"Document Extractor is zo'n hulpmiddel waarvan onze verkopers niet wisten dat ze het nodig hadden, en nu ze het hebben kunnen ze niet meer zonder.'"
- Andrea Getty, senior systeemanalist bij Dorman Products, Inc.
Klant: Dorman ProductenInc.
Hoofdkantoor: Colmar, Philadelphia
Activiteit: Leverancier van vervangingsonderdelen en bevestigingsmiddelen voor personenauto's, lichte vrachtwagens en zware vrachtwagens in de aftermarket-industrie voor de automobielindustrie
Product toepassing: Document Extractor
Dorman ProductenInc. levert innovatieve reparatie-oplossingen voor de automotive aftermarket. Opgericht in 1918 en met het hoofdkantoor in Colmar, Pennsylvania, is het een manifestatie van de Amerikaanse Droom. Opgericht door twee broers die eenvoudige vervangingsonderdelen maakten, is Dorman nu een beursgenoteerde, wereldwijde onderneming die meer dan 80.000 verschillende producten produceert, waaronder zeer complexe onderdelen en elektronica, voor bijna elk onderdeel van het voertuig.
Andrea Getty, Senior Systeemanalistwerkt al bijna 24 jaar bij Dorman en is met het bedrijf meegegroeid. De laatste tijd houdt zij zich als SharePoint-beheerder bezig met de automatisering van bedrijfsprocessen en content management. Dus toen zich een uitdaging voordeed om de documentenstroom te optimaliseren, was het aan de expert om die aan te pakken.
‘We hadden een documentbeheeroplossing nodig voor Salesforce’
‘Ons team was op zoek naar een oplossing voor documentbeheer voor het opslaan van documenten en online bewerken in Salesforce’, zegt Andrea Getty. Het bedrijf was in de kruipfase met de invoering van Salesforce, maar het teamwerk aan bijlagen in het CRM toonde al duidelijke pijnpunten. ‘Onze documenten die met het proces meereizen zijn grote Excel-spreadsheets met formules. En onze verkopers sloegen ze overal op: op OneDrive, in SharePoint, op hun desktop. Het vinden van de laatste versie en ervoor zorgen dat je niet iets doet wat een ander al heeft gedaan, was een uitdaging’, legt de Dorman-vertegenwoordiger uit.
‘We hadden een beter proces nodig. So, het eerste wat ik deed was het configureren van Bestanden verbinden, wat een standaard Salesforce optie is die verbinding maakt met OneDrive en SharePoint. Het kostte me drie weken om het aan de praat te krijgen. We begonnen een pilot met het CRM-kernteam en realiseerden ons dat het niet doet wat we nodig hebben.
Op zoek naar een oplossing nam het Dorman-team contact op met de Files Connect Director bij Salesforce, en nadat ze hun vereisten hadden uitgelegd, maakten ze kennis met Document Extractor.
‘Document Extractor voldoet aan alle eisen’.’
Document Extractor bij Connecting Software is een service die op de achtergrond draait en documenten en bestanden van Salesforce naar SharePoint overbrengt, waarbij in plaats daarvan een link naar het document in Salesforce wordt achtergelaten. Het maakt een handigere toegang tot documenten, kosteneffectieve bestandsopslag en betere controle over documenten mogelijk.
‘We zijn een pilot gestart met Document Extractor en zagen dat het alles doet wat we wilden. Het biedt online bewerkingsfuncties en zorgt ervoor dat je niet hoeft na te denken over welke versie van het document je gebruikt. - it haalt gewoon de laatste versie op. Met Document Extractor, het proces is naadloos voor mijn eindgebruikers. Ze weten niet eens dat het er is, en dat is wat we wilden’, legt Andrea Getty uit.
Als SharePoint-beheerder geniet ze van ‘een vangnet’ dat Document Extractor biedt: omdat online bewerken via SharePoint gebeurt, kan ze documentversies terugdraaien als er iets misgaat. We hebben veel aan procesverbetering gedaan. Ddocumenten door de meerdere stappen zouden reizen. Nu hoeven we niet schuifelen door verschillende kopieën van die documenten. Eén document - één bron van waarheid’.
Gebruiksgemak
Eenmaal gelanceerd, werkt Document Extractor 24/7 in real time, stubbing bestanden automatisch van Salesforce naar SharePoint.
Andrea Getty legt verder uit dat Dorman onlangs live ging met Salesforce zomer ’20 release, en dat zorgde ervoor dat ze de service opnieuw moest opstarten met Document Extractor. Niet erg, het kostte me twee minuten. Ik keek op maandag toen het team weer online kwam - ze moeten wel honderd documenten hebben geüpload in Salesforce. En de app zoog ze gewoon op en plaatste ze in SharePoint. En niemand had het door.
Een ander kenmerk dat de expert waardeerde was de Beheerde pakketten gereedschap. ‘Ik heb geen aparte wereld die ik moet onderhouden voor Document Extractor. Of bijvoorbeeld een uitvoerbaar bestand zoeken in mijn e-mail. Het zit allemaal in mijn Salesforce applicatie’.
Tijdens haar 30-jarige carrière in de IT heeft Andrea Getty veel software geïmplementeerd. En Document Extractor was een van de makkelijkste - vanuit het perspectief van installatie en klantenondersteuning‘.
Eén ding dat volgens de vertegenwoordiger van het bedrijf moet worden verbeterd in de combo is het overbrengen van toestemmingsinstellingen van Salesforce naar SharePoint. Maar we kregen de informatie dat het geblokkeerd is aan de Salesforce kant. Hoe dan ook, het Connecting Software team heeft me geholpen om de beveiliging rond de toestemmingen te structureren op een manier die acceptabel was voor mijn leiderschapsteam. Het is een voorrecht en genoegen om met Connecting Software te werken’.
Kostenbesparing met Document Extractor
Document Extractor biedt ook immense mogelijkheden voor kostenbesparing. Aangezien Salesforce opslag per MB in rekening brengt, maakt het voor grote organisaties verschil om zware bijlagen te verwijderen en ze om te zetten in links naar SharePoint. En Dorman heeft dat gemerkt.
‘Als IT'er kijk ik over het algemeen niet naar dollars en centen. Maar als ik om ROI te bewijzen - absoluut. Onze Salesforce beheerder wilde Document Extractor vanwege de kostenbesparing. Ik kijk naar het gebruiksgemak vanuit een technisch perspectief. Dus, konden we elkaar in het midden vinden, omdat het voor ons allebei de problemen oplost’, legt Andrea Getty uit.
Afhaal
Wij zijn ontzettend blij om Dorman aan boord te hebben met Document Extractor.
“We zijn erg blij dat Dorman heeft hun problemen opgelost met Document Extractor. THun aanpak was zeer professioneel - zij duidelijk kunnen definiëren wat zij willened. When deskundigen op beide zijdens werk samen, wat je ontvangt zijn geweldige resultaten”, - zegt Connecting Software's CEO Thomas Berndorfer.
Wat vindt de klant ervan?
‘Het was spannend om deel uit te maken van Dorman en de groei te zien terwijl we samenwerkten met betrouwbare leveranciers. Met Document Extractor in onze Salesforce architectuur, hoewel niet zorgwekkend over de document management problemen, hielp deze puzzel op te lossen’, zegt Andrea Getty. ‘Samen met Salesforce, geloven we dat we ons bedrijf naar het volgende niveau kunnen tillen'.