Salesforce en SharePoint integratie goed gedaan

Document Extractor is een document management systeem voor Salesforce dat helpt bedrijven op te slaan, beheren en delen van hun documenten efficiënter. Het werkt door het extraheren van documenten uit Salesforce en importeren ze in SharePoint, terwijl het verlaten van een link in Salesforce voor gemakkelijke toegang. Met documenten in SharePoint heb je betere samenwerkingsmogelijkheden en zelfs versiebeheer, zodat je altijd wijzigingen in je documenten kunt bijhouden en terug kunt gaan naar vorige versies als dat nodig is.

Document Extractor kan elk type document verwerken, inclusief bestanden zonder type-extensie in hun bestandsnaam.

Je kunt het voorbeeld zien in Salesforce voor alle bestandstypen die worden ondersteund door SharePoint.

Ja, je kunt het hebben in zelf gehoste implementaties. Voor SaaS-implementaties is de hoeveelheid datavolume (verkeer) inbegrepen in het plan 500 MB per gebruiker/maand. Je kunt extra verkeerspakketten (batterijen) kopen die geen vervaldatum hebben en die je kunt gebruiken wanneer dat nodig is.

Ja, beide uitdrukkingen verwijzen naar het verplaatsen van het bestand van Salesforce naar SharePoint en het achterlaten van een link in Salesforce in de plaats.

De eenvoudigste manier om de documenten te vinden is naar de plaats te gaan waar het document in Salesforce stond. Daar vind je een link naar het document, op dezelfde locatie. U kunt het document ook vinden in SharePoint, maar de details daarvoor zijn afhankelijk van de manier waarop het is ingesteld.

Document Extractor is compatibel met Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 en Online (Office 365).

Document Extractor is compatibel met Salesforce Enterprise, Unlimited, Developer, Performance en Einstein. Het is compatibel met de Professional (Pro Suite) edities zolang je de API Addon hebt. Document Extractor biedt geen ondersteuning voor Essentials, Group en Contact Manager.

Ja, Document Extractor ondersteunt Community gebruikers en Experience Cloud. De gebruikerservaring blijft hetzelfde, dus deze gebruikers worden niet beïnvloed en kunnen op dezelfde manier met bestanden werken.

Community gebruikers en Experience Cloud gebruikers kunnen bestanden bekijken en openen met Document Extractor zonder een extra licentie nodig te hebben. Ze zullen alleen een licentie nodig hebben als ze documenten uploaden die moeten worden overgedragen aan SharePoint, en zelfs dan, een speciaal geprijsde licentie.

Ja, het ondersteunt zowel standaard als aangepaste objecten.

Alle prijzen voor SaaS-implementaties worden duidelijk weergegeven op onze Document Extractor prijzen pagina. Elk plan omvat 500 MB datavolume (verkeer) per gebruiker/maand en 15 minuten ondersteuning per gebruiker/jaar. De prijs voor extra verkeer staat ook op dezelfde prijzenpagina en de prijs voor extra ondersteuning staat hier. Er zijn geen verborgen kosten. Om Document Extractor op je eigen servers of cloud (self-hosted) te draaien, kun je het volgende doen vraag ons om een offerteen we antwoorden binnen 24 uur. 

De gratis proeflicentie is 15 dagen geldig.

Nee, er is geen training of technische expertise vereist. Zowel setup als configuratie zijn in wizard formaat, en je hebt video tutorials, knowledge base artikelen, en de gebruikershandleiding om het nog makkelijker te maken om te volgen. Er is echter één vereiste: je moet beheerdersrechten hebben in zowel je Salesforce org als in SharePoint.

Elk Document Extractor abonnement bevat 15 minuten ondersteuning per gebruiker per jaar. Ondersteuning is beschikbaar via onze Ondersteuningsportaal. Alle documentatie is ook beschikbaar via het ondersteuningsportaal.

Er zijn twee implementatieopties beschikbaar: SaaSvoor geen installatie, plug en vergeet integratie via ons SaaS-portaal en Zelf gehostvoor degenen die volledige controle over de integratie willen behouden. Neem gerust contact met ons op als je hulp nodig hebt bij het kiezen van de beste implementatie voor jouw scenario.

Zeker! Zelfs als je Salesforce opslagruimte al aan zijn limiet zit, kun je nog steeds Document Extractor gebruiken zonder problemen. Door het verplaatsen van bestanden, Document Extractor is instrumenteel in het krijgen van opslag gebruik terug onder de limiet.

U hebt flexibiliteit! Wanneer je Document Extractor gebruikt, kun je ervoor kiezen om alleen specifieke Salesforce-documenten te verplaatsen naar SharePoint op basis van data, in plaats van ze allemaal te migreren. Het is ook mogelijk om specifieke bestanden uit te sluiten met behulp van een vlag.

Bestanden gaan alleen via de machine waar Document Extractor is geïnstalleerd en worden niet verplaatst via externe servers. Afhankelijk van je deployment optie kan dat jouw machine zijn (bij self-hosted) of een Azure machine (bij SaaS, in welk geval je kunt kiezen of je een Amerikaanse of Europese server wilt). Dit garandeert gegevensbeveiliging en naleving van privacyregels.

Ja, je kunt een lijst bekijken van de documenten die Document Extractor heeft verplaatst binnen de Salesforce omgeving. De app biedt een uitgebreide log of record van document extractie activiteiten, zodat gebruikers kunnen bijhouden welke documenten werden verwerkt en wanneer.

Als u een nieuwe versie van het document maakt en deze in Salesforce plaatst met de knop "Nieuwe versie uploaden" in het tabblad Bestanden, dan bewaart Document Extractor alle versies van het document in SharePoint, waarbij een achtervoegsel wordt gebruikt om ze te onderscheiden.

De maximale bestandsgrootte wordt voornamelijk beperkt door de beschikbare hoeveelheid geheugen op je systeem. Toch kun je Document Extractor hele grote of hele kleine bestanden laten negeren. Je kunt zelf bepalen wat groot en klein is, met behulp van de configuratie-instellingen voor minimale en maximale bestandsgrootte.

Salesforce Files Connect is een native Salesforce product waarmee je verbinding kunt maken met bestanden die al zijn opgeslagen in externe cloud-opslag diensten zoals Quip, Google Drive, SharePoint, of Box. Het doet niet automatisch nieuwe bestanden naar deze externe opslagplaatsen, maar biedt gebruikers toegang tot bestanden die daar zijn opgeslagen vanuit het Salesforce platform. Document Extractor, aan de andere kant, is een applicatie van derden ontwikkeld door Connecting Software dat het proces van het overbrengen van documenten automatiseert van Salesforce naar Microsoft SharePoint. In tegenstelling tot Salesforce Files Connect, dat alleen toegang biedt tot externe bestanden, gaat Document Extractor een stap verder door automatisch nieuwe en gewijzigde bestanden van Salesforce naar de aangesloten externe opslag te verplaatsen, waardoor de opslagkosten op het Salesforce-platform worden verlaagd. Document Extractor is ook in staat om bidirectioneel te werken.

Document Extractor is primair ontworpen om de overdracht van nieuwe en gewijzigde bestanden te automatiseren van Salesforce naar SharePoint, ervoor te zorgen dat uw Salesforce records zijn naadloos geïntegreerd met uw SharePoint document management systeem. Voor bestanden die al in SharePoint die u wilt openen of synchroniseren met Salesforce, zou je eerst nodig hebt om een script te gebruiken om ze te verplaatsen naar Salesforce, zoals beschreven in deze use case.

Ja, Document Extractor synchroniseert metadata tussen Salesforce en SharePoint, waarbij belangrijke documentgegevens samen met de bestanden zelf worden overgedragen. Dit zorgt ervoor dat belangrijke informatie, zoals aanmaak- en wijzigingsdata, gebruikersgegevens en aangepaste metadatavelden, behouden blijven tijdens de overdracht, waardoor een naadloze integratie en efficiënt documentbeheer op beide platforms mogelijk wordt.