SharePoint Integratie met Salesforce

SharePoint integratie met Salesforce - alles wat u moet weten op weg naar 2022

Ana Neto Producten en oplossingen 20 Opmerkingen

Laatst bijgewerkt op: 8 november 2021

U hoorde over bedrijven die zowel SharePoint als Salesforce gebruiken. Het deed je afvragen of er een echte synergie is in het gebruik van beide toepassingen. Kunnen er voordelen zijn aan een Salesforce SharePoint integratieof is het gewoon niet de moeite waard?

In dit artikel gaan we in op de voordelen en valkuilen van deze integratie, zodat u kunt beslissen of dit in uw scenario zinvol is.

Voordelen - Waarom zou u kiezen voor een Salesforce en SharePoint integratie?

Het is algemeen bekend dat Salesforce, ook bekend als SFDC (Salesforce Dot Com), een van de duurste CRM-tools is. In 2021, en voor de 13th keer op rij noemde Gartner Salesforce een leider in de CRM Customer Engagement Center Magic Quadrant.

In augustus 2021 stond Salesforce in de top 5 van alle relevante categorieën van de 2021 CRM Industry Leader Awards (beste zakelijke CRM-software en -oplossingen, beste CRM voor middelgrote en kleine bedrijven, beste business intelligence en analytics, en beste platforms voor klantgegevens).

Waarom is Salesforce zo succesvol? In de woorden van Kate Leggett, hoofdanalist bij Forrester Research, Salesforce's sterkte ligt in "zijn brede end-to-end portfolio dat zich richt op zowel B2C als B2B organisaties (...) en zijn vermogen om te leveren een platform dat integratie, automatisering, voorspelling en voorschrift vergemakkelijkt”.

Laten we ons concentreren op het integratieaspect. Via Salesforce AppExchange, de cloud-marktplaats voor alles wat met Salesforce te maken heeft, kunt u allerlei oplossingen krijgen die met Salesforce integreren en de kracht ervan uitbreiden. Van al deze integraties met Salesforce is de Salesforce SharePoint integratie springt eruit als populaire keuze.

Een van de belangrijkste redenen daarvoor is dat het een geldbespaarder is: u kunt bespaar veel op de opslagkosten van Salesforce. De hoeveelheid Salesforce opslag die is inbegrepen in uw plan is 10 GB (Bestand opslag) + 10 GB (Data opslag) met een aantal extra opslag afhankelijk van het aantal gebruikers (kijk op Salesforce.com voor de exacte Salesforce opslaglimieten op u van toepassing zijn en de manier waarop deze opslagbeperkingen worden gehandhaafd).

Bijvoorbeeld, een Professional Edition org met 20 gebruikers krijgt 10.4 GB aan data opslag + 22.9 GB aan bestandsopslag. Voor het opslaan van bestanden en bijlagen is alleen de bestandsopslag relevant, dus we zullen ons richten op de 22,9 GB.

De standaard SharePoint is 1 TB plus 10 GB per gekochte licentie (exacte limieten zijn afhankelijk van uw plan). Dit betekent dat voor dat geval de inbegrepen opslag meer dan 40 keer groter is (!) met een totaal van 1224 GB in SharePoint tegen de 22,9 GB in Salesforce. Als dat niet genoeg is, kunt u extra SharePoint opslag kopen voor $0,20/maand voor elke extra GB. Dit is de eerste reden om Salesforce te integreren met SharePoint - besparing op opslagkosten.

De tweede reden is dat SharePoint is beter in het opslaan van veel bestanden dan Salesforce. Ja, u kunt Salesforce-documenten en -notities koppelen aan rekeningen, contacten en eigenlijk aan bijna alles. Maar als u die optie de hele tijd gebruikt, stapelen die Salesforce documenten - facturen, kwitanties, werkstaten, contracten en andere - zich op. Ze stelen waardevolle werkcapaciteit en verminderen de prestaties van de Salesforce. Vergeet niet dat Salesforce geen documentbeheersysteem is.

Het verplaatsen van de bestanden naar een documentbeheersysteem is een slimmere optie. Een documentbeheersysteem biedt u relevante functies, zoals:

  • kunt u aan documenten samenwerken met andere teamleden,
  • kunt u de versiegeschiedenis van het document bekijken,
  • kunt u bestanden delen met externe gebruikers.

Valkuilen - Waar moet ik op letten bij een Salesforce integratie met SharePoint?

Als u probeert Salesforce te integreren met SharePoint met behulp van de gereedschappen die u bij Salesforce krijgt, zult u dat doen met Salesforce's Bestanden verbinden (sommige online referenties vermelden het als SFDC Files Connect - het is hetzelfde).

Er zijn een paar dingen die je moet weten als je die weg inslaat. Het eerste is dat dit alleen zal werken met SharePoint Online. Vroeger werkte het ook voor SharePoint 2013 / 2010 on-premises versies, maar de meest recente documentatie vermeldt hier niets meer van, inclusief de licentie-opties (de betaalde licentie "Files Connect for on-premises external data sources" lijkt niet langer beschikbaar te zijn).

Merk dan op dat met deze integratie, gebruikers in staat zullen zijn om SharePoint bestanden te openen en te delen via de Files tab en feed, en er naar te zoeken op dezelfde manier als ze zoeken in hun Salesforce content. Maar het bestand moet om te beginnen al in SharePoint staan. Dat is misschien niet erg intuïtief voor gebruikers, vooral als ze al gewend zijn aan Salesforce maar niet zozeer aan SharePoint.

Volgende, u wilt misschien geen financiële en klantgerelateerde bestanden in de cloud opslaan. Als u probeert te voldoen aan gegevensbeschermingsvoorschriften zoals GDPR, kunt u het zo niet doen. Om te garanderen dat u weet waar uw gegevens zijn opgeslagen en wie er toegang toe heeft, moet u documenten met persoonlijke informatie on-premises opslaan.

En dan is er nog het probleem van het werkend krijgen van de Files Connect integratie. Om te beginnen moet je je een weg banen door de 137 pagina's van de officiële documentatie (links aan het einde van deze sectie), die grotendeels verouderd is... ze werd geschreven toen Files Connect al in 2015 werd gelanceerd en de updates ervan zijn schaars geweest (de meeste werden voor het laatst bijgewerkt in 2016). Aangezien SharePoint online in 2018 grondig is herzien, zijn sommige termen niet meer hetzelfde en moeten sommige handelingen anders worden uitgevoerd.

Veel gebruikers volgen de integratie-instructies maar eindigen met een lelijke fout zoals:

  • "Kan geen toegang krijgen tot externe bron - Externe gegevensbron is niet beschikbaar vanwege een fout"
  • "U bent niet gemachtigd om die operatie uit te voeren"
  • "Er is een onbekende fout opgetreden tijdens het openen van Files Connect".

Argh! Het kan niet veel erger zijn dan zo'n onbekende foutmelding. Als je dit soort dingen ziet, weet je dat het tijd is om naar een alternatief te zoeken.

Leren integreren van Salesforce en SharePoint met behulp van Files Connect (Salesforce Documentatie)

  1. Bestanden Connect Installatiegids 
  2. Files Connect Gebruikershandleiding
  3. Salesforce Files Connect-implementatiegids

Alternatieven - Is er een betere manier om Salesforce met SharePoint te integreren?

Het alternatief voor Files Connect is het gebruik van een integratietool van een derde partij. Er zijn tal van Salesforce-integratietools in het Salesforce-ecosysteem.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ is zo'n integratiehulpmiddel, en het is de #1 optie voor een SharePoint Salesforce integratie. U kunt het vinden op AppExchange en op Connecting Software's website.

Document Extractor zet automatisch Salesforce documenten over naar SharePoint en vervangt de originele documenten door links die er naar verwijzen op SharePoint. Je kunt het ook zien als een compliance & migratie tool, omdat het verplaatsen van de bestanden op deze manier je kan helpen bij het voldoen aan GDPR en andere regelgeving eisen.

Document Extractor gebouwd voor Salesforce platform video

Het algemene idee is dat de eindgebruikers nog steeds toegang hebben tot de bestanden waar zij ze oorspronkelijk hebben opgeslagen - in Salesforce onder de respectieve accounts, lead, of eender welk soort object.

Op de achtergrond, Document Extractor detecteert automatisch de bestanden, verplaatst ze naar de corresponderende bibliotheken in SharePoint en laat links achter in Salesforce in hun plaats.

De gebruiker ziet een link op precies dezelfde plaats als waar hij het bestand verwachtte in Salesforce, dus voor hem is het hetzelfde - de gebruikerservaring verandert niet.

Het document wordt vervangen door een link in Salesforce die verwijst naar het document in SharePoint

Document Extractor zet ook de informatie over de maker, bewerker en eigenaar van Salesforce documenten over naar SharePoint om de documenten gemakkelijker te kunnen traceren. De naam en extensie van de originele bestanden worden ook overgezet, zodat gebruikers nog steeds kunnen zoeken naar die bestanden op zowel naam als extensie in Salesforce. De versie geschiedenis wordt ook bewaard.

De versiegeschiedenis van het document wordt intact gehouden in Salesforce, zodat u toegang hebt tot elke versie van het document

Bovendien, wanneer de dienst twee documenten met dezelfde naam op dezelfde plaats in Salesforce vindt, maakt hij twee documenten aan op SharePoint, en voegt hij een achtervoegsel toe waardoor beide bestanden op SharePoint kunnen bestaan.

Telkens wanneer u een document toevoegt aan een nieuw object in Salesforce, zal Document Extractor automatisch de juiste map aanmaken om het op te slaan op SharePoint. Dit werkt voor een Standaard object zoals een Account, Contact, Lead, of Opportunity of een Aangepast object. Bovendien zal Document Extractor dezelfde structuur behouden en alle documenten gerelateerd aan dat nieuwe object.

Verschillende nieuwe functies werden onlangs toegevoegd aan Document Extractor. Uit de lange lijst van nieuwe functies maar hier is mijn top 5:

  1. Volledige synchronisatie met SharePoint - zelfs wanneer gebruikers rechtstreeks bestanden uploaden naar SharePoint, of wanneer zij bestanden verplaatsen, verwijderen en hernoemen in SharePoint
  2. Betere bestandsnamen = makkelijker zoeken - hernoemingen van bestanden in Salesforce worden ook gesynchroniseerd naar SharePoint en u kunt nu de bestandsnaam in SharePoint aanpassen met behulp van een Salesforce aangepast veld
  3. Bespaar op SharePoint licenties - Verkrijg documenten van SharePoint zonder dat gebruikers een SharePoint licentie hoeven te hebben
  4. Bestand previews (beta) - Zie het voorbeeld in Salesforce voor alle bestandstypen die door SharePoint worden ondersteund
  1. Blockchain verzegeling integratie beschikbaar - kunt u een einde maken aan vermoeiend en repetitief papierwerk en krijgt u de hoogst mogelijke veiligheid door te integreren met CB Blockchain Seal for SharePoint

We hebben deze nieuwe functies toegevoegd om tegemoet te komen aan de feedback die we kregen van de groeiende klantenkring van Document Extractor. Wil je weten wat onze klanten zeggen over Document Extractor?

U kunt een review van Document Extractor door een van onze klanten uit de particuliere sector

"Met Document Extractor is het proces naadloos voor mijn eindgebruikers. Ze weten niet eens dat het er is, en dat is wat we wilden"
Andrea Getty - Dorman Products Inc.

U kunt ook de review door een van onze klanten uit de overheidssector, wiens adviesbureau blij was Document Extractor in Salesforce AppExchange te vinden, zodat zij een complexe situatie op een eenvoudige manier konden oplossen

"Toen we Document Extractor voor het eerst vonden, dachten we dat als het zou doen wat er op het blikje stond, het al onze dozen zou vullen. En dat deed het ook: gewoon een basisconfiguratie, en het werkte de eerste keer!"
Chris Lynch - Directeur van Chris Lynch IT Consulting

Wat als ik mijn documenten al in SharePoint heb en er een link naar wil maken in Salesforce?

Indien u reeds Microsoft SharePoint gebruikt en al uw bestanden in SharePoint staan, zou u, alvorens u met Salesforce begint, natuurlijk willen dat uw Salesforce objecten links bevatten naar die bestaande documenten.

Als u een onderliggende regel in de bestandsnaam of de mapstructuur hebt, kunt u onzeConnect Bridge integratieplatform om URL's te maken in Salesforce die dan verwijzen naar die documenten in SharePoint. Het resultaat zou identiek zijn aan wat je ziet in een normale Document Extractor installatie: links in Salesforce naar documenten in SharePoint. Het is belangrijk op te merken dat de URL's die ik noemde kunnen worden aangemaakt onder elk van de standaard objecten en ook onder aangepaste objecten in Salesforce.

Wat kan ik nog meer integreren met Salesforce?

U kunt eigenlijk elk type dataset integreren met Salesforce op een gelijkaardige manier, door gebruik te maken van de CB On-prem Database naar Salesforce Sync oplossing. Deze oplossing is gebaseerd op de Connect Bridge integratieplatform hierboven vermeld en kan worden gebruikt als een SQL Server - Salesforce aansluiting.

In werkelijkheid is dit integratieplatform vrij flexibel en kan het meer doen dan Microsoft SQL Server verbinden met Salesforce. U kunt ook een lokaal databasemanagementsysteem (DBMS) aansluiten, zoals Oracle, SAP HANA, MariaDBof MySQL naar Salesforce.

U kunt de gegevens van Salesforce naar SQL Server of een andere lokale database of doe het andersom: haal gegevens uit de database en zet ze in Salesforce.

Dit betekent dat u allerlei flexibele migratie- of synchronisatieoplossingen kunt creëren, aangezien u verbinding kunt maken met elke bestaande database. Het is een geweldige manier om het maximum te halen uit een Salesforce-integratie, aangezien u perfect kunt voldoen aan uw behoeften inzake gegevensintegratie zonder de normale rompslomp en problemen van een oplossing op maat.

3 eenvoudige stappen om te beginnen

Klaar om te beginnen met het verplaatsen van uw Salesforce documenten naar SharePoint? Hier zijn de noodzakelijke stappen:

Stap 1 - Vereisten controleren

U moet eerst controleren of de SharePoint en Salesforce versies die u zou gebruiken in de lijst van de ondersteunde versies van Document Extractor staan: - Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 en Online (Office 365) - Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com, en Developer - zowel Lightning Experience als Classic

Stap 2 - Download Document Extractor

We zullen beginnen met het downloaden van de SaaS-versie als een gratis proefversie. Je kunt het ook krijgen van Salesforces' AppExchange en er is ook een zelf gehoste versie beschikbaar.

Zoals gezegd, de proef is gratis, maar je moet wel een normale winkelwagen procedure te volgen en een bestelling te plaatsen tegen de kosten van $0.00. Zodra je dat hebt gedaan, ontvang je instructies via e-mail.

Stap 3 - Installeer op uw zandbak

Zodra u de e-mail met instructies hebt ontvangen, moet u klikken op Voltooi uw registratie.

Vanaf daar zal de installatie starten. Wij raden altijd aan om te beginnen met het installeren van Document Extractor in uw sandbox, en het daarna te verplaatsen naar productie. U zou daarom gebruik moeten maken van Test/Zandbak op de Instantie veld in plaats van Productie voor nu.

Wanneer u kiest voor Test/Zandbakmoet u uw gebruikersnaam voor de sandbox-service invoeren. Dit is gewoon een speciale systeembeheerder. Deze gebruiker moet verhoogde toegangsrechten hebben om wijzigingen aan het systeem toe te laten. Zorg er ook voor dat deze account niet door iemand anders gebruikt wordt om toegang te krijgen tot uw Salesforce. U heeft het service user wachtwoord en het security token nodig zodat u de verbinding kunt testen.

Als u in meer detail wilt zien hoe de configuratie in zijn werk gaat, kijk dan eens hier instructievideo installatie

Document Extractor gebruikt de hulp van een managed package met een set van Apex classes en triggers om je documenten te stubben van Salesforce naar SharePoint. Eenmaal geïnstalleerd, zie je het pakket vermeld in de lijst van de geïnstalleerde pakketten.

Vervolgens moet u uw SharePoint instellingen opgeven. U moet een gebruiker hebben met voldoende rechten om documenten te lezen en te schrijven naar de document bibliotheek waar de documenten zullen worden opgeslagen.

Document Extractor gebruikt "Push-notificaties", wat betekent dat de dienst nieuwe documenten detecteert die naar Salesforce zijn geüpload. De service gebruikt ook "Full Scan Polling" als een backup mechanisme om er zeker van te zijn dat alle bestanden zijn gestubbed. We raden je aan om het interval van de "Full Scan Polling" te verhogen om je API calls verbruik te optimaliseren.

Afhaal

Document Extractor is het betrouwbare Salesforce integratiehulpmiddel van derden dat beter overweg kan met de integratie van SharePoint en Salesforce.

Document Extractor - Goedkopere opslag, GDPR-compatibel, Gebruiksvriendelijker

Dit gereedschap is beschikbaar in Salesforce AppExchange. U kunt de productbeschrijving en functies doorlezen, het gratis uitproberen of de SaaS-versie kopen.

Als u voor SaaS-implementatie kiest, kunt u het product ook rechtstreeks bestellen op de website van de Connecting-software. Nog een andere optie is de zelfgehoste versie, die favoriet is bij grotere organisaties die liever de volledige controle over het product hebben.

Probeer Document Extractor gratis:

Artikel laatst bijgewerkt op 12 oktober 2021

Meer over Document Extractor Gebouwd voor Salesforce Platform

Als de Salesforce SharePoint integratie iets voor u is, kijk dan eens naar de artikelen en case studies hieronder.

Als u op zoek bent naar een manier om Salesforce Exchange verbindingen met meerdere betrokken Exchange servers, controleer CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Technisch adviseur, Auteur

Ana Neto
Technisch adviseur bij Connecting Software

Auteur:

Ik ben software-ingenieur sinds 1997, met een recentere liefde voor schrijven en spreken in het openbaar.  Hebt u vragen of opmerkingen over dit bericht of over Connect Bridge? Ik zou graag uw feedback hebben!

 ana@connecting-software.com

Opmerkingen 20

  1. Hallo Cesar, ja we ondersteunen aangepaste objecten. Het beste zou zijn om contact met ons op te nemen en we kunnen je alles laten zien en beantwoorden.
    Best
    Thomas

  2. We hebben duizenden documenten in Sharepoint in een uitgebreide (traditionele submap) structuur, geen enkele in Salesforce. Zou het mogelijk zijn om links te krijgen van Sf records naar de corresponderende Sharepoint "mappen" met alle documenten daarin die al bestaan?
    Hoe?

  3. Post
    Auteur

    Hallo Mark,

    Wat wij doen met Document Extractor is min of meer het tegenovergestelde van wat u nodig heeft: wij halen de documenten van SF naar SharePoint. Voor jouw behoeften is ons Connect Bridge platform het meest geschikt. Dit was het platform dat we gebruikten om Document Extractor te bouwen, dus je zou gemakkelijk je eigen aangepaste software kunnen bouwen die doet wat je nodig hebt. Wij zullen contact opnemen met via de e-mail die u hebt aangegeven om deze optie te verkennen met je mee.

    Ana Neto

  4. Hoi,
    Al onze bestanden worden vandaag geüpload in Sharepoint. We willen dat de gebruikers in Sharepoint kunnen zoeken vanuit Salesforce custom object records en dat ze kunnen linken naar records. Ook als een gebruiker nieuwe bestanden uploadt, moeten deze worden geüpload naar Sharepoint. Biedt uw oplossing beide manieren?

  5. Post
    Auteur

    Onze oplossing draagt bestanden over van Salesforce naar SharePoint zodra ze zijn geupload naar Salesforce natuurlijk. De oplossing vervangt dan de originele bestanden in Salesforce met URL's.

    Gebruikers kunnen nog steeds naar die bestanden zoeken in Salesforce, aangezien we de documentnamen en -extensies in Salesforce bijhouden.

    In eerste instantie, als al uw bestanden in SharePoint zijn, dan kunnen we onze Connect Bridge platform om URL's in Salesforce te maken die naar die documenten in SharePoint wijzen. Die URL's kunnen worden aangemaakt onder alle standaard- en/of aangepaste objecten in Salesforce.

  6. Hoi,

    Het lijkt erop dat dit pakket een deel van wat we wilden zou doen. Maar we willen ook een integratie waarbij wanneer een nieuw aangepast object (d.w.z. een opportuniteit) wordt aangemaakt in Salesforce, een map wordt aangemaakt binnen Sharepoint, en dit is waar alle documenten met betrekking tot deze opportuniteit worden opgeslagen. Wanneer de opportunity vervolgens wordt gewonnen, maakt ons Salesforce-systeem een project aan. We zouden dan willen dat alle projectdocumenten ook in deze ene opportunity-map worden opgeslagen. Is dit iets wat gemakkelijk mogelijk is? Bedankt

  7. Post
    Auteur

    Ja, telkens wanneer u een nieuw object toevoegt, zal het product automatisch een nieuwe map toevoegen op SharePoint. Bovendien behoudt het dezelfde structuur en alle documenten met betrekking tot dat nieuwe object.

  8. Demo aanvragen voor integratie van Salesforce en SharePoint met behulp van Document Extractor

  9. Post
    Auteur
  10. Hoi,

    We zijn op zoek naar een rapport te uploaden naar Share Point van Salesforce org op het einde van elke week is het mogelijk via deze app

    Bhawna singh

  11. Post
    Auteur

    Laten we aannemen dat het rapport onder een account staat. Het rapport zou worden geupload naar SharePoint de eerste keer dat u het in Salesforce zet en het zou gaan onder de map voor dat account. Elke keer dat u met dit eerste rapport zou werken, zou u, in feite, in het SharePoint document werken. Aan de Salesforce kant, zou je er een link naar hebben. Dus toegang vanuit SharePoint of Salesforce zou hetzelfde effect hebben.

    Als je een week later een nieuw rapport aanmaakt onder die account, dan zou hetzelfde opnieuw gebeuren.

  12. Hoi,

    We hebben een Salesforce-toepassing gemaakt met apex- en Lightning-componenten voor het uploaden van veel documenten samen en het koppelen van deze documenten aan de juiste records van een aangepast object.

    Kunnen wij Document Extractor gebruiken om deze documenten naar SharePoint over te brengen? Kan het proces van Document Extractor botsen met onze aanvraag?

  13. Post
    Auteur

    Zolang uw documenten standaard Salesforce Bestanden zijn (Content Document) of Bijlagen dan zal Document Extractor in staat zijn om ze te verplaatsen naar SharePoint. Er is geen probleem met bestanden gekoppeld aan aangepaste objecten. Ik raad je aan om het uit te proberen en het zelf te testen.

  14. We hebben een 3 verschillende map structuren voor verschillende soorten kansen in Salesforce. Hoe gaat Document Extractor hiermee om? Dank u.

  15. Post
    Auteur

    Document Extractor zal standaard zijn eigen mappenstructuur gebruiken gebaseerd op de namen en hiërarchie van de Salesforce objecten. Het is mogelijk om de map voor records aan te passen met behulp van aangepaste velden in Salesforce, dus als u kunt uitdrukken waar u de bestanden wilt hebben als een Salesforce-formule, kunnen wij dat ondersteunen.

    Wij nemen spoedig contact met u op zodat u zelf kunt zien hoe dit alles in zijn werk gaat.

  16. Met plezier het bovenstaande artikel gelezen, echt alles in detail uitgelegd, het artikel is zeer interessant en effectief. Dank u en veel succes met de komende artikelen.

  17. Hoi

    Ik werk momenteel aan een project waarbij gegevens moeten worden gemigreerd van Salesforce naar SharePoint. Is dat iets waar document extractor mee kan helpen?

  18. Post
    Auteur

    Document Extractor richt zich op de migratie en synchronisatie van documenten. Om een migratie van gegevens (niet documenten) te doen, zou u moeten gaan voor Connect Bridgeons integratieplatform.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.