MSUがDocument Extractorを活用してSalesforceストレージを削減し、ファイルへのアクセスを改善した方法

お客様の声:  ミシガン州立大学

活動内容:高等教育

国名:アメリカ合衆国

製品の用途: Document Extractor

ミシガン州立大学（MSU）は、ミシガン州イーストランシングにある。 米国を代表する公立大学.1855年にミシガン州の農業大学として設立されたMSUは、豊かな歴史を持ち、幅広い学術・研究プログラムを提供している。同大学はスポーツの強豪校としても有名で、NCAAディビジョンIのビッグ10カンファレンスに所属するスパルタンでは、特にバスケットボールとフットボールで優れた成績を収めている。

MSUはかなりの挑戦を強いられた： 大学のアドバンスメント部門にSalesforceを導入し、同時に従来のSharePointをリプレースする。 1990年代のシステムは、もはや適切ではありませんでした。ドキュメントの数が非常に多いこと、Salesforceのストレージコストが高いこと、Salesforceへの普遍的なアクセスなしに全学的なドキュメント共有が必要であることなどから、さらに複雑になっていました。この移行を支援できる新しいソリューションの模索が始まった！

MSUのCRMディレクター、アンドリュー・デガーモは次のように語っている。 SalesforceアプリのDocument ExtractorExchange.SharePointとSalesforceのシームレスな統合を約束するこのツールの操作方法は、彼らのニーズに完璧にマッチしているように思えたので、MSUはトライアルに乗り出し、最終的には400人以上のユーザーがこのソリューションを購入することになった。

配備開始時の文書数は41万件だったが、日々増え続けている。 ファイル数が多いため、MSUはオンプレミスの導入を選択しました。 Document Extractorのこのソリューションは、Salesforceから新しいSharePointへのドキュメントの移行を自動化することで、Salesforceの高価なストレージに代わるコスト効率の高い選択肢を提供しました。SharePointにドキュメントを保存することは、MSUのMicrosoftスタックの使用状況によく合致しています。一方、Document Extractorは、以前Salesforceのドキュメントがあった場所にSharePointへのリンクを残しているため、エンドユーザーのワークフローは変わりません。

もちろん もともとレガシーSharePointシステムにあった文書を移行する必要があった。 も同様だ。これは別個に行われたが、Connecting Softwareの援助も受けた。デガーモは、彼らの旅についての洞察を語っている：「おかしな話だ：古いSharePointからSalesforceへの移行が主なボトルネックになると思っていましたが、実際には思っていたよりもずっと早く進みました。

このように多くの文書があるため、MSUは当然、以下のようなメリットを享受している。 Salesforceストレージの大幅なコスト削減.「Salesforceのストレージは信じられないほど高価だ。この（Document Extractor）ストレージが、その料金の代わりになるのです。とデガルモは強調する。

実装段階では、新しいSharePointの文書保管構造を設定した。これは反復的に行われた。「試行錯誤の繰り返しです。ビジネスがどのようにセットアップする必要があるのか、その詳細のいくつかは、当初は非常にあいまいでした。今はいい状態にあると思いますが、何事もそうですが、おそらく変わっていくでしょうとデガルモは指摘する。

このソフトウェアが成功した主な要因は、その控えめさとセキュリティだった。「このようなサードパーティ製のツールを購入する場合、かなり厳しいセキュリティ監査を受けなければなりません」とデガルモは強調する。

ということだ。 SharePointとSalesforceの両方から文書にアクセスできるようになりました。 というのも、全学的なドキュメント共有が可能になったからである。DeGarmo氏は、この全く新しいインフラへの適応とトレーニングの継続的な必要性を強調しているが、Document Extractorそのものについてはそうではない。"この製品はほとんど見えない舞台裏で何が起きているのか、誰も見ていない」とデガルモは指摘する。

MSUがDocument Extractorを使用した経験は、文書管理におけるデジタルトランスフォーメーションの成功を反映しており、以下の目標に合致しています。 コスト効率 そして 幅広いアクセシビリティ.DeGarmoが言うように、このソリューションは自明ではないシナリオで彼らのニーズを満たし、Connecting SoftwareとMSUの間に生まれた関係は今日に至るまで強固なままである。 「すべてが素晴らしかったと彼は結論づける。