Salesforce integratie met Salesforce

SharePoint integratie met Salesforce - alles wat u moet weten in 2021

Ana Neto Producten en oplossingen 17 Opmerkingen

Laatst bijgewerkt op: 11 januari 2021

U hoorde over bedrijven die zowel Salesforce als SharePoint gebruiken. U vraagt zich af of het gebruik van beide applicaties voordelen oplevert, of er sprake is van echte synergie. Kunnen er voordelen zijn aan een Salesforce SharePoint integratie, of heeft het gewoon geen zin? In dit artikel zullen we de voordelen en valkuilen bekijken en u laten beslissen.

Waarom zou u een Salesforce en SharePoint integratie overwegen?

Het is een feit dat Salesforce, ook bekend als SFDC (Salesforce Dot Com), een van de duurste CRM-tools is. Wat niet betekent dat klanten niet tevreden zijn. In juni 2020 noemde Gartner Salesforce een leider in de CRM Customer Engagement Center Magic Quadrant voor het 12e achtereenvolgende jaar. In september 2019 won Salesforce de  2019 CRM Marktleider Awards over de hele linie. Bij het analyseren van deze prijzen zei Kate Leggett, hoofdanalist bij Forrester Research, dat de kracht van Salesforce ligt in "zijn brede end-to-end portfolio dat zich richt op zowel B2C- als B2B-organisaties (...) en zijn vermogen om een platform te leveren dat integratie, automatisering, voorspelling en verjaring vergemakkelijkt".

Over integratie gesproken, onder de integraties met Salesforce, de Salesforce SharePoint integratie springt eruit als populaire keuze. Een van de belangrijkste redenen daarvoor is dat het een geldbespaarder is: u kunt veel besparen op de opslagkosten van Salesforce. De standaard SharePoint opslag is 1 TB plus 10 GB per aangeschafte licentie (exact limieten zijn afhankelijk van uw plan). Als dat niet genoeg is, kunt u extra opslagruimte kopen tegen de zeer redelijke prijs van $0,20/maand per GB extra. Dit is de eerste reden om Salesforce en SharePoint te integreren.

De tweede reden is dat SharePoint is beter in het opslaan van veel bestanden dan Salesforce. Ja, Salesforce heeft de functionaliteit om documenten en notities aan accounts te koppelen - als optie. Maar als je dat doet, kunnen alle facturen, contracten, werkstaten en andere soortgelijke documenten zich echt opstapelen. Uiteindelijk stelen ze waardevolle werkcapaciteit, waardoor Salesforce langzamer gaat draaien.

De bestanden verplaatsen naar een documentbeheersysteem is een slimmere optie. Een systeem dat is ontworpen voor documentbeheer en dat u meer functies biedt, zoals:

  • kunt u samen met uw collega's aan documenten werken,
  • kunt u de volledige versiegeschiedenis zien,
  • kunt u bestanden delen met externe gebruikers.

Wat zijn de valkuilen van de Salesforce-integratie met SharePoint?

Als u Salesforce probeert te integreren met SharePoint met alleen de tools die u bij Salesforce krijgt, gebruikt u normaal gesproken Salesforce's Files Connect (ook bekend als SFDC Files Connect).

Het eerste wat u moet opmerken is dat u hiermee alleen verbinding kunt maken met SharePoint Online. Vroeger werkte het ook voor SharePoint 2013 / 2010 on-premises versies, maar de meest recente documentatie vermeldt hier niets meer van, ook niet de licentie-opties (de betaalde licentie "Files Connect for on-premises external data sources" lijkt niet langer beschikbaar te zijn).

Merk dan op dat met deze integratie, gebruikers in staat zullen zijn om SharePoint bestanden te openen en te delen via de Files tab en feed, en er naar te zoeken op dezelfde manier als ze zoeken in hun Salesforce content. Maar het bestand moet om te beginnen al in SharePoint staan. Dat is misschien niet erg intuïtief voor gebruikers, vooral als ze al gewend zijn aan Salesforce maar niet zozeer aan SharePoint.

Verder wilt u financiële en klantgerelateerde bestanden misschien niet in de cloud opslaan. Als u probeert te voldoen aan gegevensbeschermingsvoorschriften zoals GDPR, moet u dit soort documenten misschien on-premises opslaan.

En dan is er nog het probleem van het werkend krijgen van de Files Connect integratie. Om te beginnen moet u zich een weg banen door de 137 pagina's van de officiële documentatie (links aan het einde van dit gedeelte), die grotendeels verouderd is... ze is geschreven toen Files Connect al in 2015 werd gelanceerd en de updates ervan zijn schaars geweest (de meeste zijn voor het laatst bijgewerkt in 2016). Aangezien SharePoint online in 2018 grondig is herzien, zijn sommige termen niet hetzelfde en moeten sommige acties in een andere volgorde worden uitgevoerd.

Veel gebruikers volgen de integratie-instructies maar eindigen met een lelijke fout zoals:

  • "Kan geen toegang krijgen tot externe bron - Externe gegevensbron is niet beschikbaar vanwege een fout"
  • "U bent niet gemachtigd om die operatie uit te voeren"
  • "Er is een onbekende fout opgetreden tijdens het openen van Files Connect". 

Het kan echt niet veel erger worden dan een onbekende foutmelding bij een integratieproject. Als je dit ziet, weet je dat het tijd is om naar een alternatief te zoeken.

Salesforce Documentatie over Files Connect:
Bestanden Connect Installatiegids | Files Connect Gebruikershandleiding | Salesforce Files Connect-implementatiegids

Is er een betere manier om Salesforce te integreren met SharePoint?

De alternatief voor Files Connect is het gebruik van een integratietool van derden. Er zijn tal van Salesforce-integratietools in het Salesforce-ecosysteem.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ is zo'n integratietool, in het geval om een SharePoint Salesforce integratie te doen. Het automatisch overbrengen van in Salesforce opgeslagen documenten naar SharePoint en vervangt de originele documenten door links die naar hen wijst op SharePoint.

Document Extractor gebouwd voor Salesforce platform video

Het algemene idee is dat de gebruikers de bestanden nog steeds bereiken waar ze ze oorspronkelijk hebben opgeslagen - in Salesforce onder de respectieve accounts.

Op de achtergrond, Document Extractor detecteert automatisch de bestanden, verplaatst ze naar de corresponderende bibliotheken in SharePoint en laat een link achter in Salesforce in zijn plaats.

De gebruiker ziet een link op exact dezelfde plaats waar hij het bestand verwachtte in Salesforce, dus voor hem is het hetzelfde - de gebruikerservaring verandert niet.

Het document wordt vervangen door een link in Salesforce die verwijst naar het document in SharePoint

Document Extractor draagt ook de informatie over de maker, editor en eigenaar van het Salesforce document over naar SharePoint om de documenten gemakkelijker te kunnen traceren. De naam en extensie van de originele bestanden worden ook overgezet, zodat gebruikers nog steeds kunnen zoeken naar die bestanden op zowel naam als extensie in Salesforce. De versiegeschiedenis wordt ook bewaard.

De versiegeschiedenis van het document wordt intact gehouden in Salesforce, zodat u toegang hebt tot elke versie van het document

Bovendien, wanneer de dienst twee documenten met dezelfde naam op dezelfde plaats in Salesforce vindt, maakt hij twee documenten aan op SharePoint, en voegt hij een achtervoegsel toe waardoor beide bestanden op SharePoint kunnen bestaan.

Telkens wanneer u een document toevoegt aan een nieuw object in Salesforce, zal Document Extractor automatisch de juiste map aanmaken om het op te slaan op SharePoint. Dit werkt voor een Standaard object zoals een Account, Contact, Lead, of Opportunity of een Aangepast object. Bovendien zal Document Extractor dezelfde structuur behouden en alle documenten gerelateerd aan dat nieuwe object.

In 2020 zullen verschillende nieuwe functies werden toegevoegd aan Document Extractor. De lijst van nieuwe functies is erg lang, maar ik zou er de nadruk op leggen:

  • Volledige synchronisatie met SharePoint - zelfs wanneer gebruikers bestanden rechtstreeks uploaden naar SharePoint, of wanneer u bestanden verplaatst, hernoemt en verwijdert in SharePoint
  • Documenten uit SharePoint halen zonder dat gebruikers een SharePoint-licentie hoeven te hebben
  • Bestandsvoorbeelden in Salesforce voor alle bestandstypen die door SharePoint worden ondersteund.

Deze nieuwe functies werden toegevoegd om tegemoet te komen aan de feedback die we kregen van de groeiende groep Document Extractor-klanten. U kunt een review van Document Extractor door een van deze klanten - "Met Document Extractor, is het proces naadloos voor mijn eindgebruikers. Ze weten niet eens dat het er is, en dat is wat we wilden"Andrea Getty - Dorman Products Inc..  

Kortom, Document Extractor biedt u tal van voordelen, is volledig geautomatiseerd en helpt de opslagkosten drastisch te verlagen.

Wat als ik mijn documenten al in SharePoint heb en er een link naar wil maken in Salesforce?

In het begin, als u al een SharePoint gebruiker bent en al uw bestanden in SharePoint staan, wilt u natuurlijk dat uw Salesforce objecten links hebben naar die bestaande documenten wanneer u Salesforce gaat gebruiken.

Als u een onderliggende regel hebt in de bestandsnaam of de mapstructuur, kunt u onzeConnect Bridge integratieplatform om URL's in Salesforce te maken die naar die documenten in SharePoint verwijzen. Die URL's kunnen worden aangemaakt onder alle standaard objecten en ook op aangepaste objecten in Salesforce.

Wat kan ik nog meer integreren met Salesforce?

U kunt eigenlijk elk soort bestaande dataset op een vergelijkbare manier integreren met Salesforce. U kunt verbinding maken met Salesforce vanuit elk lokaal databasebeheersysteem (DBMS), zoals ORACLE, SAP HANA, MySQL, MariaDB of Microsoft SQL-server. U haalt de gegevens uit Salesforce en zet ze in de lokale database of u haalt gegevens uit de database en zet ze in Salesforce.

Dit betekent dat u allerlei flexibele oplossingen kunt maken en deze perfect kunt aanpassen aan uw behoeften op het gebied van gegevensintegratie, omdat u verbinding kunt maken met elk type database dat al bestaat. Het is een geweldige manier om te maximaliseren wat u uit een Salesforce-integratie kunt halen.

Dit wordt gedaan met de Database naar Salesforce Sync oplossing. Deze oplossing is gebaseerd op de Connect Bridge integratieplatform. Veel meer flexibiliteit, zonder de gebruikelijke rompslomp en problemen van een aangepaste oplossing.

Afhaal

Document Extractor is de betrouwbare Salesforce derde partij integratie tool die beter kan omgaan met SharePoint en Salesforce's integratie.

Goedkopere opslag, GDPR-compatibel, Gebruiksvriendelijker

Dit hulpmiddel is beschikbaar in AppExchange. U kunt de productbeschrijving en functies bestuderen, het gratis uitproberen of de SaaS-versie kopen.

Een andere optie voor SaaS-implementatie is het bestellen van het product op de website van Connecting Software. Nog een andere optie, voor het geval u een grotere organisatie runt en liever de volledige controle over het product hebt, is de zelf gehoste versie. Ga voor een SaaS gratis proberen of een zelf gehoste gratis proefversie vandaag!

Laatst bijgewerkt op: 11 januari 2021

Probeer Document Extractor gratis:

Meer over Document Extractor gebouwd voor Salesforce Platform

Als de Salesforce SharePoint integratie iets voor u is, kijk dan eens naar de artikelen en case studies hieronder.

Als u op zoek bent naar een manier om Salesforce Exchange verbindingen met meerdere betrokken Exchange servers, controleer CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Technisch adviseur, Auteur

Ana Neto
Technisch adviseur bij Connecting Software

Auteur:

Ik ben software-ingenieur sinds 1997, met een recentere liefde voor schrijven en spreken in het openbaar.  Hebt u vragen of opmerkingen over dit bericht of over Connect Bridge? Ik zou graag uw feedback hebben!

 ana@connecting-software.com

Opmerkingen 17

  1. Hallo Cesar, ja we ondersteunen aangepaste objecten. Het beste zou zijn om contact met ons op te nemen en we kunnen je alles laten zien en beantwoorden.
    Best
    Thomas

  2. We hebben duizenden documenten in Sharepoint in een uitgebreide (traditionele submap) structuur, geen enkele in Salesforce. Zou het mogelijk zijn om links te krijgen van Sf records naar de corresponderende Sharepoint "mappen" met alle documenten daarin die al bestaan?
    Hoe?

  3. Post
    Auteur

    Hallo Mark,

    Wat wij doen met Document Extractor is min of meer het tegenovergestelde van wat u nodig heeft: wij halen de documenten van SF naar SharePoint. Voor jouw behoeften is ons Connect Bridge platform het meest geschikt. Dit was het platform dat we gebruikten om Document Extractor te bouwen, dus je zou gemakkelijk je eigen aangepaste software kunnen bouwen die doet wat je nodig hebt. Wij zullen contact opnemen met via de e-mail die u hebt aangegeven om deze optie te verkennen met je mee.

    Ana Neto

  4. Hoi,
    Al onze bestanden worden vandaag geüpload in Sharepoint. We willen dat de gebruikers in Sharepoint kunnen zoeken vanuit Salesforce custom object records en dat ze kunnen linken naar records. Ook als een gebruiker nieuwe bestanden uploadt, moeten deze worden geüpload naar Sharepoint. Biedt uw oplossing beide manieren?

  5. Post
    Auteur

    Onze oplossing draagt bestanden over van Salesforce naar SharePoint zodra ze zijn geupload naar Salesforce natuurlijk. De oplossing vervangt dan de originele bestanden in Salesforce met URL's.

    Gebruikers kunnen nog steeds naar die bestanden zoeken in Salesforce, aangezien we de documentnamen en -extensies in Salesforce bijhouden.

    In eerste instantie, als al uw bestanden in SharePoint zijn, dan kunnen we onze Connect Bridge platform om URL's in Salesforce te maken die naar die documenten in SharePoint wijzen. Die URL's kunnen worden aangemaakt onder alle standaard- en/of aangepaste objecten in Salesforce.

  6. Hoi,

    Het lijkt erop dat dit pakket een deel van wat we wilden zou doen. Maar we willen ook een integratie waarbij wanneer een nieuw aangepast object (d.w.z. een opportuniteit) wordt aangemaakt in Salesforce, een map wordt aangemaakt binnen Sharepoint, en dit is waar alle documenten met betrekking tot deze opportuniteit worden opgeslagen. Wanneer de opportunity vervolgens wordt gewonnen, maakt ons Salesforce-systeem een project aan. We zouden dan willen dat alle projectdocumenten ook in deze ene opportunity-map worden opgeslagen. Is dit iets wat gemakkelijk mogelijk is? Bedankt

  7. Post
    Auteur

    Ja, telkens wanneer u een nieuw object toevoegt, zal het product automatisch een nieuwe map toevoegen op SharePoint. Bovendien behoudt het dezelfde structuur en alle documenten met betrekking tot dat nieuwe object.

  8. Demo aanvragen voor integratie van Salesforce en SharePoint met behulp van Document Extractor

  9. Post
    Auteur
  10. Hoi,

    We zijn op zoek naar een rapport te uploaden naar Share Point van Salesforce org op het einde van elke week is het mogelijk via deze app

    Bhawna singh

  11. Post
    Auteur

    Laten we aannemen dat het rapport onder een account staat. Het rapport zou worden geupload naar SharePoint de eerste keer dat u het in Salesforce zet en het zou gaan onder de map voor dat account. Elke keer dat u met dit eerste rapport zou werken, zou u, in feite, in het SharePoint document werken. Aan de Salesforce kant, zou je er een link naar hebben. Dus toegang vanuit SharePoint of Salesforce zou hetzelfde effect hebben.

    Als je een week later een nieuw rapport aanmaakt onder die account, dan zou hetzelfde opnieuw gebeuren.

  12. Hoi,

    We hebben een Salesforce-toepassing gemaakt met apex- en Lightning-componenten voor het uploaden van veel documenten samen en het koppelen van deze documenten aan de juiste records van een aangepast object.

    Kunnen wij Document Extractor gebruiken om deze documenten naar SharePoint over te brengen? Kan het proces van Document Extractor botsen met onze aanvraag?

  13. Post
    Auteur

    Zolang uw documenten standaard Salesforce Bestanden zijn (Content Document) of Bijlagen dan zal Document Extractor in staat zijn om ze te verplaatsen naar SharePoint. Er is geen probleem met bestanden gekoppeld aan aangepaste objecten. Ik raad je aan om het uit te proberen en het zelf te testen.

  14. We hebben een 3 verschillende map structuren voor verschillende soorten kansen in Salesforce. Hoe gaat Document Extractor hiermee om? Dank u.

  15. Post
    Auteur

    Document Extractor zal standaard zijn eigen mappenstructuur gebruiken gebaseerd op de namen en hiërarchie van de Salesforce objecten. Het is mogelijk om de map voor records aan te passen met behulp van aangepaste velden in Salesforce, dus als u kunt uitdrukken waar u de bestanden wilt hebben als een Salesforce-formule, kunnen wij dat ondersteunen.

    Wij nemen spoedig contact met u op zodat u zelf kunt zien hoe dit alles in zijn werk gaat.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *