В сфере деловых операций SharePoint и Salesforce являются популярным динамическим дуэтом. Но действительно ли силы 1ТП41Т и 1ТП43Т объединяются для достижения невероятных результатовили все это просто шумиха?
В этой статье мы рассмотрим преимущества и недостатки интеграции Salesforce и SharePoint, что позволит вам принять обоснованное решение для вашего конкретного сценария.
Вот наше оглавление:
- Преимущества - Почему стоит пойти на интеграцию 1ТП43Т и 1ТП41Т?
- Подводные камни - На что следует обратить внимание при интеграции Salesforce с SharePoint?
- Альтернативы - Есть ли лучший способ интегрировать Salesforce с SharePoint?
- 3 простых шага для начала работы
- Другой сценарий - Что делать, если у меня уже есть документы в 1ТП41Т, а я хочу сделать ссылку на них в 1ТП43Т?
- Разъемы Salesforce - Что еще можно интегрировать с Salesforce?
- Takeaway
Последнее обновление 20 сентября 2023 г.
Преимущества - Почему вы должны пойти на интеграцию Salesforce и SharePoint?
Salesforce, также известная как SFDC (Salesforce Dot Com), широко признана как один из самых надежных и многофункциональных инструментов CRM на рынке. Его последовательное признание в качестве лидера в Волшебный квадрант Центра взаимодействия с клиентами CRM Gartner свидетельствует о ее выдающемся положении в отрасли.
Эксперты также, похоже, согласны с этим. Рэй Ванг, основатель и председатель совета директоров компании Constellation Research, называет Salesforce "лучшим в мире". бесспорный лидерКейт Леггетт, вице-президент и главный аналитик Forrester Research, добавляет, что успех Salesforce можно объяснить его "надежными возможностями продаж по всем направлениям, наполненными готовыми сценариями искусственного интеллекта".
Фокусируясь на аспекте интеграции, Salesforce AppExchange, облачный рынок для решений, связанных с Salesforce, предлагает множество интеграций, расширяющих возможности 1ТП43Т. Среди этих интеграций, интеграция Salesforce SharePoint пользуется популярностью. Существует несколько причин, по которым эта интеграция широко используется:
Экономия затрат
Расходы на хранение Salesforce могут быть значительными, но благодаря интеграции с SharePoint организации могут использовать большую емкость накопителя SharePointчто приводит к значительной экономии. Например, если Salesforce предоставляет лимит хранения 10 ГБ (файловое хранилище) + 10 ГБ (хранилище данных) с дополнительным хранилищем в зависимости от количества пользователей, то SharePoint предлагает 1 ТБ хранилища плюс 10 ГБ на каждую приобретенную лицензию.
Это означает, что SharePoint обеспечивает хранение более чем в 40 раз больше, чем Salesforce, что потенциально может привести к существенное сокращение затрат. Кроме того, организации могут приобрести дополнительное хранилище SharePoint по разумной цене $0,20/месяц за дополнительный ГБ.
Улучшенное хранение файлов
Хотя Salesforce позволяет прикреплять документы к различным сущностям, сильное использование этой функциональности может привести к загромождению среды и снижению производительности. SharePoint, с другой стороны, отлично подходит для хранения большого количества файлов и действует как надежная система управления документами. Перенося файлы на SharePoint, организации могут воспользоваться такими возможностями, как:
- В режиме реального времени сотрудничество с членами команды (опционально - проверка входящих и исходящих файлов),
- История версий отслеживание, и
- Способность обмениваться файлами с внешними пользователями.
Подводные камни - на что следует обратить внимание при интеграции Salesforce с SharePoint?
Несмотря на значительные преимущества интеграции Salesforce с SharePoint, необходимо знать о возможных подводных камнях и проблемах. Вот некоторые ключевые моменты, которые необходимо учитывать:
Ограничения совместимости
Интеграция Salesforce с SharePoint с помощью собственных инструментов Salesforce, а именно с помощью Salesforce Подключение файлов (который в некоторых интернет-ресурсах упоминается как SFDC Files Connect), ограничивается SharePoint Online. Предыдущие версии SharePoint, такие как SharePoint 2013/2010 on-premises, больше не поддерживаются.
Соображения по соблюдению требований
Хранение конфиденциальных финансовых или клиентских файлов в облаке может вызвать опасения в отношении правил защиты данных, таких как GDPR. Организации должны тщательно оценить свои обязательства по соблюдению требований и определить, необходимо ли хранение таких документов на территории предприятия для обеспечения контроля над хранением данных и доступом к ним.
Проблемы внедрения
Настройка интеграции Salesforce SharePoint с помощью Files Connect может быть сложной и может потребовать навигации по устаревшей документации. Многие пользователи следуют инструкциям по интеграции, приведенным в документации, но в итоге сталкиваются с неприятной ошибкой, такой как:
- "Не удается получить доступ к внешнему источнику - Внешний источник данных недоступен из-за ошибки".
- "Вы не уполномочены выполнять эту операцию".
- "Произошла неизвестная ошибка при доступе к Files Connect".
Ужас! Не может быть ничего хуже, чем столкнуться с подобной неизвестной ошибкой. Когда вы видите нечто подобное, вы знаете, что пора искать альтернативу.
Альтернативы - Есть ли лучший способ интегрировать Salesforce с SharePoint?
Учитывая ограничения и проблемы, связанные с родными средствами интеграции 1ТП43Т, стоит изучить альтернативные подходы, которые предлагают более упрощенные и надежные варианты интеграции. Лучший способ - найти сторонний инструмент интеграции, специально разработанный для интеграции 1ТП43Т и 1ТП41Т.
Document Extractor построен для платформы Salesforce™ является отличным примером интеграционного инструмента стороннего производителя, который упрощает и улучшает интеграцию Salesforce SharePoint. Данный инструмент автоматизирует перенос документов Salesforce в SharePoint, заменяя их ссылками внутри Salesforce.
Более того, когда сервис находит два документа с одним и тем же именем в одном и том же месте в Salesforce, он создает два документа на SharePoint и добавляет суффикс, который позволяет обоим файлам существовать на SharePoint.
Всякий раз, когда вы добавляете документ к новому объекту в Salesforce, Document Extractor автоматически создает правильную папку для его хранения на SharePoint. Это работает для стандартного объекта, такого как Учетная запись, Контакт, Ведущий, или Возможность, или Пользовательский объект. Более того, Document Extractor сохранит ту же самую структуру и все документы, связанные с этим новым объектом.
Все это означает, что интеграция обеспечивает ряд преимуществ, включая соответствие GDPR и другим нормативным требованиям, беспроблемный пользовательский опыт, а также сохранение информации о документах и истории версий.
Основные характеристики Document Extractor включают:
- Полная синхронизация с SharePoint:
Пользователи могут напрямую загружать файлы в SharePoint, выполнять перемещение, удаление и переименование файлов, а также синхронизировать все изменения с Salesforce. Это означает, что вы можете перемещать файлы с Salesforce на SharePoint, а также наоборот, если это необходимо.
- Улучшенные имена файлов и упрощенный поиск:
Переименование файлов в Salesforce обновляет соответствующие имена файлов в SharePoint, что позволяет улучшить возможности поиска. Пользователи также могут настраивать имена файлов в SharePoint с помощью пользовательских полей Salesforce.
- Экономия на лицензиях SharePoint:
Пользователи могут получать доступ к документам, хранящимся в SharePoint, не требуя индивидуальных лицензий SharePoint, что снижает затраты на лицензирование.
- Предварительный просмотр файлов:
Смотрите предварительный просмотр в Salesforce для всех типов файлов, поддерживаемых SharePoint
- Blockchain Sealing Интеграция:
Интеграция с CB Blockchain Seal for SharePoint обеспечивает высочайший уровень безопасности и устраняет необходимость в ручной проверке документов.
Мы добавили эти новые возможности, чтобы учесть отзывы, которые мы получили от растущей клиентской базы Document Extractor. Хотите узнать, что говорят о 1ТП15Т наши клиенты?
Вы можете прочитать обзор 1ТП14Т одним из наших клиентов из частного сектора
"С Document Extractor процесс проходит без проблем для моих конечных пользователей. Они даже не знают, что он есть, а именно этого мы и хотели".
Вы также можете прочитать обзор один из наших клиентов из государственного сектора, чья компания-консультант была рада найти Document Extractor в Salesforce AppExchange, чтобы они могли легко исправить сложную ситуацию
"Когда мы впервые нашли Document Extractor, мы подумали, что если он делает то, что написано на упаковке, он будет работать со всеми нашими возможностями. Так и вышло: всего лишь базовая конфигурация, и все сработало с первого раза!".
3 простых шага для начала работы
Шаг 1 - Проверьте требования
В первую очередь необходимо проверить, есть ли используемые версии SharePoint и Salesforce в списке поддерживаемых версий Document Extractor:
- Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 и Online (Office 365)
- Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com и Developer - как Lightning Experience, так и Classic
Шаг 2 - Загрузить Document Extractor
Мы начнем с загрузки версии SaaS как бесплатная пробная версия. Вы также можете получить его от Salesforces' AppExchange также доступна версия для самостоятельного использования.
Как уже упоминалось, пробная версия бесплатна, но вам придется пройти обычную процедуру корзины и оформить заказ стоимостью $0.00. Как только вы это сделаете, вы получите инструкции по электронной почте.
Шаг 3 - Установка в вашей песочнице
После того, как вы получите письмо с инструкциями, вам нужно нажать кнопку Завершите регистрацию.
После этого начнется установка. Мы всегда рекомендуем начинать с установки Document Extractor в песочнице, а затем можно перенести ее в продакшн. Поэтому вам следует использовать Тест/Песочница на Экземпляр поле, а не Производство пока что.
Когда вы выбираете Тест/Песочница, вам нужно будет ввести имя пользователя службы песочницы. Это просто выделенный администратор системы. Этот пользователь должен иметь повышенные права доступа, чтобы разрешить модификацию системы. Также убедитесь, что эта учетная запись не используется для доступа к вашему Salesforce кем-либо еще. Вам понадобится пароль пользователя службы и маркер безопасности, чтобы вы могли проверить соединение.
Если вы хотите увидеть, как выполняется конфигурация более подробно, посмотрите здесь обучающее видео по установке.
Document Extractor использует помощь управляемого пакета с набором классов и триггеров Apex для заглушки ваших документов из Salesforce в SharePoint. После установки вы увидите пакет в списке установленных пакетов.
Далее вам нужно будет указать настройки SharePoint. Вам необходимо иметь пользователя с достаточными правами для чтения и записи документов в библиотеку документов, где будут храниться документы.
Document Extractor использует "Push-уведомления", что означает, что сервис обнаруживает новые документы, загруженные в Salesforce. Сервис также использует "Full Scan Polling" в качестве резервного механизма, чтобы убедиться, что все файлы были заглушены. Мы рекомендуем вам увеличить интервал "Full Scan Polling", чтобы оптимизировать потребление вызовов API.
Другой сценарий - что делать, если у меня уже есть документы в 1ТП41Т и я хочу сделать ссылку на них в 1ТП43Т?
Если вы уже используете Microsoft SharePoint и все ваши файлы находятся в SharePoint, то перед началом работы с Salesforce вы, естественно, хотели бы, чтобы ваши объекты Salesforce имели ссылки на существующие документы.
Если в имени файла или в структуре папки есть правило, вы можете использовать наше правилоConnect Bridge платформа интеграции для создания URL-адресов в Salesforce, которые затем указывают на эти документы в SharePoint. Результат будет выглядеть идентично тому, что вы видите в обычной установке Document Extractor: ссылки в Salesforce на документы в SharePoint. Важно отметить, что упомянутые мною URL-адреса могут быть созданы в любом из стандартных объектов, а также в пользовательских объектах Salesforce.
Разъемы Salesforce - Что еще можно интегрировать с Salesforce?
В действительности, эта интеграционная платформа является достаточно гибкой и может делать больше, чем подключить Microsoft SQL Server к Salesforce. Сам Document Extractor основан на Connect Bridge с разъемами Salesforce и SharePoint. Вы также можете подключить любую локальную систему управления базами данных (СУБД), такую как Oracle, SAP HANA, MariaDBили MySQL на Salesforce.
Вы можете получить данные с Salesforce в SQL Server или другую локальную базу данных или сделать все наоборот: получить данные из базы данных и поместить их в Salesforce.
Это означает, что вы можете создавать все виды гибких решений по миграции или синхронизации, поскольку вы можете подключиться к любой существующей базе данных. Это отличный способ максимизировать то, что вы можете получить от интеграции Salesforce, так как вы можете получить идеальное решение для интеграции данных без обычных проблем и трудностей, связанных с индивидуальным решением.
Готовы начать перенос документов Salesforce в SharePoint? Вот необходимые шаги:
Takeaway
Интеграция SharePoint с Salesforce может дать значительные преимущества организациям, стремящимся к экономии средств, улучшению возможностей хранения файлов и расширению совместной работы. В то время как собственные возможности интеграции Salesforce, такие как Files Connect, могут представлять трудности, сторонние инструменты интеграции, такие как Document Extractor, предлагают более комплексный и надежный подход.
Этот инструмент доступен в исполнении Salesforce AppExchange. Вы можете ознакомиться с описанием и возможностями продукта, попробовать его бесплатно или приобрести SaaS-версию.
Если вы собираетесь использовать SaaS, еще один вариант - заказать продукт непосредственно на сайте компании Connecting software. Еще одним вариантом является версия с собственным хостингом, которая нравится крупным организациям, предпочитающим полностью контролировать продукт.
Первоначально опубликовано 8 августа 2019 года
Последнее обновление статьи 20 сентября 2023 г.
Подробнее о Document Extractor создана для платформы Salesforce
Если вас интересует интеграция Salesforce SharePoint, ознакомьтесь со статьями и примерами из практики ниже.
Если вы ищете способ поддержать Salesforce соединения Exchange с несколькими задействованными серверами Exchange, проверьте CB Salesforce Exchange Sync.
Ана Нето
Таким образом, технический консультант 1ТП17Т
Автор:
Я работаю инженером-разработчиком программного обеспечения с 1997 года, с недавней любовью к письму и публичным выступлениям. У вас есть вопросы или комментарии по поводу данного сообщения или по поводу Document Extractor? С удовольствием выслушаю ваши отзывы!
____________
Заключительные замечания и ссылки
Если вы ищете способ поддержать Salesforce соединения Exchange с несколькими задействованными серверами Exchange, проверьте CB Salesforce Exchange Sync.
Если вы хотите узнать больше об интеграции Salesforce и SharePoint с помощью Files Connect (Документация по Salesforce)
Comments 24
Привет! Могу ли я использовать Document Extractor с пользовательскими объектами в Salesforce? Спасибо!
Привет, Сезар, да, мы поддерживаем пользовательские объекты. Лучше всего связаться с нами, и мы сможем показать и ответить вам всем.
Лучший сайт
Томас
У нас тысячи документов в Sharepoint в сложной (традиционной структуре подпапок), ни одного в Salesforce. Можно ли получить ссылки из записей Sf на соответствующие "папки" Sharepoint со всеми документами, которые уже существуют?
Как?
Author
Привет, Марк,
То, что мы делаем с Document Extractor, более или менее противоположно тому, что вам нужно: мы получаем документы из SF в SharePoint. Для ваших нужд, я думаю, что наша платформа Connect Bridge лучше всего подходит. Именно эту платформу мы использовали для создания Document Extractor, так что вы можете легко создать свое собственное программное обеспечение, которое будет делать все, что вам нужно. Мы свяжемся с вами через электронную почту, которую вы указали, чтобы изучить эту опцию вместе с вами.
Ана Нето
Привет,
Все наши файлы загружены в Sharepoint сегодня. Мы хотим, чтобы пользователи могли осуществлять поиск в Sharepoint из Salesforce по пользовательским объектным записям и иметь доступ к ссылкам на записи. Также, если пользователь загружает новые файлы, они должны быть загружены в Sharepoint. Предлагает ли ваше решение оба варианта?
Author
Наше решение передает файлы из Salesforce в SharePoint после их загрузки в Salesforce, разумеется. После этого решение заменяет исходные файлы в Salesforce на URL-адреса.
Пользователи по-прежнему могут осуществлять поиск этих файлов в системе Salesforce, поскольку мы сохраняем названия и расширения документов в системе Salesforce.
Изначально, если все ваши файлы находятся в SharePoint, то мы могли бы использовать наш Connect Bridge платформа для создания URL в Salesforce, указывающих на эти документы в SharePoint. Эти URL-адреса могут быть созданы под всеми объектами по умолчанию и/или пользовательскими объектами в Salesforce.
Привет,
Похоже, что этот пакет сделает то, что мы хотели. Но мы также хотели бы интеграцию, при которой при создании нового пользовательского объекта (т.е. возможности) в Salesforce внутри Sharepoint создается папка, в которой хранятся все документы, относящиеся к этой возможности. Когда такая возможность выигрывает, наша система Salesforce создает проект. После этого мы хотим, чтобы все проектные документы были сохранены обратно в этой единственной папке возможностей. Это легко сделать? Спасибо
Author
Да, всякий раз, когда вы добавляете новый объект, продукт будет автоматически добавлять новую папку на SharePoint. Более того, он сохранит ту же самую структуру и все документы, относящиеся к этому новому объекту.
Запрос демо-версии для интеграции Salesforce и SharePoint с помощью Document Extractor
Author
С удовольствием! Наша команда по продажам свяжется с Вами в ближайшее время.
Привет ,
Мы ищем, чтобы загрузить отчет, чтобы поделиться точку из Salesforce org в конце каждой недели возможно через это приложение.
Бхавана Сингх
Author
Предположим, что отчет находится под аккаунтом. При первом помещении отчета в Salesforce он будет загружен на SharePoint и перейдет в папку для этого аккаунта. Каждый раз, когда вы будете работать с этим первым отчетом, вы фактически будете работать в документе SharePoint. На стороне Salesforce у Вас была бы ссылка на него. Таким образом, доступ к нему с SharePoint или Salesforce будет иметь тот же эффект.
Если через неделю вы создадите новый отчет по этой учетной записи, то то же самое повторится.
Привет,
Мы создали приложение Salesforce с компонентами apex и Lightning для загрузки многих документов и прикрепления этих документов к нужным записям пользовательского объекта.
Можем ли мы использовать Document Extractor для перемещения этих документов на SharePoint? Может ли процесс Document Extractor столкнуться с нашим приложением?
Author
До тех пор, пока ваши документы являются стандартными файлами Salesforce (Content Document) или вложениями, Document Extractor сможет переместить их на SharePoint. Нет никаких проблем с Файлы, прикрепленные к пользовательским объектам. Я рекомендую пойти в пробную версию и протестировать ее самостоятельно.
У нас есть 3 различные структуры папок для различных типов возможностей в Salesforce. Как Document Extractor справляется с этим? Спасибо.
Author
По умолчанию Document Extractor будет использовать собственную структуру папок, основанную на именах и иерархии объектов Salesforce. В Salesforce можно настроить папку для записей с помощью пользовательских полей, поэтому, если Вы можете выразить, куда должны идти файлы в виде формулы Salesforce, мы можем это поддержать.
Мы скоро свяжемся с вами, чтобы вы могли сами увидеть, как все это работает.
хороший пост . Спасибо, что разместили что-то подобное.
С удовольствием прочитал статью выше, действительно все подробно объясняется, статья очень интересная и эффективная. Спасибо и удачи с последующими статьями.
Привет
В настоящее время я работаю над проектом, который требует миграции данных с Salesforce на SharePoint. Может ли в этом помочь программа Document Extractor?
Author
Document Extractor фокусируется на миграции и синхронизации документов. Чтобы выполнить миграцию данных (не документов), вам нужно будет пройти следующие этапы Connect Bridge, наша интеграционная платформа.
C'est la première fois que je fréquente votre page web et je suis surprie de la recherche que vous avez effectué pour cette publication incroyable.
Фантастическая работа!
Статья очень энергичная, я ее очень оценил.
Y aura-t-il une 2ieme partie?
Здравствуйте, только что познакомился с вашим блогом через Google, и
обнаружил, что это действительно информативно. Ура!
Отличный пост. Я буду испытывать некоторые из этих вопросов как
хорошо...