Como o Fundo do Património da Lotaria Nacional integrou sem problemas o Salesforce e o SharePoint

Cliente: O Fundo do Património da Lotaria Nacional

Atividade: Entidade governamental

País: Reino Unido

Aplicação do produto: Document Extractor

O National Lottery Heritage Fund é o maior financiador do Reino Unido dedicado ao património. Distribui subsídios da Lotaria Nacional de £10.000 a £10 milhões para financiar projectos que sustentam e transformam o património do Reino Unido. São também grandes defensores do valor do património.

O Heritage Fund enfrentou uma tarefa difícil. Precisavam de migrar um grande número de documentos do Salesforce para o SharePoint.

Mas voltemos atrás e comecemos esta história desde o início. Tudo começou com dois milhões de documentos extraídos de um antigo sistema de gestão de subvenções. A etapa seguinte consistiu em apurar quais os documentos que eram efetivamente necessários. O número baixou para cerca de 1,5 milhões após a aplicação das regras de retenção. Nesta altura, estes documentos eram armazenados num único repositório SharePoint mas com uma estrutura limitada e vários problemas de metadados.

Numa primeira fase, todos estes documentos tiveram de ser transferidos para o Salesforce e estar ligado a objectos Salesforce adequados. No entanto, a equipa de TI sabia que o número e a dimensão dos documentos causariam problemas em termos de armazenamento Salesforce, pelo que era necessário retirá-los do Salesforce, mas de forma a que os utilizadores ainda os possam encontrar no objeto Salesforce esperado ou através de uma pesquisa Salesforce normal.

Enquanto O SharePoint foi sempre a plataforma de destinoEmbora o Salesforce seja uma plataforma de gestão de documentos, principalmente porque o Heritage Fund utiliza maioritariamente o ecossistema da Microsoft, Tim Isaacs, gestor de projectos técnicos, referiu outra razão fundamental. Segundo ele, "se, no futuro, for necessário migrar do Salesforce para outra plataforma, o Heritage Fund não terá de se preocupar com os documentos, uma vez que estes estão todos arquivados e bem feitos no SharePoint. Menos uma dor de cabeça".

A procura de uma solução levou à análise de soluções que, de alguma forma, integrassem o Salesforce com o SharePoint. Document Extractor destacou-se como a que mais se aproximava do que procuravam, pelo que começaram com um ensaio.

O ensaio foi bem sucedido porque cumpriu os critérios previamente estabelecidos: haveria nenhuma alteração à experiência Salesforcee os utilizadores não precisariam de interagir com ela. No entanto, foi detectado um problema inesperado: A transferência e a ligação de ficheiros do repositório a registos específicos do Salesforce era difícil devido ao grande volume de ficheiros.

Para tal, foi envolvida a equipa de desenvolvimento personalizado do Connecting Software. Ficou estabelecido que esta migração personalizada podia ser feita, mas, como diz o ditado, o diabo estava nos pormenores. Como explica Tim Isaacs, "a prova de conceito demorou-nos duas semanas, e depois o resto demorou mais de dois meses". Dado que se tratava de uma solução de migração personalizada, esta foi de facto uma solução eficiente.
Esta solução à medida teve um papel fundamental, mas foi ainda o Document Extractor que resolveu o problema inicial.

A implantação do Document Extractor foi feita no local, abrangendo toda a organizaçãoe atendeu a todos os 340 utilizadores licenciados.

A escolha do Document Extractor ofereceu ao Fundo do Património da Lotaria Nacional uma série de vantagens:

• Experiência nativa: Os utilizadores do Salesforce continuaram a utilizar o mesmo UX, com documentos apresentados na componente Ficheiros.
• Capacidade de pesquisa: Os utilizadores podem procurar os ficheiros no Salesforce e até pré-visualizá-los.
• Controlo de versões: O sistema pode reconhecer diferentes versões de ficheiros sem os substituir.
• Produtividade: O Document Extractor é leve e eficiente, não afectando o desempenho do Salesforce e mantendo os utilizadores satisfeitos e produtivos.
• Eficaz em termos de custo: Document Extractor implantado no local surgiu como uma solução mais económica.
• Assistência à migração: Com um grande número de ficheiros a transitar, a experiência da Connecting Software no apoio ao processo de migração foi inestimável.
• Poupança de armazenamento: O custo de armazenamento é significativamente mais baixo do que se os documentos fossem armazenados no Salesforce.
• Proteção para o futuro: Esta tecnologia garante que, mesmo que as ferramentas ou plataformas mudem no futuro, o seu sistema permanece robusto e adaptável.

A transição do Fundo do Património da Lotaria Nacional para um nova forma de gerir documentos com o Document Extractor mostra o poder da ferramenta certa combinada com a experiência certa. À medida que as organizações enfrentam desafios semelhantes a nível mundial, estas histórias de sucesso fornecem um roteiro para soluções eficientes, económicas e perfeitas.

Se tiver dúvidas sobre se isto se pode aplicar à sua organização, não hesite em contacte-nos.

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