Los problemas de la fuerza de ventas que no se piensan inmediatamente, y cómo superarlos

"La fuerza de ventas es la mejor, ¡voy a seguir adelante con ellos!", - piensan muchos directivos, y básicamente tienen razón. Salesforce como plataforma de gestión de relaciones con los clientes ha ocupado los primeros puestos prácticamente desde el principio de su historia, y en los últimos años han sido simplemente el número uno. Los usuarios lo alaban por muchas características para el éxito del trabajo en equipo CRM, incluyendo análisis y personalización.  

Sin embargo, este sistema tiene varias limitaciones en las que no se piensa necesariamente al principio. Hemos preparado una lista de las características preocupantes de Salesforce y qué hacer al respecto, tanto si sólo está planeando implantar Salesforce, como si su organización es un usuario activo. Siga leyendo. 

La fuerza de ventas puede ser muy costosa, con costos implícitos. Un importante y potencialmente la parte de más alto presupuesto es el almacenamiento de datos.  

El límite de almacenamiento estándar que se incluye en la suscripción es de 1 GB para datos y 10 GB para almacenamiento de archivos por organización sólo si no tienes suscripciones avanzadas.  

Las grandes organizaciones alcanzan este límite en 1,5 - 2 años de trabajo activo, y entonces el almacenamiento extra conlleva costes adicionales. El precio es de $125/mes por 500 MB de almacenamiento adicional de datos, y de $5/mes por 1 GB de almacenamiento de archivos.  

Como no se trata de un pago único, el almacenamiento de datos puede costar más que su licencia anual. 

Sólo en la opción de la nube. Es cierto que el mundo del software avanza hacia la implantación en la nube. Sin embargo, unodos los principales competidores de Salesforce, como Oracle, Microsoft Dynamics 365, SAP CRM y otros, ofrecen múltiples opciones de implantación a sus clientes. Por ejemplo, los usuarios de Dynamics 365 tienen varias opciones a la hora de alojar su nueva solución.

¿Por qué se sigue necesitando el CRM on-prem? En primer lugar, debido a las regulaciones regionales de datos, el almacenamiento de datos críticos de negocios y clientes en la nube puede no ser viable para algunas empresas.  

En segundo lugar, con los datos almacenados en el sitio, las empresas tienen un control total sobre la información y pueden acceder rápidamente a ella si surge la necesidad. Por ejemplo, durante las auditorías financieras o legales, cuando se quiere tener a mano documentos importantes.   

Un número limitado de centros de datos internacionales. Dependiendo de su ubicación, puede experimentar un rendimiento más lento del sistema, ya que la velocidad del sistema también depende de su distancia al centro de datos Salesforce. A partir de mayo de 2025, Salesforce dirige sus servicios desde 9 lugares: 

• Amsterdam, Países Bajos (NL)
• Estocolmo, Suecia (SE)
• Frankfurt, Alemania (DE)
• París, Francia (FRA)
• Phoenix, Arizona, Estados Unidos (EE.UU.)
• Tokio, Japón (JPN)
• Osaka, Japón (JPN)
• Virginia, Estados Unidos (USA):
  • Virginia del Norte
  • Virginia Sur

En julio de 2019 la lista era un poco diferente

• Chicago, Illinois, Estados Unidos (EE.UU.) 
• Dallas, Texas, Estados Unidos (EE.UU.) 
• Frankfurt, Alemania (GER) 
• Kobe, Japón (JPN) 
• Londres, Reino Unido (UK): Londres, Reino Unido (Norte) y Londres, Reino Unido (Oeste) 
• París, Francia (FRA) 
• Phoenix, Arizona, Estados Unidos (EE.UU.) 
• Tokio, Japón (JPN) 
• Washington, DC, Estados Unidos (EE.UU.) 

 Y además de eso, varios países -incluidos Estados Unidos, Canadá, Alemania, India, Japón, Singapur, Australia, Brasil, Francia y Reino Unido- cuentan ahora con instancias Salesforce que se ejecutan en Amazon Web Services (AWS), mientras que esto se limitaba solo a Canadá y Australia en 2019.

Sin embargo, estos centros de datos no son suficientes, ya que los usuarios siguen quejándose de la velocidad. Y el rendimiento deficiente puede minar la satisfacción del producto y la adopción por parte de los usuarios, lo que en última instancia afecta a las relaciones con los clientes.  

Salesforce no fue creado para almacenar archivos. Básicamente, ninguno de los sistemas CRM lo era, pero para tener una visión de 360 grados del cliente, adjuntar documentos y notas a los casos, hacer un seguimiento de los correos electrónicos (y sus archivos adjuntos...) , es normal.  

El problema es el creciente número y tamaño de los archivos, que afecta a la salud del sistema. De hecho, entorpece mucho el rendimiento.  

Y cuando 80% del espacio de almacenamiento ocupado, usted no tiene muchas más opciones que la compra de espacio de almacenamiento adicional.  

La cuestión es que, estadísticamente, los archivos adjuntos ocupan más de 2/3 del espacio de almacenamiento, y no puedes deshacerte de ellos simplemente borrando registros obsoletos como casos u oportunidades.  

Las actualizaciones del sistema pueden afectar a las soluciones personalizadas. Salesforce crea un montón de actualizaciones, lo cual es genial. Pero si tus desarrolladores han diseñado un plugin personalizado, tienes que cuidarlo de todos los cambios del sistema asegurándote de que no entran en conflicto con el nuevo plugin.  

También es necesario documentar el proceso de forma intensiva e invertir en un mantenimiento continuo.  

O, alternativamente, puede contratar productos listos para usar que tengan mantenimiento incluido en el servicio. 

Un producto listo para usar se encarga de las limitaciones de la Fuerza de Ventas. Document Extractor desarrollado por Connecting Software y disponible en el mercado Salesforce AppExchange. Veamos qué puede hacer exactamente Document Extractor con respecto a las preocupaciones antes mencionadas. 

El costoso espacio de almacenamiento: La solución transfiere automáticamente todos los archivos adjuntos y archivos de Salesforce a SharePoint y crea un enlace a los archivos en Salesforce en su lugar. Usted sigue recuperando los archivos donde los colocó, pero físicamente no están ahí y no ocupan un espacio precioso. Este proceso se denomina stubbing, y libera los recursos de tu CRM para tareas más importantes. 

Protección de datos en la nube: Puede configurar el Document Extractor para transferir archivos al SharePoint in situ y resolver las preocupaciones de propiedad de los datos.  

Cada vez que llegue la auditoría para comprobar documentos, los tendrá en un solo lugar en sus carpetas locales, sin depender del servicio en la nube ni de la conexión a Internet. 

La fuerza de ventas de carga lenta: Una vez que no tenga documentos físicos en su CRM, no gastará recursos en almacenarlos, comprobarlos, adjuntarlos y cargarlos: una gran parte del ancho de banda quedará libre para el verdadero trabajo de CRM: desarrollar el negocio y ofrecer un excelente servicio al cliente. 

CRM como el software equivocado para almacenar archivos...que se explica por sí mismo.  

Transferimos sus documentos a una de las plataformas de colaboración de documentos y equipos más avanzadas, SharePoint.  

En primer lugar, tiene toda la funcionalidad para almacenar documentos a un costo mucho menor. En segundo lugar, la funcionalidad para la colaboración en equipo en los documentos, la posibilidad de compartir archivos con usuarios no pertenecientes al CRM, por ejemplo, borradores de contratos con clientes potenciales; el seguimiento del historial de los documentos, el seguimiento de las entradas y salidas, etc. En Connecting Software, lo usamos mucho. 

Actualizaciones regulares del sistema: El Document Extractor ha sido desarrollado en nuestra plataforma de integración avanzada Connect Bridge...y proveemos servicio a ambos con devoción.  

Nuestro equipo de apoyo sigue todas las actualizaciones del sistema y se asegura de que la solución funciona de acuerdo con los cambios proporcionando un control automático y garantizando la seguridad.  

Siempre que se produzcan actualizaciones del sistema, no tendrá que preocuparse por ellas, ya que nuestros expertos actualizarán la integración del producto por usted. 

Document Extractor ya está disponible donde Salesforce la gente busca las mejores soluciones de sistemas - Mercado de Salesforce AppExchange. Puedes conseguir el software en el mercado o nuestro sitio web como SaaS o una versión auto-alojada y probarlo gratis.   

O encontrar más información sobre el producto en nuestro blog. 

Salesforce es una plataforma CRM avanzada, pero incluso los líderes del mercado dejan espacio para mejoras. Document Extractor ayuda a superar problemas importantes, garantizando el excelente rendimiento del sistema, además de reducir costes y ayudar a estar en conformidad con las normas de protección de datos. Visite el página de productos o pregúntenos sobre el producto - ¡nuestros expertos están aquí para ayudarle!