Как Фонд наследия Национальной лотереи органично объединил Salesforce и SharePoint

Клиент: Фонд наследия Национальной лотереи

Деятельность: Государственное учреждение

Страна: Великобритания

Применение продукта: Document Extractor

Фонд наследия Национальной лотереи - крупнейший в Великобритании специализированный фонд наследия. Фонд распределяет гранты Национальной лотереи в размере от 10 000 до 10 млн фунтов стерлингов для финансирования проектов, направленных на сохранение и преобразование наследия Великобритании. Они также являются основными защитниками ценности наследия.

Перед Фондом наследия стояла сложная задача. Им нужно было перенести огромное количество документов с Salesforce на SharePoint.

Но давайте вернемся назад и начнем эту историю с самого начала. Все началось с два миллиона документов, извлеченных из старой системы управления грантами. Следующим шагом было уточнение того, какие документы действительно необходимы. После применения правил хранения их количество сократилось примерно до 1,5 миллиона. На этом этапе эти документы были хранятся в едином хранилище SharePoint но с ограниченной структурой и множеством проблем с метаданными.

На первом этапе все эти документы должны были перейти на Salesforce. и быть связанными с адекватными объектами Salesforce. Однако ИТ-команда понимала, что количество и размер документов могут вызвать проблемы с хранением Salesforce, поэтому им необходимо было вытащить их из Salesforce, но так, чтобы пользователи все еще могли найти их в ожидаемом объекте Salesforce. или через обычный поиск Salesforce.

Пока SharePoint всегда был целевой платформой.В первую очередь потому, что Фонд наследия в основном использует экосистему Microsoft, Тим Айзекс, технический менеджер проекта, отметил еще одну важную причину. Он сказал: "Если в будущем возникнет необходимость перейти с Salesforce на другую платформу, Фонду наследия не придется беспокоиться о документах, потому что все они подшиты и красиво оформлены в SharePoint. Одной головной болью меньше".

Поиск решения привел к анализу решений, которые каким-то образом объединяли Salesforce с SharePoint. Document Extractor выделялся как наиболее полно отвечающий их запросам, поэтому они начали с пробной версии.

Испытание было успешным, так как соответствовало ранее установленным критериям: было бы никаких изменений в опыте Salesforceи пользователям не нужно будет с ним взаимодействовать. Тем не менее обнаружилась неожиданная проблема: Передача и привязка файлов из хранилища к конкретным записям Salesforce была затруднена из-за большого объема файлов.

Для этого была привлечена команда разработчиков Connecting Software. Было установлено, что такой перенос можно осуществить, но, как говорится, дьявол кроется в деталях. Как объясняет Тим Айзекс: "Проверка концепции заняла у нас две недели, а на все остальное ушло более двух месяцев". Учитывая, что это было индивидуальное решение по миграции, оно оказалось очень эффективным.
Это индивидуальное решение сыграло ключевую роль, но все же именно Document Extractor решил первоначальную проблему.

Развертывание Document Extractor было локальным и охватывало всю организацию.и обслуживает всех 340 лицензированных пользователей.

Выбрав Document Extractor, Фонд наследия Национальной лотереи получил массу преимуществ:

• Родной опыт: Пользователи Salesforce продолжали использовать тот же UX, с документами, представленными в компоненте "Файлы".
• Удобство поиска: Пользователи могут искать файлы в Salesforce и даже просматривать их.
• Версионирование: Система может распознавать различные версии файлов, не перезаписывая их.
• Производительность: Document Extractor - легкий и эффективный, не влияющий на производительность Salesforce и обеспечивающий пользователям радость и продуктивность.
• Экономически эффективный: Document Extractor, развернутый в локальной сети, стал более доступным решением.
• Миграционная помощь: При огромном количестве файлов, которые необходимо было перенести, опыт Connecting Software в оказании помощи в процессе миграции был неоценим.
• Экономия на хранении: Стоимость хранения значительно ниже, чем если бы документы хранились в Salesforce.
• Защита от будущего: Эта технология гарантирует, что даже если инструменты или платформы изменятся в будущем, их система останется надежной и адаптируемой.

Переход Фонда наследия Национальной лотереи на Новый способ управления документами с помощью Document Extractor демонстрирует силу правильного инструмента в сочетании с правильным опытом. Поскольку организации по всему миру сталкиваются с аналогичными проблемами, подобные истории успеха служат путеводителем по эффективным, экономичным и беспроблемным решениям.

Если у вас есть вопросы о том, может ли это относиться к вашей организации, не стесняйтесь Свяжитесь с нами.

Чтобы узнать больше историй успеха, следите за новостями на сайте Блог Connecting Software.