SharePoint Integration with Salesforce

SharePoint Integration with Salesforce – All You Need to Know Heading Into 2022

Ана Нето Продукты и решения 18 Комментарии

Last updated on: November 8, 2021

You heard about companies that use both SharePoint and Salesforce. It made you question if there is any real synergy in using both applications. Can there be advantages to a Salesforce SharePoint integration, or is it simply not worth it?

In this article, we will consider the benefits and pitfalls of this integration so that you can decide if it makes sense in your scenario.

Benefits – Why should you go for a Salesforce and SharePoint integration?

It is widely known that Salesforce, also known as SFDC (Salesforce Dot Com), is one of the most expensive CRM tools. In 2021, and for the 13th time in a row, Gartner named Salesforce a Leader in the Волшебный квадрант Центра взаимодействия с клиентами CRM.

In August 2021, Salesforce made it to the top 5 on all relevant categories of the 2021 CRM Industry Leader Awards (best enterprise CRM software and solutions, best CRM for midsize and small businesses, best business intelligence and analytics, and best customer data platforms).

Why is Salesforce so successful? In the words of Kate Leggett, principal analyst at Forrester Research, Salesforce’s strength lies in “its broad end-to-end portfolio that caters to both B2C and B2B organizations (…) and its ability to deliver a platform that eases integration, automation, prediction, and prescription”.

Let’s focus on the integration aspect. Through Salesforce AppExchange, the cloud marketplace for anything Salesforce-related, you can get all kinds of solutions that integrate with Salesforce and expand its power.  Out of all these integrations with Salesforce, the Интеграция Salesforce SharePoint выделяется как популярный выбор.

One of the main reasons for that is that it is a money saver: you can save a lot in Salesforce’s storage costs. The amount of Salesforce storage that is included in your plan is 10 GB (File storage) + 10 GB (Data storage) with some additional storage depending on the number of users (check Salesforce.com for the precise Salesforce storage limits applicable to you and the way these storage limits are enforced).

For example, a Professional Edition org with 20 users receives 10.4 GB of data storage + 22.9 GB of file storage. For storing files and attachments, only the file storage is relevant, so we will focus on the 22.9 GB.

The standard SharePoint is 1 TB plus 10 GB per license purchased (exact лимиты зависят от вашего плана). This means that for that case, the included storage is over 40 times larger (!) with a total of 1224 GB in SharePoint against the 22.9 GB in Salesforce. If that is not enough, you can buy extra SharePoint storage for $0.20/month for each extra GB. This is the first reason to integrate Salesforce with SharePoint – saving on storage costs.

Вторая причина в том, что SharePoint is better at storing many files than Salesforce. Yes, you can have Salesforce documents and notes attached to accounts, contacts, and almost anything really. But if you use that option all the time, those Salesforce documents - invoices, receipts, statements of work, contracts, and others - will start to pile up. They end up stealing valuable operating capacity, and degrading Salesforce performance. Keep in mind that Salesforce is not a document management system.

Moving the files to a document management system is a smarter option. A document management system will provide you with relevant features, such as:

  • you can collaborate on documents with other team members,
  • you can see the document’s version history,
  • вы можете обмениваться файлами с внешними пользователями.

Pitfalls - What should I look out for when doing a Salesforce integration with SharePoint?

If you try to integrate Salesforce with SharePoint using the tools you get with Salesforce, you will do it with Salesforce’s Files Connect (some online references will mention it as SFDC Files Connect – it is the same thing).

There are a few things you need to know if you go down that road. The first thing is that this will only work with SharePoint Online. It used to work for SharePoint 2013 / 2010 on-premises versions, but the most current documentation no longer mentions any of this, including the licensing options (the paid license “Files Connect for on-premises external data sources” no longer seems to be available).

Обратите внимание, что благодаря этой интеграции пользователи смогут получать доступ к файлам SharePoint и обмениваться ими, таким образом, на вкладке "Файлы" и в ленте "Лента", а также осуществлять поиск по ним таким же образом, как и поиск по содержимому системы Salesforce. Но для начала файл должен быть уже в SharePoint. Это может быть не очень интуитивно понятно для пользователей, особенно если они уже привыкли к Salesforce, но не столько к SharePoint.

Next, you may not want to store financial and client-related files in the cloud. If you try to comply with data protection regulations like GDPR, you can’t do it like this. To guarantee that you know where your data is stored and who has access to it, you should store documents with personal information on-premises.

And then there is the problem of getting the Files Connect integration to work. Just for starters, you have to work your way through the 137 pages of the official documentation (links at the end of this section), which is mostly outdated… it was written when Files Connect was launched back in 2015 and the updates to it have been scarce (most of them were last updated in 2016). As SharePoint online was significantly overhauled in 2018, some terms are not the same and some actions need to be performed differently.

Многие пользователи следуют инструкциям по интеграции только для того, чтобы закончить с такой уродливой ошибкой:

  • "Невозможно получить доступ к внешнему источнику - внешний источник данных недоступен из-за ошибки".
  • "Вы не уполномочены выполнять эту операцию".
  • "При доступе к Files Connect произошла неизвестная ошибка".

Argh! It can’t really get much worse than running into an unknown error like that. When you see this kind of thing, you know it is time to look for an alternative.

Learning to integrate Salesforce and SharePoint using Files Connect (Salesforce Documentation)

  1. Файлы Руководство по подключению 
  2. Файлы Руководство по подключению
  3. Файлы Salesforce Files Подключить Руководство по реализации

Alternatives - Is there a better way to integrate Salesforce with SharePoint?

The alternative to Files Connect is to use a third-party integration tool. There are plenty of Salesforce integration tools in the Salesforce ecosystem.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ is such an integration tool, and it is the #1 option for a SharePoint Salesforce integration. You can find it on AppExchange and on Connecting Software's веб-сайт.

Document Extractor automatically transfers Salesforce documents to SharePoint and replaces the original documents with links pointing to them at SharePoint. You can also look at it as a compliance & migration tool, because moving the files in this way can help you in meeting GDPR and other regulations requirements.

Document Extractor построен для видео платформы Salesforce

The general idea is that the end-users still access the files where they originally saved them – in Salesforce under the respective accounts, lead, or any kind of object.

На заднем плане, Document Extractor automatically detects the files, moves them to the corresponding libraries in SharePoint and leaves links in Salesforce in their place.

The user sees a link in the exact same location he expected the file to be in Salesforce, so for them it is the same – the user experience doesn’t change.

Документ заменяется ссылкой на Salesforce, которая указывает на документ в 1ТП24Т.

Document Extractor also transfers the information about the Salesforce document creator, editor, and owner to SharePoint for easier tracking of the documents. The name and extension of the original files are also transferred, so users can still search for those files by both name and extension in Salesforce. The version history is also kept.

История версий документа сохраняется в Salesforce, что позволяет получить доступ к каждой версии документа.

Более того, когда сервис находит два документа с одним и тем же именем в одном и том же месте в Salesforce, он создает два документа на SharePoint и добавляет суффикс, который позволяет обоим файлам существовать на SharePoint.

Всякий раз, когда вы добавляете документ к новому объекту в Salesforce, Document Extractor автоматически создает правильную папку для его хранения на SharePoint. Это работает для стандартного объекта, такого как Учетная запись, Контакт, Ведущий, или Возможность, или Пользовательский объект. Более того, Document Extractor сохранит ту же самую структуру и все документы, связанные с этим новым объектом.

Several new features were recently added to Document Extractor. Out of the long list of new features but here is my top 5:

  1. Полная синхронизация с SharePoint – even when users directly upload files to SharePoint, or when they do file moves, deletes, and renames in SharePoint
  2. Better Filenames = Easier Search - renames of files in Salesforce are also synchronized to SharePoint and you can now customize the filename in SharePoint using a Salesforce custom field
  3. Save on SharePoint licenses – Get documents from SharePoint without the need for users to have SharePoint license
  4. Просмотр файлов (beta) – See the preview in Salesforce for all file types supported by SharePoint
  1. Blockchain Sealing Integration Available – you can put an end to tiring and repetitive paperwork verifications and get the highest security possible by integrating with CB блок-цепь уплотнения для SharePoint

We added these new features to accommodate the feedback we got from the growing customer base of Document Extractor. Interested in knowing what our customers say of Document Extractor?

You can read a обзор 1ТП14Т by one of our private sector customers

“With Document Extractor, the process is seamless to my end users. They don’t even know it is there, which is what we wanted”
Andrea Getty – Dorman Products Inc.

You can also read the review by one our public sector customers, whose consultant company was happy to find Document Extractor in Salesforce AppExchange so that they could fix a complex situation in  an easy way

"Когда мы впервые нашли Document Extractor, мы подумали, что если он делает то, что написано на упаковке, он будет работать со всеми нашими возможностями. Так и вышло: всего лишь базовая конфигурация, и все сработало с первого раза!".
Chris Lynch - Director of Chris Lynch IT Consulting

Что делать, если у меня уже есть документы в SharePoint и я хочу сослаться на них в Salesforce?

If you are already using Microsoft SharePoint and all your files are in SharePoint, before you start with Salesforce, you naturally would like your Salesforce objects to have links to those existing documents.

If you have an underlying rule in the filename or the folder structure, you can use ourConnect Bridge платформа интеграции to create URLs in Salesforce that then point to those documents in SharePoint. The result would look identical to what you see in a normal Document Extractor installation: links in Salesforce to documents in SharePoint. It is important to note that the URLs I mentioned could be created under any of the standard objects and also under custom objects in Salesforce.

Что еще я могу интегрировать в Salesforce?

You can actually integrate any type of dataset with Salesforce in a similar way, using the База данных CB On-prem для синхронизации Salesforce Sync решение. Данное решение основано на интеграционная платформа Connect Bridge mentioned above and can be used as a SQL Server - Salesforce connector.

In reality, this integration platform is quite flexible and can do more than connect Microsoft SQL Server to Salesforce. You can also connect any local database management system (DBMS) such as Oracle, SAP HANA, MariaDBили MySQL to Salesforce.

You can get the data from Salesforce to SQL Server or another local database or do it the other way round: get data from the database and put it into Salesforce.

This means you can create all kinds of flexible migration or synchronization solutions, as you can connect to any existing database. It is a great way of maximizing what you can take out of a Salesforce integration, as you can get a perfect fit for your data integration needs without any of the normal hassle and problems of a custom solution.

3 Simple Steps to Get Started

Ready to start moving your Salesforce documents to SharePoint? Here are the necessary steps:

Step 1 – Check requirements

You should first check if the SharePoint and Salesforce versions you would be using are in the list of the supported versions of Document Extractor: • Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 and Online (Office 365) • Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com, and Developer – both Lightning Experience and Classic

Step 2 – Download Document Extractor

We will start by downloading the SaaS version as a бесплатная пробная версия. You can also get it from Salesforces’ AppExchange and there is also a self-hosted version available.

As mentioned, the trial is free, but you do have to follow a normal shopping cart procedure and place an order at the cost of $0.00. Once you do that, you’ll receive instructions via email.

Step 3 – Install on Your Sandbox

Once you get the instructions email, you need to click Complete Your Registration.

From there, installation will start. We always recommend that you start by installing Document Extractor on your sandbox, and then you can move it to production. You should therefore use Test/Sandbox on the Instance field rather than Производство for now.

When you choose Test/Sandbox, you’ll need to type your sandbox service username. This is simply a dedicated system administrator. This user should have elevated access rights to allow modifications of the system. Please also make sure this account is not used to access your Salesforce by anyone else. You’ll need the service user password and the security token so that you can test the connection.

If you want to see how the configuration is done in further detail, check out this tutorial installation video

Document Extractor uses the help of a managed package with a set of Apex classes and triggers to stub your documents from Salesforce to SharePoint. Once installed, you’ll see the package listed in the list of the installed packages.

Next, you’ll need to provide your SharePoint settings. You need to have a user with enough permissions to read and write documents to the document library where documents will be stored.

Document Extractor uses “Push notifications”, which means that the service detects new documents uploaded to Salesforce. The service also uses “Full Scan Polling” as a backup mechanism to ensure that all files were stubbed. We recommended you increase the interval of the “Full Scan Polling” to optimize your API calls consumption.

Takeaway

Document Extractor is the trustworthy Salesforce third-party integration tool that can better handle SharePoint and Salesforce’s integration.

Document Extractor - более дешевая система хранения, совместимая с GDPR, повышающая удобство использования

This tool is available in Salesforce AppExchange. You can read through the product description and features, try it for free or buy the SaaS version.

If you are going for SaaS deployment, another option is ordering the product directly from the Connecting software’s website. Yet another option is the self-hosted version, which is a favorite with larger organizations that prefer to be in full control of the product.

Попробуйте Document Extractor бесплатно:

Article last updated on October 12, 2021

More on Document Extractor Built for Salesforce Platform

Если вас интересует интеграция Salesforce SharePoint, ознакомьтесь со статьями и примерами из практики ниже.

Если вы ищете способ поддержать Salesforce соединения Exchange с несколькими задействованными серверами Exchange, проверьте CB Salesforce Exchange Sync.

Ана Нето - Технический советник, автор.

Ана Нето
Таким образом, технический консультант 1ТП17Т

Автор:

Я работаю инженером-разработчиком программного обеспечения с 1997 года, с недавней любовью к письму и публичным выступлениям.  У вас есть вопросы или комментарии по поводу данного сообщения или по поводу Connect Bridge? С удовольствием выслушаю ваши отзывы!

 ana@connecting-software.com

Комментарии 18

  1. Привет! Могу ли я использовать Document Extractor с пользовательскими объектами в Salesforce? Спасибо!

  2. Привет, Сезар, да, мы поддерживаем пользовательские объекты. Лучше всего связаться с нами, и мы сможем показать и ответить вам всем.
    Лучший сайт
    Томас

  3. У нас тысячи документов в Sharepoint в сложной (традиционной структуре подпапок), ни одного в Salesforce. Можно ли получить ссылки из записей Sf на соответствующие "папки" Sharepoint со всеми документами, которые уже существуют?
    Как?

  4. Post
    Автор

    Привет, Марк,

    То, что мы делаем с Document Extractor, более или менее противоположно тому, что вам нужно: мы получаем документы из SF в SharePoint. Для ваших нужд, я думаю, что наша платформа Connect Bridge лучше всего подходит. Именно эту платформу мы использовали для создания Document Extractor, так что вы можете легко создать свое собственное программное обеспечение, которое будет делать все, что вам нужно. Мы свяжемся с вами через электронную почту, которую вы указали, чтобы изучить эту опцию вместе с вами.

    Ана Нето

  5. Привет,
    Все наши файлы загружены в Sharepoint сегодня. Мы хотим, чтобы пользователи могли осуществлять поиск в Sharepoint из Salesforce по пользовательским объектным записям и иметь доступ к ссылкам на записи. Также, если пользователь загружает новые файлы, они должны быть загружены в Sharepoint. Предлагает ли ваше решение оба варианта?

  6. Post
    Автор

    Наше решение передает файлы из Salesforce в SharePoint после их загрузки в Salesforce, разумеется. После этого решение заменяет исходные файлы в Salesforce на URL-адреса.

    Пользователи по-прежнему могут осуществлять поиск этих файлов в системе Salesforce, поскольку мы сохраняем названия и расширения документов в системе Salesforce.

    Изначально, если все ваши файлы находятся в SharePoint, то мы могли бы использовать наш Connect Bridge платформа для создания URL в Salesforce, указывающих на эти документы в SharePoint. Эти URL-адреса могут быть созданы под всеми объектами по умолчанию и/или пользовательскими объектами в Salesforce.

  7. Привет,

    Похоже, что этот пакет сделает то, что мы хотели. Но мы также хотели бы интеграцию, при которой при создании нового пользовательского объекта (т.е. возможности) в Salesforce внутри Sharepoint создается папка, в которой хранятся все документы, относящиеся к этой возможности. Когда такая возможность выигрывает, наша система Salesforce создает проект. После этого мы хотим, чтобы все проектные документы были сохранены обратно в этой единственной папке возможностей. Это легко сделать? Спасибо

  8. Post
    Автор

    Да, всякий раз, когда вы добавляете новый объект, продукт будет автоматически добавлять новую папку на SharePoint. Более того, он сохранит ту же самую структуру и все документы, относящиеся к этому новому объекту.

  9. Запрос демо-версии для интеграции Salesforce и SharePoint с помощью Document Extractor

  10. Post
    Автор

    С удовольствием! Наша команда по продажам свяжется с Вами в ближайшее время.

  11. Привет ,

    Мы ищем, чтобы загрузить отчет, чтобы поделиться точку из Salesforce org в конце каждой недели возможно через это приложение.

    Бхавана Сингх

  12. Post
    Автор

    Предположим, что отчет находится под аккаунтом. При первом помещении отчета в Salesforce он будет загружен на SharePoint и перейдет в папку для этого аккаунта. Каждый раз, когда вы будете работать с этим первым отчетом, вы фактически будете работать в документе SharePoint. На стороне Salesforce у Вас была бы ссылка на него. Таким образом, доступ к нему с SharePoint или Salesforce будет иметь тот же эффект.

    Если через неделю вы создадите новый отчет по этой учетной записи, то то же самое повторится.

  13. Привет,

    Мы создали приложение Salesforce с компонентами apex и Lightning для загрузки многих документов и прикрепления этих документов к нужным записям пользовательского объекта.

    Можем ли мы использовать Document Extractor для перемещения этих документов на SharePoint? Может ли процесс Document Extractor столкнуться с нашим приложением?

  14. Post
    Автор

    До тех пор, пока ваши документы являются стандартными файлами Salesforce (Content Document) или вложениями, Document Extractor сможет переместить их на SharePoint. Нет никаких проблем с Файлы, прикрепленные к пользовательским объектам. Я рекомендую пойти в пробную версию и протестировать ее самостоятельно.

  15. У нас есть 3 различные структуры папок для различных типов возможностей в Salesforce. Как Document Extractor справляется с этим? Спасибо.

  16. Post
    Автор

    По умолчанию Document Extractor будет использовать собственную структуру папок, основанную на именах и иерархии объектов Salesforce. В Salesforce можно настроить папку для записей с помощью пользовательских полей, поэтому, если Вы можете выразить, куда должны идти файлы в виде формулы Salesforce, мы можем это поддержать.

    Мы скоро свяжемся с вами, чтобы вы могли сами увидеть, как все это работает.

  17. С удовольствием прочитал статью выше, действительно все подробно объясняется, статья очень интересная и эффективная. Спасибо и удачи с последующими статьями.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.