SharePoint и Salesforce - популярный динамический дуэт в бизнес-операциях. Но действительно ли их способности в совокупности дают значительные преимущества, или все это просто шумиха?
В этой статье мы рассмотрим преимущества, потенциальные подводные камни и лучшие практики интеграции Salesforce с SharePoint в 2025 году, чтобы помочь вам принять обоснованное решение.
Вот наше оглавление:
- Преимущества - Почему стоит пойти на интеграцию 1ТП43Т и 1ТП41Т?
- Подводные камни - На что следует обратить внимание при интеграции Salesforce с SharePoint?
- Альтернативы - Есть ли лучший способ интегрировать Salesforce с SharePoint?
- 3 простых шага для начала работы
- Другой сценарий - Что делать, если у меня уже есть документы в 1ТП41Т, а я хочу сделать ссылку на них в 1ТП43Т?
- Разъемы Salesforce - Что еще можно интегрировать с Salesforce?
- Takeaway
Последнее обновление 21 февраля 2025 года
Преимущества интеграции Salesforce и SharePoint
Salesforce, также известная как SFDC (Salesforce Dot Com), является одной из самых мощный CRM-инструменты, доступные сегодня. Salesforce неизменно признается лидером отрасли; например, Salesforce Рейтинг #1 поставщик CRM для 11 Год подряд.
Эксперты также кажется соглашайтесь. В 2024 Премия "Лидер индустрии CRM, Джон Рэгсдейл, вице-президент и директор по исследованиям Ассоциации индустрии технологических услуг, назвал его "решением по умолчанию для большинства корпоративных технологических компаний благодаря встроенной аналитике, обширной экосистеме AppExchange, а также постоянным инвестициям и расширению возможностей".
Говоря о AppExchange, среди интеграций с Salesforce вы можете найти и AppExchange, Интеграция Salesforce SharePoint является популярным выбором. Существует несколько причин, по которым эта интеграция широко используется:
Экономия затрат
Расходы на хранение Salesforce могут быть значительными, но благодаря интеграции с SharePoint организации могут Используйте большую емкость SharePoint для хранения данныхчто приводит к значительной экономии. Например, если Salesforce предоставляет лимит хранения 10 ГБ (файловое хранилище) + 10 ГБ (хранилище данных) с дополнительным хранилищем в зависимости от количества пользователей, то SharePoint предлагает 1 ТБ хранилища плюс 10 ГБ на каждую приобретенную лицензию.
Это означает, что SharePoint обеспечивает хранилище, которое более чем в 40 раз больше, чем Salesforce, что потенциально может привести к существенное сокращение затрат. Кроме того, организации могут приобрести дополнительное хранилище SharePoint по разумной цене $0,20/месяц за дополнительный ГБ.
Улучшенное хранение файлов
Хотя Salesforce позволяет прикреплять документы к различным сущностям, если вы в значительной степени полагаетесь на эту функциональность, вы можете в конце концов, использовать значительную рабочую мощность, из-за чего Salesforce работает медленнее.
С другой стороны, SharePoint был создан для хранения больших объемов файлов и в качестве надежная система управления документами. Перенося файлы на SharePoint, организации могут воспользоваться такими возможностями, как:
- В режиме реального времени сотрудничество с членами команды (опционально - проверка входящих и исходящих файлов),
- История версий слежение, и
- Способность обмениваться файлами с внешними пользователями.
Каковы подводные камни интеграции Salesforce с SharePoint?
Несмотря на значительные преимущества интеграции Salesforce с SharePoint, необходимо знать о возможных подводных камнях и проблемах. Вот некоторые ключевые моменты, которые необходимо учитывать:
Ограничения совместимости
Интеграция Salesforce с SharePoint с помощью собственных инструментов Salesforce, а именно с помощью Salesforce Подключение файлов (который в некоторых интернет-ресурсах упоминается как SFDC Files Connect), ограничивается SharePoint Online. Предыдущие версии SharePoint, такие как SharePoint 2013/2010 on-premises, больше не поддерживаются.
Соображения по соблюдению требований
Хранение конфиденциальных финансовых или клиентских файлов в облаке может вызвать опасения в отношении правил защиты данных, таких как GDPR. Организации должны тщательно оценить свои обязательства по соблюдению требований и определить, необходимо ли хранение таких документов на территории предприятия для обеспечения контроля над хранением данных и доступом к ним.
Проблемы внедрения
Настройка интеграции Salesforce SharePoint с помощью Files Connect может быть сложной и может потребовать навигации по устаревшей документации. Многие пользователи следуют инструкциям по интеграции, приведенным в документации, но в итоге сталкиваются с неприятной ошибкой, такой как:
- "Не удается получить доступ к внешнему источнику - Внешний источник данных недоступен из-за ошибки".
- "Вы не уполномочены выполнять эту операцию".
- "Произошла неизвестная ошибка при доступе к Files Connect".
Ужас! Не может быть ничего хуже, чем столкнуться с подобной неизвестной ошибкой. Когда вы видите нечто подобное, вы знаете, что пора искать альтернативу.
Существует ли альтернативный способ интеграции Salesforce с SharePoint?
Учитывая ограничения и проблемы что мы как мы видели выше, стоит изучить альтернативные варианты, а именно сторонние инструменты интеграции специально разработанный для интеграции Salesforce и SharePoint.
Document Extractor создан для платформы Salesforce™ является отличным примером интеграционного инструмента стороннего производителя, который упрощает и улучшает интеграцию Salesforce SharePoint. Этот инструмент автоматизирует перенос документов Salesforce в SharePoint, заменяя их ссылками внутри Salesforce.
Более того, когда сервис находит два документа с одним и тем же именем в одном и том же месте в Salesforce, он создает два документа на SharePoint и добавляет суффикс, который позволяет обоим файлам существовать на SharePoint.
Когда вы добавляете документ в новый объект в Salesforce, Document Extractor автоматически создаст нужную папку для его хранения в SharePoint. Это относится как к стандартным объектам, таким как счет, контакт, лид или возможность, так и к пользовательским объектам. Кроме того, в Document Extractor сохранится та же структура, что и у всех документов, связанных с этим новым объектом.
Все это означает, что интеграция обеспечивает ряд преимуществ, включая соответствие GDPR и другим нормативным требованиям, беспроблемный пользовательский опыт, а также сохранение информации о документах и истории версий.
Document ExtractorОсновные характеристики включают:
- Полный Синхронизация с SharePoint
Пользователи могут напрямую загружать файлы в SharePoint, выполнять перемещение, удаление и переименование файлов, а также синхронизировать все изменения с Salesforce. Это означает, что вы можете перемещать файлы с Salesforce на SharePoint, а также наоборот, если нужен. - Улучшенные имена файлов и упрощенный поиск
Переименование файлов в Salesforce обновляет соответствующие имена файлов в SharePoint, что позволяет упростить поиск через поиск. Пользователи также могут настраивать имена файлов в SharePoint с помощью пользовательских полей Salesforce. - Экономия на лицензиях SharePoint
Пользователи могут получать доступ к документам, хранящимся в SharePoint, не требуя индивидуальных лицензий SharePoint, что снижает затраты на лицензирование. - Предварительный просмотр файлов
Смотрите предварительный просмотр в Salesforce для всех типов файлов, поддерживаемых SharePoint. - Интеграция с Truth Enforcer
Интеграция с Truth Enforcer for SharePoint обеспечивает высочайший уровень защиты документов и позволяет проводить цифровую проверку и аудит содержимого файлов, устраняя необходимость в ручной проверке документов.
Мы добавили эти новые возможности, чтобы учесть отзывы, которые мы получили от растущей клиентской базы Document Extractor. Хотите узнать, что говорят о 1ТП15Т наши клиенты?
Вы можете прочитать обзор 1ТП14Т одним из наших частных клиентов.
"С Document Extractor процесс проходит без проблем для моих конечных пользователей. Они даже не знают, что он есть, а именно этого мы и хотели".
Вы также можете прочитать обзор Один из наших клиентов из государственного сектора, чья компания-консультант была рада найти Документ Вытяжка в Salesforce AppExchange чтобы они могли справиться с сложный проект простым способом.
"Когда мы впервые нашли Document Extractor, мы подумали, что если он делает то, что написано на упаковке, он будет работать со всеми нашими возможностями. Так и вышло: всего лишь базовая конфигурация, и все сработало с первого раза!".
В чем разница между Document Extractor и Files Connect?
Salesforce Подключение файлов уроженец Salesforce продукт, позволяющий подключаться к файлам, уже хранящимся во внешних облачных хранилищах, таких как Quip, Google Drive, SharePoint или Box. Ссылки на него можно найти в конце статьи.
Он не переносит новые файлы в эти внешние хранилища автоматически.ей просто предоставляет пользователям с доступ к хранящимся там файлам из платформы Salesforce.
Document Extractor Это стороннее приложение, разработанное компанией Connecting Software, которое автоматизирует передачу документов с Salesforce на Microsoft SharePoint.
В отличие от Salesforce Files Connect, который просто предоставляет доступ к внешним файлам, Document Extractor делает шаг вперед, автоматически перемещая новые и измененные файлы из Salesforce на подключенное внешнее хранилище, тем самым снижая затраты на хранение данных на платформе Salesforce. Еще одно отличие заключается в том, что Document Extractor способен действуют двунаправленно.
3 простых шага для начала работы с Document Extractor
Шаг 1 - Проверьте требования
В первую очередь необходимо проверить, есть ли используемые версии SharePoint и Salesforce в списке поддерживаемых версий Document Extractor:
- Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 и Online (Office 365)
- Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com и Developer - оба Lightning Experience и Classic
Шаг 2 - Загрузить Document Extractor
Мы начнем с загрузки версии SaaS как бесплатная пробная версия. Вы также можете получить его от Salesforces' AppExchange также доступна версия для самостоятельного использования.
Как уже упоминалось, пробная версия бесплатна, но вам придется пройти обычную процедуру корзины и оформить заказ стоимостью $0.00. Как только вы это сделаете, вы получите инструкции по электронной почте.
Шаг 3 - Установка в вашей песочнице
После того, как вы получите письмо с инструкциями, вам нужно нажать кнопку Завершите регистрацию.
После этого начнется установка. Мы всегда рекомендуем начинать установку Document Extractor с песочницы, а затем переносить ее на производство. Поэтому вам следует использовать Тест/Песочница в поле Instance, а не Производство пока что.
Когда вы выбираете Тест/ПесочницаВам нужно будет ввести имя пользователя службы песочницы. Это просто специальный администратор системы. Этот пользователь должен иметь повышенные права доступа, чтобы разрешить модификацию системы. Также убедитесь, что эта учетная запись не используется никем другим для доступа к вашему Salesforce.
Знаете ли вы?
Вы можете использовать интеграционную пользовательскую лицензию для Document Extractor! Все подробности в статье Что такое тип лицензии пользователя интеграции в Salesforce и как его использовать для интеграции с SharePoint
Вам понадобятся пароль пользователя службы и маркер безопасности. чтобы проверить соединение.
Если хочешь узнать, как выполнить настройку Более подробную информацию вы можете найти здесь обучающий видеоролик.
Document Extractor использует управляемый пакет с набором классов и триггеров Apex для переноса документов из Salesforce в SharePoint. После установки вы увидите, что пакет, указанный в списке установленных пакетов.
Далее вам нужно будет указать настройки SharePoint. Вам нужно иметь пользователь с достаточными правами для чтения и записи документов в библиотеку документов, где документы будут сохранены.
Document Extractor использует "Push-уведомления", что означает, что сервис обнаруживает новые документы, загруженные в Salesforce. Служба также использует "Опрос полного сканирования" в качестве механизма резервного копирования для обеспечения того, чтобы все файлы были передано. Мы рекомендуем вы увеличьте интервал опроса "Полное сканирование", чтобы оптимизировать потребление вызовов API.
Другой сценарий - что если у меня уже есть документы в SharePoint, а я хочу сделать ссылку на них в Salesforce?
Если вы уже используете Microsoft SharePoint и все ваши файлы находятся в SharePoint, то перед началом работы с Salesforce вы, естественно, хотели бы, чтобы ваши объекты Salesforce имели ссылки на существующие документы.
Если в имени файла или в структуре папки есть правило, вы можете использовать наше правилоConnect Bridge платформа интеграции для создания URL-адресов в Salesforce, которые затем указывают на эти документы в SharePoint. Результат будет выглядеть идентично тому, что вы видите в нормальный Установка Document Extractor: ссылки в Salesforce на документы в SharePoint. IВажно отметить, что упомянутые мною URL-адреса могут быть созданы под любым of стандартных объектов, а также под пользовательские объекты в Salesforce.
Разъемы Salesforce - Что еще можно интегрировать с Salesforce?
Помимо интеграции SharePoint с Salesforce, вы также используете возможности Connect Bridge для решения других задач. Вы можете интегрировать любой тип набор данных с Salesforce аналогичным образом, используя Синхронизация базы данных с Salesforce Sync решение. Это решение основано на интеграционная платформа Connect Bridge упомянутый выше, и может быть использован как SQL Server - разъем Salesforce.
В реальности, Эта интеграционная платформа довольно гибкая и может делать больше, чем подключить Microsoft SQL Server к Salesforce. Document Extractor сам основан на Connect Bridge с Разъемы Salesforce и SharePoint. Вы также можете подключите любую локальную систему управления базами данных (СУБД), например Oracle, SAP HANA, MariaDBили MySQL на Salesforce.
Вы можете получить данные с Salesforce в SQL Server или другую локальную базу данных или сделать это по-другому вокруг: получить данные из базы данных и поместите его в Salesforce.
Это означает, что вы можете создать все виды гибкие решения для миграции или синхронизации, поскольку вы можете подключиться к любой существующей базе данных. Это большой способ максимально использовать возможности интеграции Salesforce, так как вы можете получить идеальное решение для интеграции данных с помощью индивидуальное решение, которое отличается простотой строить и поддерживать.
Takeaway
Интеграция SharePoint с Salesforce может принести пользу вашей организации, если вы ищете экономию средств, лучшее хранение файлов и улучшенную совместную работу. Родная опция интеграции Salesforce, Files Connect, имеет ограниченное применение и сопряжена с некоторыми трудностями. Сторонние инструменты интеграции, такие как Document Extractor, лучше справляются с интеграцией и раскрывают ее потенциал.
Этот инструмент доступен в исполнении Salesforce AppExchange. Вы можете ознакомиться с описанием и функциями продукта, попробовать его бесплатно или купить SaaS-версию.
Если вы собираетесь использовать SaaS, еще один вариант - заказать продукт непосредственно на сайте компании Connecting. Еще один вариант - самостоятельный хостинг, который нравится крупным организациям, предпочитающим полностью контролировать продукт.
Попробуйте Document Extractor бесплатно:
Статья последний раз обновлялась 21 февраля 2025 года
Первоначально опубликовано 8 августа 2019 года
Подробнее о Document Extractor создана для платформы Salesforce
Если вас интересует интеграция Salesforce SharePoint, ознакомьтесь со статьями и примерами из практики ниже.
Об авторе
По адресу Ана Нето,технический консультант в Connecting Software.
Я работаю инженером-программистом с 1997 года, а в последнее время полюбил писать и выступать публично". У вас есть вопросы или комментарии по поводу этой статьи? Я буду рад получить ваш отзыв, оставьте комментарий ниже!"
____________
Заключительные замечания и ссылки
Если вы ищете способ поддержки соединений Salesforce Exchange с несколькими серверами Exchange, проверьте CB Salesforce Exchange Sync.
Если вы хотите узнать больше об интеграции Salesforce и SharePoint с помощью Files Connect (документация Salesforce, получена 19 февраля 2025 года)
Comments 24
Привет! Могу ли я использовать Document Extractor с пользовательскими объектами в Salesforce? Спасибо!
Привет, Сезар, да, мы поддерживаем пользовательские объекты. Лучше всего связаться с нами, и мы сможем показать и ответить вам всем.
Лучший сайт
Томас
У нас тысячи документов в Sharepoint в сложной (традиционной структуре подпапок), ни одного в Salesforce. Можно ли получить ссылки из записей Sf на соответствующие "папки" Sharepoint со всеми документами, которые уже существуют?
Как?
Author
Привет, Марк,
То, что мы делаем с Document Extractor, более или менее противоположно тому, что вам нужно: мы получаем документы из SF в SharePoint. Для ваших нужд, я думаю, что наша платформа Connect Bridge лучше всего подходит. Именно эту платформу мы использовали для создания Document Extractor, так что вы можете легко создать свое собственное программное обеспечение, которое будет делать все, что вам нужно. Мы свяжемся с вами через электронную почту, которую вы указали, чтобы изучить эту опцию вместе с вами.
Ана Нето
Привет,
Все наши файлы загружены в Sharepoint сегодня. Мы хотим, чтобы пользователи могли осуществлять поиск в Sharepoint из Salesforce по пользовательским объектным записям и иметь доступ к ссылкам на записи. Также, если пользователь загружает новые файлы, они должны быть загружены в Sharepoint. Предлагает ли ваше решение оба варианта?
Author
Наше решение передает файлы из Salesforce в SharePoint после их загрузки в Salesforce, разумеется. После этого решение заменяет исходные файлы в Salesforce на URL-адреса.
Пользователи по-прежнему могут осуществлять поиск этих файлов в системе Salesforce, поскольку мы сохраняем названия и расширения документов в системе Salesforce.
Изначально, если все ваши файлы находятся в SharePoint, то мы могли бы использовать наш Connect Bridge платформа для создания URL в Salesforce, указывающих на эти документы в SharePoint. Эти URL-адреса могут быть созданы под всеми объектами по умолчанию и/или пользовательскими объектами в Salesforce.
Привет,
Похоже, что этот пакет сделает то, что мы хотели. Но мы также хотели бы интеграцию, при которой при создании нового пользовательского объекта (т.е. возможности) в Salesforce внутри Sharepoint создается папка, в которой хранятся все документы, относящиеся к этой возможности. Когда такая возможность выигрывает, наша система Salesforce создает проект. После этого мы хотим, чтобы все проектные документы были сохранены обратно в этой единственной папке возможностей. Это легко сделать? Спасибо
Author
Да, всякий раз, когда вы добавляете новый объект, продукт будет автоматически добавлять новую папку на SharePoint. Более того, он сохранит ту же самую структуру и все документы, относящиеся к этому новому объекту.
Запрос демо-версии для интеграции Salesforce и SharePoint с помощью Document Extractor
Author
С удовольствием! Наша команда по продажам свяжется с Вами в ближайшее время.
Привет ,
Мы ищем, чтобы загрузить отчет, чтобы поделиться точку из Salesforce org в конце каждой недели возможно через это приложение.
Бхавана Сингх
Author
Предположим, что отчет находится под аккаунтом. При первом помещении отчета в Salesforce он будет загружен на SharePoint и перейдет в папку для этого аккаунта. Каждый раз, когда вы будете работать с этим первым отчетом, вы фактически будете работать в документе SharePoint. На стороне Salesforce у Вас была бы ссылка на него. Таким образом, доступ к нему с SharePoint или Salesforce будет иметь тот же эффект.
Если через неделю вы создадите новый отчет по этой учетной записи, то то же самое повторится.
Привет,
Мы создали приложение Salesforce с компонентами apex и Lightning для загрузки многих документов и прикрепления этих документов к нужным записям пользовательского объекта.
Можем ли мы использовать Document Extractor для перемещения этих документов на SharePoint? Может ли процесс Document Extractor столкнуться с нашим приложением?
Author
До тех пор, пока ваши документы являются стандартными файлами Salesforce (Content Document) или вложениями, Document Extractor сможет переместить их на SharePoint. Нет никаких проблем с Файлы, прикрепленные к пользовательским объектам. Я рекомендую пойти в пробную версию и протестировать ее самостоятельно.
У нас есть 3 различные структуры папок для различных типов возможностей в Salesforce. Как Document Extractor справляется с этим? Спасибо.
Author
По умолчанию Document Extractor будет использовать собственную структуру папок, основанную на именах и иерархии объектов Salesforce. В Salesforce можно настроить папку для записей с помощью пользовательских полей, поэтому, если Вы можете выразить, куда должны идти файлы в виде формулы Salesforce, мы можем это поддержать.
Мы скоро свяжемся с вами, чтобы вы могли сами увидеть, как все это работает.
хороший пост . Спасибо, что разместили что-то подобное.
С удовольствием прочитал статью выше, действительно все подробно объясняется, статья очень интересная и эффективная. Спасибо и удачи с последующими статьями.
Привет
В настоящее время я работаю над проектом, который требует миграции данных с Salesforce на SharePoint. Может ли в этом помочь программа Document Extractor?
Author
Document Extractor фокусируется на миграции и синхронизации документов. Чтобы выполнить миграцию данных (не документов), вам нужно будет пройти следующие этапы Connect Bridge, наша интеграционная платформа.
C'est la première fois que je fréquente votre page web et je suis surprie de la recherche que vous avez effectué pour cette publication incroyable.
Фантастическая работа!
Статья очень энергичная, я ее очень оценил.
Y aura-t-il une 2ieme partie?
Здравствуйте, только что познакомился с вашим блогом через Google, и
обнаружил, что это действительно информативно. Ура!
Отличный пост. Я буду испытывать некоторые из этих вопросов как
хорошо...