
"El almacenamiento Salesforce es increíblemente caro. Tener Document Extractor como alternativa a lo que podrían ser esas tarifas... ¡Realmente no se le puede poner precio!".
- Andrew DeGarmo - Director de CRM en la MSU
Cliente: Universidad del Estado de Michigan
Actividad: Enseñanza superior
País: Estados Unidos de América
Aplicación del producto: Document Extractor
Un poco sobre la MSU
La Universidad Estatal de Michigan (MSU), situada en East Lansing, Michigan, es un principal universidad pública de investigación de Estados Unidos. Fundada en 1855 como Agricultural College of the State of Michigan, la MSU cuenta con una rica historia y ofrece amplios programas académicos y de investigación. La universidad también es famosa por sus proezas atléticas, ya que los Spartans compiten en la Conferencia Big Ten de la División I de la NCAA, destacando especialmente en baloncesto y fútbol americano.
El desafío
La MSU tenía todo un reto: Implantación del Salesforce en su departamento de Promoción Universitaria y, al mismo tiempo, sustitución de su antiguo SharePoint. de los años 90, que ya no era adecuado. El elevadísimo número de documentos, los altos costes de almacenamiento de Salesforce y la necesidad de compartir documentos en toda la universidad sin un acceso universal a Salesforce lo hacían aún más complejo. Comenzó entonces la búsqueda de una nueva solución que pudiera ayudar en esta transición.
Descubrimiento de Document Extractor
Andrew DeGarmo, Director de CRM en la MSU, descubrió Document Extractor en la aplicación SalesforceExchange. Su promesa de integración perfecta entre SharePoint y Salesforce y el modo de funcionamiento de la herramienta parecían ajustarse perfectamente a sus necesidades, por lo que MSU se embarcó en una prueba que finalmente desembocó en la compra de esta solución para más de 400 usuarios.
Análisis de la solución
Cuando empezó el despliegue, el número de documentos era de 410.000, pero esa cifra seguía creciendo a diario. Dado el elevado número de archivos, la MSU optó por una implantación local. del Document Extractor. La solución ofrecía una alternativa rentable al costoso almacenamiento de Salesforce al automatizar la migración de documentos de Salesforce a un nuevo SharePoint. Tener los documentos en SharePoint encajaba bien con el uso de la pila Microsoft de MSU, mientras que el hecho de que Document Extractor dejara enlaces a SharePoint donde antes estaban los documentos de Salesforce significaba que los flujos de trabajo de los usuarios finales no cambiaban.
Por supuesto, el los documentos que originalmente se encontraban en el sistema SharePoint heredado tuvieron que migrarse también. Esto se hizo por separado, pero también con la ayuda de Connecting Software. DeGarmo comparte algunas impresiones sobre su viaje: "Es curioso: Pensaba que pasar del antiguo SharePoint al Salesforce iba a ser el principal cuello de botella, pero en realidad fue mucho más rápido de lo que pensaba".
Despliegue e impacto
Con un número tan elevado de documentos, la MSU disfruta naturalmente de importante ahorro de costes en el almacenamiento Salesforce. "El almacenamiento Salesforce es increíblemente caro. Tener esto [Document Extractor] como alternativa a lo que podrían ser esas tarifas... ¡Realmente no se le puede poner precio!". subraya DeGarmo.
La fase de implementación consistió en configurar la nueva estructura de almacenamiento de documentos SharePoint. Esto se hizo de forma iterativa. "Es más una cuestión de ensayo y error. Algunos de los detalles de cómo la empresa necesitaría esta configuración eran muy confusos al principio. Creo que ahora estamos en un buen punto, pero, como todo, es probable que cambie". señala DeGarmo.
La discreción y la seguridad del programa fueron factores clave de su éxito. "Cuando compramos una herramienta de terceros como esta, tiene que pasar por una auditoría de seguridad muy estricta", subraya DeGarmo.
El hecho de que los documentos son ahora fácilmente accesibles desde SharePoint y Salesforce ha tenido un impacto significativo porque ahora se dispone de capacidades para compartir documentos en toda la universidad. DeGarmo destaca la necesidad permanente de adaptación y formación a toda esta nueva infraestructura, pero no para Document Extractor en sí. "Este producto es prácticamente invisibleNadie ve lo que ocurre entre bastidores", señala DeGarmo.
Reflexiones finales
La experiencia de la MSU con Document Extractor refleja una exitosa transformación digital en la gestión de documentos, alineada con sus objetivos de rentabilidad y accesibilidad generalizada. Como señala DeGarmo, la solución satisfizo sus necesidades en un escenario no trivial, y la relación que se creó entre Connecting Software y MSU sigue siendo sólida a día de hoy. "Todo ha ido genial".concluye.
Sobre el autor

Por Ana Netotechnical asesor en Connecting Software.
"Soy ingeniero informático desde 1997, con una afición más reciente por escribir y hablar en público. ¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre esta historia o sobre Document Extractor? Me encantaría recibir tus comentarios."