「Connecting Softwareのソリューションの方が費用対効果が高いと思いました。よりコントロールしやすくなりました。
- ティム・アイザックス、テクニカル・プロジェクト・マネージャー
ナショナル・ロッタリー・ヘリテージ・ファンド（National Lottery Heritage Fund）は、英国最大の遺産専門助成団体です。1万ポンドから1000万ポンドまでの国家宝くじ助成金を分配し、英国の遺産を維持し、変革するプロジェクトに資金を提供している。また、遺産の価値の主要な提唱者でもある。
チャレンジ
ヘリテージ・ファンドは困難な仕事に直面した。膨大な数の文書をSalesforceからSharePointに移行する必要があったのだ。
しかし、話を戻して、この物語を最初から始めてみよう。すべての始まりは 古い補助金管理システムから抽出した200万件の文書.次のステップは、実際に必要な文書を絞り込むことだった。保管規則を適用した結果、その数は約150万まで減少した。この時点で、これらの文書は 単一のSharePointリポジトリに保存 しかし、限られた構造と複数のメタデータの問題がある。
第一段階では、これらの書類はすべてSalesforceに移さなければならなかった。 そして適切なSalesforceオブジェクトにリンクされる。. しかし、ITチームは、ドキュメントの数とサイズがSalesforceストレージの問題を引き起こすことを知っていました。 Salesforceからそれらを取り出しても、ユーザーが期待されるSalesforceオブジェクトの中でそれらを見つけられるようにする。 または通常のSalesforce検索で。
けれども、その間に SharePointは常にターゲット・プラットフォームだったヘリテージ・ファンドが主にマイクロソフトのエコシステムを使用していることが主な理由だが、テクニカル・プロジェクト・マネージャーのティム・アイザックス氏は、もう一つの重要な理由を指摘した。将来、Salesforceから他のプラットフォームに移行する必要が生じたとしても、遺産基金は文書について心配する必要がありません。頭痛の種が一つ減りました」。
ソリューションDocument Extractor
解決策を探した結果、SalesforceとSharePointをどうにか統合する解決策を分析することになった。 Document Extractorは際立っていた を最も求めているものに近いと判断し、トライアルから始めた。
このトライアルが成功したのは、事前に設定された基準を満たしたからである。 Salesforceの経験に変更はないしかし、予想外の問題が発覚した。それにもかかわらず、予期せぬ問題が発覚した：リポジトリから特定のSalesforceレコードへのファイルの転送とリンクは、大量のファイルのために困難であった。
そのために、Connecting Softwareのカスタム開発チームが関与した。このカスタムマイグレーションが可能であることは立証されたが、諺にもあるように、悪魔は細部に宿った。ティム・アイザックスが説明するように、「概念実証には2週間かかり、残りを見つけ出すのに2ヶ月以上かかりました」。特注のマイグレーション・ソリューションであったことを考えると、これは実に効率的なソリューションであった。
この特注ソリューションが重要な役割を果たしたが、最初の問題を解決したのはやはりDocument Extractorだった。
Document Extractorの導入はオンプレミスで組織全体をカバーそして、340人のライセンスユーザー全員に対応した。
Document Extractorを選んだことで、ナショナル・ロッタリー・ヘリテージ・ファンドは多くのメリットを得た：
- ネイティブ・エクスペリエンス:Salesforceのユーザーは同じUXを使い続け、ドキュメントはFilesコンポーネントに表示されました。
- 検索性:ユーザーはSalesforce内でファイルを検索し、プレビューすることもできます。
- バージョニング:上書きすることなく、異なるバージョンのファイルを認識することができます。
- 生産性:Document Extractorは軽量で効率的なため、Salesforceのパフォーマンスに影響を与えず、ユーザーの満足度と生産性を維持します。
- 費用対効果:Document Extractorのオンプレミス配備が、より手頃なソリューションとして浮上した。
- 移住支援:膨大な数のファイルを移行する必要があり、移行プロセスを支援するConnecting Softwareの専門知識は非常に貴重でした。
- ストレージの節約:保管コストは、文書をSalesforceに保管する場合よりも大幅に低い。
- 将来への備え:この技術により、将来ツールやプラットフォームが変わっても、システムは堅牢で適応し続けることができる。
最後の言葉
ナショナル・ロッタリー・ヘリテージ・ファンド（National Lottery Heritage Fund）の Document Extractorを使った新しい文書管理方法 は、適切な専門知識と組み合わせた適切なツールの力を示している。世界中の組織が同じような課題に直面する中、このような成功事例は、効率的で費用対効果の高い、シームレスなソリューションへのロードマップを提供します。
これがあなたの組織に当てはまるかどうか疑問がある場合は、遠慮なく下記までお問い合わせください。 お問い合わせ.
サクセス・ストーリーの続きは Connecting Softwareのブログ.
著者について
記入例 アナ・ネト技術顧問、Connecting Softwareで。
「1997年からソフトウェア・エンジニアとして働いており、最近は執筆とスピーチが好きです。この記事について、あるいはDocument Extractorについて、ご質問やご意見はありますか？フィードバックをお待ちしています！"