Como a MSU aproveitou o Document Extractor para reduzir o armazenamento do Salesforce e melhorar o acesso aos arquivos

Cliente:  Universidade do Estado de Michigan

Atividade: Ensino superior

País: Estados Unidos da América

Aplicação do produto: Document Extractor

A Michigan State University (MSU), localizada em East Lansing, Michigan, é uma principal universidade pública de investigação dos Estados Unidos. Fundada em 1855 como Agricultural College of the State of Michigan, a MSU tem uma história rica e oferece vastos programas académicos e de investigação. A universidade é também conhecida pelas suas proezas atléticas, com os Spartans a competirem na Conferência Big Ten da Divisão I da NCAA, destacando-se particularmente no basquetebol e no futebol.

A MSU teve um grande desafio: Implementação do Salesforce no departamento de promoção da universidade e, ao mesmo tempo, substituição do SharePoint antigo O sistema Salesforce, dos anos 90, já não era adequado. O número muito elevado de documentos, os elevados custos de armazenamento do Salesforce e a necessidade de partilha de documentos a nível universitário sem acesso universal ao Salesforce tornavam a situação ainda mais complexa. Começou então a procura de uma nova solução que pudesse ajudar nesta transição!

Andrew DeGarmo, Diretor de CRM na MSU, descobriu Document Extractor na aplicação SalesforceExchange. A promessa de uma integração perfeita entre o SharePoint e o Salesforce e a forma como a ferramenta funcionava pareciam corresponder perfeitamente às suas necessidades, pelo que a MSU iniciou um teste que acabou por conduzir à aquisição desta solução para mais de 400 utilizadores.

Quando a implantação começou, o número de documentos era de 410.000, mas esse número continuou a aumentar diariamente. Dado o elevado número de ficheiros envolvidos, a MSU optou por uma implementação no local do Document Extractor. A solução oferecia uma alternativa económica ao dispendioso armazenamento do Salesforce, automatizando a migração de documentos do Salesforce para um novo SharePoint. O facto de os documentos se encontrarem no SharePoint estava de acordo com a utilização da pilha Microsoft da MSU, enquanto que o facto de o Document Extractor deixar ligações ao SharePoint onde se encontravam anteriormente os documentos do Salesforce significava que os fluxos de trabalho dos utilizadores finais não se alteravam.

Naturalmente, o os documentos que estavam originalmente no sistema antigo SharePoint tiveram de ser migrados também. Isto foi feito separadamente, mas também com a ajuda do Connecting Software. DeGarmo partilha algumas ideias sobre o seu percurso: "É engraçado: Pensei que a passagem do antigo SharePoint para o Salesforce ia ser o principal obstáculo, mas na verdade foi muito mais rápido do que eu pensava."

Com um número tão elevado de documentos, a MSU beneficia naturalmente de poupanças de custos significativas no armazenamento Salesforce. "O armazenamento Salesforce é incrivelmente caro. Ter este [Document Extractor] como uma alternativa ao que essas taxas podem ser... Não se pode realmente colocar uma etiqueta de preço nisso!" enfatiza DeGarmo.

A fase de implementação envolveu a configuração da nova estrutura de armazenamento de documentos do SharePoint. Isto foi feito de forma iterativa. "É mais um processo de tentativa e erro. Alguns dos pormenores sobre a forma como a empresa necessitaria desta configuração eram muito confusos no início. Penso que, neste momento, estamos num bom ponto, mas, como tudo, é provável que mude!" salienta DeGarmo.

A discrição e a segurança do software foram factores-chave para o seu sucesso. "Quando compramos uma ferramenta de terceiros como esta, ela tem de passar por uma auditoria de segurança bastante rigorosa", salienta DeGarmo.

O facto de os documentos são agora facilmente acessíveis a partir do SharePoint e do Salesforce teve um impacto significativo porque agora estão disponíveis capacidades de partilha de documentos em toda a universidade. DeGarmo salienta a necessidade contínua de adaptação e formação a toda esta nova infraestrutura, mas não ao Document Extractor em si. "Este produto é praticamente invisívelNinguém vê o que se passa nos bastidores", observa DeGarmo.

A experiência da MSU com o Document Extractor reflecte uma transformação digital bem sucedida na gestão de documentos, alinhada com os seus objectivos de eficiência de custos e acessibilidade generalizada. Como observa DeGarmo, a solução satisfez as suas necessidades num cenário não trivial, e a relação que foi criada entre o Connecting Software e a MSU permanece sólida até hoje. "Tudo tem sido ótimo.", conclui.