“O Document Extractor é uma ferramenta que os nossos vendedores não sabiam que precisavam e, agora que a têm, não conseguem viver sem ela’
– Andrea Getty, Analista de Sistemas Sénior na Dorman Products, Inc.
Cliente: Produtos DormanInc., Inc.
Sede: Colmar, Filadélfia
Atividade: Fornecedor de peças de substituição e fixadores para automóveis de passageiros, camiões ligeiros e camiões pesados na indústria de pós-venda de automóveis
Aplicação do produto: Document Extractor
Produtos DormanInc. fornece soluções inovadoras de reparo para o mercado de reposição automotiva. Fundada em 1918 e sediada em Colmar, Pensilvânia, é uma manifestação do sonho americano. Fundada por dois irmãos que fizeram peças de reposição simples, Dorman é hoje uma empresa global de capital aberto que produz mais de 80.000 produtos diferentes, incluindo peças e componentes eletrônicos altamente complexos, para quase todas as áreas do veículo.
Andrea Getty, Analista Sênior de SistemasA Dorman, está com a Dorman há quase 24 anos e cresceu com a empresa. Ultimamente, ela tem trabalhado na automação de processos de negócios e gestão de conteúdo como administradora do SharePoint. Assim, quando surgiu um desafio para a otimização do fluxo de documentos, foi para o especialista lidar com ele.
‘Precisávamos de uma solução de gestão de documentos para a Salesforce’
‘A nossa equipa estava à procura de uma solução de gestão documental para o armazenamento de documentos e edição on-line no Salesforce’, afirma Andrea Getty. A empresa estava na fase de rastejamento com a adoção da Salesforce, mas o trabalho em equipe sobre os anexos no CRM já mostrava pontos de dor distintos. ‘Os nossos documentos que acompanham o processo são grandes folhas de cálculo Excel com fórmulas. E os nossos vendedores guardavam-nos em todo o lado: no OneDrive, no SharePoint, nos seus computadores. Encontrar a versão mais recente e garantir que não se estava a fazer algo que outra pessoa já tinha feito era um desafio’, explica o representante da Dorman.
‘Precisávamos de um processo melhor.. So, a primeira coisa que eu fiz foi configurar Ficheiros Ligar, que é uma opção padrão Salesforce que se conecta ao OneDrive e SharePoint. Levei três semanas para conseguir fazê-lo funcionar. Começámos a testá-lo com a equipa principal de CRM e percebemos que ele não faz o que precisamos que ele faça.
Em busca de uma solução, a equipe Dorman procurou o Diretor de Arquivos Connect da Salesforce, e depois de explicar seus requisitos, eles foram apresentados ao Document Extractor.
‘O Document Extractor preencheu todos os requisitos’
Document Extractor por Connecting Software é um serviço executado em background que transfere documentos e arquivos do Salesforce para o SharePoint, deixando em seu lugar um link para o documento no Salesforce. Ele permite um acesso mais conveniente aos documentos, armazenamento de arquivos econômico e melhor controle sobre os documentos.
‘Lançámos um projeto-piloto com o Document Extractor e verificámos que ele faz tudo o que queríamos. Ele oferece recursos de edição online e elimina a necessidade de pensar em qual versão do documento você está trabalhando. - inão basta puxar a última versão. Com Document Extractor, o processo é perfeito para os meus utilizadores finais. Eles nem sabem que está lá, que é o que queríamos’, explica Andrea Getty.
Como administradora do SharePoint, ela desfruta de uma ‘rede de segurança’ que vem com o Document Extractor: como a edição online é feita através do SharePoint, ela pode reverter versões de documentos se algo der errado. ‘Temos feito muitas melhorias nos processos. DOs documentos passariam por várias etapas. Agora não passam. embaralhar várias cópias desses documentos. Um documento - uma fonte de verdade.
Facilidade de uso
Uma vez lançado, o Document Extractor funciona 24/7 em tempo real, stubbing files automaticamente do Salesforce para o SharePoint.
Como Andrea Getty explica mais detalhadamente, Dorman lançou recentemente o Salesforce Summer ’20. lançamento, e isso fez com que ela reiniciasse o serviço com Document Extractor. ‘Não foi nada de mais, demorei dois minutos. Eu estava a observar na segunda-feira, depois que a equipa voltou a ficar online — eles devem ter carregado uma centena de documentos em Salesforce. E o aplicativo simplesmente os absorveu e os arquivou diretamente em SharePoint. E nenhum deles percebeu’.
Outra característica que o especialista apreciou foi o Pacotes Gerenciados ferramenta. ‘Não tenho um mundo separado que precise manter para o Document Extractor. Ou procurar um ficheiro executável, por exemplo, no meu e-mail. Tudo está contido na minha aplicação Salesforce’.
Durante os seus 30 anos de carreira em TI, Andrea Getty implementou muitos softwares. ‘E o Document Extractor foi um dos mais fáceis, tanto do ponto de vista da instalação como do suporte ao cliente’.
Uma coisa a melhorar na combinação, de acordo com o representante da empresa, é transportar as configurações de permissão do Salesforce para o SharePoint. ‘Mas recebemos a informação de que isso está bloqueado no lado do Salesforce. De qualquer forma, a equipa do Connecting Software ajudou-me a estruturar a segurança em torno das permissões de uma forma que fosse aceitável para a minha equipa de liderança. Tem sido um privilégio e prazer de trabalhar com o Connecting Software’.
Redução de custos com Document Extractor
O Document Extractor também oferece imensas oportunidades de economia de custos. Como a Salesforce cobra pelo armazenamento por MB, remover anexos pesados e transformá-los em links para o SharePoint faz diferença para as grandes organizações. E Dorman notou isso.
‘Como profissional de TI, geralmente não me preocupo com dinheiro. Mas quando preciso... para comprovar o ROI – Com certeza. O nosso administrador do Salesforce queria o Document Extractor por causa da economia de custos. Eu estou olhando para a facilidade de uso do ponto de vista técnico. Por isso, Conseguimos chegar a um acordo porque isso resolve os problemas de ambos’, explica Andrea Getty.
Takeaway
Nós somos extremamente feliz para ter o Dorman a bordo com o Document Extractor.
“Nós somos muito satisfeito por Dorman resolveu os seus desafios com o Document Extractor. Tabordagem herdeira foi muito profissional - eles poderiam definir claramente o que eles queremed. Wgalinha especialistas em ambos os ladoss trabalho em conjunto, o que se recebe são ótimos resultados”, afirma Thomas, CEO da Connecting Software Berndorfer.
Como é que o cliente se sente com isso?
‘Tem sido emocionante fazer parte da Dorman e testemunhar o seu crescimento enquanto trabalho com fornecedores de confiança. Ter Document Extractor na nossa arquitetura Salesforce, embora não seja preocupante sobre as questões de gestão documental, ajudou a resolver este puzzle’, afirma Andrea Getty. ‘Juntamente com a Salesforce, acreditamos que podemos levar o nosso negócio para o próximo nível'.