Op het gebied van bedrijfsvoering zijn SharePoint en Salesforce een populair dynamisch duo. Maar combineren de krachten van SharePoint en Salesforce werkelijk voor ongelooflijke resultatenof is het allemaal een hype?
In dit artikel gaan we in op de voor- en nadelen van een Salesforce en SharePoint integratie, zodat u een weloverwogen beslissing kunt nemen voor uw specifieke scenario.
Hier is onze inhoudsopgave:
- Voordelen - Waarom zou je kiezen voor een Salesforce en SharePoint integratie?
- Valkuilen - Waar moet ik op letten bij een integratie van Salesforce met SharePoint?
- Alternatieven - Is er een betere manier om Salesforce te integreren met SharePoint?
- 3 eenvoudige stappen om te beginnen
- Een ander scenario - Wat als ik mijn documenten al in SharePoint heb en ze wil koppelen in Salesforce?
- Salesforce connectoren - Wat kan ik nog meer integreren met Salesforce?
- Afhaal
Laatst bijgewerkt op 20 september 2023
Voordelen - Waarom zou u kiezen voor een Salesforce en SharePoint integratie?
Salesforce, ook bekend als SFDC (Salesforce Dot Com), wordt algemeen erkend als een van de meest robuuste en functierijke CRM-tools op de markt. Zijn consistente erkenning als leider in de CRM Customer Engagement Center Magic Quadrant door Gartner toont zijn vooraanstaande positie in de industrie.
Ook deskundigen lijken het daarmee eens te zijn. Ray Wang, oprichter en voorzitter van Constellation Research, noemt Salesforce "de onbetwiste leiderKate Leggett, vice-president en hoofdanalist bij Forrester Research, voegt eraan toe dat het succes van Salesforce kan worden toegeschreven aan zijn "robuuste horizontale verkoopmogelijkheden, verrijkt met voorverpakte AI-scenario's".
Gericht op het integratieaspect biedt Salesforce AppExchange, de cloud-marktplaats voor Salesforce-gerelateerde oplossingen, een tal van integraties die de mogelijkheden van de Salesforce uitbreiden. Onder deze integraties, de Salesforce SharePoint integratie valt op als een populaire keuze. Er zijn verschillende redenen waarom deze integratie veel gebruikt wordt:
Kostenbesparingen
De opslagkosten van Salesforce kunnen aanzienlijk zijn, maar door integratie met SharePoint kunnen organisaties de grotere opslagcapaciteit van de SharePoint benuttenwat resulteert in aanzienlijke besparingen. Bijvoorbeeld, terwijl Salesforce een opslaglimiet biedt van 10 GB (bestandsopslag) + 10 GB (gegevensopslag) met extra opslag op basis van het aantal gebruikers, biedt SharePoint 1 TB opslag plus 10 GB per gekochte licentie.
Dit betekent dat SharePoint opslagruimte biedt die meer dan 40 keer groter is dan Salesforce, wat kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Bovendien kunnen organisaties extra SharePoint opslagruimte kopen tegen een redelijke prijs van $0,20/maand per extra GB.
Verbeterde bestandsopslag
Hoewel met Salesforce documenten kunnen worden gekoppeld aan verschillende entiteiten, kan het zwaar leunen op deze functionaliteit leiden tot een onoverzichtelijke omgeving en verminderde prestaties. SharePoint daarentegen blinkt uit in het opslaan van grote hoeveelheden bestanden en fungeert als een robuust systeem voor documentenbeheer. Door bestanden te verplaatsen naar SharePoint, kunnen organisaties profiteren van functies zoals:
- Realtime samenwerking met teamleden (in- en uitchecken van bestanden optioneel),
- Versie geschiedenis het volgen, en
- De mogelijkheid om bestanden delen met externe gebruikers.
Valkuilen - Waar moet ik op letten bij een Salesforce integratie met SharePoint?
Hoewel de voordelen van de integratie van Salesforce met SharePoint aanzienlijk zijn, is het essentieel dat men zich bewust is van de mogelijke valkuilen en uitdagingen. Hier zijn enkele belangrijke punten om te overwegen:
Compatibiliteitsbeperkingen
Integratie van Salesforce met SharePoint met behulp van de native tools van Salesforce, namelijk met behulp van Salesforce's Bestanden verbinden (die sommige online referenties vermelden als SFDC Files Connect)., is beperkt tot SharePoint Online. Eerdere versies van SharePoint, zoals SharePoint 2013/2010 on-premises, worden niet langer ondersteund.
Overwegingen inzake naleving
Het opslaan van gevoelige financiële of klantgerelateerde bestanden in de cloud kan zorgen baren met betrekking tot regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals GDPR. Organisaties moeten hun nalevingsverplichtingen zorgvuldig beoordelen en bepalen of het opslaan van dergelijke documenten op locatie noodzakelijk is om de controle over de opslag van en de toegang tot gegevens te behouden.
Uitdagingen bij de uitvoering
Het opzetten van de Salesforce SharePoint integratie met behulp van Files Connect kan complex zijn en vereist soms het navigeren door verouderde documentatie. Veel gebruikers volgen de integratie-instructies in de documentatie om vervolgens te eindigen met een vervelende fout zoals:
- "Kan geen toegang krijgen tot externe bron - Externe gegevensbron is niet beschikbaar door een fout"
- "U bent niet bevoegd om die handeling uit te voeren"
- "Er is een onbekende fout opgetreden tijdens de toegang tot Files Connect".
Argh! Het kan niet veel erger worden dan zo'n onbekende fout. Als je zoiets ziet, weet je dat het tijd is om een alternatief te zoeken.
Alternatieven - Is er een betere manier om Salesforce met SharePoint te integreren?
Gezien de beperkingen en uitdagingen in verband met native Salesforce's integratie tools, is het de moeite waard het verkennen van alternatieve benaderingen die meer gestroomlijnde en betrouwbare integratie opties bieden. De beste manier om is het vinden van een derde partij integratie tool speciaal ontworpen voor Salesforce en SharePoint integratie.
Document Extractor gebouwd voor Salesforce platform™ is een uitstekend voorbeeld van een integratiehulpmiddel van derden dat de integratie van de Salesforce SharePoint vereenvoudigt en verbetert. Deze tool automatiseert de overdracht van Salesforce-documenten naar SharePoint en vervangt ze door links binnen Salesforce.
Bovendien, wanneer de dienst twee documenten met dezelfde naam op dezelfde plaats in Salesforce vindt, maakt hij twee documenten aan op SharePoint, en voegt hij een achtervoegsel toe waardoor beide bestanden op SharePoint kunnen bestaan.
Telkens wanneer u een document toevoegt aan een nieuw object in Salesforce, zal Document Extractor automatisch de juiste map aanmaken om het op te slaan op SharePoint. Dit werkt voor een Standaard object zoals een Account, Contact, Lead, of Opportunity of een Aangepast object. Bovendien zal Document Extractor dezelfde structuur behouden en alle documenten gerelateerd aan dat nieuwe object.
Dit alles betekent dat de integratie verschillende voordelen biedt, waaronder naleving van GDPR en andere regelgeving, een naadloze gebruikerservaring en het behoud van documentinformatie en versiegeschiedenis.
De belangrijkste kenmerken van de Document Extractor zijn:
- Volledige synchronisatie met SharePoint:
Gebruikers kunnen direct bestanden uploaden naar SharePoint, het uitvoeren van bestanden verplaatsen, verwijderen en hernoemen, en hebben alle wijzigingen naadloos gesynchroniseerd met Salesforce. Dit betekent dat je bestanden kunt verplaatsen van Salesforce naar SharePoint en ook andersom indien nodig.
- Betere bestandsnamen en gemakkelijker zoeken:
Het hernoemen van bestanden in Salesforce werkt de corresponderende bestandsnamen in SharePoint bij, waardoor betere zoekmogelijkheden ontstaan. Gebruikers kunnen ook aanpassen bestandsnamen in SharePoint met behulp van Salesforce aangepaste velden.
- Bespaar op SharePoint licenties:
Gebruikers hebben toegang tot documenten die zijn opgeslagen in SharePoint zonder dat er individuele SharePoint-licenties nodig zijn, waardoor de licentiekosten dalen.
- Bestandsvoorbeelden:
Zie het voorbeeld in Salesforce voor alle bestandstypen die door SharePoint worden ondersteund.
- Blockchain Sealing Integratie:
Integratie met CB Blockchain Seal for SharePoint zorgt voor het hoogste beveiligingsniveau en maakt handmatige papierwerkverificaties overbodig.
We hebben deze nieuwe functies toegevoegd om tegemoet te komen aan de feedback die we kregen van de groeiende klantenkring van Document Extractor. Wil je weten wat onze klanten zeggen over Document Extractor?
U kunt een review van Document Extractor door een van onze klanten uit de particuliere sector
"Met Document Extractor is het proces naadloos voor mijn eindgebruikers. Ze weten niet eens dat het er is, en dat is wat we wilden"
U kunt ook de review door een van onze klanten uit de overheidssector, wiens adviesbureau blij was Document Extractor in Salesforce AppExchange te vinden, zodat zij een complexe situatie op een eenvoudige manier konden oplossen
"Toen we Document Extractor voor het eerst vonden, dachten we dat als het zou doen wat er op het blikje stond, het al onze dozen zou vullen. En dat deed het ook: gewoon een basisconfiguratie, en het werkte de eerste keer!"
3 eenvoudige stappen om te beginnen
Stap 1 - Vereisten controleren
Je moet eerst controleren of de SharePoint en Salesforce versies die je gebruikt in de lijst met ondersteunde versies van Document Extractor staan:
- Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 en Online (Office 365)
- Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com en Developer - zowel Lightning Experience als Classic
Stap 2 - Download Document Extractor
We zullen beginnen met het downloaden van de SaaS-versie als een gratis proefversie. Je kunt het ook krijgen van Salesforces' AppExchange en er is ook een zelf gehoste versie beschikbaar.
Zoals gezegd, de proef is gratis, maar je moet wel een normale winkelwagen procedure te volgen en een bestelling te plaatsen tegen de kosten van $0.00. Zodra je dat hebt gedaan, ontvang je instructies via e-mail.
Stap 3 - Installeer op uw zandbak
Zodra u de e-mail met instructies hebt ontvangen, moet u klikken op Voltooi uw registratie.
Vanaf daar zal de installatie starten. Wij raden altijd aan om te beginnen met het installeren van Document Extractor in uw sandbox, en het daarna te verplaatsen naar productie. U zou daarom gebruik moeten maken van Test/Zandbak op de Instantie veld in plaats van Productie voor nu.
Wanneer u kiest voor Test/Zandbakmoet u uw gebruikersnaam voor de sandbox-service invoeren. Dit is gewoon een speciale systeembeheerder. Deze gebruiker moet verhoogde toegangsrechten hebben om wijzigingen aan het systeem toe te laten. Zorg er ook voor dat deze account niet door iemand anders gebruikt wordt om toegang te krijgen tot uw Salesforce. U heeft het service user wachtwoord en het security token nodig zodat u de verbinding kunt testen.
Als u in meer detail wilt zien hoe de configuratie in zijn werk gaat, kijk dan eens hier instructievideo installatie.
Document Extractor gebruikt de hulp van een managed package met een set van Apex classes en triggers om je documenten te stubben van Salesforce naar SharePoint. Eenmaal geïnstalleerd, zie je het pakket vermeld in de lijst van de geïnstalleerde pakketten.
Vervolgens moet u uw SharePoint instellingen opgeven. U moet een gebruiker hebben met voldoende rechten om documenten te lezen en te schrijven naar de document bibliotheek waar de documenten zullen worden opgeslagen.
Document Extractor gebruikt "Push-notificaties", wat betekent dat de dienst nieuwe documenten detecteert die naar Salesforce zijn geüpload. De service gebruikt ook "Full Scan Polling" als een backup mechanisme om er zeker van te zijn dat alle bestanden zijn gestubbed. We raden je aan om het interval van de "Full Scan Polling" te verhogen om je API calls verbruik te optimaliseren.
Een ander scenario - Wat als ik mijn documenten al in SharePoint heb en ik wil ernaar linken in Salesforce?
Indien u reeds Microsoft SharePoint gebruikt en al uw bestanden in SharePoint staan, zou u, alvorens u met Salesforce begint, natuurlijk willen dat uw Salesforce objecten links bevatten naar die bestaande documenten.
Als u een onderliggende regel in de bestandsnaam of de mapstructuur hebt, kunt u onzeConnect Bridge integratieplatform om URL's te maken in Salesforce die dan verwijzen naar die documenten in SharePoint. Het resultaat zou identiek zijn aan wat je ziet in een normale Document Extractor installatie: links in Salesforce naar documenten in SharePoint. Het is belangrijk op te merken dat de URL's die ik noemde kunnen worden aangemaakt onder elk van de standaard objecten en ook onder aangepaste objecten in Salesforce.
Salesforce Connectors - Wat kan ik nog meer integreren met Salesforce?
In werkelijkheid is dit integratieplatform vrij flexibel en kan het meer doen dan Microsoft SQL Server verbinden met Salesforce. Document Extractor zelf is gebaseerd op Connect Bridge met Salesforce en SharePoint connectoren. Je kunt ook elk lokaal databasemanagementsysteem (DBMS) aansluiten, zoals Oracle, SAP HANA, MariaDBof MySQL naar Salesforce.
U kunt de gegevens van Salesforce naar SQL Server of een andere lokale database of doe het andersom: haal gegevens uit de database en zet ze in Salesforce.
Dit betekent dat u allerlei flexibele migratie- of synchronisatieoplossingen kunt creëren, aangezien u verbinding kunt maken met elke bestaande database. Het is een geweldige manier om het maximum te halen uit een Salesforce-integratie, aangezien u perfect kunt voldoen aan uw behoeften inzake gegevensintegratie zonder de normale rompslomp en problemen van een oplossing op maat.
Klaar om te beginnen met het verplaatsen van uw Salesforce documenten naar SharePoint? Hier zijn de noodzakelijke stappen:
Afhaal
Het integreren van SharePoint met Salesforce kan aanzienlijke voordelen opleveren voor organisaties die op zoek zijn naar kostenbesparingen, verbeterde bestandsopslag mogelijkheden, en verbeterde samenwerking. Terwijl de native Salesforce integratie-opties, zoals Files Connect, kan uitdagingen, derde partij integratie tools zoals Document Extractor bieden een meer uitgebreide en betrouwbare aanpak.
Dit gereedschap is beschikbaar in Salesforce AppExchange. U kunt de productbeschrijving en functies doorlezen, het gratis uitproberen of de SaaS-versie kopen.
Als u voor SaaS-implementatie kiest, kunt u het product ook rechtstreeks bestellen op de website van de Connecting-software. Nog een andere optie is de zelfgehoste versie, die favoriet is bij grotere organisaties die liever de volledige controle over het product hebben.
Oorspronkelijk gepubliceerd op 8 augustus 2019
Artikel voor het laatst bijgewerkt op 20 september 2023
Meer over Document Extractor gebouwd voor Salesforce platform
Als de Salesforce SharePoint integratie iets voor u is, kijk dan eens naar de artikelen en case studies hieronder.
Als u op zoek bent naar een manier om Salesforce Exchange verbindingen met meerdere betrokken Exchange servers, controleer CB Salesforce Exchange Sync.
Ana Neto
Technisch adviseur bij Connecting Software
Auteur:
Ik ben software-ingenieur sinds 1997, met een recentere liefde voor schrijven en spreken in het openbaar. Hebt u vragen of opmerkingen over dit bericht of over Document Extractor? Ik zou graag uw feedback hebben!
____________
Slotopmerkingen en referenties
Als u op zoek bent naar een manier om Salesforce Exchange verbindingen met meerdere betrokken Exchange servers, controleer CB Salesforce Exchange Sync.
Als u meer wilt weten over de integratie van Salesforce en SharePoint met behulp van Files Connect (Salesforce Documentatie)
Comments 24
Hallo! Kan ik Document Extractor gebruiken met aangepaste objecten in Salesforce? Bedankt!
Hallo Cesar, ja we ondersteunen aangepaste objecten. Het beste zou zijn om contact met ons op te nemen en we kunnen je alles laten zien en beantwoorden.
Best
Thomas
We hebben duizenden documenten in Sharepoint in een uitgebreide (traditionele submap) structuur, geen enkele in Salesforce. Zou het mogelijk zijn om links te krijgen van Sf records naar de corresponderende Sharepoint "mappen" met alle documenten daarin die al bestaan?
Hoe?
Author
Hallo Mark,
Wat wij doen met Document Extractor is min of meer het tegenovergestelde van wat u nodig heeft: wij halen de documenten van SF naar SharePoint. Voor jouw behoeften is ons Connect Bridge platform het meest geschikt. Dit was het platform dat we gebruikten om Document Extractor te bouwen, dus je zou gemakkelijk je eigen aangepaste software kunnen bouwen die doet wat je nodig hebt. Wij zullen contact opnemen met via de e-mail die u hebt aangegeven om deze optie te verkennen met je mee.
Ana Neto
Hoi,
Al onze bestanden worden vandaag geüpload in Sharepoint. We willen dat de gebruikers in Sharepoint kunnen zoeken vanuit Salesforce custom object records en dat ze kunnen linken naar records. Ook als een gebruiker nieuwe bestanden uploadt, moeten deze worden geüpload naar Sharepoint. Biedt uw oplossing beide manieren?
Author
Onze oplossing draagt bestanden over van Salesforce naar SharePoint zodra ze zijn geupload naar Salesforce natuurlijk. De oplossing vervangt dan de originele bestanden in Salesforce met URL's.
Gebruikers kunnen nog steeds naar die bestanden zoeken in Salesforce, aangezien we de documentnamen en -extensies in Salesforce bijhouden.
In eerste instantie, als al uw bestanden in SharePoint zijn, dan kunnen we onze Connect Bridge platform om URL's in Salesforce te maken die naar die documenten in SharePoint wijzen. Die URL's kunnen worden aangemaakt onder alle standaard- en/of aangepaste objecten in Salesforce.
Hoi,
Het lijkt erop dat dit pakket een deel van wat we wilden zou doen. Maar we willen ook een integratie waarbij wanneer een nieuw aangepast object (d.w.z. een opportuniteit) wordt aangemaakt in Salesforce, een map wordt aangemaakt binnen Sharepoint, en dit is waar alle documenten met betrekking tot deze opportuniteit worden opgeslagen. Wanneer de opportunity vervolgens wordt gewonnen, maakt ons Salesforce-systeem een project aan. We zouden dan willen dat alle projectdocumenten ook in deze ene opportunity-map worden opgeslagen. Is dit iets wat gemakkelijk mogelijk is? Bedankt
Author
Ja, telkens wanneer u een nieuw object toevoegt, zal het product automatisch een nieuwe map toevoegen op SharePoint. Bovendien behoudt het dezelfde structuur en alle documenten met betrekking tot dat nieuwe object.
Demo aanvragen voor integratie van Salesforce en SharePoint met behulp van Document Extractor
Author
Het zal ons een genoegen zijn! Ons verkoopteam zal binnenkort contact met u opnemen.
Hoi,
We zijn op zoek naar een rapport te uploaden naar Share Point van Salesforce org op het einde van elke week is het mogelijk via deze app
Bhawna singh
Author
Laten we aannemen dat het rapport onder een account staat. Het rapport zou worden geupload naar SharePoint de eerste keer dat u het in Salesforce zet en het zou gaan onder de map voor dat account. Elke keer dat u met dit eerste rapport zou werken, zou u, in feite, in het SharePoint document werken. Aan de Salesforce kant, zou je er een link naar hebben. Dus toegang vanuit SharePoint of Salesforce zou hetzelfde effect hebben.
Als je een week later een nieuw rapport aanmaakt onder die account, dan zou hetzelfde opnieuw gebeuren.
Hoi,
We hebben een Salesforce-toepassing gemaakt met apex- en Lightning-componenten voor het uploaden van veel documenten samen en het koppelen van deze documenten aan de juiste records van een aangepast object.
Kunnen wij Document Extractor gebruiken om deze documenten naar SharePoint over te brengen? Kan het proces van Document Extractor botsen met onze aanvraag?
Author
Zolang uw documenten standaard Salesforce Bestanden zijn (Content Document) of Bijlagen dan zal Document Extractor in staat zijn om ze te verplaatsen naar SharePoint. Er is geen probleem met bestanden gekoppeld aan aangepaste objecten. Ik raad je aan om het uit te proberen en het zelf te testen.
We hebben een 3 verschillende map structuren voor verschillende soorten kansen in Salesforce. Hoe gaat Document Extractor hiermee om? Dank u.
Author
Document Extractor zal standaard zijn eigen mappenstructuur gebruiken gebaseerd op de namen en hiërarchie van de Salesforce objecten. Het is mogelijk om de map voor records aan te passen met behulp van aangepaste velden in Salesforce, dus als u kunt uitdrukken waar u de bestanden wilt hebben als een Salesforce-formule, kunnen wij dat ondersteunen.
Wij nemen spoedig contact met u op zodat u zelf kunt zien hoe dit alles in zijn werk gaat.
mooi bericht . Dank u voor het plaatsen van iets als dit
Met plezier het bovenstaande artikel gelezen, echt alles in detail uitgelegd, het artikel is zeer interessant en effectief. Dank u en veel succes met de komende artikelen.
Hoi
Ik werk momenteel aan een project waarbij gegevens moeten worden gemigreerd van Salesforce naar SharePoint. Is dat iets waar document extractor mee kan helpen?
Author
Document Extractor richt zich op de migratie en synchronisatie van documenten. Om een migratie van gegevens (niet documenten) te doen, zou u moeten gaan voor Connect Bridgeons integratieplatform.
C'est la première fois que je fréquente votre page web et je suis surprie de la recherche que vous avez effectué pour cette publication incroyable.
Fantastisch werk!
Een zeer energiek artikel, ik heb het zeer gewaardeerd.
Is er een tweede deel?
Hallo daar, ben net alert geworden op uw weblog via Google, en
vond dat het echt informatief is. Proost!
Uitstekend bericht. Ik zal een paar van deze problemen ervaren als
wel...