Hoe AvSight-teams SharePoint gebruiken om de kosten voor bestandsopslag te minimaliseren

Overgang van verouderde luchtvaartsystemen zoals Quantum Control, CORRIDOR of Pentagon 2000SQL naar AvSight, een modern cloudplatform, is niet zomaar een systeemmigratie. Het is ook een documentmigratie waardoor de maandelijkse kosten voor bestandsopslag snel kunnen oplopen.

Connecting Software's Document Extractor voorkomt een sterke stijging van de opslagkosten met een hybride cloudarchitectuur die pakt bestanden automatisch uit naar Microsoft SharePoint, waarbij de actieve, aanklikbare links in de AvSight-gebruikersinterface behouden blijven.

Hierdoor dalen de opslagkosten per TB van $300–$1.200 per maand naar $0–$200 per maand, zonder dat dit invloed heeft op de manier waarop uw team in AvSight werkt. 

Aan elk onderdelenrecord, elke werkopdracht en elke transactie in uw verouderde luchtvaartsysteem is papierwerk gekoppeld, en dat papierwerk wordt er niet minder om dat het onderliggende platform verandert. Jarenlange gegevens van FAA-formulier 8130-3 en, indien van toepassing, EASA-formulier 1, samen met de bijbehorende traceerbaarheids-, onderhouds- en commerciële documentatie, moeten vanuit het nieuwe systeem toegankelijk blijven.

In de luchtvaart is traceerbaarheid van cruciaal belang: een vrijgavecertificaat voor een onderdeel, een traceerrapport of een onderhoudsrapport heeft alleen nut als het gekoppeld blijft aan het onderdeel waarvoor het is opgesteld en op verzoek kan worden opgehaald, soms jaren of zelfs decennia later.

De meeste teams kiezen dan ook voor de voor de hand liggende aanpak bij de migratie van een verouderd systeem naar AvSight: ze uploaden elk document naar het nieuwe AvSight-platform en beschouwen de klus daarmee als geklaard. En daar begint het kostenprobleem. AvSight draait native op Salesforce, en het opslagmodel van Salesforce is niet ontworpen als documentarchief. De prijzen zijn daarop afgestemd, en daarom extra opslagruimte voor bestanden is duur. Zelfs met onderhandelde volumekortingen ligt de prijs doorgaans tussen $300 en $1.200 per maand per TB.

Voor een historische luchtvaartdataset die jaren omvat en soms alleen al uit meerdere terabytes aan traceer- en certificeringsdocumenten bestaat, is dat geen eenmalige migratiekost. Het is een uitgave die maandelijks oploopt zolang het platform in gebruik is.

De oplossing is een hybride cloudarchitectuur die bestanden automatisch naar Microsoft SharePoint overzet ($0 tot $200 per maand per TB, afhankelijk van contractvoorwaarden, licenties, beschikbare gezamenlijke capaciteit en regio) met behoud van actieve, aanklikbare links in de AvSight-gebruikersinterface. Aangezien AvSight native draait op Salesforce, is de Connecting Software’s Document Extractor kan precies dat: het bevindt zich tussen AvSight/Salesforce en SharePoint en verplaatst de inhoud van bestanden uit de Salesforce-opslag, terwijl elke verwijzing naar dat bestand binnen AvSight volledig intact blijft.

In de praktijk betekent dat:

• Documenten die aan AvSight-records zijn toegevoegd, worden automatisch verplaatst naar SharePoint.
• In het AvSight-record wordt een actieve, aanklikbare link bijgehouden, zodat het document met één klik te openen is, net alsof het lokaal was opgeslagen.
• Je kunt de extractie zo instellen dat deze op de achtergrond wordt uitgevoerd voor bestaande bestanden, zodat je historische bestanden kunt verwerken zonder dat je ze handmatig opnieuw hoeft te uploaden of opnieuw aan een project hoeft te koppelen.

Het belangrijkste is dat De workflow voor de eindgebruiker blijft ongewijzigd. Een technicus of administratief medewerker die een rapport opvraagt in AvSight, klikt nog steeds op dezelfde link en ziet hetzelfde document, op precies dezelfde manier. Wat verandert, is waar de bytes daadwerkelijk worden opgeslagen en wat je betaalt om ze op te slaan.

Niettemin is het met de bestanden in SharePoint mogelijk om teamleden die geen toegang hebben tot Salesforce via SharePoint toegang te verlenen tot de bestanden. 

Qua kosten is het verschil enorm: SharePoint verwerkt $0 tot en met $200 per maand per TB afhankelijk van de contractvoorwaarden, licenties, de beschikbare gezamenlijke capaciteit en de regio, tegen $300 tot $1.200 per maand per TB voor opslag van Salesforce-bestanden. Voor organisaties die al beschikken over SharePoint- of Microsoft 365-licenties, wordt een groot deel of zelfs de volledige extra kosten vaak opgevangen door de gezamenlijke opslagruimte die bij die licenties hoort, waardoor het effectieve tarief naar de ondergrens van die bandbreedte wordt gedrukt, en soms zelfs tot nul daalt.

Voor een team dat meerdere terabytes aan oude traceer- en certificeringsdocumenten migreert, is dat het verschil tussen een doorlopende jaarlijkse opslagrekening van vijf cijfers en een fractie daarvan, terwijl de mensen die AvSight dagelijks gebruiken helemaal geen verschil merken.

Andere voordelen zijn onder meer:

• Teamleden of externe medewerkers die Gebruikers die geen licentie hebben voor AvSight/Salesforce, hebben ook toegang tot de documenten in SharePoint, mits het delen en de configuratie op de juiste manier worden uitgevoerd.
• Samenwerken wordt eenvoudiger in Microsoft 365-documenten, aangezien SharePoint dit op een intuïtieve en praktische manier ondersteunt.

Als je een migratie naar AvSight aan het plannen bent — of al halverwege bent — en wilt weten hoe je bespaar op uw factuur voor Salesforce-bestandsopslag Nog voordat de eerste factuur binnenkomt, kan Connecting Software u laten zien hoeveel u met Document Extractor zou besparen.