Comment le Fonds du patrimoine de la Loterie nationale a intégré de manière transparente Salesforce et SharePoint

Client: Le Fonds du patrimoine de la Loterie nationale

Activité: Entité gouvernementale

Pays: Royaume-Uni

Demande de produit: Document Extractor

Le National Lottery Heritage Fund est le plus grand bailleur de fonds dédié au patrimoine au Royaume-Uni. Il distribue des subventions de la Loterie nationale allant de 10 000 à 10 millions de livres sterling pour financer des projets qui soutiennent et transforment le patrimoine du Royaume-Uni. Il est également l'un des principaux défenseurs de la valeur du patrimoine.

Le Fonds du patrimoine a été confronté à une tâche ardue. Il devait migrer un grand nombre de documents de Salesforce à SharePoint.

Mais revenons en arrière et reprenons l'histoire depuis le tout début. Tout a commencé avec deux millions de documents extraits d'un ancien système de gestion des subventions. L'étape suivante a consisté à affiner les documents réellement nécessaires. Ce nombre a été ramené à environ 1,5 million après l'application des règles de conservation. À ce stade, ces documents ont été stockées dans un seul référentiel SharePoint mais avec une structure limitée et de multiples problèmes de métadonnées.

Dans un premier temps, tous ces documents ont dû être transférés vers Salesforce et être liés à des objets Salesforce adéquats. Cependant, l'équipe informatique savait que le nombre et la taille des documents poseraient des problèmes en termes de stockage Salesforce. les faire sortir de Salesforce mais de manière à ce que les utilisateurs puissent toujours les trouver dans l'objet Salesforce attendu. ou par le biais d'une recherche régulière de Salesforce.

Alors que SharePoint a toujours été la plate-forme cibleBien que le Fonds du patrimoine utilise principalement l'écosystème Microsoft, Tim Isaacs, gestionnaire de projet technique, a mentionné une autre raison essentielle. Il a déclaré : "Si, à l'avenir, il était nécessaire de migrer de Salesforce vers une autre plateforme, le Fonds du patrimoine n'aurait pas à s'inquiéter des documents car ils sont tous classés et bien faits dans SharePoint. Un casse-tête en moins".

La recherche d'une solution a conduit à l'analyse de solutions intégrant d'une manière ou d'une autre le Salesforce et le SharePoint. Document Extractor se distingue comme étant celui qui se rapprochait le plus de ce qu'ils recherchaient, ils ont donc commencé par un essai.

L'essai a été couronné de succès parce qu'il répondait aux critères préalablement établis : il y aurait aucune modification de l'expérience Salesforceet les utilisateurs n'auraient pas besoin d'interagir avec elle. Néanmoins, un problème inattendu est apparu : Le transfert et l'établissement de liens entre les fichiers du référentiel et les enregistrements spécifiques de Salesforce étaient difficiles en raison du volume important de fichiers.

Pour ce faire, l'équipe de développement personnalisé Connecting Software a été impliquée. Il a été établi que cette migration personnalisée pouvait être réalisée, mais comme le dit l'adage, le diable se cache dans les détails. Comme l'explique Tim Isaacs, "la preuve de concept nous a pris deux semaines, et le reste a pris plus de deux mois". Étant donné qu'il s'agissait d'une solution de migration sur mesure, il s'agissait en fait d'une solution efficace.
Cette solution sur mesure a joué un rôle clé, mais c'est toujours le Document Extractor qui a résolu le problème initial.

Le déploiement de Document Extractor s'est fait sur site, couvrant l'ensemble de l'organisation.et s'adressait à l'ensemble des 340 utilisateurs licenciés.

Le choix de Document Extractor a offert au Fonds du patrimoine de la Loterie nationale une pléthore d'avantages :

• Expérience autochtone: Les utilisateurs de Salesforce ont continué à utiliser le même UX, avec des documents présentés dans le composant Fichiers.
• Possibilité de recherche: Les utilisateurs peuvent rechercher les fichiers dans Salesforce et même les prévisualiser.
• Versioning: Le système peut reconnaître différentes versions de fichiers sans les écraser.
• Productivité: Document Extractor est léger et efficace, n'affectant pas les performances de Salesforce et permettant aux utilisateurs d'être satisfaits et productifs.
• Coût-efficacité: Document Extractor déployé sur site est apparu comme une solution plus abordable.
• Aide à la migration: Avec un nombre massif de fichiers à transférer, l'expertise de Connecting Software dans l'aide au processus de migration a été inestimable.
• Économies de stockage: Le coût du stockage est nettement moins élevé que si les documents étaient stockés dans Salesforce.
• À l'épreuve du temps: Cette technologie garantit que même si les outils ou les plateformes changent à l'avenir, leur système reste robuste et adaptable.

La transition du Fonds du patrimoine de la Loterie nationale vers un système de gestion du patrimoine. une nouvelle façon de gérer les documents grâce à Document Extractor illustre la puissance du bon outil associé à la bonne expertise. Alors que les organisations du monde entier sont confrontées à des défis similaires, de telles réussites fournissent une feuille de route pour des solutions efficaces, rentables et transparentes.

Si vous avez des questions sur l'applicabilité de cette mesure à votre organisation, n'hésitez pas à contacter nous contacter.

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