SharePoint Integratie met Salesforce - Alles wat je moet weten in 2025

SharePoint en Salesforce zijn een populair dynamisch duo in de bedrijfsvoering. Maar levert de combinatie van hun krachten echt significante voordelen op, of is het allemaal slechts een hype?

In dit artikel bespreken we de voordelen, mogelijke valkuilen en best practices voor het integreren van Salesforce met SharePoint in 2025 om je te helpen een weloverwogen beslissing te nemen.

Hier is onze inhoudsopgave:

• Voordelen - Waarom zou je kiezen voor een Salesforce en SharePoint integratie?
• Valkuilen - Waar moet ik op letten bij een integratie van Salesforce met SharePoint?
• Alternatieven - Is er een betere manier om Salesforce te integreren met SharePoint?
• 3 eenvoudige stappen om te beginnen
• Een ander scenario - Wat als ik mijn documenten al in SharePoint heb en ze wil koppelen in Salesforce?
• Salesforce connectoren - Wat kan ik nog meer integreren met Salesforce?
• Afhaal

Laatst bijgewerkt op 21 februari 2025

Salesforce, ook bekend als SFDC (Salesforce Dot Com), is een van de meest krachtig CRM-tools die vandaag beschikbaar zijn. Salesforce wordt consequent erkend als marktleider, bijvoorbeeld, Salesforce Gerangschikt #1 CRM-aanbieder voor 11e Opeenvolgend jaar.

Experts ook lijken mee eens. Op de 2024 CRM Industry Leader Awards, John Ragsdale, vicevoorzitter en onderzoeksdirecteur bij de Technology Services Industry Association, noemde het "de standaardoplossing voor de meerderheid van de enterprise tech bedrijven vanwege de ingebouwde analytics, het uitgebreide AppExchange ecosysteem en de voortdurende investeringen en uitbreiding van mogelijkheden".

Spreken van AppExchange, onder de integraties met Salesforce kun je vinden op AppExchange, de Salesforce SharePoint integratie valt op als een populaire keuze. Er zijn verschillende redenen waarom deze integratie veel gebruikt wordt:

De opslagkosten van Salesforce kunnen aanzienlijk zijn, maar door integratie met SharePoint kunnen organisaties de grotere opslagcapaciteit van de SharePoint benuttenwat resulteert in aanzienlijke besparingen. Bijvoorbeeld, terwijl Salesforce een opslaglimiet biedt van 10 GB (bestandsopslag) + 10 GB (gegevensopslag) met extra opslag op basis van het aantal gebruikers, biedt SharePoint 1 TB opslag plus 10 GB per gekochte licentie.

Deze betekent dat SharePoint opslag die meer dan 40 keer groter dan Salesforce, wat mogelijk resulteert in aanzienlijke kostenbesparingen. Bovendien kunnen organisaties extra SharePoint opslag kopen tegen een redelijke prijs van $0,20/maand per extra GB.

Hoewel je met Salesforce documenten kunt koppelen aan verschillende entiteiten, kun je als je veel vertrouwt op deze functionaliteit uiteindelijk gebruiken aanzienlijke werkcapaciteit, waardoor Salesforce langzamer werkt. 

Aan de andere kant is SharePoint gemaakt om grote hoeveelheden bestanden op te slaan en te fungeren als een robuust systeem voor documentenbeheer. Door bestanden te verplaatsen naar SharePoint, kunnen organisaties profiteren van functies zoals:

• Realtime samenwerking met teamleden (in- en uitchecken van bestanden optioneel),
• Versie geschiedenis opsporing, en
• De mogelijkheid om bestanden delen met externe gebruikers.

Hoewel de voordelen van de integratie van Salesforce met SharePoint aanzienlijk zijn, is het essentieel dat men zich bewust is van de mogelijke valkuilen en uitdagingen. Hier zijn enkele belangrijke punten om te overwegen:

Integratie van Salesforce met SharePoint met behulp van de native tools van Salesforce, namelijk met behulp van Salesforce's Bestanden verbinden (die sommige online referenties vermelden als SFDC Files Connect)., is beperkt tot SharePoint Online. Eerdere versies van SharePoint, zoals SharePoint 2013/2010 on-premises, worden niet langer ondersteund.

Het opslaan van gevoelige financiële of klantgerelateerde bestanden in de cloud kan zorgen baren met betrekking tot regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals GDPR. Organisaties moeten hun nalevingsverplichtingen zorgvuldig beoordelen en bepalen of het opslaan van dergelijke documenten op locatie noodzakelijk is om de controle over de opslag van en de toegang tot gegevens te behouden.

Het opzetten van de Salesforce SharePoint integratie met behulp van Files Connect kan complex zijn en vereist soms het navigeren door verouderde documentatie. Veel gebruikers volgen de integratie-instructies in de documentatie om vervolgens te eindigen met een vervelende fout zoals:

• "Kan geen toegang krijgen tot externe bron - Externe gegevensbron is niet beschikbaar door een fout"
• "U bent niet bevoegd om die handeling uit te voeren"
• "Er is een onbekende fout opgetreden tijdens de toegang tot Files Connect".

Argh! Het kan niet veel erger worden dan zo'n onbekende fout. Als je zoiets ziet, weet je dat het tijd is om een alternatief te zoeken.

Gezien de beperkingen en uitdagingen dat we hierboven hebben gezien, is het de moeite waard om alternatieven te onderzoeken, namelijk integratiehulpmiddelen van derden specifiek ontworpen voor Salesforce en SharePoint integratie.

Document Extractor gebouwd voor het Salesforce platform™ is een uitstekend voorbeeld van een integratiehulpmiddel van derden dat de integratie van de Salesforce SharePoint vereenvoudigt en verbetert. Deze tool automatiseert de overdracht van Salesforce-documenten naar SharePoint en vervangt ze door links binnen Salesforce.

Bovendien, wanneer de dienst twee documenten met dezelfde naam op dezelfde plaats in Salesforce vindt, maakt hij twee documenten aan op SharePoint, en voegt hij een achtervoegsel toe waardoor beide bestanden op SharePoint kunnen bestaan.
Wanneer u een document toevoegen aan een nieuw object in Salesforce, zal Document Extractor automatisch de juiste map om het op te slaan op SharePoint. Dit werkt voor een Standaard object zoals een Account, Contact, Lead, of Opportunity of een Custom object. Bovendien zal Document Extractor houden dezelfde structuur als alle documenten met betrekking tot dat nieuwe object.

Dit alles betekent dat de integratie verschillende voordelen biedt, waaronder naleving van GDPR en andere regelgeving, een naadloze gebruikerservaring en het behoud van documentinformatie en versiegeschiedenis.

Document ExtractorDe belangrijkste functies zijn onder andere:

• Volledig Synchroniseren met SharePoint
  Gebruikers kunnen bestanden direct uploaden naar SharePoint, bestanden verplaatsen, verwijderen en hernoemen en alle wijzigingen naadloos synchroniseren met Salesforce. Deze betekent dat je bestanden kunt verplaatsen van Salesforce naar SharePoint en ook andersom als nodig.
  
  
• Betere bestandsnamen en gemakkelijker zoeken
  Het hernoemen van bestanden in Salesforce werkt de corresponderende bestandsnamen in SharePoint bij, waardoor het eenvoudiger wordt om ophalen via zoeken. Gebruikers kunnen ook bestandsnamen aanpassen in SharePoint met behulp van Salesforce aangepaste velden.
  
  
• Bespaar op SharePoint licenties
  Gebruikers hebben toegang tot documenten die zijn opgeslagen in SharePoint zonder dat er individuele SharePoint-licenties nodig zijn, waardoor de licentiekosten dalen.
  
  
• Bestandsvoorbeelden
  Bekijk het voorbeeld in Salesforce voor alle bestandstypen die worden ondersteund door SharePoint.
  
  
• Integratie Waarheidshandhaver
  Integratie met Truth Enforcer for SharePoint garandeert het hoogste beveiligingsniveau voor uw documenten en maakt digitale verificatie en controle van de bestandsinhoud mogelijk, waardoor handmatige papierwerkverificaties overbodig worden.

We hebben deze nieuwe functies toegevoegd om tegemoet te komen aan de feedback die we kregen van de groeiende klantenkring van Document Extractor. Wil je weten wat onze klanten zeggen over Document Extractor?

U kunt een review van Document Extractor door een van onze klanten uit de privésector.

U kunt ook de review door een van onze klanten uit de publieke sector, wiens consultancybedrijf blij was om het volgende te vinden Document Afzuigkap in Salesforce AppExchange zodat ze een complex project op een eenvoudige manier.

Je moet eerst controleren of de SharePoint en Salesforce versies die je gebruikt in de lijst met ondersteunde versies van Document Extractor staan:

• Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 en Online (Office 365)
• Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com en Developer - beide Bliksemervaring en klassiek

We zullen beginnen met het downloaden van de SaaS-versie als een gratis proefversie. Je kunt het ook krijgen van Salesforces' AppExchange en er is ook een zelf gehoste versie beschikbaar.

Zoals gezegd, de proef is gratis, maar je moet wel een normale winkelwagen procedure te volgen en een bestelling te plaatsen tegen de kosten van $0.00. Zodra je dat hebt gedaan, ontvang je instructies via e-mail.

Zodra u de e-mail met instructies hebt ontvangen, moet u klikken op Voltooi uw registratie.

Vanaf daar start de installatie. We raden altijd aan om te beginnen met het installeren van Document Extractor op je sandbox, waarna je het kunt verplaatsen naar productie. Gebruik daarom Test/Zandbak in het Instance-veld in plaats van Productie voor nu.

Wanneer u kiest voor Test/Zandbakmoet u uw gebruikersnaam voor de SandBox-service invoeren. Dit is gewoon een speciale systeembeheerder. Deze gebruiker moet verhoogde toegangsrechten hebben om wijzigingen in het systeem toe te staan. Zorg er ook voor dat dit account door niemand anders wordt gebruikt om toegang te krijgen tot je Salesforce.

U hebt het wachtwoord van de servicemedewerker en het beveiligingstoken nodig om de verbinding te testen.

Als je wilt zien hoe de configuratie uitvoeren in meer detail, bekijk dit instructievideo. 

Document Extractor maakt gebruik van een managed package met een set Apex klassen en triggers om je documenten over te zetten van Salesforce naar SharePoint. Eenmaal geïnstalleerd, zul je zien dat pakket in de lijst met geïnstalleerde pakketten.

Vervolgens moet je je SharePoint-instellingen opgeven. Je moet te hebben een gebruiker met voldoende rechten om documenten te lezen en te schrijven naar de documentbibliotheek waar documenten worden opgeslagen.

Document Extractor gebruikt "Push-meldingen", wat betekent dat de dienst detecteert nieuwe documenten die geüpload zijn naar Salesforce. De service gebruikt ook "Full Scan Polling" als back-upmechanisme om ervoor te zorgen dat alle bestanden zijn overgebracht. We raden aan jij verhoog het interval van de "Full Scan Polling" om het verbruik van je API-oproepen te optimaliseren.

Indien u reeds Microsoft SharePoint gebruikt en al uw bestanden in SharePoint staan, zou u, alvorens u met Salesforce begint, natuurlijk willen dat uw Salesforce objecten links bevatten naar die bestaande documenten.

Als u een onderliggende regel in de bestandsnaam of de mapstructuur hebt, kunt u onzeConnect Bridge integratieplatform om URL's te maken in Salesforce die dan wijzen naar die documenten in SharePoint. Het resultaat zou er identiek uitzien als wat je ziet in een normaal Document Extractor installatie: links in Salesforce naar documenten in SharePoint. It is belangrijk om op te merken dat de URL's die ik noemde onder elke of de standaardobjecten en ook onder aangepaste objecten in Salesforce.

Naast de integratie van SharePoint met Salesforce kunt u de mogelijkheden van Connect Bridge verder benutten voor andere taken. U kunt integreren elke soort dataset met Salesforce op soortgelijke wijzemet behulp van de Database naar Salesforce Sync oplossing. Deze oplossing is gebaseerd op de Connect Bridge integratieplatform hierboven vermeld en kan worden gebruikt als een SQL Server - Salesforce aansluiting.

In werkelijkheid, Dit integratieplatform is vrij flexibel en kan meer dan Microsoft SQL Server verbinden met Salesforce. Document Extractor zelf is gebaseerd op Connect Bridge met Salesforce en SharePoint connectoren. U kunt ook een lokaal databasemanagementsysteem (DBMS) zoals Oracle, SAP HANA, MariaDBof MySQL naar Salesforce.

U kunt de gegevens van Salesforce naar SQL Server of een andere lokale database of doe het op de andere manier rond: gegevens krijgen uit de database en zet het in Salesforce.

Deze betekent dat je allerlei flexibele migratie- of synchronisatieoplossingen, omdat je verbinding kunt maken met elke bestaande database. Het is een groot manier om te maximaliseren wat je uit een Salesforce integratie kunt halen, omdat je een perfecte pasvorm voor je gegevensintegratiebehoeften kunt krijgen met een aangepaste oplossing die eenvoudig is te bouwen en te onderhouden.

Het integreren van SharePoint met Salesforce kan voordelig zijn voor uw organisatie als u op zoek bent naar kostenbesparingen, betere bestandsopslag en verbeterde samenwerking. De native Salesforce integratie optie, Files Connect, heeft een beperkte toepassing en biedt een aantal uitdagingen. Integratietools van derden, zoals Document Extractor, kunnen beter omgaan met de integratie en het volledige potentieel benutten.

Dit gereedschap is beschikbaar in Salesforce AppExchange. Je kunt de productbeschrijving en functies bekijken, het gratis uitproberen of de SaaS-versie kopen.

Als je voor SaaS kiest, kun je het product ook rechtstreeks bestellen op de website van Connecting Software. Nog een andere optie is de zelfgehoste versie, die favoriet is bij grotere organisaties die de voorkeur geven aan volledige controle hebben over het product.

Probeer Document Extractor gratis:

Artikel voor het laatst bijgewerkt op 21 februari 2025
Oorspronkelijk gepubliceerd op 8 augustus 2019