SharePoint Integratie met Salesforce

SharePoint Integratie met Salesforce - Alles wat u moet weten in 2023

Ana Neto Products and Solutions 24 Comments

Op het gebied van bedrijfsvoering zijn SharePoint en Salesforce een populair dynamisch duo. Maar combineren de krachten van SharePoint en Salesforce werkelijk voor ongelooflijke resultatenof is het allemaal een hype?

In dit artikel gaan we in op de voor- en nadelen van een Salesforce en SharePoint integratie, zodat u een weloverwogen beslissing kunt nemen voor uw specifieke scenario.

Laatst bijgewerkt op: 22 mei 2023

Voordelen - Waarom zou u kiezen voor een Salesforce en SharePoint integratie?

Salesforce, ook bekend als SFDC (Salesforce Dot Com), wordt algemeen erkend als een van de meest robuuste en functierijke CRM-tools op de markt. Zijn consistente erkenning als leider in de CRM Customer Engagement Center Magic Quadrant door Gartner toont zijn vooraanstaande positie in de industrie.

Ook deskundigen lijken het daarmee eens te zijn. Ray Wang, oprichter en voorzitter van Constellation Research, noemt Salesforce "de onbetwiste leiderKate Leggett, vice-president en hoofdanalist bij Forrester Research, voegt eraan toe dat het succes van Salesforce kan worden toegeschreven aan zijn "robuuste horizontale verkoopmogelijkheden, verrijkt met voorverpakte AI-scenario's".

Gericht op het integratieaspect biedt Salesforce AppExchange, de cloud-marktplaats voor Salesforce-gerelateerde oplossingen, een tal van integraties die de mogelijkheden van de Salesforce uitbreiden. Onder deze integraties, de Salesforce SharePoint integratie valt op als een populaire keuze. Er zijn verschillende redenen waarom deze integratie veel gebruikt wordt:

Kostenbesparingen

De opslagkosten van Salesforce kunnen aanzienlijk zijn, maar door integratie met SharePoint kunnen organisaties de grotere opslagcapaciteit van de SharePoint benuttenwat resulteert in aanzienlijke besparingen. Bijvoorbeeld, terwijl Salesforce een opslaglimiet biedt van 10 GB (bestandsopslag) + 10 GB (gegevensopslag) met extra opslag op basis van het aantal gebruikers, biedt SharePoint 1 TB opslag plus 10 GB per gekochte licentie.

Dit betekent dat SharePoint opslagruimte biedt die meer dan 40 keer groter is dan Salesforce, wat kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Bovendien kunnen organisaties extra SharePoint opslagruimte kopen tegen een redelijke prijs van $0,20/maand per extra GB.

Verbeterde bestandsopslag

Hoewel met Salesforce documenten kunnen worden gekoppeld aan verschillende entiteiten, kan het zwaar leunen op deze functionaliteit leiden tot een onoverzichtelijke omgeving en verminderde prestaties. SharePoint daarentegen blinkt uit in het opslaan van grote hoeveelheden bestanden en fungeert als een robuust systeem voor documentenbeheer. Door bestanden te verplaatsen naar SharePoint, kunnen organisaties profiteren van functies zoals:

  • Realtime samenwerking met teamleden (in- en uitchecken van bestanden optioneel),
  • Versie geschiedenis het volgen, en
  • De mogelijkheid om bestanden delen met externe gebruikers.

Valkuilen - Waar moet ik op letten bij een Salesforce integratie met SharePoint?

Hoewel de voordelen van de integratie van Salesforce met SharePoint aanzienlijk zijn, is het essentieel dat men zich bewust is van de mogelijke valkuilen en uitdagingen. Hier zijn enkele belangrijke punten om te overwegen:

Compatibiliteitsbeperkingen

Integratie van Salesforce met SharePoint met behulp van de native tools van Salesforce, namelijk met behulp van Salesforce's Bestanden verbinden (die sommige online referenties vermelden als SFDC Files Connect)., is beperkt tot SharePoint Online. Eerdere versies van SharePoint, zoals SharePoint 2013/2010 on-premises, worden niet langer ondersteund.

Overwegingen inzake naleving

Het opslaan van gevoelige financiële of klantgerelateerde bestanden in de cloud kan zorgen baren met betrekking tot regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals GDPR. Organisaties moeten hun nalevingsverplichtingen zorgvuldig beoordelen en bepalen of het opslaan van dergelijke documenten op locatie noodzakelijk is om de controle over de opslag van en de toegang tot gegevens te behouden.

Uitdagingen bij de uitvoering

Het opzetten van de Salesforce SharePoint integratie met behulp van Files Connect kan complex zijn en vereist soms het navigeren door verouderde documentatie. Veel gebruikers volgen de integratie-instructies in de documentatie om vervolgens te eindigen met een vervelende fout zoals:

  • "Kan geen toegang krijgen tot externe bron - Externe gegevensbron is niet beschikbaar door een fout"
  • "U bent niet bevoegd om die handeling uit te voeren"
  • "Er is een onbekende fout opgetreden tijdens de toegang tot Files Connect".

Argh! Het kan niet veel erger worden dan zo'n onbekende fout. Als je zoiets ziet, weet je dat het tijd is om een alternatief te zoeken.

Alternatieven - Is er een betere manier om Salesforce met SharePoint te integreren?

Gezien de beperkingen en uitdagingen in verband met native Salesforce's integratie tools, is het de moeite waard het verkennen van alternatieve benaderingen die meer gestroomlijnde en betrouwbare integratie opties bieden. De beste manier om is het vinden van een derde partij integratie tool speciaal ontworpen voor Salesforce en SharePoint integratie.

Document Extractor Gebouwd voor Salesforce platform™ is een uitstekend voorbeeld van een integratiehulpmiddel van derden dat de integratie van de Salesforce SharePoint vereenvoudigt en verbetert. Deze tool automatiseert de overdracht van Salesforce-documenten naar SharePoint en vervangt ze door links binnen Salesforce

Het document wordt vervangen door een link in Salesforce die verwijst naar het document in SharePoint

Bovendien, wanneer de dienst twee documenten met dezelfde naam op dezelfde plaats in Salesforce vindt, maakt hij twee documenten aan op SharePoint, en voegt hij een achtervoegsel toe waardoor beide bestanden op SharePoint kunnen bestaan.

Telkens wanneer u een document toevoegt aan een nieuw object in Salesforce, zal Document Extractor automatisch de juiste map aanmaken om het op te slaan op SharePoint. Dit werkt voor een Standaard object zoals een Account, Contact, Lead, of Opportunity of een Aangepast object. Bovendien zal Document Extractor dezelfde structuur behouden en alle documenten gerelateerd aan dat nieuwe object.

Dit alles betekent dat de integratie verschillende voordelen biedt, waaronder naleving van GDPR en andere regelgeving, een naadloze gebruikerservaring en het behoud van documentinformatie en versiegeschiedenis.

De versiegeschiedenis van het document wordt intact gehouden in Salesforce, zodat u toegang hebt tot elke versie van het document

De belangrijkste kenmerken van de Document Extractor zijn:

  • Volledige synchronisatie met SharePoint:
    Gebruikers kunnen direct bestanden uploaden naar SharePoint, het uitvoeren van bestanden verplaatsen, verwijderen en hernoemen, en hebben alle wijzigingen naadloos gesynchroniseerd met Salesforce. Dit betekent dat je bestanden kunt verplaatsen van Salesforce naar SharePoint en ook andersom indien nodig.
  • Betere bestandsnamen en gemakkelijker zoeken:
    Het hernoemen van bestanden in Salesforce werkt de corresponderende bestandsnamen in SharePoint bij, waardoor betere zoekmogelijkheden ontstaan. Gebruikers kunnen ook aanpassen bestandsnamen in SharePoint met behulp van Salesforce aangepaste velden.
  • Bespaar op SharePoint licenties:
    Gebruikers hebben toegang tot documenten die zijn opgeslagen in SharePoint zonder dat er individuele SharePoint-licenties nodig zijn, waardoor de licentiekosten dalen.
  • Bestandsvoorbeelden:  
    Zie het voorbeeld in Salesforce voor alle bestandstypen die door SharePoint worden ondersteund.
  • Blockchain Sealing Integratie:
    Integratie met CB Blockchain Seal for SharePoint zorgt voor het hoogste beveiligingsniveau en maakt handmatige papierwerkverificaties overbodig.
Document Extractor gebouwd voor Salesforce platform video

We hebben deze nieuwe functies toegevoegd om tegemoet te komen aan de feedback die we kregen van de groeiende klantenkring van Document Extractor. Wil je weten wat onze klanten zeggen over Document Extractor?

U kunt een review van Document Extractor door een van onze klanten uit de particuliere sector

"Met Document Extractor is het proces naadloos voor mijn eindgebruikers. Ze weten niet eens dat het er is, en dat is wat we wilden"
Andrea Getty - Dorman Products Inc.

U kunt ook de review door een van onze klanten uit de overheidssector, wiens adviesbureau blij was Document Extractor in Salesforce AppExchange te vinden, zodat zij een complexe situatie op een eenvoudige manier konden oplossen

"Toen we Document Extractor voor het eerst vonden, dachten we dat als het zou doen wat er op het blikje stond, het al onze dozen zou vullen. En dat deed het ook: gewoon een basisconfiguratie, en het werkte de eerste keer!"
Chris Lynch - Directeur van Chris Lynch IT Consulting

Wat als ik mijn documenten al in SharePoint heb en er een link naar wil maken in Salesforce?

Indien u reeds Microsoft SharePoint gebruikt en al uw bestanden in SharePoint staan, zou u, alvorens u met Salesforce begint, natuurlijk willen dat uw Salesforce objecten links bevatten naar die bestaande documenten.

Als u een onderliggende regel in de bestandsnaam of de mapstructuur hebt, kunt u onzeConnect Bridge integratieplatform om URL's te maken in Salesforce die dan verwijzen naar die documenten in SharePoint. Het resultaat zou identiek zijn aan wat je ziet in een normale Document Extractor installatie: links in Salesforce naar documenten in SharePoint. Het is belangrijk op te merken dat de URL's die ik noemde kunnen worden aangemaakt onder elk van de standaard objecten en ook onder aangepaste objecten in Salesforce.

Wat kan ik nog meer integreren met Salesforce?

Naast de integratie van SharePoint met Salesforce, kunnen organisaties gebruik maken van de mogelijkheden van U kunt eigenlijk elk type dataset integreren met Salesforce op een vergelijkbare manier, met behulp van de CB On-prem Database naar Salesforce Sync oplossing. Deze oplossing is gebaseerd op de Connect Bridge integratieplatform hierboven vermeld en kan worden gebruikt als een SQL Server - Salesforce aansluiting.

In werkelijkheid is dit integratieplatform vrij flexibel en kan het meer doen dan Microsoft SQL Server verbinden met Salesforce. U kunt ook een lokaal databasemanagementsysteem (DBMS) aansluiten, zoals Oracle, SAP HANA, MariaDBof MySQL naar Salesforce.

U kunt de gegevens van Salesforce naar SQL Server of een andere lokale database of doe het andersom: haal gegevens uit de database en zet ze in Salesforce.

Dit betekent dat u allerlei flexibele migratie- of synchronisatieoplossingen kunt creëren, aangezien u verbinding kunt maken met elke bestaande database. Het is een geweldige manier om het maximum te halen uit een Salesforce-integratie, aangezien u perfect kunt voldoen aan uw behoeften inzake gegevensintegratie zonder de normale rompslomp en problemen van een oplossing op maat.

3 eenvoudige stappen om te beginnen

Klaar om te beginnen met het verplaatsen van uw Salesforce documenten naar SharePoint? Hier zijn de noodzakelijke stappen:

Stap 1 - Vereisten controleren

U moet eerst controleren of de SharePoint en Salesforce versies die u zou gebruiken in de lijst van de ondersteunde versies van Document Extractor staan: - Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 en Online (Office 365) - Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com, en Developer - zowel Lightning Experience als Classic

Stap 2 - Download Document Extractor

We zullen beginnen met het downloaden van de SaaS-versie als een gratis proefversie. Je kunt het ook krijgen van Salesforces' AppExchange en er is ook een zelf gehoste versie beschikbaar.

Zoals gezegd, de proef is gratis, maar je moet wel een normale winkelwagen procedure te volgen en een bestelling te plaatsen tegen de kosten van $0.00. Zodra je dat hebt gedaan, ontvang je instructies via e-mail.

Stap 3 - Installeer op uw zandbak

Zodra u de e-mail met instructies hebt ontvangen, moet u klikken op Voltooi uw registratie.

Vanaf daar zal de installatie starten. Wij raden altijd aan om te beginnen met het installeren van Document Extractor in uw sandbox, en het daarna te verplaatsen naar productie. U zou daarom gebruik moeten maken van Test/Zandbak op de Instantie veld in plaats van Productie voor nu.

Wanneer u kiest voor Test/Zandbakmoet u uw gebruikersnaam voor de sandbox-service invoeren. Dit is gewoon een speciale systeembeheerder. Deze gebruiker moet verhoogde toegangsrechten hebben om wijzigingen aan het systeem toe te laten. Zorg er ook voor dat deze account niet door iemand anders gebruikt wordt om toegang te krijgen tot uw Salesforce. U heeft het service user wachtwoord en het security token nodig zodat u de verbinding kunt testen.

Als u in meer detail wilt zien hoe de configuratie in zijn werk gaat, kijk dan eens hier instructievideo installatie

Document Extractor gebruikt de hulp van een managed package met een set van Apex classes en triggers om je documenten te stubben van Salesforce naar SharePoint. Eenmaal geïnstalleerd, zie je het pakket vermeld in de lijst van de geïnstalleerde pakketten.

Vervolgens moet u uw SharePoint instellingen opgeven. U moet een gebruiker hebben met voldoende rechten om documenten te lezen en te schrijven naar de document bibliotheek waar de documenten zullen worden opgeslagen.

Document Extractor gebruikt "Push-notificaties", wat betekent dat de dienst nieuwe documenten detecteert die naar Salesforce zijn geüpload. De service gebruikt ook "Full Scan Polling" als een backup mechanisme om er zeker van te zijn dat alle bestanden zijn gestubbed. We raden je aan om het interval van de "Full Scan Polling" te verhogen om je API calls verbruik te optimaliseren.

Afhaal

Het integreren van SharePoint met Salesforce kan aanzienlijke voordelen opleveren voor organisaties die op zoek zijn naar kostenbesparingen, verbeterde bestandsopslag mogelijkheden, en verbeterde samenwerking. Terwijl de native Salesforce integratie-opties, zoals Files Connect, kan uitdagingen, derde partij integratie tools zoals Document Extractor bieden een meer uitgebreide en betrouwbare aanpak.

Document Extractor - Goedkopere opslag, GDPR-compatibel, Gebruiksvriendelijker

Dit gereedschap is beschikbaar in Salesforce AppExchange. U kunt de productbeschrijving en functies doorlezen, het gratis uitproberen of de SaaS-versie kopen.

Als u voor SaaS-implementatie kiest, kunt u het product ook rechtstreeks bestellen op de website van de Connecting-software. Nog een andere optie is de zelfgehoste versie, die favoriet is bij grotere organisaties die liever de volledige controle over het product hebben.

Probeer Document Extractor gratis:

Artikel voor het laatst bijgewerkt op 22 mei 2023

Meer over Document Extractor Gebouwd voor Salesforce Platform

Als de Salesforce SharePoint integratie iets voor u is, kijk dan eens naar de artikelen en case studies hieronder.

Als u op zoek bent naar een manier om Salesforce Exchange verbindingen met meerdere betrokken Exchange servers, controleer CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Technisch adviseur, Auteur

Ana Neto
Technisch adviseur bij Connecting Software

Auteur:

Ik ben software-ingenieur sinds 1997, met een recentere liefde voor schrijven en spreken in het openbaar.  Hebt u vragen of opmerkingen over dit bericht of over Document Extractor? Ik zou graag uw feedback hebben!

____________

Slotopmerkingen en referenties

Als u op zoek bent naar een manier om Salesforce Exchange verbindingen met meerdere betrokken Exchange servers, controleer CB Salesforce Exchange Sync.

Als u meer wilt weten over de integratie van Salesforce en SharePoint met behulp van Files Connect (Salesforce Documentatie)

  1. Bestanden Connect Installatiegids 
  2. Files Connect Gebruikershandleiding
  3. Salesforce Files Connect-implementatiegids

Comments 24

  1. Avatar voor Cesar
  2. Avatar voor Thomas Berndorfer

    Hallo Cesar, ja we ondersteunen aangepaste objecten. Het beste zou zijn om contact met ons op te nemen en we kunnen je alles laten zien en beantwoorden.
    Best
    Thomas

  3. Avatar voor mark

    We hebben duizenden documenten in Sharepoint in een uitgebreide (traditionele submap) structuur, geen enkele in Salesforce. Zou het mogelijk zijn om links te krijgen van Sf records naar de corresponderende Sharepoint "mappen" met alle documenten daarin die al bestaan?
    Hoe?

  4. Avatar voor Ana Neto Post
    Author

    Hallo Mark,

    Wat wij doen met Document Extractor is min of meer het tegenovergestelde van wat u nodig heeft: wij halen de documenten van SF naar SharePoint. Voor jouw behoeften is ons Connect Bridge platform het meest geschikt. Dit was het platform dat we gebruikten om Document Extractor te bouwen, dus je zou gemakkelijk je eigen aangepaste software kunnen bouwen die doet wat je nodig hebt. Wij zullen contact opnemen met via de e-mail die u hebt aangegeven om deze optie te verkennen met je mee.

    Ana Neto

  5. Avatar voor Kunal

    Hoi,
    Al onze bestanden worden vandaag geüpload in Sharepoint. We willen dat de gebruikers in Sharepoint kunnen zoeken vanuit Salesforce custom object records en dat ze kunnen linken naar records. Ook als een gebruiker nieuwe bestanden uploadt, moeten deze worden geüpload naar Sharepoint. Biedt uw oplossing beide manieren?

  6. Avatar voor Ana Neto Post
    Author

    Onze oplossing draagt bestanden over van Salesforce naar SharePoint zodra ze zijn geupload naar Salesforce natuurlijk. De oplossing vervangt dan de originele bestanden in Salesforce met URL's.

    Gebruikers kunnen nog steeds naar die bestanden zoeken in Salesforce, aangezien we de documentnamen en -extensies in Salesforce bijhouden.

    In eerste instantie, als al uw bestanden in SharePoint zijn, dan kunnen we onze Connect Bridge platform om URL's in Salesforce te maken die naar die documenten in SharePoint wijzen. Die URL's kunnen worden aangemaakt onder alle standaard- en/of aangepaste objecten in Salesforce.

  7. Avatar voor Hugo Cox

    Hoi,

    Het lijkt erop dat dit pakket een deel van wat we wilden zou doen. Maar we willen ook een integratie waarbij wanneer een nieuw aangepast object (d.w.z. een opportuniteit) wordt aangemaakt in Salesforce, een map wordt aangemaakt binnen Sharepoint, en dit is waar alle documenten met betrekking tot deze opportuniteit worden opgeslagen. Wanneer de opportunity vervolgens wordt gewonnen, maakt ons Salesforce-systeem een project aan. We zouden dan willen dat alle projectdocumenten ook in deze ene opportunity-map worden opgeslagen. Is dit iets wat gemakkelijk mogelijk is? Bedankt

  8. Avatar voor Ana Neto Post
    Author

    Ja, telkens wanneer u een nieuw object toevoegt, zal het product automatisch een nieuwe map toevoegen op SharePoint. Bovendien behoudt het dezelfde structuur en alle documenten met betrekking tot dat nieuwe object.

  9. Avatar voor Anurag Pandey

    Demo aanvragen voor integratie van Salesforce en SharePoint met behulp van Document Extractor

  10. Avatar voor Ana Neto Post
    Author
  11. Avatar voor Bhawna

    Hoi,

    We zijn op zoek naar een rapport te uploaden naar Share Point van Salesforce org op het einde van elke week is het mogelijk via deze app

    Bhawna singh

  12. Avatar voor Ana Neto Post
    Author

    Laten we aannemen dat het rapport onder een account staat. Het rapport zou worden geupload naar SharePoint de eerste keer dat u het in Salesforce zet en het zou gaan onder de map voor dat account. Elke keer dat u met dit eerste rapport zou werken, zou u, in feite, in het SharePoint document werken. Aan de Salesforce kant, zou je er een link naar hebben. Dus toegang vanuit SharePoint of Salesforce zou hetzelfde effect hebben.

    Als je een week later een nieuw rapport aanmaakt onder die account, dan zou hetzelfde opnieuw gebeuren.

  13. Avatar voor Benedetto Virzi

    Hoi,

    We hebben een Salesforce-toepassing gemaakt met apex- en Lightning-componenten voor het uploaden van veel documenten samen en het koppelen van deze documenten aan de juiste records van een aangepast object.

    Kunnen wij Document Extractor gebruiken om deze documenten naar SharePoint over te brengen? Kan het proces van Document Extractor botsen met onze aanvraag?

  14. Avatar voor Ana Neto Post
    Author

    Zolang uw documenten standaard Salesforce Bestanden zijn (Content Document) of Bijlagen dan zal Document Extractor in staat zijn om ze te verplaatsen naar SharePoint. Er is geen probleem met bestanden gekoppeld aan aangepaste objecten. Ik raad je aan om het uit te proberen en het zelf te testen.

  15. Avatar voor Linda

    We hebben een 3 verschillende map structuren voor verschillende soorten kansen in Salesforce. Hoe gaat Document Extractor hiermee om? Dank u.

  16. Avatar voor Ana Neto Post
    Author

    Document Extractor zal standaard zijn eigen mappenstructuur gebruiken gebaseerd op de namen en hiërarchie van de Salesforce objecten. Het is mogelijk om de map voor records aan te passen met behulp van aangepaste velden in Salesforce, dus als u kunt uitdrukken waar u de bestanden wilt hebben als een Salesforce-formule, kunnen wij dat ondersteunen.

    Wij nemen spoedig contact met u op zodat u zelf kunt zien hoe dit alles in zijn werk gaat.

  17. Avatar voor Rahul
  18. Avatar voor Kiran

    Met plezier het bovenstaande artikel gelezen, echt alles in detail uitgelegd, het artikel is zeer interessant en effectief. Dank u en veel succes met de komende artikelen.

  19. Avatar voor Nore Gabbidon

    Hoi

    Ik werk momenteel aan een project waarbij gegevens moeten worden gemigreerd van Salesforce naar SharePoint. Is dat iets waar document extractor mee kan helpen?

  20. Avatar voor Ana Neto Post
    Author

    Document Extractor richt zich op de migratie en synchronisatie van documenten. Om een migratie van gegevens (niet documenten) te doen, zou u moeten gaan voor Connect Bridgeons integratieplatform.

  21. Avatar voor Candra

    C'est la première fois que je fréquente votre page web et je suis surprie de la recherche que vous avez effectué pour cette publication incroyable.
    Fantastisch werk!

  22. Avatar voor Guillermo
  23. Avatar voor hodges
  24. Avatar voor Leroy Borrego

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.

I agree to these terms.