Как команды AvSight используют SharePoint для минимизации затрат на хранение файлов

Переход с устаревших авиационных систем такие как Quantum Control, CORRIDOR или Pentagon 2000SQL в AvSight, современная облачная платформа, — это не просто перенос системы. Это — это также перенос документов что может быстро привести к росту ежемесячных расходов на хранение файлов.

Connecting Software's Document Extractor позволяет избежать резкого роста затрат на хранение с гибридной облачной архитектурой, которая автоматически извлекает файлы в Microsoft SharePoint, при этом сохраняя активные ссылки, по которым можно переходить, в пользовательском интерфейсе AvSight.

Благодаря этому затраты на хранение данных в расчете на 1 ТБ сокращаются с $300–$1 200 в месяц до $0–$200 в месяц, при этом режим работы вашей команды в AvSight остается прежним. 

К каждой записи о запчастях, каждому производственному заданию и каждой операции в вашей устаревшей авиационной системе прилагается бумажная документация, и объем этой документации не уменьшается только потому, что меняется платформа, на которой она ведется. Многолетние данные по формам FAA 8130-3 и, где это применимо, по формам EASA 1, а также связанные с ними записи по отслеживаемости, техническому обслуживанию и коммерческой деятельности должны оставаться доступными в новой системе.

В авиации отслеживаемость играет ключевую роль: сертификат допуска детали к эксплуатации, запись об отслеживании или запись о техническом обслуживании имеют смысл только в том случае, если они остаются привязанными к детали, которую они документируют, и могут быть найдены по запросу, иногда спустя годы или десятилетия.

Поэтому большинство команд при переходе с устаревшей системы на AvSight выбирают самый очевидный путь: загружают все документы на новую платформу AvSight и считают дело законченным. Именно здесь и возникает проблема затрат. AvSight работает в нативном режиме на Salesforce, Кроме того, модель хранения Salesforce не была разработана для использования в качестве архива документов. Цены установлены с учетом этого, поэтому дополнительное хранилище файлов обходится дорого. Даже с учётом договорных скидок за объём стоимость обычно составляет от $300 до $1 200 в месяц за 1 ТБ.

Когда речь идет об устаревших авиационных наборах данных, охватывающих многолетний период и порой насчитывающих несколько терабайт одних только отчетов о полетах и сертификационных документов, это не разовые затраты на миграцию. Это расходы, которые накапливаются ежемесячно до тех пор, пока платформа находится в эксплуатации.

Решением проблемы является гибридная облачная архитектура, которая автоматически экспортирует файлы в Microsoft SharePoint (от $0 до $200 в месяц на ТБ, в зависимости от условий контракта, лицензирования, доступных объединенных ресурсов и региона) при сохранении активных кликабельных ссылок в пользовательском интерфейсе AvSight. Поскольку AvSight работает в родной среде на Salesforce, Connecting Software Document Extractor способен именно это: он располагается между AvSight/Salesforce и SharePoint, перемещая содержимое файлов из хранилища Salesforce, при этом полностью сохраняя все ссылки на эти файлы внутри AvSight.

На практике это означает:

• Документы, прикрепленные к записям AvSight, автоматически перемещаются в SharePoint.
• В записи AvSight сохраняется активная ссылка, по которой можно перейти одним щелчком мыши, так что документ доступен в один клик, точно так же, как если бы он хранился непосредственно в системе.
• Вы можете настроить извлечение данных для существующих файлов так, чтобы оно выполнялось в фоновом режиме, что позволит вам перенести исторические файлы без необходимости их повторной загрузки или повторной привязки к проекту вручную.

Главное в том, что Рабочий процесс конечного пользователя не изменяется. Техник или специалист по ведению документации, вызывающий отчет в AvSight, по-прежнему нажимает на ту же самую ссылку, видит тот же самый документ — абсолютно точно так же. Изменяется лишь то, где фактически хранятся байты и сколько вы платите за их хранение.

Тем не менее, если файлы хранятся в SharePoint, можно предоставить доступ к ним через SharePoint членам команды, у которых нет доступа к Salesforce. 

С точки зрения затрат разница разительна: SharePoint обрабатывает от $0 до $200 в месяц на каждый ТБ в зависимости от условий контракта, лицензирования, доступных совокупных мощностей и региона, по сравнению со ставкой от $300 до $1 200 в месяц за 1 ТБ при хранении файлов, эквивалентных Salesforce. Для организаций, которые уже имеют лицензии SharePoint или Microsoft 365, объединенное хранилище, входящее в состав этих лицензий, зачастую покрывает большую часть или всю дополнительную стоимость, в результате чего фактическая стоимость приближается к нижней границе этого диапазона, а иногда и снижается до нуля.

Для команды, занимающейся миграцией нескольких терабайт устаревших отчетов о трассировке и сертификационных документов, это означает разницу между ежегодными расходами на хранение данных в размере пятизначной суммы и суммой, составляющей лишь небольшую часть этой цифры, при этом сотрудники, которые ежедневно используют AvSight, не замечают никаких изменений.

Кроме того, преимущества заключаются в следующем:

• Члены команды или сторонние специалисты, которые Пользователи, не имеющие лицензии AvSight/Salesforce, также могут получить доступ к документам в SharePoint, если обмен данными и настройка выполнены надлежащим образом.
• Сотрудничество становится проще с документами Microsoft 365, поскольку SharePoint обеспечивает интуитивную и удобную поддержку этой функции.

Если вы планируете переход на AvSight — или уже находитесь в процессе — и хотите узнать, как сэкономьте на оплате хранения файлов Salesforce Ещё до получения первого счёта система Connecting Software может показать вам, какую экономию обеспечит система Document Extractor.