In the realm of business operations, SharePoint and Salesforce are a popular dynamic duo. But do the powers of SharePoint and Salesforce truly combine for incredible results, or is it all just hype?
In this article, we will explore the advantages and drawbacks of a Salesforce and SharePoint integration, allowing you to make an informed decision for your specific scenario.
Last updated on: May 22, 2023
Преимущества - Почему вы должны пойти на интеграцию Salesforce и SharePoint?
Salesforce, also known as SFDC (Salesforce Dot Com), is widely recognized as one of the most robust and feature-rich CRM tools in the market. Its consistent recognition as a leader in the Волшебный квадрант Центра взаимодействия с клиентами CRM by Gartner showcases its prominence in the industry.
Experts also seem to agree. Ray Wang, founder and chairman of Constellation Research, calls Salesforce “the undisputed leader,” while Kate Leggett, vice president and principal analyst at Forrester Research, adds that Salesforce's success can be attributed to its “robust across-the-board sales capabilities, infused with prepackaged AI scenarios”.
Focusing on the integration aspect, Salesforce AppExchange, the cloud marketplace for Salesforce-related solutions, offers a multitude of integrations that extend the capabilities of Salesforce. Among these integrations, the Salesforce SharePoint integration stands out as a popular choice. There are several reasons why this integration is widely used:
Cost Savings
Salesforce's storage costs can be substantial, but by integrating with SharePoint, organizations can leverage SharePoint's larger storage capacity, resulting in significant savings. For instance, while Salesforce provides a storage limit of 10 GB (File storage) + 10 GB (Data storage) with additional storage based on the number of users, SharePoint offers 1 TB of storage plus 10 GB per license purchased.
This means that SharePoint provides storage that is over 40 times larger than Salesforce, potentially resulting in substantial cost reductions. Moreover, organizations can purchase additional SharePoint storage at a reasonable price of $0.20/month per extra GB.
Enhanced File Storage
While Salesforce allows documents to be attached to various entities, relying heavily on this functionality can lead to a cluttered environment and decreased performance. SharePoint, on the other hand, excels in storing large amounts of files and acts as a robust document management system. By moving files to SharePoint, organizations can benefit from features such as:
- Real-time collaboration with team members (check in and out files optionally),
- Version history tracking, and
- The ability to share files with external users.
Подводные камни - на что следует обратить внимание при интеграции Salesforce с SharePoint?
While the benefits of integrating Salesforce with SharePoint are significant, it's essential to be aware of potential pitfalls and challenges. Here are some key points to consider:
Compatibility Limitations
Integrating Salesforce with SharePoint using Salesforce's native tools, namely using Salesforce's Files Connect (which some online references mention as SFDC Files Connect)., is limited to SharePoint Online. Previous versions of SharePoint, such as SharePoint 2013/2010 on-premises, are no longer supported.
Compliance Considerations
Storing sensitive financial or client-related files in the cloud may raise concerns regarding data protection regulations, such as GDPR. Organizations must carefully assess their compliance obligations and determine if storing such documents on-premises is necessary to maintain control over data storage and access.
Implementation Challenges
Setting up the Salesforce SharePoint integration using Files Connect can be complex and may require navigating outdated documentation. Many users follow the integration instructions on the documentation only to end with a nasty error such as:
- “Can’t access external source – External data source is unavailable because of an error”
- “You are not authorized to perform that operation”
- “An unknown error occurred while accessing Files Connect”.
Argh! It can’t really get much worse than running into an unknown error like that. When you see something like this, you know it is time to look for an alternative.
Альтернативы - Есть ли лучший способ интегрировать Salesforce с SharePoint?
Considering the limitations and challenges associated with Salesforce's native integration tools, it is worth exploring alternative approaches that offer more streamlined and reliable integration options. The best way to is to find a third-party integration tool specifically designed for Salesforce and SharePoint integration.
Document Extractor Built for Salesforce platform™ is an excellent example of a third-party integration tool that simplifies and enhances the Salesforce SharePoint integration. This tool automates the transfer of Salesforce documents to SharePoint while replacing them with links within Salesforce.
Более того, когда сервис находит два документа с одним и тем же именем в одном и том же месте в Salesforce, он создает два документа на SharePoint и добавляет суффикс, который позволяет обоим файлам существовать на SharePoint.
Всякий раз, когда вы добавляете документ к новому объекту в Salesforce, Document Extractor автоматически создает правильную папку для его хранения на SharePoint. Это работает для стандартного объекта, такого как Учетная запись, Контакт, Ведущий, или Возможность, или Пользовательский объект. Более того, Document Extractor сохранит ту же самую структуру и все документы, связанные с этим новым объектом.
All this means the integration provides several benefits, including compliance with GDPR and other regulations, seamless user experience, and the preservation of document information and version history.
Document Extractor's key features include:
- Full Sync with SharePoint:
Users can directly upload files to SharePoint, perform file moves, deletes, and renames, and have all changes seamlessly synchronized with Salesforce. This means you can move files from Salesforce to SharePoint and also the other way round if needed
- Better Filenames and Easier Search:
Renaming files in Salesforce updates the corresponding filenames in SharePoint, allowing for improved search capabilities. Users can also customize filenames in SharePoint using Salesforce custom fields.
- Save on SharePoint Licenses:
Users can access documents stored in SharePoint without requiring individual SharePoint licenses, reducing licensing costs.
- File Previews:
See the preview in Salesforce for all file types supported by SharePoint
- Blockchain Sealing Integration:
Integration with CB Blockchain Seal for SharePoint ensures the highest level of security and eliminates the need for manual paperwork verifications.
Мы добавили эти новые возможности, чтобы учесть отзывы, которые мы получили от растущей клиентской базы Document Extractor. Хотите узнать, что говорят о 1ТП15Т наши клиенты?
Вы можете прочитать обзор 1ТП14Т одним из наших клиентов из частного сектора
"С Document Extractor процесс проходит без проблем для моих конечных пользователей. Они даже не знают, что он есть, а именно этого мы и хотели".
Вы также можете прочитать обзор один из наших клиентов из государственного сектора, чья компания-консультант была рада найти Document Extractor в Salesforce AppExchange, чтобы они могли легко исправить сложную ситуацию
"Когда мы впервые нашли Document Extractor, мы подумали, что если он делает то, что написано на упаковке, он будет работать со всеми нашими возможностями. Так и вышло: всего лишь базовая конфигурация, и все сработало с первого раза!".
Что делать, если у меня уже есть документы в SharePoint и я хочу сослаться на них в Salesforce?
Если вы уже используете Microsoft SharePoint и все ваши файлы находятся в SharePoint, то перед началом работы с Salesforce вы, естественно, хотели бы, чтобы ваши объекты Salesforce имели ссылки на существующие документы.
Если в имени файла или в структуре папки есть правило, вы можете использовать наше правилоConnect Bridge платформа интеграции для создания URL-адресов в Salesforce, которые затем указывают на эти документы в SharePoint. Результат будет выглядеть идентично тому, что вы видите в обычной установке Document Extractor: ссылки в Salesforce на документы в SharePoint. Важно отметить, что упомянутые мною URL-адреса могут быть созданы в любом из стандартных объектов, а также в пользовательских объектах Salesforce.
Что еще я могу интегрировать в Salesforce?
In addition to integrating SharePoint with Salesforce, organizations can leverage the capabilities of You can actually integrate any type of dataset with Salesforce in a similar way, using the База данных CB On-prem для синхронизации Salesforce Sync решение. Данное решение основано на интеграционная платформа Connect Bridge упомянутый выше, и может быть использован как SQL Server - разъем Salesforce.
В действительности, эта интеграционная платформа является достаточно гибкой и может делать больше, чем подключить Microsoft SQL Server к Salesforce. Вы также можете подключить любую локальную систему управления базами данных (СУБД), такую как Oracle, SAP HANA, MariaDBили MySQL на Salesforce.
Вы можете получить данные с Salesforce в SQL Server или другую локальную базу данных или сделать все наоборот: получить данные из базы данных и поместить их в Salesforce.
Это означает, что вы можете создавать все виды гибких решений по миграции или синхронизации, поскольку вы можете подключиться к любой существующей базе данных. Это отличный способ максимизировать то, что вы можете получить от интеграции Salesforce, так как вы можете получить идеальное решение для интеграции данных без обычных проблем и трудностей, связанных с индивидуальным решением.
3 простых шага для начала работы
Готовы начать перенос документов Salesforce в SharePoint? Вот необходимые шаги:
Шаг 1 - Проверьте требования
Сначала необходимо проверить, есть ли версии SharePoint и Salesforce, которые вы будете использовать, в списке поддерживаемых версий Document Extractor: - Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 и Online (Office 365) - Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com и Developer - как Lightning Experience, так и Classic
Шаг 2 - Загрузить Document Extractor
Мы начнем с загрузки версии SaaS как бесплатная пробная версия. Вы также можете получить его от Salesforces' AppExchange также доступна версия для самостоятельного использования.
Как уже упоминалось, пробная версия бесплатна, но вам придется пройти обычную процедуру корзины и оформить заказ стоимостью $0.00. Как только вы это сделаете, вы получите инструкции по электронной почте.
Шаг 3 - Установка в вашей песочнице
После того, как вы получите письмо с инструкциями, вам нужно нажать кнопку Завершите регистрацию.
После этого начнется установка. Мы всегда рекомендуем начинать с установки Document Extractor в песочнице, а затем можно перенести ее в продакшн. Поэтому вам следует использовать Тест/Песочница на Экземпляр поле, а не Производство пока что.
Когда вы выбираете Тест/Песочница, вам нужно будет ввести имя пользователя службы песочницы. Это просто выделенный администратор системы. Этот пользователь должен иметь повышенные права доступа, чтобы разрешить модификацию системы. Также убедитесь, что эта учетная запись не используется для доступа к вашему Salesforce кем-либо еще. Вам понадобится пароль пользователя службы и маркер безопасности, чтобы вы могли проверить соединение.
Если вы хотите увидеть, как выполняется конфигурация более подробно, посмотрите здесь обучающее видео по установке.
Document Extractor использует помощь управляемого пакета с набором классов и триггеров Apex для заглушки ваших документов из Salesforce в SharePoint. После установки вы увидите пакет в списке установленных пакетов.
Далее вам нужно будет указать настройки SharePoint. Вам необходимо иметь пользователя с достаточными правами для чтения и записи документов в библиотеку документов, где будут храниться документы.
Document Extractor использует "Push-уведомления", что означает, что сервис обнаруживает новые документы, загруженные в Salesforce. Сервис также использует "Full Scan Polling" в качестве резервного механизма, чтобы убедиться, что все файлы были заглушены. Мы рекомендуем вам увеличить интервал "Full Scan Polling", чтобы оптимизировать потребление вызовов API.
Takeaway
Integrating SharePoint with Salesforce can yield significant benefits for organizations seeking cost savings, improved file storage capabilities, and enhanced collaboration. While the native Salesforce integration options, such as Files Connect, may present challenges, third-party integration tools like Document Extractor offer a more comprehensive and reliable approach.
Этот инструмент доступен в исполнении Salesforce AppExchange. Вы можете ознакомиться с описанием и возможностями продукта, попробовать его бесплатно или приобрести SaaS-версию.
Если вы собираетесь использовать SaaS, еще один вариант - заказать продукт непосредственно на сайте компании Connecting software. Еще одним вариантом является версия с собственным хостингом, которая нравится крупным организациям, предпочитающим полностью контролировать продукт.
Article last updated on May 22, 2023
Подробнее о Document Extractor Создано для платформы Salesforce
Если вас интересует интеграция Salesforce SharePoint, ознакомьтесь со статьями и примерами из практики ниже.
Если вы ищете способ поддержать Salesforce соединения Exchange с несколькими задействованными серверами Exchange, проверьте CB Salesforce Exchange Sync.
Ана Нето
Таким образом, технический консультант 1ТП17Т
Автор:
Я работаю инженером-разработчиком программного обеспечения с 1997 года, с недавней любовью к письму и публичным выступлениям. У вас есть вопросы или комментарии по поводу данного сообщения или по поводу Document Extractor? С удовольствием выслушаю ваши отзывы!
____________
Final notes and references
Если вы ищете способ поддержать Salesforce соединения Exchange с несколькими задействованными серверами Exchange, проверьте CB Salesforce Exchange Sync.
If you want to learn more on integrating Salesforce and SharePoint using Files Connect (Salesforce Documentation)
Comments 24
Привет! Могу ли я использовать Document Extractor с пользовательскими объектами в Salesforce? Спасибо!
Привет, Сезар, да, мы поддерживаем пользовательские объекты. Лучше всего связаться с нами, и мы сможем показать и ответить вам всем.
Лучший сайт
Томас
У нас тысячи документов в Sharepoint в сложной (традиционной структуре подпапок), ни одного в Salesforce. Можно ли получить ссылки из записей Sf на соответствующие "папки" Sharepoint со всеми документами, которые уже существуют?
Как?
Author
Привет, Марк,
То, что мы делаем с Document Extractor, более или менее противоположно тому, что вам нужно: мы получаем документы из SF в SharePoint. Для ваших нужд, я думаю, что наша платформа Connect Bridge лучше всего подходит. Именно эту платформу мы использовали для создания Document Extractor, так что вы можете легко создать свое собственное программное обеспечение, которое будет делать все, что вам нужно. Мы свяжемся с вами через электронную почту, которую вы указали, чтобы изучить эту опцию вместе с вами.
Ана Нето
Привет,
Все наши файлы загружены в Sharepoint сегодня. Мы хотим, чтобы пользователи могли осуществлять поиск в Sharepoint из Salesforce по пользовательским объектным записям и иметь доступ к ссылкам на записи. Также, если пользователь загружает новые файлы, они должны быть загружены в Sharepoint. Предлагает ли ваше решение оба варианта?
Author
Наше решение передает файлы из Salesforce в SharePoint после их загрузки в Salesforce, разумеется. После этого решение заменяет исходные файлы в Salesforce на URL-адреса.
Пользователи по-прежнему могут осуществлять поиск этих файлов в системе Salesforce, поскольку мы сохраняем названия и расширения документов в системе Salesforce.
Изначально, если все ваши файлы находятся в SharePoint, то мы могли бы использовать наш Connect Bridge платформа для создания URL в Salesforce, указывающих на эти документы в SharePoint. Эти URL-адреса могут быть созданы под всеми объектами по умолчанию и/или пользовательскими объектами в Salesforce.
Привет,
Похоже, что этот пакет сделает то, что мы хотели. Но мы также хотели бы интеграцию, при которой при создании нового пользовательского объекта (т.е. возможности) в Salesforce внутри Sharepoint создается папка, в которой хранятся все документы, относящиеся к этой возможности. Когда такая возможность выигрывает, наша система Salesforce создает проект. После этого мы хотим, чтобы все проектные документы были сохранены обратно в этой единственной папке возможностей. Это легко сделать? Спасибо
Author
Да, всякий раз, когда вы добавляете новый объект, продукт будет автоматически добавлять новую папку на SharePoint. Более того, он сохранит ту же самую структуру и все документы, относящиеся к этому новому объекту.
Запрос демо-версии для интеграции Salesforce и SharePoint с помощью Document Extractor
Author
С удовольствием! Наша команда по продажам свяжется с Вами в ближайшее время.
Привет ,
Мы ищем, чтобы загрузить отчет, чтобы поделиться точку из Salesforce org в конце каждой недели возможно через это приложение.
Бхавана Сингх
Author
Предположим, что отчет находится под аккаунтом. При первом помещении отчета в Salesforce он будет загружен на SharePoint и перейдет в папку для этого аккаунта. Каждый раз, когда вы будете работать с этим первым отчетом, вы фактически будете работать в документе SharePoint. На стороне Salesforce у Вас была бы ссылка на него. Таким образом, доступ к нему с SharePoint или Salesforce будет иметь тот же эффект.
Если через неделю вы создадите новый отчет по этой учетной записи, то то же самое повторится.
Привет,
Мы создали приложение Salesforce с компонентами apex и Lightning для загрузки многих документов и прикрепления этих документов к нужным записям пользовательского объекта.
Можем ли мы использовать Document Extractor для перемещения этих документов на SharePoint? Может ли процесс Document Extractor столкнуться с нашим приложением?
Author
До тех пор, пока ваши документы являются стандартными файлами Salesforce (Content Document) или вложениями, Document Extractor сможет переместить их на SharePoint. Нет никаких проблем с Файлы, прикрепленные к пользовательским объектам. Я рекомендую пойти в пробную версию и протестировать ее самостоятельно.
У нас есть 3 различные структуры папок для различных типов возможностей в Salesforce. Как Document Extractor справляется с этим? Спасибо.
Author
По умолчанию Document Extractor будет использовать собственную структуру папок, основанную на именах и иерархии объектов Salesforce. В Salesforce можно настроить папку для записей с помощью пользовательских полей, поэтому, если Вы можете выразить, куда должны идти файлы в виде формулы Salesforce, мы можем это поддержать.
Мы скоро свяжемся с вами, чтобы вы могли сами увидеть, как все это работает.
хороший пост . Спасибо, что разместили что-то подобное.
С удовольствием прочитал статью выше, действительно все подробно объясняется, статья очень интересная и эффективная. Спасибо и удачи с последующими статьями.
Привет
В настоящее время я работаю над проектом, который требует миграции данных с Salesforce на SharePoint. Может ли в этом помочь программа Document Extractor?
Author
Document Extractor фокусируется на миграции и синхронизации документов. Чтобы выполнить миграцию данных (не документов), вам нужно будет пройти следующие этапы Connect Bridge, наша интеграционная платформа.
C'est la première fois que je fréquente votre page web et je suis surprie de la recherche que vous avez effectué pour cette publication incroyable.
Фантастическая работа!
Статья очень энергичная, я ее очень оценил.
Y aura-t-il une 2ieme partie?
Здравствуйте, только что познакомился с вашим блогом через Google, и
обнаружил, что это действительно информативно. Ура!
Отличный пост. Я буду испытывать некоторые из этих вопросов как
хорошо...