"Document Extractor é uma ferramenta que nossos vendedores não sabiam que precisavam, e agora que a têm, não podem viver sem ela".
- Andrea Getty, Analista Sênior de Sistemas da Dorman Products, Inc.
Cliente: Produtos DormanInc., Inc.
Sede: Colmar, Filadélfia
Atividade: Fornecedor de peças de substituição e fixadores para automóveis de passageiros, camiões ligeiros e camiões pesados na indústria de pós-venda de automóveis
Aplicação do produto: Document Extractor
Produtos DormanInc. fornece soluções inovadoras de reparo para o mercado de reposição automotiva. Fundada em 1918 e sediada em Colmar, Pensilvânia, é uma manifestação do sonho americano. Fundada por dois irmãos que fizeram peças de reposição simples, Dorman é hoje uma empresa global de capital aberto que produz mais de 80.000 produtos diferentes, incluindo peças e componentes eletrônicos altamente complexos, para quase todas as áreas do veículo.
Andrea Getty, Analista Sênior de SistemasA Dorman, está com a Dorman há quase 24 anos e cresceu com a empresa. Ultimamente, ela tem trabalhado na automação de processos de negócios e gestão de conteúdo como administradora do SharePoint. Assim, quando surgiu um desafio para a otimização do fluxo de documentos, foi para o especialista lidar com ele.
Precisávamos de uma solução de gestão documental para a Salesforce.
A nossa equipa estava à procura de uma solução de gestão documental para o armazenamento de documentos e edição on-line no Salesforce"diz Andrea Getty. A empresa... estava na fase de rastejamento com a adoção da Salesforce, mas o trabalho em equipe sobre os anexos no CRM já mostrava pontos de dor distintos. Os nossos documentos em viagem com o processo são grandes folhas de cálculo Excel com fórmulas. E os nossos vendedores guardam-nos em todo o lado: na OneDrive, no SharePoint, nos seus desktops. Encontrar a versão mais recente e certificar-se de que você não está fazendo algo que outra pessoa já tenha feito foi um desafio", explica o representante da Dorman.
"Nós precisávamos de um processo melhor.. So, a primeira coisa que eu fiz foi configurar Ficheiros Ligar, que é uma opção padrão da Salesforce que se conecta à OneDrive e ao SharePoint. Demorei três semanas para conseguir que ele funcionasse. Começamos a pilotar com a equipe central de CRM - e percebemos que ela não faz o que precisamos que ela faça'.
Em busca de uma solução, a equipe Dorman procurou o Diretor de Arquivos Connect da Salesforce, e depois de explicar seus requisitos, eles foram apresentados ao Document Extractor.
Document Extractor assinalou todas as caixas.
Document Extractor por Connecting Software é um serviço executado em background que transfere documentos e arquivos do Salesforce para o SharePoint, deixando em seu lugar um link para o documento no Salesforce. Ele permite um acesso mais conveniente aos documentos, armazenamento de arquivos econômico e melhor controle sobre os documentos.
Lançamos um piloto com Document Extractor e vimos que ele faz tudo o que queremos. Ele fornece recursos de edição on-line e elimina a necessidade de pensar em qual versão do documento você está - inão basta puxar a última versão. Com Document Extractor, o processo é perfeito para os meus utilizadores finais. Eles nem sabem que está lá, que é o que nós queríamos", explica Andrea Getty.
Como administradora do SharePoint, ela gosta de 'uma rede de segurança' que vem com o Document Extractor: como a edição on-line é feita via SharePoint, ela pode reverter versões de documentos se algo der errado. Nós temos feito muitas melhorias nos processos. Documentos viajariam através dos múltiplos passos. Agora nós não... embaralhar várias cópias desses documentos. Um documento - uma fonte de verdade'.
Facilidade de uso
Uma vez lançado, o Document Extractor funciona 24/7 em tempo real, stubbing files automaticamente do Salesforce para o SharePoint.
Como Andrea Getty explica, Dorman entrou recentemente em directo com Salesforce Summer '20 e fez com que ela reiniciasse o serviço com Document Extractor. Não foi nada demais, demorei dois minutos. Eu estava assistindo na segunda-feira depois que a equipe voltou on-line - eles devem ter carregado uma centena de documentos no Salesforce. E o aplicativo simplesmente os sugou e os arquivou no SharePoint. E nenhum deles sequer se apercebeu".
Outra característica que o especialista apreciou foi o Pacotes Gerenciados ferramenta. "Eu não tenho um mundo separado que eu precise manter para o Document Extractor. Ou procurar um ficheiro executável, por exemplo, no meu e-mail. Está tudo contido na minha aplicação Salesforce'.
Durante os seus 30 anos de carreira em TI, Andrea Getty implementou um grande número de software. E o Document Extractor tem sido um dos mais fáceis - do ponto de vista da instalação e do suporte ao cliente".
Uma coisa a melhorar na combinação, de acordo com o representante da empresa, é levar as configurações de permissão da Salesforce para o SharePoint. Mas temos a informação de que está bloqueado do lado da Salesforce. De qualquer forma, a equipe do Connecting Software me ajudou a estruturar a segurança em torno das permissões da maneira que era aceitável para a minha equipe de liderança. Tem sido um privilégio e prazer de trabalhar com o Connecting Software’.
Redução de custos com Document Extractor
O Document Extractor também oferece imensas oportunidades de economia de custos. Como a Salesforce cobra pelo armazenamento por MB, remover anexos pesados e transformá-los em links para o SharePoint faz diferença para as grandes organizações. E Dorman notou isso.
"Como informático, geralmente não olho para dólares e cêntimos. Mas quando eu preciso para comprovar o ROI - absolutamente. Nosso administrador da Salesforce queria Document Extractor por causa da economia de custos. Eu estou olhando para a facilidade de uso do ponto de vista técnico. Por isso, pudemos nos encontrar no meio porque resolve os problemas para nós dois", - explica Andrea Getty.
Takeaway
Nós somos extremamente feliz para ter o Dorman a bordo com o Document Extractor.
"Nós somos muito satisfeito por Dorman resolveu os seus desafios com o Document Extractor. Tabordagem herdeira foi muito profissional - eles poderiam definir claramente o que eles queremed. Wgalinha especialistas em ambos os ladoss trabalho em conjuntoo que você recebe são ótimos resultados", - diz Thomas, CEO do Connecting Software Berndorfer.
Como é que o cliente se sente com isso?
Tem sido emocionante fazer parte da Dorman e testemunhar o seu crescimento enquanto trabalha com vendedores de confiança". Ter Document Extractor na nossa arquitectura Salesforce, enquanto não preocupante sobre as questões de gestão documental, ajudou a resolver este puzzle", diz Andrea Getty. ‘Juntamente com a Salesforce, acreditamos que podemos levar o nosso negócio para o próximo nível’.