
"Salesforce opslag is ongelooflijk duur. Document Extractor hebben als alternatief voor wat die kosten zouden kunnen zijn... Daar kun je echt geen prijskaartje aan hangen!"
- Andrew DeGarmo - Directeur CRM bij MSU
Klant: Michigan State University
Activiteit: Hoger Onderwijs
Land: Verenigde Staten van Amerika
Product toepassing: Document Extractor
Een beetje over MSU
Michigan State University (MSU), gevestigd in East Lansing, Michigan, is een toonaangevende openbare onderzoeksuniversiteit in de Verenigde Staten. MSU werd in 1855 opgericht als de Agricultural College of the State of Michigan, heeft een rijke geschiedenis en biedt uitgebreide academische en onderzoeksprogramma's. De universiteit staat ook bekend om haar atletische prestaties. De Spartanen komen uit in de NCAA Division I Big Ten Conference en blinken vooral uit in basketbal en voetbal.
De Uitdaging
MSU had een behoorlijke uitdaging: Implementatie van Salesforce op hun afdeling University Advancement en tegelijkertijd vervanging van hun oude SharePoint. systeem uit de jaren 90, dat niet meer voldeed. Het zeer grote aantal documenten, de hoge opslagkosten van Salesforce en de noodzaak om universiteitsbreed documenten te delen zonder universele toegang tot Salesforce maakten het nog complexer. De zoektocht naar een nieuwe oplossing die kon helpen bij deze overgang begon!
Ontdekking van Document Extractor
Andrew DeGarmo, directeur CRM bij MSU, ontdekte Document Extractor op de Salesforce AppExchange. De belofte van naadloze integratie tussen SharePoint en Salesforce en de manier waarop de tool werkte, leken perfect aan te sluiten bij hun behoeften, dus begon MSU aan een test die uiteindelijk leidde tot de aanschaf van deze oplossing voor meer dan 400 gebruikers.
De oplossing analyseren
Toen het inzetten begon, was het aantal documenten 410.000, maar dat aantal bleef dagelijks groeien. Gezien het grote aantal betrokken bestanden koos MSU voor een on-premises implementatie van Document Extractor. De oplossing bood een kosteneffectief alternatief voor de dure opslag van Salesforce door de migratie van documenten van Salesforce naar een nieuwe SharePoint te automatiseren. Het gebruik van de documenten in SharePoint sloot goed aan bij het Microsoft stack-gebruik van MSU, terwijl het feit dat Document Extractor links naar SharePoint liet staan waar de Salesforce-documenten voorheen stonden, betekende dat de workflows van de eindgebruikers niet veranderden.
Natuurlijk is de documenten die oorspronkelijk in het oudere SharePoint-systeem stonden, moesten worden gemigreerd ook. Dit werd afzonderlijk gedaan, maar ook met de hulp van Connecting Software. DeGarmo deelt enkele inzichten over hun reis: "Het is grappig: Ik dacht dat de overgang van de oude SharePoint naar de Salesforce de grootste bottleneck zou zijn, maar dat ging eigenlijk veel sneller dan ik dacht."
Inzet en impact
Met zo'n groot aantal documenten geniet MSU natuurlijk van aanzienlijke kostenbesparingen op Salesforce opslag. "Salesforce opslag is ongelooflijk duur. Dit [Document Extractor] hebben als alternatief voor wat die kosten zouden kunnen zijn... Daar kun je echt geen prijskaartje aan hangen!" benadrukt DeGarmo.
De implementatiefase omvatte het configureren van de nieuwe SharePoint documentopslagstructuur. Dit werd iteratief gedaan. "Het is meer een kwestie van trial-and-error. Sommige details over hoe het bedrijf deze structuur nodig had, waren in het begin erg vaag. Ik denk dat we het nu op een goede plek hebben, maar zoals met alles zal het waarschijnlijk veranderen!" DeGarmo wijst erop.
De onopvallendheid en veiligheid van de software waren sleutelfactoren in het succes. "Wanneer we een tool van een derde partij zoals deze kopen, moet deze een behoorlijk strenge beveiligingscontrole ondergaan", benadrukt DeGarmo.
Het feit dat documenten zijn nu gemakkelijk toegankelijk vanaf zowel SharePoint als Salesforce had een grote impact omdat de mogelijkheden om documenten te delen nu beschikbaar zijn voor de hele universiteit. DeGarmo benadrukt de voortdurende behoefte aan aanpassing en training voor deze hele nieuwe infrastructuur, maar niet voor Document Extractor zelf. "Dit product is vrijwel onzichtbaar; niemand ziet wat er achter de schermen gebeurt," merkt DeGarmo op.
Slotgedachten
MSU's ervaring met Document Extractor weerspiegelt een succesvolle digitale transformatie in documentbeheer, in lijn met hun doelstellingen van kostenefficiëntie en wijdverspreide toegankelijkheid. Zoals DeGarmo opmerkt, voldeed de oplossing aan hun behoeften in een niet-triviaal scenario en de relatie die ontstond tussen Connecting Software en MSU is tot op de dag van vandaag solide. "Alles is geweldig geweest."concludeert hij.
Over de auteur

Door Ana Neto, technisch adviseur bij Connecting Software.
"Ik ben software engineer sinds 1997, met een recentere liefde voor schrijven en spreken in het openbaar. Heb je vragen of opmerkingen over dit verhaal of over Document Extractor? Ik hoor graag je feedback!"