Интеграция Salesforce с Salesforce

Интеграция SharePoint с Salesforce - все, что вам нужно знать в 2021 году.

Ана Нето Продукты и решения 17 Комментарии

Последнее обновление: 11 января 2021 года

Вы слышали о компаниях, которые используют как Salesforce, так и SharePoint. Это заставило вас задуматься, есть ли какая-то выгода, какая-то реальная синергия, которая может быть получена при использовании обоих приложений. Могут ли быть преимущества интеграции Salesforce SharePoint, или это просто бессмысленно? В этой статье мы рассмотрим преимущества и "подводные камни" и дадим вам возможность определиться.

Почему вы должны рассмотреть вопрос об интеграции Salesforce и SharePoint?

Дело в том, что Salesforce, также известный как SFDC (Salesforce Dot Com), является одним из самых дорогих инструментов CRM. Что не означает, что клиенты недовольны. В июне 2020 года компания Gartner назвала Salesforce ЛИДЕРОМ в списке Волшебный квадрант Центра взаимодействия с клиентами CRM 12-й год подряд. В сентябре 2019 года организация "Salesforce" выиграла  2019 CRM Награды лидерам рынка по всем направлениям. Анализируя эти награды, Кейт Леггетт, главный аналитик компании Forrester Research, отметила, что сила Salesforce заключается в "ее широком портфеле, который обслуживает как B2C, так и B2B организации (...) и ее способности предоставить платформу, которая облегчает интеграцию, автоматизацию, прогнозирование и выписывание рецептов".

Кстати, об интеграции, среди интеграций с Salesforce, можно назвать Интеграция Salesforce SharePoint выделяется как популярный выбор. Одной из основных причин этого является экономия средств: Вы можете сэкономить много денег на складских расходах Salesforce. Стандартное хранилище SharePoint составляет 1 ТБ плюс 10 ГБ за каждую приобретенную лицензию (точно лимиты зависят от вашего плана). Если этого недостаточно, вы можете приобрести дополнительное хранилище по очень разумной цене $0.20/месяц за ГБ дополнительно. Это первая причина для интеграции Salesforce и SharePoint.

Вторая причина в том, что SharePoint лучше справляется с хранением большого количества файлов, чем Salesforce.. Да, Salesforce имеет функциональность прикрепления документов и примечаний к счетам - как опция. Но если это сделать, то все счета, договоры, ведомости работ и другие подобные документы могут действительно складываться в кучу. В итоге они крадут ценные операционные мощности, что замедляет работу Salesforce.

Перемещение файлов в систему управления документооборотом - более разумный вариант. Система, предназначенная для управления документами и предоставляющая больше возможностей, например:

  • вы можете сотрудничать по документам со своими коллегами,
  • вы можете увидеть полную историю версий,
  • вы можете обмениваться файлами с внешними пользователями.

Каковы подводные камни интеграции Salesforce с SharePoint?

Если вы попытаетесь интегрировать Salesforce с SharePoint, используя только те инструменты, которые вы получаете с Salesforce, вы обычно используете Файлы Salesforce подключаются (также известный как SFDC Files Connect).

Первое, что следует заметить, это то, что это позволит подключиться только к SharePoint Online. Раньше она работала для местных версий SharePoint 2013 / 2010, но в самой актуальной документации ничего из этого, включая варианты лицензирования, больше не упоминается (платная лицензия "Подключение файлов для местных внешних источников данных", похоже, больше не доступна).

Обратите внимание, что благодаря этой интеграции пользователи смогут получать доступ к файлам SharePoint и обмениваться ими, таким образом, на вкладке "Файлы" и в ленте "Лента", а также осуществлять поиск по ним таким же образом, как и поиск по содержимому системы Salesforce. Но для начала файл должен быть уже в SharePoint. Это может быть не очень интуитивно понятно для пользователей, особенно если они уже привыкли к Salesforce, но не столько к SharePoint.

Далее, возможно, вам не захочется хранить финансовые файлы и файлы, связанные с клиентами, в облаке. Если вы попытаетесь соблюдать правила защиты данных, например GDPR, то, возможно, вам понадобится хранить этот тип документов на месте.

А потом возникает проблема с интеграцией Files Connect. Для начала нужно проработать 137 страниц официальной документации (ссылки в конце этого раздела), которая в основном устарела... она была написана еще при запуске Files Connect в 2015 году, и обновлений к ней было мало (большинство из них были в последний раз обновлены в 2016 году). Так как SharePoint онлайн был существенно переработан в 2018 году, некоторые термины не совпадают, и некоторые действия необходимо выполнять в другом порядке.

Многие пользователи следуют инструкциям по интеграции только для того, чтобы закончить с такой уродливой ошибкой:

  • "Невозможно получить доступ к внешнему источнику - внешний источник данных недоступен из-за ошибки".
  • "Вы не уполномочены выполнять эту операцию".
  • "При доступе к Files Connect произошла неизвестная ошибка". 

Это действительно не может быть намного хуже, чем столкнуться с неизвестной ошибкой при попытке сделать интеграционный проект. Когда вы это видите, вы знаете, что пришло время искать альтернативу.

Документация по продажам на Files Connect:
Файлы Подключение Руководство по настройке | Файлы Подключение Руководство пользователя | Файлы Salesforce Files Подключить Руководство по реализации

Есть ли лучший способ интегрировать Salesforce с SharePoint?

Сайт альтернатива Файлы Подключить это использование стороннего интеграционного инструмента. В экосистеме Salesforce существует множество инструментов интеграции.

1ТП14Т 1ТП15Т является таким инструментом интеграции, в случае, если необходимо выполнить интеграцию SharePoint Salesforce. Это автоматически переводит документы, сохраненные в Salesforce, на SharePoint и заменяет оригиналы документов ссылки указывая на них на SharePoint.

Document Extractor построен для видео платформы Salesforce

Общая идея заключается в том, что пользователи все равно достигают файлов, в которых они их изначально сохранили, - в Salesforce под соответствующими учетными записями.

На заднем плане, Document Extractor автоматически обнаруживает файлы, перемещает их в соответствующие библиотеки в SharePoint и оставляет ссылку в Salesforce на своём месте.

Пользователь видит ссылку в том же самом месте, где он ожидал, что файл будет в Salesforce, поэтому для него это то же самое - опыт пользователя не меняется.

Документ заменяется ссылкой на Salesforce, которая указывает на документ в 1ТП24Т.

Document Extractor также передает информацию о создателе, редакторе и владельце документа Salesforce в SharePoint для более легкого отслеживания документов. Также передаются имя и расширение оригинальных файлов, поэтому пользователи могут искать эти файлы как по имени, так и по расширению в Salesforce. История версий также сохраняется.

История версий документа сохраняется в Salesforce, что позволяет получить доступ к каждой версии документа.

Более того, когда сервис находит два документа с одним и тем же именем в одном и том же месте в Salesforce, он создает два документа на SharePoint и добавляет суффикс, который позволяет обоим файлам существовать на SharePoint.

Всякий раз, когда вы добавляете документ к новому объекту в Salesforce, Document Extractor автоматически создает правильную папку для его хранения на SharePoint. Это работает для стандартного объекта, такого как Учетная запись, Контакт, Ведущий, или Возможность, или Пользовательский объект. Более того, Document Extractor сохранит ту же самую структуру и все документы, связанные с этим новым объектом.

В 2020 году несколько новые функции были добавлены в Document Extractor. Список новых возможностей очень длинный, но я бы выделил:

  • Полная синхронизация с SharePoint - даже когда пользователи загружают файлы непосредственно на SharePoint, или когда вы перемещаете, переименовываете и удаляете файлы в SharePoint.
  • Получение документов с SharePoint без необходимости иметь лицензию SharePoint для пользователей.
  • Просмотр файлов в Salesforce для всех типов файлов, поддерживаемых SharePoint.

Эти новые возможности были добавлены для того, чтобы учесть обратную связь, которую мы получили от растущей базы клиентов Document Extractor. Вы можете прочитать обзор 1ТП14Т одним из этих клиентов -"С Document Extractor, этот процесс безупречен для моих конечных пользователей.. Они даже не знают, что он там, чего мы и хотели..."Андреа Гетти - Дорман Продактс Инк...  

Подводя итог, можно сказать, что Document Extractor приносит вам массу преимуществ, полностью автоматизирован и помогает значительно снизить затраты на хранение.

Что делать, если у меня уже есть документы в SharePoint и я хочу сослаться на них в Salesforce?

Изначально, если вы уже являетесь пользователем SharePoint и все ваши файлы находятся в SharePoint, вы, естественно, хотели бы, чтобы ваши объекты Salesforce имели ссылки на те существующие документы, когда вы начнете использовать Salesforce.

Если у вас есть какое-то базовое правило в имени файла или структуре папок, вы можете воспользоваться нашим правиломConnect Bridge платформа интеграции для создания URL в Salesforce, которые указывают на эти документы в SharePoint. Эти URL могут быть созданы под всеми стандартными объектами, а также под пользовательскими объектами в Salesforce.

Что еще я могу интегрировать в Salesforce?

Аналогичным образом можно интегрировать любой существующий набор данных с Salesforce. Вы можете подключиться к Salesforce с любой локальной системы управления базами данных (СУБД), такой как ORACLE, SAP HANA, MySQL, MariaDB или сервер Microsoft SQL. Вы получаете данные из Salesforce и помещаете их в локальную базу данных или получаете данные из базы данных и помещаете их в Salesforce.

Это означает, что вы можете создавать любые гибкие решения и идеально адаптировать их к вашим потребностям в интеграции данных, так как вы можете подключаться к любому типу уже существующей базы данных. Это отличный способ максимизировать то, что вы можете извлечь из интеграции Salesforce.

Это делается с помощью Синхронизация базы данных с Salesforce Sync решение. Данное решение основано на интеграционная платформа Connect Bridge. Гораздо больше гибкости, без обычных хлопот и проблем пользовательского решения.

Takeaway

Document Extractor - это надежный инструмент интеграции с системой Salesforce сторонних производителей, который лучше справляется с интеграцией SharePoint и системы Salesforce.

Более дешевое хранение, совместимость с GDPR, повышение удобства использования

Этот инструмент доступен в AppExchange. Вы можете изучить описание и функции продукта, попробовать бесплатно или купить SaaS-версию.

Еще одним вариантом развертывания SaaS является заказ продукта на сайте Connecting Software. Еще один вариант, в случае, если вы работаете в крупной организации и предпочитаете полностью контролировать продукт, это самохостинговая версия. Перейти на SaaS бесплатная пробная версия или бесплатная демо-версия сегодня!

Последнее обновление: 11 января 2021 года

Попробуйте Document Extractor бесплатно:

Подробнее о платформе Document Extractor, построенной для платформы Salesforce

Если вас интересует интеграция Salesforce SharePoint, ознакомьтесь со статьями и примерами из практики ниже.

Если вы ищете способ поддержать Salesforce соединения Exchange с несколькими задействованными серверами Exchange, проверьте CB Salesforce Exchange Sync.

Ана Нето - Технический советник, автор.

Ана Нето
Таким образом, технический консультант 1ТП17Т

Автор:

Я работаю инженером-разработчиком программного обеспечения с 1997 года, с недавней любовью к письму и публичным выступлениям.  У вас есть вопросы или комментарии по поводу данного сообщения или по поводу Connect Bridge? С удовольствием выслушаю ваши отзывы!

 ana@connecting-software.com

Комментарии 17

  1. Привет! Могу ли я использовать Document Extractor с пользовательскими объектами в Salesforce? Спасибо!

  2. Привет, Сезар, да, мы поддерживаем пользовательские объекты. Лучше всего связаться с нами, и мы сможем показать и ответить вам всем.
    Лучший сайт
    Томас

  3. У нас тысячи документов в Sharepoint в сложной (традиционной структуре подпапок), ни одного в Salesforce. Можно ли получить ссылки из записей Sf на соответствующие "папки" Sharepoint со всеми документами, которые уже существуют?
    Как?

  4. Post
    Автор

    Привет, Марк,

    То, что мы делаем с Document Extractor, более или менее противоположно тому, что вам нужно: мы получаем документы из SF в SharePoint. Для ваших нужд, я думаю, что наша платформа Connect Bridge лучше всего подходит. Именно эту платформу мы использовали для создания Document Extractor, так что вы можете легко создать свое собственное программное обеспечение, которое будет делать все, что вам нужно. Мы свяжемся с вами через электронную почту, которую вы указали, чтобы изучить эту опцию вместе с вами.

    Ана Нето

  5. Привет,
    Все наши файлы загружены в Sharepoint сегодня. Мы хотим, чтобы пользователи могли осуществлять поиск в Sharepoint из Salesforce по пользовательским объектным записям и иметь доступ к ссылкам на записи. Также, если пользователь загружает новые файлы, они должны быть загружены в Sharepoint. Предлагает ли ваше решение оба варианта?

  6. Post
    Автор

    Наше решение передает файлы из Salesforce в SharePoint после их загрузки в Salesforce, разумеется. После этого решение заменяет исходные файлы в Salesforce на URL-адреса.

    Пользователи по-прежнему могут осуществлять поиск этих файлов в системе Salesforce, поскольку мы сохраняем названия и расширения документов в системе Salesforce.

    Изначально, если все ваши файлы находятся в SharePoint, то мы могли бы использовать наш Connect Bridge платформа для создания URL в Salesforce, указывающих на эти документы в SharePoint. Эти URL-адреса могут быть созданы под всеми объектами по умолчанию и/или пользовательскими объектами в Salesforce.

  7. Привет,

    Похоже, что этот пакет сделает то, что мы хотели. Но мы также хотели бы интеграцию, при которой при создании нового пользовательского объекта (т.е. возможности) в Salesforce внутри Sharepoint создается папка, в которой хранятся все документы, относящиеся к этой возможности. Когда такая возможность выигрывает, наша система Salesforce создает проект. После этого мы хотим, чтобы все проектные документы были сохранены обратно в этой единственной папке возможностей. Это легко сделать? Спасибо

  8. Post
    Автор

    Да, всякий раз, когда вы добавляете новый объект, продукт будет автоматически добавлять новую папку на SharePoint. Более того, он сохранит ту же самую структуру и все документы, относящиеся к этому новому объекту.

  9. Запрос демо-версии для интеграции Salesforce и SharePoint с помощью Document Extractor

  10. Post
    Автор

    С удовольствием! Наша команда по продажам свяжется с Вами в ближайшее время.

  11. Привет ,

    Мы ищем, чтобы загрузить отчет, чтобы поделиться точку из Salesforce org в конце каждой недели возможно через это приложение.

    Бхавана Сингх

  12. Post
    Автор

    Предположим, что отчет находится под аккаунтом. При первом помещении отчета в Salesforce он будет загружен на SharePoint и перейдет в папку для этого аккаунта. Каждый раз, когда вы будете работать с этим первым отчетом, вы фактически будете работать в документе SharePoint. На стороне Salesforce у Вас была бы ссылка на него. Таким образом, доступ к нему с SharePoint или Salesforce будет иметь тот же эффект.

    Если через неделю вы создадите новый отчет по этой учетной записи, то то же самое повторится.

  13. Привет,

    Мы создали приложение Salesforce с компонентами apex и Lightning для загрузки многих документов и прикрепления этих документов к нужным записям пользовательского объекта.

    Можем ли мы использовать Document Extractor для перемещения этих документов на SharePoint? Может ли процесс Document Extractor столкнуться с нашим приложением?

  14. Post
    Автор

    До тех пор, пока ваши документы являются стандартными файлами Salesforce (Content Document) или вложениями, Document Extractor сможет переместить их на SharePoint. Нет никаких проблем с Файлы, прикрепленные к пользовательским объектам. Я рекомендую пойти в пробную версию и протестировать ее самостоятельно.

  15. У нас есть 3 различные структуры папок для различных типов возможностей в Salesforce. Как Document Extractor справляется с этим? Спасибо.

  16. Post
    Автор

    По умолчанию Document Extractor будет использовать собственную структуру папок, основанную на именах и иерархии объектов Salesforce. В Salesforce можно настроить папку для записей с помощью пользовательских полей, поэтому, если Вы можете выразить, куда должны идти файлы в виде формулы Salesforce, мы можем это поддержать.

    Мы скоро свяжемся с вами, чтобы вы могли сами увидеть, как все это работает.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *