Wie der National Lottery Heritage Fund Salesforce und SharePoint nahtlos integriert hat

Kunde: Der National Lottery Heritage Fund

Aktivität: Staatliche Einrichtung

Land: Vereinigtes Königreich

Produkt-Anwendung: Document Extractor

Der National Lottery Heritage Fund ist der größte Kulturerbe-Förderer des Vereinigten Königreichs. Er vergibt Zuschüsse der National Lottery zwischen 10.000 und 10 Millionen Pfund, um Projekte zu finanzieren, die das britische Kulturerbe erhalten und verändern. Sie sind auch wichtige Fürsprecher für den Wert des Kulturerbes.

Der Heritage Fund stand vor einer gewaltigen Aufgabe. Es galt, eine große Anzahl von Dokumenten von Salesforce auf SharePoint zu migrieren.

Aber lassen Sie uns zurückgehen und die Geschichte von Anfang an beginnen. Es begann alles mit zwei Millionen Dokumente, die aus einem alten System zur Verwaltung von Finanzhilfen extrahiert wurden. Der nächste Schritt bestand darin, die tatsächlich benötigten Dokumente zu präzisieren. Nach Anwendung der Aufbewahrungsvorschriften reduzierte sich die Zahl auf etwa 1,5 Millionen. Zu diesem Zeitpunkt wurden diese Dokumente in einem einzigen SharePoint-Repository gespeichert aber mit begrenzter Struktur und zahlreichen Problemen mit Metadaten.

In der ersten Phase mussten alle diese Dokumente nach Salesforce übertragen werden. und mit geeigneten Salesforce-Objekten verknüpft werden. Das IT-Team wusste jedoch, dass die Anzahl und der Umfang der Dokumente zu Problemen bei der Salesforce-Speicherung führen würde, und musste daher sie aus Salesforce herausholen, aber so, dass die Benutzer sie immer noch in dem erwarteten Salesforce-Objekt finden können oder durch eine normale Salesforce-Suche.

Während SharePoint war immer die ZielplattformTim Isaacs, technischer Projektleiter, nannte noch einen weiteren wichtigen Grund: "Der Heritage Fund nutzt hauptsächlich das Microsoft-Ökosystem. Er sagte: "Sollte in Zukunft eine Migration von Salesforce auf eine andere Plattform erforderlich sein, muss sich der Heritage Fund nicht mehr um die Dokumente kümmern, da sie alle in SharePoint abgelegt und gut bearbeitet sind. Eine Sorge weniger."

Die Suche nach einer Lösung führte zur Analyse von Lösungen, die Salesforce und SharePoint irgendwie integrieren. Document Extractor fiel auf als diejenige, die am ehesten dem entsprach, wonach sie suchten, und so begannen sie mit einem Versuch.

Der Versuch war erfolgreich, weil er die zuvor festgelegten Kriterien erfüllte: Es würden keine Änderungen an der Salesforce-Erfahrungund die Nutzer müssten nicht mit ihr interagieren. Dennoch wurde ein unerwartetes Problem aufgedeckt: Die Übertragung und Verknüpfung von Dateien aus dem Repository mit bestimmten Salesforce-Datensätzen war aufgrund der großen Menge an Dateien schwierig.

Hierfür wurde das Connecting Software-Entwicklungsteam hinzugezogen. Es wurde festgestellt, dass diese benutzerdefinierte Migration durchgeführt werden konnte, aber wie das Sprichwort sagt, steckte der Teufel im Detail. Tim Isaacs erklärt: "Für den Proof of Concept brauchten wir zwei Wochen, und die Ausarbeitung des Rests dauerte über zwei Monate". Angesichts der Tatsache, dass es sich um eine maßgeschneiderte Migrationslösung handelte, war dies tatsächlich eine effiziente Lösung.
Diese maßgeschneiderte Lösung spielte eine wichtige Rolle, aber es war immer noch Document Extractor, das das ursprüngliche Problem löste.

Die Bereitstellung von Document Extractor erfolgte vor Ort und deckte das gesamte Unternehmen ab.und für alle 340 lizenzierten Nutzer bestimmt.

Die Entscheidung für Document Extractor bot dem National Lottery Heritage Fund eine Fülle von Vorteilen:

• Einheimische Erfahrung: Die Salesforce-Benutzer nutzten weiterhin dieselbe Benutzeroberfläche, wobei die Dokumente in der Komponente Dateien präsentiert wurden.
• Durchsuchbarkeit: Die Benutzer können in Salesforce nach Dateien suchen und diese sogar in der Vorschau anzeigen.
• Versionierung: Das System kann verschiedene Dateiversionen erkennen, ohne sie zu überschreiben.
• Produktivität: Das Document Extractor ist leicht und effizient, beeinträchtigt die Leistung des Salesforce nicht und sorgt für zufriedene und produktive Benutzer.
• Kostengünstig: Document Extractor, das vor Ort eingesetzt wird, erwies sich als die günstigere Lösung.
• Hilfe bei der Migration: Angesichts der großen Anzahl von Dateien, die umgestellt werden mussten, war das Know-how von Connecting Software bei der Unterstützung des Migrationsprozesses von unschätzbarem Wert.
• Einsparungen bei der Lagerung: Die Kosten für die Speicherung sind deutlich niedriger als bei der Speicherung der Dokumente in Salesforce.
• Zukunftssicher: Diese Technologie stellt sicher, dass ihr System auch bei zukünftigen Änderungen von Werkzeugen oder Plattformen robust und anpassungsfähig bleibt.

Der Übergang des National Lottery Heritage Fund zu einem neue Art der Dokumentenverwaltung mit Document Extractor zeigt, wie leistungsfähig das richtige Werkzeug in Kombination mit dem richtigen Fachwissen ist. Da Unternehmen weltweit vor ähnlichen Herausforderungen stehen, bieten solche Erfolgsgeschichten einen Fahrplan für effiziente, kostengünstige und nahtlose Lösungen.

Wenn Sie Fragen dazu haben, ob dies auf Ihre Organisation zutreffen könnte, zögern Sie nicht, sich an kontaktieren Sie uns.

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