Salesforce-Integration mit Salesforce

SharePoint-Integration mit Salesforce - alles, was Sie im Jahr 2021 wissen müssen

Ana Neto Produkte und Lösungen 17 Kommentare

Zuletzt aktualisiert am: Januar 11, 2021

Sie haben von Unternehmen gehört, die sowohl Salesforce als auch SharePoint verwenden. Dabei haben Sie sich gefragt, ob es einen Nutzen, eine echte Synergie gibt, wenn man beide Anwendungen nutzt. Kann eine Salesforce-SharePoint-Integration Vorteile bringen oder macht sie einfach keinen Sinn? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Vorteile und Fallstricke und lassen Sie sich eine eigene Meinung bilden.

Warum sollten Sie eine Salesforce- und SharePoint-Integration in Betracht ziehen?

Tatsache ist, dass Salesforce, auch bekannt als SFDC (Salesforce Dot Com), eines der teuersten CRM-Tools ist. Was nicht heißt, dass die Kunden nicht zufrieden sind. Im Juni 2020 ernannte Gartner Salesforce zum Leader in der CRM Customer Engagement Center Magic Quadrant für das 12. Jahr in Folge. Im September 2019 gewann Salesforce den  CRM-Marktführer-Auszeichnungen 2019 auf der ganzen Linie. Kate Leggett, Principal Analyst bei Forrester Research, analysiert diese Auszeichnungen und sieht die Stärke von Salesforce in "seinem breiten End-to-End-Portfolio, das sowohl B2C- als auch B2B-Organisationen anspricht (...) und seiner Fähigkeit, eine Plattform zu liefern, die die Integration, Automatisierung, Vorhersage und Verschreibung erleichtert".

Apropos Integration: Unter den Integrationen mit Salesforce ist die Salesforce SharePoint-Integration zeichnet sich als beliebte Wahl aus. Einer der Hauptgründe dafür ist, dass es ein Geldsparer ist: Sie können bei den Speicherkosten von Salesforce eine Menge sparen. Der Standard SharePoint-Speicher ist 1 TB plus 10 GB pro erworbener Lizenz (genau Grenzen hängen von Ihrem Plan ab). Wenn das nicht ausreicht, können Sie zusätzlichen Speicher zum sehr günstigen Preis von $0,20/Monat pro GB zusätzlich kaufen. Dies ist der erste Grund, Salesforce und SharePoint zu integrieren.

Der zweite Grund ist, dass SharePoint kann viele Dateien besser speichern als Salesforce. Ja, Salesforce hat die Funktionalität, Dokumente und Notizen an Accounts anzuhängen - als Option. Aber wenn Sie das tun, können sich all die Rechnungen, Verträge, Arbeitsnachweise und andere ähnliche Dokumente wirklich stapeln. Am Ende stehlen sie wertvolle Arbeitskapazität und lassen Salesforce langsamer laufen.

Das Verschieben der Dateien in ein Dokumentenmanagementsystem ist eine intelligentere Option. Ein System, das für die Dokumentenverwaltung konzipiert ist und Ihnen mehr Funktionen bietet, wie z. B.:

  • können Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen an Dokumenten arbeiten,
  • können Sie die komplette Versionshistorie einsehen,
  • können Sie Dateien für externe Benutzer freigeben.

Was sind die Fallstricke der Salesforce-Integration in SharePoint?

Wenn Sie versuchen, Salesforce mit SharePoint zu integrieren, indem Sie nur die Tools verwenden, die Sie mit Salesforce erhalten, verwenden Sie normalerweise Dateien verbinden von Salesforce (auch bekannt als SFDC Files Connect).

Als erstes ist zu beachten, dass dies nur die Verbindung mit SharePoint Online ermöglicht. Früher funktionierte es für die lokalen Versionen von SharePoint 2013 / 2010, aber die aktuellste Dokumentation erwähnt nichts davon mehr, einschließlich der Lizenzierungsoptionen (die kostenpflichtige Lizenz "Files Connect für lokale externe Datenquellen" scheint nicht mehr verfügbar zu sein).

Beachten Sie dann, dass Benutzer mit dieser Integration auf SharePoint files via, die Registerkarte "Dateien" und den Feed, and search für them the zugreifen und freigeben können, so wie sie ihre Salesforce-Inhalte durchsuchen. Die Datei muss jedoch zu Beginn bereits in SharePoint vorhanden sein. Das mag für Benutzer nicht sehr intuitiv sein, insbesondere wenn sie bereits mit Salesforce, aber nicht so sehr mit SharePoint vertraut sind.

Als nächstes möchten Sie vielleicht keine Finanz- und Kundendateien in der Cloud speichern. Wenn Sie versuchen, Datenschutzbestimmungen wie GDPR einzuhalten, müssen Sie diese Art von Dokumenten möglicherweise vor Ort speichern.

Und dann ist da noch das Problem, die Files Connect-Integration zum Laufen zu bringen. Nur für den Anfang müssen Sie sich durch die 137 Seiten der offiziellen Dokumentation arbeiten (Links am Ende dieses Abschnitts), die größtenteils veraltet ist... sie wurde geschrieben, als Files Connect im Jahr 2015 eingeführt wurde, und die Updates dazu waren spärlich (die meisten wurden zuletzt 2016 aktualisiert). Da SharePoint online im Jahr 2018 erheblich überarbeitet wurde, sind einige Begriffe nicht mehr dieselben und einige Aktionen müssen in einer anderen Reihenfolge ausgeführt werden.

Viele Benutzer folgen den Integrationsanweisungen, nur um mit einem hässlichen Fehler zu enden, wie z. B.:

  • "Can't access external source - External data source is unavailable because of an error"
  • "Sie sind nicht berechtigt, diesen Vorgang durchzuführen"
  • "Beim Zugriff auf Files Connect ist ein unbekannter Fehler aufgetreten". 

Es kann wirklich nicht viel schlimmer werden, als beim Versuch, ein Integrationsprojekt durchzuführen, auf einen unbekannten Fehler zu stoßen. Wenn Sie dies sehen, wissen Sie, dass es an der Zeit ist, nach einer Alternative zu suchen.

Salesforce-Dokumentation zu Files Connect:
Dateien verbinden Setup-Anleitung | Files Connect Benutzerhandbuch | Implementierungsleitfaden für Salesforce Files Connect

Gibt es eine bessere Möglichkeit zur Integration von Salesforce in SharePoint?

Die Alternative zu Files Connect ist die Verwendung eines Integrationstools eines Drittanbieters. Es gibt eine Vielzahl von Salesforce-Integrationstools im Salesforce-Ökosystem.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ ist ein solches Integrationswerkzeug, in dem Fall um eine SharePoint Salesforce-Integration zu machen. Es überträgt automatisch in Salesforce gespeicherte Dokumente an SharePoint und ersetzt die Originaldokumente durch Links die auf sie bei SharePoint zeigen.

Document Extractor gebaut für Salesforce Plattform Video

Die Grundidee ist, dass die Benutzer die Dateien weiterhin dort erreichen, wo sie sie ursprünglich gespeichert haben - in Salesforce unter den jeweiligen Accounts.

Im Hintergrund, Document Extractor erkennt die Dateien automatisch, verschiebt sie in die entsprechenden Bibliotheken in SharePoint und hinterlässt einen Link in Salesforce an dessen Stelle.

Der Benutzer sieht einen Link an genau dem Ort, an dem er die Datei in Salesforce erwartet, für ihn ist es also dasselbe - die Benutzererfahrung ändert sich nicht.

Das Dokument wird durch einen Link in Salesforce ersetzt, der auf das Dokument in SharePoint verweist

Document Extractor überträgt auch die Informationen über den Ersteller, Herausgeber und Eigentümer von Salesforce-Dokumenten an SharePoint, um die Verfolgung der Dokumente zu erleichtern. Der Name und die Erweiterung der Originaldateien werden ebenfalls übertragen, so dass Benutzer in Salesforce weiterhin nach diesen Dateien sowohl nach Namen als auch nach Erweiterung suchen können. Der Versionsverlauf wird ebenfalls beibehalten.

Der Versionsverlauf des Dokuments wird in Salesforce intakt gehalten, sodass Sie auf jede Version des Dokuments zugreifen können.

Wenn der Service außerdem zwei Dokumente mit demselben Namen am selben Ort in Salesforce findet, erstellt er zwei Dokumente auf SharePoint und fügt ein Suffix hinzu, mit dem beide Dateien auf SharePoint existieren können.

Immer wenn Sie ein Dokument zu einem neuen Objekt in Salesforce hinzufügen, erstellt Document Extractor automatisch den richtigen Ordner, um es auf SharePoint zu speichern. Dies funktioniert für ein Standardobjekt wie einen Account, Kontakt, Lead oder eine Opportunity oder ein benutzerdefiniertes Objekt. Darüber hinaus behält Document Extractor dieselbe Struktur und alle Dokumente, die mit diesem neuen Objekt zusammenhängen.

Im Jahr 2020 werden mehrere Document Extractor wurden neue Funktionen hinzugefügt. Die Liste der neuen Funktionen ist sehr lang, aber ich würde hervorheben:

  • Vollständige Synchronisierung mit SharePoint - auch wenn Benutzer Dateien direkt auf SharePoint hochladen oder wenn Sie Dateien in SharePoint verschieben, umbenennen und löschen
  • Dokumente von SharePoint erhalten, ohne dass die Benutzer eine SharePoint Lizenz benötigen
  • Dateivorschau in Salesforce für alle von SharePoint unterstützten Dateitypen.

Diese neuen Funktionen wurden hinzugefügt, um das Feedback der wachsenden Zahl von Document Extractor-Kunden zu berücksichtigen. Sie können eine Überprüfung von Document Extractor von einem dieser Kunden - "Mit Document Extractor ist der Prozess für meine Endanwender nahtlos. Sie wissen nicht einmal, dass es da ist, was wir auch wollten", Andrea Getty - Dorman Products Inc.  

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Document Extractor Ihnen viele Vorteile bringt, voll automatisiert ist und hilft, die Lagerkosten drastisch zu senken.

Was ist, wenn ich meine Dokumente bereits in SharePoint habe und in Salesforce eine Verknüpfung zu ihnen herstellen möchte?

Wenn Sie bereits SharePoint-Benutzer sind und sich alle Ihre Dateien in SharePoint befinden, möchten Sie natürlich, dass Ihre Salesforce-Objekte zu Beginn der Verwendung von Salesforce über Verknüpfungen zu diesen vorhandenen Dokumenten verfügen.

Wenn Sie eine dem Dateinamen oder der Ordnerstruktur zugrunde liegende Regel haben, können Sie unsereConnect Bridge integration plattform um URLs in Salesforce zu erstellen, die auf diese Dokumente in SharePoint verweisen. Diese URLs könnten unter allen Standardobjekten und auch unter benutzerdefinierten Objekten in Salesforce erstellt werden.

Was kann ich noch in Salesforce integrieren?

Sie können eigentlich jede Art von bestehendem Datensatz mit Salesforce auf ähnliche Weise integrieren. Sie können eine Verbindung zu Salesforce von jedem lokalen Datenbankmanagementsystem (DBMS) wie ORACLE, SAP HANA, MySQL, MariaDB oder Microsoft SQL Server herstellen. Sie holen die Daten aus Salesforce und stellen sie in die lokale Datenbank ein oder holen Daten aus der Datenbank und stellen sie in Salesforce ein.

Das bedeutet, dass Sie alle Arten von flexiblen Lösungen erstellen und perfekt an Ihre Datenintegrationsanforderungen anpassen können, da Sie sich mit jeder Art von Datenbank verbinden können, die bereits existiert. Das ist eine großartige Möglichkeit, das Maximum aus einer Salesforce-Integration herauszuholen.

Dies geschieht mit dem Datenbank zu Salesforce Sync Lösung. Diese Lösung basiert auf dem Integrationsplattform Connect Bridge. Viel mehr Flexibilität, ohne die üblichen Schwierigkeiten und Probleme einer kundenspezifischen Lösung.

Zum Mitnehmen

Document Extractor ist das vertrauenswürdige Salesforce-Integrationstool für Drittanbieter, das besser mit SharePoint und der Integration von Salesforce umgehen kann.

Kostengünstigere Lagerung, GDPR-konform, höhere Benutzerfreundlichkeit

Dieses Tool ist verfügbar in AppExchange. Sie können die Produktbeschreibung und die Funktionen studieren, es kostenlos ausprobieren oder die SaaS-Version kaufen.

Eine weitere Option für den SaaS-Einsatz ist die Bestellung des Produkts auf der Website von Connecting Software. Eine weitere Option für den Fall, dass Sie eine größere Organisation betreiben und die volle Kontrolle über das Produkt bevorzugen, ist die selbst gehostete Version. Gehen Sie für eine Kostenlose SaaS-Testversion oder ein selbst veranstaltete kostenlose Testversion heute!

Zuletzt aktualisiert am: Januar 11, 2021

Testen Sie Document Extractor kostenlos:

Mehr zu Document Extractor Built for Salesforce Platform

Wenn Sie sich für die Salesforce SharePoint-Integration interessieren, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Artikel und Fallstudien.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit sind, die Salesforce Exchange-Verbindungen mit mehreren beteiligten Exchange-Servern, prüfen Sie CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Technische Beraterin, Autorin

Ana Neto
Technischer Berater bei Connecting Software

Autor:

Ich bin seit 1997 als Software-Ingenieur tätig, mit einer neueren Liebe zum Schreiben und öffentlichen Reden.  Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zu diesem Beitrag oder zu Connect Bridge? Ich würde mich über Ihr Feedback freuen!

 ana@connecting-software.com

Anmerkungen 17

  1. Hallo Cesar, ja, wir unterstützen benutzerdefinierte Objekte. Am besten nehmen Sie Kontakt mit uns auf, dann können wir Ihnen alles zeigen und beantworten.
    Beste
    Thomas

  2. Wir haben Tausende von Dokumenten in Sharepoint in einer aufwendigen (traditionellen Unterordner-) Struktur, keine in Salesforce. Wäre es möglich, Links von Sf-Einträgen zu den entsprechenden Sharepoint-"Ordnern" mit allen darin bereits vorhandenen Dokumenten zu erhalten?
    Wie?

  3. Post
    Autor

    Hallo, Mark,

    Was wir mit Document Extractor machen, ist mehr oder weniger das Gegenteil von dem, was Sie brauchen: Wir bringen die Dokumente von SF zu SharePoint. Für Ihre Bedürfnisse ist unsere Connect Bridge-Plattform meiner Meinung nach am besten geeignet. Mit dieser Plattform haben wir Document Extractor entwickelt, so dass Sie ganz einfach Ihre eigene benutzerdefinierte Software erstellen können, die Ihren Anforderungen entspricht. Wir werden uns über die von Ihnen angegebene E-Mail mit Ihnen in Verbindung setzen, um diese Option mit Ihnen zu prüfen.

    Ana Neto

  4. Hallo,
    Alle unsere Dateien werden heute in Sharepoint hochgeladen. Wir möchten, dass die Benutzer in der Lage sind, Sharepoint über benutzerdefinierte Objektdatensätze von Salesforce zu durchsuchen und mit Datensätzen zu verknüpfen. Auch wenn ein Benutzer neue Dateien hochlädt, sollten diese in Sharepoint hochgeladen werden. Bietet Ihre Lösung beide Möglichkeiten?

  5. Post
    Autor

    Natürlich überträgt unsere Lösung Dateien von Salesforce zu SharePoint, sobald sie in Salesforce hochgeladen wurden. Die Lösung ersetzt dann die Originaldateien in Salesforce durch URLs.

    Benutzer können weiterhin in Salesforce nach diesen Dateien suchen, da wir die Dokumentnamen und -erweiterungen in Salesforce pflegen.

    Zunächst, wenn alle Ihre Dateien in SharePoint sind, dann könnten wir unsere Connect Bridge Plattform zum Erstellen von URLs in Salesforce, die auf diese Dokumente in SharePoint verweisen. Diese URLs könnten unter allen Standard- und/oder benutzerdefinierten Objekten in Salesforce erstellt werden.

  6. Hallo,

    Es sieht so aus, als würde dieses Paket einiges von dem tun, was wir wollten. Wir wünschen uns aber auch eine Integration, bei der beim Anlegen eines neuen benutzerdefinierten Objekts (d. h. einer Opportunity) in Salesforce ein Ordner in Sharepoint erstellt wird, in dem alle Dokumente zu dieser Opportunity gespeichert werden. Wenn die Opportunity dann gewonnen ist, erstellt unser Salesforce-System ein Projekt. Wir möchten dann, dass alle Projektdokumente auch wieder in diesem einen Opportunity-Ordner gespeichert werden. Ist dies leicht möglich? Danke

  7. Post
    Autor

    Ja, wenn Sie ein neues Objekt hinzufügen, fügt das Produkt automatisch einen neuen Ordner auf SharePoint hinzu. Außerdem behält es die gleiche Struktur und alle Dokumente, die mit diesem neuen Objekt zusammenhängen.

  8. Demo für die Integration von Salesforce und SharePoint mithilfe von Document Extractor anfordern

  9. Post
    Autor

    Es wird uns eine Freude sein! Unser Verkaufsteam wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.

  10. Hallo ,

    Wir möchten am Ende jeder Woche einen Bericht von Salesforce org auf den Freigabepunkt hochladen, ist dies über diese App möglich?

    Bhawna singh

  11. Post
    Autor

    Nehmen wir an, der Bericht befindet sich unter einem Konto. Der Bericht würde auf SharePoint hochgeladen, wenn Sie ihn zum ersten Mal in Salesforce ablegen, und er würde unter dem Ordner für diesen Account abgelegt. Jedes Mal, wenn Sie mit diesem ersten Bericht arbeiten würden, würden Sie tatsächlich mit dem SharePoint-Dokument arbeiten. Auf der Salesforce-Seite hätten Sie einen Link zu diesem Dokument. Der Zugriff darauf von SharePoint oder Salesforce aus hätte also denselben Effekt.

    Wenn Sie eine Woche später einen neuen Bericht unter diesem Konto erstellen, würde das Gleiche wieder geschehen.

  12. Hallo,

    Wir haben eine Salesforce-Anwendung mit Apex- und Lightning-Komponenten zum Hochladen vieler Dokumente erstellt und diese Dokumente an die richtigen Datensätze eines benutzerdefinierten Objekts angehängt.

    Können wir Document Extractor verwenden, um diese Dokumente auf SharePoint zu verschieben? Kann der Prozess von Document Extractor mit unserem Antrag kollidieren?

  13. Post
    Autor

    Solange es sich bei Ihren Dokumenten um Salesforce-Standarddateien (Inhaltsdokument) oder Anhänge handelt, können sie mit Document Extractor in SharePoint verschoben werden. Es gibt kein Problem mit Dateien, die an benutzerdefinierte Objekte angehängt sind. Ich empfehle, einen Versuch zu unternehmen und es selbst auszuprobieren.

  14. Wir haben 3 verschiedene Ordnerstrukturen für verschiedene Arten von Opportunities in Salesforce. Wie handhabt Document Extractor dies? Vielen Dank!

  15. Post
    Autor

    Document Extractor verwendet standardmäßig seine eigene Ordnerstruktur, die auf den Namen und der Hierarchie der Salesforce-Objekte basiert. Es ist möglich, den Ordner für Datensätze mithilfe von benutzerdefinierten Feldern in Salesforce anzupassen. Wenn Sie also ausdrücken können, wo die Dateien als Salesforce-Formel abgelegt werden sollen, können wir dies unterstützen.

    Wir werden uns bald mit Ihnen in Verbindung setzen, damit Sie selbst sehen können, wie das alles funktioniert.

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