"Document Extractor es una herramienta que nuestros vendedores no sabían que necesitaban, y ahora que la tienen no pueden vivir sin ella"
- Andrea Getty, analista de sistemas de Dorman Products, Inc.
Cliente: Productos Dorman...Inc.
Sede central: Colmar, Filadelfia
Actividad: Proveedor de piezas de recambio y fijaciones para coches de pasajeros, camiones ligeros y camiones de gran tonelaje en la industria del mercado de recambios de automoción.
Aplicación del producto: Document Extractor
Productos DormanInc. suministra soluciones de reparación innovadoras para el mercado de accesorios de automóviles. Establecida en 1918 y con sede en Colmar, Pennsylvania, es una manifestación del sueño americano. Fundada por dos hermanos que fabricaban simples piezas de recambio, Dorman es ahora una empresa global que cotiza en bolsa y que produce más de 80.000 productos diferentes, incluyendo piezas altamente complejas y electrónicas, para casi todas las áreas del vehículo.
Andrea Getty, Analista de Sistemas Seniorha estado con Dorman durante casi 24 años y ha crecido con la compañía. Últimamente, ha estado trabajando en la automatización de procesos de negocio y en la gestión de contenidos como administradora de SharePoint. Así que, cuando surgió un desafío para la optimización del flujo de documentos, fue para que el experto se ocupara de ello.
Necesitábamos una solución de gestión de documentos para Salesforce'.
Nuestro equipo estaba buscando una solución de gestión de documentos para el almacenamiento de documentos y la edición en línea en Salesforce', dice Andrea Getty. La empresa estaba en la etapa de arrastre con la adopción de Salesforce, pero el trabajo del equipo en los anexos en el CRM ya mostraba puntos de dolor distintos. "Nuestros documentos que viajan con el proceso son grandes hojas de cálculo de Excel con fórmulas. Y nuestros vendedores los almacenan en todas partes: en OneDrive, en SharePoint, en sus escritorios. Encontrar la última versión y asegurarse de que no estás haciendo algo que otra persona ya ha hecho fue un reto", explica el representante de Dorman.
Necesitábamos un proceso mejor. So, lo primero que hice fue configurar Los archivos se conectan, que es una opción estándar de Salesforce que se conecta a OneDrive y SharePoint. Me llevó tres semanas ponerlo a funcionar. Empezamos a pilotar con el equipo central de CRM - y nos dimos cuenta de que no hace lo que necesitamos que haga'.
Buscando una solución, el equipo de Dorman se puso en contacto con el Director de Conexión de Archivos de Salesforce, y después de explicar sus requerimientos, se les presentó el Document Extractor.
Document Extractor marcó todas las casillas.
Document Extractor por Connecting Software es un servicio que funciona en segundo plano y que transfiere documentos y archivos de Salesforce a SharePoint, dejando en su lugar un enlace al documento en Salesforce. Permite un acceso más cómodo a los documentos, un almacenamiento de archivos rentable y un mejor control sobre los documentos.
Lanzamos un piloto con Document Extractor y vimos que hace todo lo que queríamos. Proporciona funciones de edición en línea y elimina la necesidad de pensar en qué versión del documento está en - ino sólo saca la última versión. Con Document Extractor, el proceso es perfecto para mis usuarios finales. Ni siquiera saben que está ahí, que es lo que queríamos", explica Andrea Getty.
Como administradora de SharePoint, disfruta de una "red de seguridad" que viene con el Document Extractor: como la edición en línea se hace a través del SharePoint, puede revertir las versiones de los documentos si algo sale mal. Hemos estado haciendo muchas mejoras en los procesos. DLos documentos viajarían a través de los múltiples pasos. Ahora no barajando a través de varias copias de esos documentos. Un documento - una fuente de verdad".
Facilidad de uso
Una vez lanzado, el Document Extractor funciona 24/7 en tiempo real, ...que se desvían automáticamente de los archivos de Salesforce a SharePoint.
Como Andrea Getty explica, Dorman recientemente se fue a vivir con Salesforce Summer '20 y le hizo reiniciar el servicio con Document Extractor. No es un gran problema, me llevó dos minutos. Estuve observando el lunes, después de que el equipo volviera a estar en línea, que debían haber cargado un centenar de documentos en Salesforce. Y la aplicación los absorbió y los archivó en SharePoint. Y ninguno de ellos se dio cuenta".
Otra característica que el experto apreció fue la Paquetes administrados herramienta. No tengo un mundo separado que deba mantener para el Document Extractor. O buscar un archivo ejecutable, por ejemplo, en mi correo electrónico. Todo está contenido en mi aplicación de Salesforce'.
Durante sus 30 años de carrera en IT, Andrea Getty ha implementado un montón de software. Y el Document Extractor ha sido uno de los más fáciles, desde la perspectiva de la instalación y el soporte al cliente.
Una cosa a mejorar en el combo, según el representante de la compañía, es llevar la configuración de permisos de Salesforce a SharePoint. Pero tenemos la información de que está bloqueado en el lado de Salesforce. De todos modos, el equipo de Connecting Software me ayudó a estructurar la seguridad en torno a los permisos de la forma en que era aceptable para mi equipo de liderazgo. Ha sido un privilegio y un placer trabajar con Connecting Software’.
Ahorro de costes con Document Extractor
El Document Extractor también proporciona inmensas oportunidades de ahorro de costes. Como Salesforce cobra por el almacenamiento por MB, la eliminación de los accesorios pesados y su conversión en enlaces al SharePoint marca la diferencia para las grandes organizaciones. Y Dorman lo notó.
Como informático, generalmente no miro los dólares y centavos. Pero cuando necesito para probar el retorno de la inversión - Absolutamente. Nuestro administrador de la Fuerza de Ventas quería Document Extractor por el ahorro de costes. Estoy viendo la facilidad de uso desde la perspectiva técnica. Así que, pudimos encontrarnos en el medio porque resuelve los problemas de ambos", - explica Andrea Getty.
Takeaway
Estamos... extremadamente feliz para tener a Dorman a bordo con Document Extractor.
"Somos muy contento de que Dorman ha resuelto sus desafíos con Document Extractor. TEl enfoque de los herederos fue muy profesional - podrían definir claramente lo que quierened. Wgallina expertos en ambos ladoss trabajo juntoslo que se recibe son grandes resultados", - dice Connecting Software's CEO Thomas Berndorfer.
¿Cómo se siente el cliente al respecto?
Ha sido emocionante ser parte de Dorman y ser testigo de su crecimiento mientras se trabaja con proveedores de confianza. Tener Document Extractor en nuestra arquitectura de Salesforce, mientras que no preocupante sobre los problemas de gestión de documentos, ayudó a resolver este rompecabezas', dice Andrea Getty. ‘Junto con Salesforce, creemos que podemos llevar nuestro negocio al siguiente nivel’.