MSU 如何利用 Document Extractor 减少 Salesforce 存储量并提高文件访问率

顾客:  密歇根州立大学

活动:高等教育

国家:美国

产品应用: Document Extractor

密歇根州立大学（MSU）位于密歇根州东兰辛市，是美国密歇根州的一所州立大学。 美国领先的公立研究型大学.密歇根州立大学成立于 1855 年，前身是密歇根州农业学院，拥有悠久的历史，提供广泛的学术和研究项目。该校还以其体育实力而闻名，斯巴达人队参加了美国国家大学生体育协会（NCAA）第一级十大联盟（Big Ten Conference）的比赛，尤其在篮球和橄榄球方面表现出色。

MSU 遇到了相当大的挑战： 在其大学宣传部实施 Salesforce 系统，同时替换原有的 SharePoint 系统 该系统是 20 世纪 90 年代建立的，现在已经不能满足需要。大量文件、Salesforce 昂贵的存储成本，以及全校范围内的文件共享而又不能普遍访问 Salesforce 的必要性，使问题变得更加复杂。因此，开始寻找一种新的解决方案来帮助实现这一过渡！

MSU 客户关系管理主任 Andrew DeGarmo 发现 Salesforce 应用程序上的 Document Extractor Exchange.SharePoint 和 Salesforce 之间无缝集成的承诺以及该工具的操作方式似乎完全符合他们的需求，因此 MSU 开始试用，最终为 400 多名用户购买了这一解决方案。

开始部署时，文件数量为 410 000 份，但这个数字每天都在增加。 鉴于涉及大量文件，MSU 选择了内部部署 Document Extractor。通过自动将文档从 Salesforce 迁移到新的 SharePoint，该解决方案为 Salesforce 昂贵的存储空间提供了一个具有成本效益的替代方案。在 SharePoint 中保存文档非常符合 MSU 的微软堆栈使用习惯，而 Document Extractor 在 Salesforce 文档的位置上保留了指向 SharePoint 的链接，这意味着最终用户的工作流程不会发生变化。

当然 必须迁移原来在传统 SharePoint 系统中的文件 也是如此。这项工作是单独完成的，但也得到了 Connecting Software 的协助。DeGarmo 分享了他们的心路历程："这很有趣：我原以为从旧的 SharePoint 到 Salesforce 会是主要瓶颈，但实际上比我想象的要快得多。"

有了如此多的文件， MSU 自然享有 大幅节省 Salesforce 存储设备的成本."Salesforce 存储设备的价格高得惊人。有了这个 [Document Extractor] 作为替代方案......你真的无法用价格来衡量！"。DeGarmo 强调说。

实施阶段包括配置新的 SharePoint 文件存储结构。这项工作是反复进行的。"这更像是一个反复试验的过程。开始时，业务需要如何设置的一些细节非常模糊。我认为我们现在的情况很好，但就像任何事情一样，它可能会发生变化！"DeGarmo 指出。DeGarmo 指出。

该软件的隐蔽性和安全性是其成功的关键因素。"DeGarmo 强调说："当我们购买这样的第三方工具时，它必须经过相当严格的安全审核。

事实上 现在可随时从 SharePoint 和 Salesforce 获取文件 因为现在可以在全校范围内共享文件了，所以 Document Extractor 对大学产生了重大影响。DeGarmo 强调了对这一全新基础设施的持续适应和培训需求，但对 Document Extractor 本身而言并非如此。"该产品几乎不可见DeGarmo 指出："没有人看到幕后发生的事情。

MSU 使用 Document Extractor 的经验反映了其在文档管理方面的成功数字化转型，符合其以下目标 成本效益 和 无障碍.正如 DeGarmo 所说，该解决方案满足了他们在非复杂情况下的需求，Connecting Software 和 MSU 之间建立的关系至今依然稳固。 "一切都很好"他总结道。