SharePoint Интеграция с Salesforce

Интеграция SharePoint с Salesforce - все, что нужно знать в преддверии 2022 года

Ана Нето Продукты и решения 20 Comments

Последнее обновление: 8 ноября 2021 года

Вы слышали о компаниях, которые используют как SharePoint, так и Salesforce. Это заставило вас задаться вопросом, есть ли реальный синергетический эффект от использования обоих приложений. Есть ли преимущества у интеграции Salesforce SharePointили оно того просто не стоит?

В этой статье мы рассмотрим преимущества и подводные камни такой интеграции, чтобы вы могли решить, имеет ли она смысл в вашем сценарии.

Преимущества - Почему вы должны пойти на интеграцию Salesforce и SharePoint?

Широко известно, что Salesforce, также известная как SFDC (Salesforce Dot Com), является одним из самых дорогих инструментов CRM. В 2021 году и в течение 13th раз подряд компания Gartner назвала Salesforce лидером в сегменте Волшебный квадрант Центра взаимодействия с клиентами CRM.

В августе 2021 года Salesforce попала в топ-5 по всем соответствующим категориям на 2021 CRM Industry Leader Awards (лучшее программное обеспечение и решения CRM для предприятий, лучшая CRM для среднего и малого бизнеса, лучшая бизнес-аналитика и аналитика, а также лучшие платформы данных о клиентах).

Почему Salesforce так успешна? По словам Кейт Леггетт, главный аналитик компании Forrester Research, Сила Salesforce заключается в "его широком комплексном портфеле, предназначенном как для организаций B2C, так и B2B (...) и его способности предоставлять платформа, облегчающая интеграцию, автоматизацию, прогнозирование и предписание”.

Давайте сосредоточимся на аспекте интеграции. Через Salesforce AppExchange, облачный рынок для всего, что связано с Salesforce, вы можете получить все виды решений, которые интегрируются с Salesforce и расширяют его возможности. Из всех этих интеграций с Salesforce можно выделить следующие. Интеграция Salesforce SharePoint выделяется как популярный выбор.

Одна из главных причин этого - экономия денег: вы можете значительно сэкономить на стоимости хранения Salesforce. Объем хранилища Salesforce, включенный в ваш тарифный план, составляет 10 ГБ (файловое хранилище) + 10 ГБ (хранилище данных) с некоторыми дополнительными объемами в зависимости от количества пользователей (точную информацию смотрите на сайте Salesforce.com). Пределы хранения Salesforce применимые к вам, и то, как эти соблюдаются ограничения на хранение).

Например, орг Professional Edition с 20 пользователями получает 10,4 ГБ для хранения данных + 22,9 ГБ для хранения файлов. Для хранения файлов и вложений имеет значение только файловое хранилище, поэтому мы сосредоточимся на 22,9 ГБ.

Стандартный SharePoint составляет 1 ТБ плюс 10 ГБ на каждую приобретенную лицензию (точный лимиты зависят от вашего плана). Это означает, что для этого случая объем включенного хранилища в 40 раз больше (!): 1224 ГБ в SharePoint против 22,9 ГБ в Salesforce. Если этого недостаточно, вы можете приобрести дополнительное хранилище SharePoint за $0.20/месяц за каждый дополнительный ГБ. Это первая причина для интеграции Salesforce с SharePoint - экономия на стоимости хранения.

Вторая причина в том, что SharePoint лучше хранит много файлов, чем Salesforce. Да, вы можете прикреплять документы и заметки Salesforce к счетам, контактам и практически ко всему, что угодно. Но если вы используете эту возможность постоянно, эти документы Salesforce - счета, квитанции, акты выполненных работ, контракты и другие - начнут накапливаться. В итоге они отнимают ценную операционную емкость и снижают производительность Salesforce. Помните, что Salesforce - это не система управления документами.

Перемещение файлов в систему управления документами - более разумный вариант. Система управления документами предоставит вам соответствующие возможности, такие как:

  • вы можете совместно работать над документами с другими членами команды,
  • можно просмотреть историю версий документа,
  • вы можете обмениваться файлами с внешними пользователями.

Подводные камни - на что следует обратить внимание при интеграции Salesforce с SharePoint?

Если вы попытаетесь интегрировать Salesforce с SharePoint с помощью инструментов, которые вы получаете с Salesforce, вы сделаете это с помощью Salesforce's Files Connect (в некоторых онлайн-справочниках он упоминается как SFDC Files Connect - это одно и то же).

Есть несколько моментов, которые необходимо знать, если вы пойдете по этому пути. Первое - это то, что это будет работать только с SharePoint Online. Раньше это работало для локальных версий SharePoint 2013 / 2010, но в последней версии документации больше нет упоминаний об этом, включая варианты лицензирования (платная лицензия "Files Connect для локальных внешних источников данных" больше не доступна).

Обратите внимание, что благодаря этой интеграции пользователи смогут получать доступ к файлам SharePoint и обмениваться ими, таким образом, на вкладке "Файлы" и в ленте "Лента", а также осуществлять поиск по ним таким же образом, как и поиск по содержимому системы Salesforce. Но для начала файл должен быть уже в SharePoint. Это может быть не очень интуитивно понятно для пользователей, особенно если они уже привыкли к Salesforce, но не столько к SharePoint.

Следующий, возможно, вы не захотите хранить в облаке файлы, связанные с финансами и клиентами. Если вы пытаетесь соответствовать нормам защиты данных, таким как GDPR, так делать нельзя. Чтобы гарантировать, что вы знаете, где хранятся ваши данные и кто имеет к ним доступ, вы должны хранить документы с личной информацией на месте.

И еще есть проблема с тем, как заставить работать интеграцию Files Connect. Для начала вам придется пробиться через 137 страниц официальной документации (ссылки в конце этого раздела), которая в основном устарела... она была написана, когда Files Connect был запущен в 2015 году, и обновления к ней были скудными (большинство из них последний раз обновлялись в 2016 году). Поскольку 1ТП25Т онлайн был значительно переработан в 2018 году, некоторые термины не совпадают, а некоторые действия нужно выполнять по-другому.

Многие пользователи следуют инструкциям по интеграции только для того, чтобы закончить с такой уродливой ошибкой:

  • "Невозможно получить доступ к внешнему источнику - внешний источник данных недоступен из-за ошибки".
  • "Вы не уполномочены выполнять эту операцию".
  • "При доступе к Files Connect произошла неизвестная ошибка".

Ужас! Нет ничего хуже, чем столкнуться с подобной неизвестной ошибкой. Когда вы видите подобное, знайте, что пришло время искать альтернативу.

Обучение интеграции Salesforce и SharePoint с помощью Files Connect (Документация по Salesforce)

  1. Файлы Руководство по подключению 
  2. Файлы Руководство по подключению
  3. Файлы Salesforce Files Подключить Руководство по реализации

Альтернативы - Есть ли лучший способ интегрировать Salesforce с SharePoint?

Альтернативой Files Connect является использование стороннего инструмента интеграции. В экосистеме Salesforce существует множество инструментов интеграции Salesforce.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ - это такой инструмент интеграции, и это вариант #1 для интеграции SharePoint Salesforce. Вы можете найти его на AppExchange и на Connecting Software веб-сайт.

Document Extractor автоматически переносит документы Salesforce в SharePoint и заменяет оригинальные документы ссылками, указывающими на них в SharePoint. Вы также можете рассматривать его как инструмент для обеспечения соответствия и миграции, поскольку перемещение файлов таким образом может помочь вам в выполнении требований GDPR и других нормативных актов.

Document Extractor построен для видео платформы Salesforce

Общая идея заключается в том, что конечные пользователи по-прежнему получают доступ к файлам там, где они их первоначально сохранили - в Salesforce под соответствующими учетными записями, ведущими или любыми объектами.

На заднем плане, Document Extractor автоматически обнаруживает файлы, перемещает их в соответствующие библиотеки в SharePoint и оставляет ссылки в Salesforce на их место.

Пользователь видит ссылку в том же месте, где он ожидал увидеть файл в Salesforce, поэтому для него это одно и то же - пользовательский опыт не меняется.

Документ заменяется ссылкой на Salesforce, которая указывает на документ в 1ТП24Т.

Document Extractor также передает информацию о создателе, редакторе и владельце документа Salesforce в SharePoint для облегчения отслеживания документов. Имя и расширение исходных файлов также переносятся, поэтому пользователи по-прежнему могут искать эти файлы по имени и расширению в Salesforce. История версий также сохраняется.

История версий документа сохраняется в Salesforce, что позволяет получить доступ к каждой версии документа.

Более того, когда сервис находит два документа с одним и тем же именем в одном и том же месте в Salesforce, он создает два документа на SharePoint и добавляет суффикс, который позволяет обоим файлам существовать на SharePoint.

Всякий раз, когда вы добавляете документ к новому объекту в Salesforce, Document Extractor автоматически создает правильную папку для его хранения на SharePoint. Это работает для стандартного объекта, такого как Учетная запись, Контакт, Ведущий, или Возможность, или Пользовательский объект. Более того, Document Extractor сохранит ту же самую структуру и все документы, связанные с этим новым объектом.

Несколько новые возможности были недавно добавлены в Document Extractor. Из длинного списка новых функций я выделил 5 лучших:

  1. Полная синхронизация с SharePoint - даже когда пользователи напрямую загружают файлы в SharePoint, или когда они выполняют перемещение, удаление и переименование файлов в SharePoint
  2. Лучшие имена файлов = более простой поиск - переименования файлов в Salesforce также синхронизируются с SharePoint, и теперь вы можете настроить имя файла в SharePoint с помощью пользовательского поля Salesforce
  3. Экономия на лицензиях SharePoint - Получение документов из SharePoint без необходимости наличия у пользователей лицензии SharePoint
  4. Просмотр файлов (бета) - Смотрите предварительный просмотр в Salesforce для всех типов файлов, поддерживаемых SharePoint
  1. Доступна интеграция Blockchain Sealing - вы можете покончить с утомительной и повторяющейся проверкой документов и обеспечить максимальную безопасность благодаря интеграции с CB Blockchain Seal for SharePoint

Мы добавили эти новые возможности, чтобы учесть отзывы, которые мы получили от растущей клиентской базы Document Extractor. Хотите узнать, что говорят о 1ТП15Т наши клиенты?

Вы можете прочитать обзор 1ТП14Т одним из наших клиентов из частного сектора

"С Document Extractor процесс проходит без проблем для моих конечных пользователей. Они даже не знают, что он есть, а именно этого мы и хотели".
Андреа Гетти - Dorman Products Inc.

Вы также можете прочитать обзор один из наших клиентов из государственного сектора, чья компания-консультант была рада найти Document Extractor в Salesforce AppExchange, чтобы они могли легко исправить сложную ситуацию

"Когда мы впервые нашли Document Extractor, мы подумали, что если он делает то, что написано на упаковке, он будет работать со всеми нашими возможностями. Так и вышло: всего лишь базовая конфигурация, и все сработало с первого раза!".
Крис Линч - директор Chris Lynch IT Consulting

Что делать, если у меня уже есть документы в SharePoint и я хочу сослаться на них в Salesforce?

Если вы уже используете Microsoft SharePoint и все ваши файлы находятся в SharePoint, то перед началом работы с Salesforce вы, естественно, хотели бы, чтобы ваши объекты Salesforce имели ссылки на существующие документы.

Если в имени файла или в структуре папки есть правило, вы можете использовать наше правилоConnect Bridge платформа интеграции для создания URL-адресов в Salesforce, которые затем указывают на эти документы в SharePoint. Результат будет выглядеть идентично тому, что вы видите в обычной установке Document Extractor: ссылки в Salesforce на документы в SharePoint. Важно отметить, что упомянутые мною URL-адреса могут быть созданы в любом из стандартных объектов, а также в пользовательских объектах Salesforce.

Что еще я могу интегрировать в Salesforce?

На самом деле вы можете интегрировать любой тип набора данных с Salesforce аналогичным образом, используя База данных CB On-prem для синхронизации Salesforce Sync решение. Данное решение основано на интеграционная платформа Connect Bridge упомянутый выше, и может быть использован как SQL Server - разъем Salesforce.

В действительности, эта интеграционная платформа является достаточно гибкой и может делать больше, чем подключить Microsoft SQL Server к Salesforce. Вы также можете подключить любую локальную систему управления базами данных (СУБД), такую как Oracle, SAP HANA, MariaDBили MySQL на Salesforce.

Вы можете получить данные с Salesforce в SQL Server или другую локальную базу данных или сделать все наоборот: получить данные из базы данных и поместить их в Salesforce.

Это означает, что вы можете создавать все виды гибких решений по миграции или синхронизации, поскольку вы можете подключиться к любой существующей базе данных. Это отличный способ максимизировать то, что вы можете получить от интеграции Salesforce, так как вы можете получить идеальное решение для интеграции данных без обычных проблем и трудностей, связанных с индивидуальным решением.

3 простых шага для начала работы

Готовы начать перенос документов Salesforce в SharePoint? Вот необходимые шаги:

Шаг 1 - Проверьте требования

Сначала необходимо проверить, есть ли версии SharePoint и Salesforce, которые вы будете использовать, в списке поддерживаемых версий Document Extractor: - Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 и Online (Office 365) - Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com и Developer - как Lightning Experience, так и Classic

Шаг 2 - Загрузить Document Extractor

Мы начнем с загрузки версии SaaS как бесплатная пробная версия. Вы также можете получить его от Salesforces' AppExchange также доступна версия для самостоятельного использования.

Как уже упоминалось, пробная версия бесплатна, но вам придется пройти обычную процедуру корзины и оформить заказ стоимостью $0.00. Как только вы это сделаете, вы получите инструкции по электронной почте.

Шаг 3 - Установка в вашей песочнице

После того, как вы получите письмо с инструкциями, вам нужно нажать кнопку Завершите регистрацию.

После этого начнется установка. Мы всегда рекомендуем начинать с установки Document Extractor в песочнице, а затем можно перенести ее в продакшн. Поэтому вам следует использовать Тест/Песочница на Экземпляр поле, а не Производство пока что.

Когда вы выбираете Тест/Песочница, вам нужно будет ввести имя пользователя службы песочницы. Это просто выделенный администратор системы. Этот пользователь должен иметь повышенные права доступа, чтобы разрешить модификацию системы. Также убедитесь, что эта учетная запись не используется для доступа к вашему Salesforce кем-либо еще. Вам понадобится пароль пользователя службы и маркер безопасности, чтобы вы могли проверить соединение.

Если вы хотите увидеть, как выполняется конфигурация более подробно, посмотрите здесь обучающее видео по установке

Document Extractor использует помощь управляемого пакета с набором классов и триггеров Apex для заглушки ваших документов из Salesforce в SharePoint. После установки вы увидите пакет в списке установленных пакетов.

Далее вам нужно будет указать настройки SharePoint. Вам необходимо иметь пользователя с достаточными правами для чтения и записи документов в библиотеку документов, где будут храниться документы.

Document Extractor использует "Push-уведомления", что означает, что сервис обнаруживает новые документы, загруженные в Salesforce. Сервис также использует "Full Scan Polling" в качестве резервного механизма, чтобы убедиться, что все файлы были заглушены. Мы рекомендуем вам увеличить интервал "Full Scan Polling", чтобы оптимизировать потребление вызовов API.

Takeaway

Document Extractor является надежным сторонним инструментом интеграции Salesforce, который лучше справляется с интеграцией SharePoint и Salesforce.

Document Extractor - более дешевая система хранения, совместимая с GDPR, повышающая удобство использования

Этот инструмент доступен в исполнении Salesforce AppExchange. Вы можете ознакомиться с описанием и возможностями продукта, попробовать его бесплатно или приобрести SaaS-версию.

Если вы собираетесь использовать SaaS, еще один вариант - заказать продукт непосредственно на сайте компании Connecting software. Еще одним вариантом является версия с собственным хостингом, которая нравится крупным организациям, предпочитающим полностью контролировать продукт.

Попробуйте Document Extractor бесплатно:

Статья последний раз обновлялась 12 октября 2021 года

Подробнее о Document Extractor Создано для платформы Salesforce

Если вас интересует интеграция Salesforce SharePoint, ознакомьтесь со статьями и примерами из практики ниже.

Если вы ищете способ поддержать Salesforce соединения Exchange с несколькими задействованными серверами Exchange, проверьте CB Salesforce Exchange Sync.

Ана Нето - Технический советник, автор.

Ана Нето
Таким образом, технический консультант 1ТП17Т

Автор:

Я работаю инженером-разработчиком программного обеспечения с 1997 года, с недавней любовью к письму и публичным выступлениям.  У вас есть вопросы или комментарии по поводу данного сообщения или по поводу Connect Bridge? С удовольствием выслушаю ваши отзывы!

 ana@connecting-software.com

Комментарии 20

  1. Привет! Могу ли я использовать Document Extractor с пользовательскими объектами в Salesforce? Спасибо!

  2. Привет, Сезар, да, мы поддерживаем пользовательские объекты. Лучше всего связаться с нами, и мы сможем показать и ответить вам всем.
    Лучший сайт
    Томас

  3. У нас тысячи документов в Sharepoint в сложной (традиционной структуре подпапок), ни одного в Salesforce. Можно ли получить ссылки из записей Sf на соответствующие "папки" Sharepoint со всеми документами, которые уже существуют?
    Как?

  4. Пост
    Автор

    Привет, Марк,

    То, что мы делаем с Document Extractor, более или менее противоположно тому, что вам нужно: мы получаем документы из SF в SharePoint. Для ваших нужд, я думаю, что наша платформа Connect Bridge лучше всего подходит. Именно эту платформу мы использовали для создания Document Extractor, так что вы можете легко создать свое собственное программное обеспечение, которое будет делать все, что вам нужно. Мы свяжемся с вами через электронную почту, которую вы указали, чтобы изучить эту опцию вместе с вами.

    Ана Нето

  5. Привет,
    Все наши файлы загружены в Sharepoint сегодня. Мы хотим, чтобы пользователи могли осуществлять поиск в Sharepoint из Salesforce по пользовательским объектным записям и иметь доступ к ссылкам на записи. Также, если пользователь загружает новые файлы, они должны быть загружены в Sharepoint. Предлагает ли ваше решение оба варианта?

  6. Пост
    Автор

    Наше решение передает файлы из Salesforce в SharePoint после их загрузки в Salesforce, разумеется. После этого решение заменяет исходные файлы в Salesforce на URL-адреса.

    Пользователи по-прежнему могут осуществлять поиск этих файлов в системе Salesforce, поскольку мы сохраняем названия и расширения документов в системе Salesforce.

    Изначально, если все ваши файлы находятся в SharePoint, то мы могли бы использовать наш Connect Bridge платформа для создания URL в Salesforce, указывающих на эти документы в SharePoint. Эти URL-адреса могут быть созданы под всеми объектами по умолчанию и/или пользовательскими объектами в Salesforce.

  7. Привет,

    Похоже, что этот пакет сделает то, что мы хотели. Но мы также хотели бы интеграцию, при которой при создании нового пользовательского объекта (т.е. возможности) в Salesforce внутри Sharepoint создается папка, в которой хранятся все документы, относящиеся к этой возможности. Когда такая возможность выигрывает, наша система Salesforce создает проект. После этого мы хотим, чтобы все проектные документы были сохранены обратно в этой единственной папке возможностей. Это легко сделать? Спасибо

  8. Пост
    Автор

    Да, всякий раз, когда вы добавляете новый объект, продукт будет автоматически добавлять новую папку на SharePoint. Более того, он сохранит ту же самую структуру и все документы, относящиеся к этому новому объекту.

  9. Запрос демо-версии для интеграции Salesforce и SharePoint с помощью Document Extractor

  10. Пост
    Автор

    С удовольствием! Наша команда по продажам свяжется с Вами в ближайшее время.

  11. Привет ,

    Мы ищем, чтобы загрузить отчет, чтобы поделиться точку из Salesforce org в конце каждой недели возможно через это приложение.

    Бхавана Сингх

  12. Пост
    Автор

    Предположим, что отчет находится под аккаунтом. При первом помещении отчета в Salesforce он будет загружен на SharePoint и перейдет в папку для этого аккаунта. Каждый раз, когда вы будете работать с этим первым отчетом, вы фактически будете работать в документе SharePoint. На стороне Salesforce у Вас была бы ссылка на него. Таким образом, доступ к нему с SharePoint или Salesforce будет иметь тот же эффект.

    Если через неделю вы создадите новый отчет по этой учетной записи, то то же самое повторится.

  13. Привет,

    Мы создали приложение Salesforce с компонентами apex и Lightning для загрузки многих документов и прикрепления этих документов к нужным записям пользовательского объекта.

    Можем ли мы использовать Document Extractor для перемещения этих документов на SharePoint? Может ли процесс Document Extractor столкнуться с нашим приложением?

  14. Пост
    Автор

    До тех пор, пока ваши документы являются стандартными файлами Salesforce (Content Document) или вложениями, Document Extractor сможет переместить их на SharePoint. Нет никаких проблем с Файлы, прикрепленные к пользовательским объектам. Я рекомендую пойти в пробную версию и протестировать ее самостоятельно.

  15. У нас есть 3 различные структуры папок для различных типов возможностей в Salesforce. Как Document Extractor справляется с этим? Спасибо.

  16. Пост
    Автор

    По умолчанию Document Extractor будет использовать собственную структуру папок, основанную на именах и иерархии объектов Salesforce. В Salesforce можно настроить папку для записей с помощью пользовательских полей, поэтому, если Вы можете выразить, куда должны идти файлы в виде формулы Salesforce, мы можем это поддержать.

    Мы скоро свяжемся с вами, чтобы вы могли сами увидеть, как все это работает.

  17. С удовольствием прочитал статью выше, действительно все подробно объясняется, статья очень интересная и эффективная. Спасибо и удачи с последующими статьями.

  18. Привет

    В настоящее время я работаю над проектом, который требует миграции данных с Salesforce на SharePoint. Может ли в этом помочь программа Document Extractor?

  19. Пост
    Автор

    Document Extractor фокусируется на миграции и синхронизации документов. Чтобы выполнить миграцию данных (не документов), вам нужно будет пройти следующие этапы Connect Bridge, наша интеграционная платформа.

Добавить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.