros Sf para as "pastas" correspondentes do Sharepoint com todos os documentos já existentes?
    Como?

  4. Avatar para Ana Neto Post
    Author

    Olá, Mark,

    O que fazemos com o Document Extractor é mais ou menos o oposto do que você precisa: obtemos os documentos do SF para o SharePoint. Para as suas necessidades, penso que a nossa plataforma Connect Bridge é a mais adequada. Esta foi a plataforma que usamos para construir o Document Extractor, para que você possa facilmente construir seu próprio software personalizado que faça o que você precisa. Entraremos em contato através do e-mail que você indicou para explorar esta opção com você.

    Ana Neto

  5. Avatar para Kunal

    Hi,
    Todos os nossos arquivos são carregados em Sharepoint hoje. Queremos que os utilizadores possam pesquisar no Sharepoint a partir dos registos de objectos personalizados da Salesforce e que possam ligar-se aos registos. Também se um usuário está carregando novos arquivos, ele deve ser carregado no Sharepoint. A sua solução oferece ambas as formas?

  6. Avatar para Ana Neto Post
    Author

    Nossa solução transfere arquivos do Salesforce para o SharePoint uma vez que eles são carregados no Salesforce, é claro. A solução então substitui os arquivos originais no Salesforce por URLs.

    Os usuários ainda podem procurar por esses arquivos no Salesforce, pois mantemos os nomes e extensões dos documentos no Salesforce.

    Inicialmente, se todos os seus arquivos estão no SharePoint, então poderíamos usar o nosso Connect Bridge para criar URLs em Salesforce apontando para esses documentos no SharePoint. Essas URLs podem ser criadas sob todos os objetos padrão e/ou personalizados no Salesforce.

  7. Avatar para Hugo Cox

    Hi,

    Parece que este pacote faria um pouco do que nós queríamos. Mas também gostaríamos de uma integração em que quando um novo objeto personalizado (ou seja, uma oportunidade) é criado no Salesforce uma pasta é criada dentro do Sharepoint, e é aqui que todos os documentos relacionados a essa oportunidade são armazenados. Quando a oportunidade é então ganha, nosso sistema Salesforce cria um projeto. Queremos então que todos os documentos do projeto sejam salvos de volta nesta pasta de oportunidade também. Isto é algo que é facilmente possível? Obrigado

  8. Avatar para Ana Neto Post
    Author

    Sim, sempre que você adicionar um novo objeto, o produto adicionará automaticamente uma nova pasta no SharePoint. Além disso, também manterá a mesma estrutura e todos os documentos relacionados a esse novo objeto.

  9. Avatar para Anurag Pandey

    Solicitação de Demonstração para Integração de Salesforce e SharePoint usando o Document Extractor

  10. Avatar para Ana Neto Post
    Author
  11. Avatar para Bhawna

    Hi ,

    Estamos procurando para fazer o upload de um relatório para compartilhar ponto do Salesforce org no final de cada semana é possível através deste aplicativo

    Bhawna singh

  12. Avatar para Ana Neto Post
    Author

    Vamos supor que o relatório está sob uma conta. O relatório seria carregado no SharePoint na primeira vez que você o colocasse no Salesforce e ficaria sob a pasta dessa conta. Cada vez que você trabalharia com esse primeiro relatório, você estaria, de fato, trabalhando no documento SharePoint. No lado do Salesforce, o usuário teria um link para ele. Assim, o acesso a partir do SharePoint ou do Salesforce teria o mesmo efeito.

    Se uma semana depois você criar um novo relatório sob essa conta, então o mesmo aconteceria novamente.

  13. Avatar para Benedetto Virzi

    Hi,

    Criamos uma aplicação Salesforce com componentes de vértice e relâmpago para carregar muitos documentos juntos e anexar estes documentos aos registros corretos de um objeto personalizado.

    Podemos usar o Document Extractor para mover estes documentos para o SharePoint ? O processo do Document Extractor pode colidir com a nossa aplicação?

  14. Avatar para Ana Neto Post
    Author

    Desde que os seus documentos sejam ficheiros standard da Salesforce (Documento de Conteúdo) ou Anexos, o Document Extractor poderá movê-los para o SharePoint. Não há problema com Arquivos anexados a Objetos Personalizados. Eu recomendo que você mesmo faça um teste.

  15. Avatar para Linda

    Temos 3 estruturas de pastas diferentes para diferentes tipos de oportunidades na Salesforce. Como é que o Document Extractor lida com isto? Obrigado.

  16. Avatar para Ana Neto Post
    Author

    Document Extractor utilizará, por padrão, sua própria estrutura de pastas com base nos nomes e hierarquia dos objetos do Salesforce. É possível personalizar a pasta para registros usando campos personalizados no Salesforce, portanto, se você puder expressar para onde deseja que os arquivos vão como uma fórmula do Salesforce, nós podemos apoiá-lo.

    Entraremos em contacto consigo em breve para que possa ver como tudo isto funciona para si.

  17. Avatar para Rahul
  18. Avatar para Kiran

    Gostei de ler o artigo acima, realmente explica tudo em detalhes, o artigo é muito interessante e eficaz. Obrigado e boa sorte com os próximos artigos.

  19. Avatar para Nore Gabbidon

    Hi

    Atualmente estou trabalhando em um projeto que requer migração de dados do Salesforce para o SharePoint. Isso é algo em que o extractor de documentos pode ajudar?

  20. Avatar para Ana Neto Post
    Author

    Document Extractor concentra-se na migração e sincronização de documentos. Para fazer uma migração de dados (não de documentos), você teria que ir para Connect Bridgea nossa plataforma de integração.

  21. Avatar para a Candra

    C'est la première fois que je fréquente votre page web et je suis surprie de la recherche que vous avez effectué pour cette publication incroyable.
    Um trabalho de fantasia!

  22. Avatar para Guillermo
  23. Avatar para hodges
  24. Avatar para Leroy Borrego

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