SharePoint Integration with Salesforce

SharePoint Integration with Salesforce – All You Need to Know Heading Into 2022

Ana Neto Produkte und Lösungen 18 Kommentare

Last updated on: November 8, 2021

You heard about companies that use both SharePoint and Salesforce. It made you question if there is any real synergy in using both applications. Can there be advantages to a Salesforce SharePoint integration, or is it simply not worth it?

In this article, we will consider the benefits and pitfalls of this integration so that you can decide if it makes sense in your scenario.

Benefits – Why should you go for a Salesforce and SharePoint integration?

It is widely known that Salesforce, also known as SFDC (Salesforce Dot Com), is one of the most expensive CRM tools. In 2021, and for the 13th time in a row, Gartner named Salesforce a Leader in the CRM Customer Engagement Center Magic Quadrant.

In August 2021, Salesforce made it to the top 5 on all relevant categories of the 2021 CRM Industry Leader Awards (best enterprise CRM software and solutions, best CRM for midsize and small businesses, best business intelligence and analytics, and best customer data platforms).

Why is Salesforce so successful? In the words of Kate Leggett, principal analyst at Forrester Research, Salesforce’s strength lies in “its broad end-to-end portfolio that caters to both B2C and B2B organizations (…) and its ability to deliver a platform that eases integration, automation, prediction, and prescription”.

Let’s focus on the integration aspect. Through Salesforce AppExchange, the cloud marketplace for anything Salesforce-related, you can get all kinds of solutions that integrate with Salesforce and expand its power.  Out of all these integrations with Salesforce, the Salesforce SharePoint-Integration zeichnet sich als beliebte Wahl aus.

One of the main reasons for that is that it is a money saver: you can save a lot in Salesforce’s storage costs. The amount of Salesforce storage that is included in your plan is 10 GB (File storage) + 10 GB (Data storage) with some additional storage depending on the number of users (check Salesforce.com for the precise Salesforce storage limits applicable to you and the way these storage limits are enforced).

For example, a Professional Edition org with 20 users receives 10.4 GB of data storage + 22.9 GB of file storage. For storing files and attachments, only the file storage is relevant, so we will focus on the 22.9 GB.

The standard SharePoint is 1 TB plus 10 GB per license purchased (exact Grenzen hängen von Ihrem Plan ab). This means that for that case, the included storage is over 40 times larger (!) with a total of 1224 GB in SharePoint against the 22.9 GB in Salesforce. If that is not enough, you can buy extra SharePoint storage for $0.20/month for each extra GB. This is the first reason to integrate Salesforce with SharePoint – saving on storage costs.

Der zweite Grund ist, dass SharePoint is better at storing many files than Salesforce. Yes, you can have Salesforce documents and notes attached to accounts, contacts, and almost anything really. But if you use that option all the time, those Salesforce documents - invoices, receipts, statements of work, contracts, and others - will start to pile up. They end up stealing valuable operating capacity, and degrading Salesforce performance. Keep in mind that Salesforce is not a document management system.

Moving the files to a document management system is a smarter option. A document management system will provide you with relevant features, such as:

  • you can collaborate on documents with other team members,
  • you can see the document’s version history,
  • können Sie Dateien für externe Benutzer freigeben.

Pitfalls - What should I look out for when doing a Salesforce integration with SharePoint?

If you try to integrate Salesforce with SharePoint using the tools you get with Salesforce, you will do it with Salesforce’s Files Connect (some online references will mention it as SFDC Files Connect – it is the same thing).

There are a few things you need to know if you go down that road. The first thing is that this will only work with SharePoint Online. It used to work for SharePoint 2013 / 2010 on-premises versions, but the most current documentation no longer mentions any of this, including the licensing options (the paid license “Files Connect for on-premises external data sources” no longer seems to be available).

Beachten Sie dann, dass Benutzer mit dieser Integration auf SharePoint files via, die Registerkarte "Dateien" und den Feed, and search für them the zugreifen und freigeben können, so wie sie ihre Salesforce-Inhalte durchsuchen. Die Datei muss jedoch zu Beginn bereits in SharePoint vorhanden sein. Das mag für Benutzer nicht sehr intuitiv sein, insbesondere wenn sie bereits mit Salesforce, aber nicht so sehr mit SharePoint vertraut sind.

Next, you may not want to store financial and client-related files in the cloud. If you try to comply with data protection regulations like GDPR, you can’t do it like this. To guarantee that you know where your data is stored and who has access to it, you should store documents with personal information on-premises.

And then there is the problem of getting the Files Connect integration to work. Just for starters, you have to work your way through the 137 pages of the official documentation (links at the end of this section), which is mostly outdated… it was written when Files Connect was launched back in 2015 and the updates to it have been scarce (most of them were last updated in 2016). As SharePoint online was significantly overhauled in 2018, some terms are not the same and some actions need to be performed differently.

Viele Benutzer folgen den Integrationsanweisungen, nur um mit einem hässlichen Fehler zu enden, wie z. B.:

  • "Can't access external source - External data source is unavailable because of an error"
  • "Sie sind nicht berechtigt, diesen Vorgang durchzuführen"
  • "Beim Zugriff auf Files Connect ist ein unbekannter Fehler aufgetreten".

Argh! It can’t really get much worse than running into an unknown error like that. When you see this kind of thing, you know it is time to look for an alternative.

Learning to integrate Salesforce and SharePoint using Files Connect (Salesforce Documentation)

  1. Installationsanleitung für die Dateiverbindung 
  2. Dateien verbinden Benutzerhandbuch
  3. Implementierungsleitfaden für Salesforce Files Connect

Alternatives - Is there a better way to integrate Salesforce with SharePoint?

The alternative to Files Connect is to use a third-party integration tool. There are plenty of Salesforce integration tools in the Salesforce ecosystem.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ is such an integration tool, and it is the #1 option for a SharePoint Salesforce integration. You can find it on AppExchange and on Connecting Software's Website.

Document Extractor automatically transfers Salesforce documents to SharePoint and replaces the original documents with links pointing to them at SharePoint. You can also look at it as a compliance & migration tool, because moving the files in this way can help you in meeting GDPR and other regulations requirements.

Document Extractor gebaut für Salesforce Plattform Video

The general idea is that the end-users still access the files where they originally saved them – in Salesforce under the respective accounts, lead, or any kind of object.

Im Hintergrund, Document Extractor automatically detects the files, moves them to the corresponding libraries in SharePoint and leaves links in Salesforce in their place.

The user sees a link in the exact same location he expected the file to be in Salesforce, so for them it is the same – the user experience doesn’t change.

Das Dokument wird durch einen Link in Salesforce ersetzt, der auf das Dokument in SharePoint verweist

Document Extractor also transfers the information about the Salesforce document creator, editor, and owner to SharePoint for easier tracking of the documents. The name and extension of the original files are also transferred, so users can still search for those files by both name and extension in Salesforce. The version history is also kept.

Der Versionsverlauf des Dokuments wird in Salesforce intakt gehalten, sodass Sie auf jede Version des Dokuments zugreifen können.

Wenn der Service außerdem zwei Dokumente mit demselben Namen am selben Ort in Salesforce findet, erstellt er zwei Dokumente auf SharePoint und fügt ein Suffix hinzu, mit dem beide Dateien auf SharePoint existieren können.

Immer wenn Sie ein Dokument zu einem neuen Objekt in Salesforce hinzufügen, erstellt Document Extractor automatisch den richtigen Ordner, um es auf SharePoint zu speichern. Dies funktioniert für ein Standardobjekt wie einen Account, Kontakt, Lead oder eine Opportunity oder ein benutzerdefiniertes Objekt. Darüber hinaus behält Document Extractor dieselbe Struktur und alle Dokumente, die mit diesem neuen Objekt zusammenhängen.

Several new features were recently added to Document Extractor. Out of the long list of new features but here is my top 5:

  1. Vollständige Synchronisierung mit SharePoint – even when users directly upload files to SharePoint, or when they do file moves, deletes, and renames in SharePoint
  2. Better Filenames = Easier Search - renames of files in Salesforce are also synchronized to SharePoint and you can now customize the filename in SharePoint using a Salesforce custom field
  3. Save on SharePoint licenses – Get documents from SharePoint without the need for users to have SharePoint license
  4. Datei-Vorschauen (beta) – See the preview in Salesforce for all file types supported by SharePoint
  1. Blockchain Sealing Integration Available – you can put an end to tiring and repetitive paperwork verifications and get the highest security possible by integrating with CB Blockchain-Siegel für SharePoint

We added these new features to accommodate the feedback we got from the growing customer base of Document Extractor. Interested in knowing what our customers say of Document Extractor?

You can read a Überprüfung von Document Extractor by one of our private sector customers

“With Document Extractor, the process is seamless to my end users. They don’t even know it is there, which is what we wanted”
Andrea Getty – Dorman Products Inc.

You can also read the review by one our public sector customers, whose consultant company was happy to find Document Extractor in Salesforce AppExchange so that they could fix a complex situation in  an easy way

"Als wir das Document Extractor zum ersten Mal fanden, dachten wir, wenn es das tut, was auf der Verpackung steht, würde es alle unsere Anforderungen erfüllen. Und das tat es: nur eine Grundkonfiguration, und es funktionierte auf Anhieb!"
Chris Lynch - Director of Chris Lynch IT Consulting

Was ist, wenn ich meine Dokumente bereits in SharePoint habe und in Salesforce eine Verknüpfung zu ihnen herstellen möchte?

If you are already using Microsoft SharePoint and all your files are in SharePoint, before you start with Salesforce, you naturally would like your Salesforce objects to have links to those existing documents.

If you have an underlying rule in the filename or the folder structure, you can use ourConnect Bridge integration plattform to create URLs in Salesforce that then point to those documents in SharePoint. The result would look identical to what you see in a normal Document Extractor installation: links in Salesforce to documents in SharePoint. It is important to note that the URLs I mentioned could be created under any of the standard objects and also under custom objects in Salesforce.

Was kann ich noch in Salesforce integrieren?

You can actually integrate any type of dataset with Salesforce in a similar way, using the CB On-prem Database to Salesforce Sync Lösung. Diese Lösung basiert auf dem Integrationsplattform Connect Bridge mentioned above and can be used as a SQL Server - Salesforce connector.

In reality, this integration platform is quite flexible and can do more than connect Microsoft SQL Server to Salesforce. You can also connect any local database management system (DBMS) such as Oracle, SAP HANA, MariaDBoder MySQL to Salesforce.

You can get the data from Salesforce to SQL Server or another local database or do it the other way round: get data from the database and put it into Salesforce.

This means you can create all kinds of flexible migration or synchronization solutions, as you can connect to any existing database. It is a great way of maximizing what you can take out of a Salesforce integration, as you can get a perfect fit for your data integration needs without any of the normal hassle and problems of a custom solution.

3 Simple Steps to Get Started

Ready to start moving your Salesforce documents to SharePoint? Here are the necessary steps:

Step 1 – Check requirements

You should first check if the SharePoint and Salesforce versions you would be using are in the list of the supported versions of Document Extractor: • Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 and Online (Office 365) • Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com, and Developer – both Lightning Experience and Classic

Step 2 – Download Document Extractor

We will start by downloading the SaaS version as a kostenloser Test. You can also get it from Salesforces’ AppExchange and there is also a self-hosted version available.

As mentioned, the trial is free, but you do have to follow a normal shopping cart procedure and place an order at the cost of $0.00. Once you do that, you’ll receive instructions via email.

Step 3 – Install on Your Sandbox

Once you get the instructions email, you need to click Complete Your Registration.

From there, installation will start. We always recommend that you start by installing Document Extractor on your sandbox, and then you can move it to production. You should therefore use Test/Sandbox on the Instanz field rather than Produktion for now.

When you choose Test/Sandbox, you’ll need to type your sandbox service username. This is simply a dedicated system administrator. This user should have elevated access rights to allow modifications of the system. Please also make sure this account is not used to access your Salesforce by anyone else. You’ll need the service user password and the security token so that you can test the connection.

If you want to see how the configuration is done in further detail, check out this tutorial installation video

Document Extractor uses the help of a managed package with a set of Apex classes and triggers to stub your documents from Salesforce to SharePoint. Once installed, you’ll see the package listed in the list of the installed packages.

Next, you’ll need to provide your SharePoint settings. You need to have a user with enough permissions to read and write documents to the document library where documents will be stored.

Document Extractor uses “Push notifications”, which means that the service detects new documents uploaded to Salesforce. The service also uses “Full Scan Polling” as a backup mechanism to ensure that all files were stubbed. We recommended you increase the interval of the “Full Scan Polling” to optimize your API calls consumption.

Zum Mitnehmen

Document Extractor is the trustworthy Salesforce third-party integration tool that can better handle SharePoint and Salesforce’s integration.

Document Extractor - Günstigerer Speicher, GDPR-konform, höhere Benutzerfreundlichkeit

This tool is available in Salesforce AppExchange. You can read through the product description and features, try it for free or buy the SaaS version.

If you are going for SaaS deployment, another option is ordering the product directly from the Connecting software’s website. Yet another option is the self-hosted version, which is a favorite with larger organizations that prefer to be in full control of the product.

Testen Sie Document Extractor kostenlos:

Article last updated on October 12, 2021

More on Document Extractor Built for Salesforce Platform

Wenn Sie sich für die Salesforce SharePoint-Integration interessieren, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Artikel und Fallstudien.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit sind, die Salesforce Exchange-Verbindungen mit mehreren beteiligten Exchange-Servern, prüfen Sie CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Technische Beraterin, Autorin

Ana Neto
Technischer Berater bei Connecting Software

Autor:

Ich bin seit 1997 als Software-Ingenieur tätig, mit einer neueren Liebe zum Schreiben und öffentlichen Reden.  Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zu diesem Beitrag oder zu Connect Bridge? Ich würde mich über Ihr Feedback freuen!

 ana@connecting-software.com

Anmerkungen 18

  1. Hallo Cesar, ja, wir unterstützen benutzerdefinierte Objekte. Am besten nehmen Sie Kontakt mit uns auf, dann können wir Ihnen alles zeigen und beantworten.
    Beste
    Thomas

  2. Wir haben Tausende von Dokumenten in Sharepoint in einer aufwendigen (traditionellen Unterordner-) Struktur, keine in Salesforce. Wäre es möglich, Links von Sf-Einträgen zu den entsprechenden Sharepoint-"Ordnern" mit allen darin bereits vorhandenen Dokumenten zu erhalten?
    Wie?

  3. Post
    Autor

    Hallo, Mark,

    Was wir mit Document Extractor machen, ist mehr oder weniger das Gegenteil von dem, was Sie brauchen: Wir bringen die Dokumente von SF zu SharePoint. Für Ihre Bedürfnisse ist unsere Connect Bridge-Plattform meiner Meinung nach am besten geeignet. Mit dieser Plattform haben wir Document Extractor entwickelt, so dass Sie ganz einfach Ihre eigene benutzerdefinierte Software erstellen können, die Ihren Anforderungen entspricht. Wir werden uns über die von Ihnen angegebene E-Mail mit Ihnen in Verbindung setzen, um diese Option mit Ihnen zu prüfen.

    Ana Neto

  4. Hallo,
    Alle unsere Dateien werden heute in Sharepoint hochgeladen. Wir möchten, dass die Benutzer in der Lage sind, Sharepoint über benutzerdefinierte Objektdatensätze von Salesforce zu durchsuchen und mit Datensätzen zu verknüpfen. Auch wenn ein Benutzer neue Dateien hochlädt, sollten diese in Sharepoint hochgeladen werden. Bietet Ihre Lösung beide Möglichkeiten?

  5. Post
    Autor

    Natürlich überträgt unsere Lösung Dateien von Salesforce zu SharePoint, sobald sie in Salesforce hochgeladen wurden. Die Lösung ersetzt dann die Originaldateien in Salesforce durch URLs.

    Benutzer können weiterhin in Salesforce nach diesen Dateien suchen, da wir die Dokumentnamen und -erweiterungen in Salesforce pflegen.

    Zunächst, wenn alle Ihre Dateien in SharePoint sind, dann könnten wir unsere Connect Bridge Plattform zum Erstellen von URLs in Salesforce, die auf diese Dokumente in SharePoint verweisen. Diese URLs könnten unter allen Standard- und/oder benutzerdefinierten Objekten in Salesforce erstellt werden.

  6. Hallo,

    Es sieht so aus, als würde dieses Paket einiges von dem tun, was wir wollten. Wir wünschen uns aber auch eine Integration, bei der beim Anlegen eines neuen benutzerdefinierten Objekts (d. h. einer Opportunity) in Salesforce ein Ordner in Sharepoint erstellt wird, in dem alle Dokumente zu dieser Opportunity gespeichert werden. Wenn die Opportunity dann gewonnen ist, erstellt unser Salesforce-System ein Projekt. Wir möchten dann, dass alle Projektdokumente auch wieder in diesem einen Opportunity-Ordner gespeichert werden. Ist dies leicht möglich? Danke

  7. Post
    Autor

    Ja, wenn Sie ein neues Objekt hinzufügen, fügt das Produkt automatisch einen neuen Ordner auf SharePoint hinzu. Außerdem behält es die gleiche Struktur und alle Dokumente, die mit diesem neuen Objekt zusammenhängen.

  8. Demo für die Integration von Salesforce und SharePoint mithilfe von Document Extractor anfordern

  9. Post
    Autor

    Es wird uns eine Freude sein! Unser Verkaufsteam wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.

  10. Hallo ,

    Wir möchten am Ende jeder Woche einen Bericht von Salesforce org auf den Freigabepunkt hochladen, ist dies über diese App möglich?

    Bhawna singh

  11. Post
    Autor

    Nehmen wir an, der Bericht befindet sich unter einem Konto. Der Bericht würde auf SharePoint hochgeladen, wenn Sie ihn zum ersten Mal in Salesforce ablegen, und er würde unter dem Ordner für diesen Account abgelegt. Jedes Mal, wenn Sie mit diesem ersten Bericht arbeiten würden, würden Sie tatsächlich mit dem SharePoint-Dokument arbeiten. Auf der Salesforce-Seite hätten Sie einen Link zu diesem Dokument. Der Zugriff darauf von SharePoint oder Salesforce aus hätte also denselben Effekt.

    Wenn Sie eine Woche später einen neuen Bericht unter diesem Konto erstellen, würde das Gleiche wieder geschehen.

  12. Hallo,

    Wir haben eine Salesforce-Anwendung mit Apex- und Lightning-Komponenten zum Hochladen vieler Dokumente erstellt und diese Dokumente an die richtigen Datensätze eines benutzerdefinierten Objekts angehängt.

    Können wir Document Extractor verwenden, um diese Dokumente auf SharePoint zu verschieben? Kann der Prozess von Document Extractor mit unserem Antrag kollidieren?

  13. Post
    Autor

    Solange es sich bei Ihren Dokumenten um Salesforce-Standarddateien (Inhaltsdokument) oder Anhänge handelt, können sie mit Document Extractor in SharePoint verschoben werden. Es gibt kein Problem mit Dateien, die an benutzerdefinierte Objekte angehängt sind. Ich empfehle, einen Versuch zu unternehmen und es selbst auszuprobieren.

  14. Wir haben 3 verschiedene Ordnerstrukturen für verschiedene Arten von Opportunities in Salesforce. Wie handhabt Document Extractor dies? Vielen Dank!

  15. Post
    Autor

    Document Extractor verwendet standardmäßig seine eigene Ordnerstruktur, die auf den Namen und der Hierarchie der Salesforce-Objekte basiert. Es ist möglich, den Ordner für Datensätze mithilfe von benutzerdefinierten Feldern in Salesforce anzupassen. Wenn Sie also ausdrücken können, wo die Dateien als Salesforce-Formel abgelegt werden sollen, können wir dies unterstützen.

    Wir werden uns bald mit Ihnen in Verbindung setzen, damit Sie selbst sehen können, wie das alles funktioniert.

  16. Hat Spaß gemacht, den Artikel oben zu lesen, erklärt wirklich alles im Detail, der Artikel ist sehr interessant und effektiv. Vielen Dank und viel Glück mit den kommenden Artikeln.

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