Salesforce-problemen waar u niet meteen aan denkt, en hoe u ze kunt oplossen

"Salesforce is de beste. Ik ga met hen verder!", - denken veel managers, en in principe hebben ze gelijk. Salesforce als customer relationship management-platform heeft vrijwel sinds het begin van zijn bestaan topposities ingenomen, en de laatste jaren zijn ze gewoon nummer één. Gebruikers roemen het om de vele functies voor succesvol CRM-teamwerk, waaronder analyses en maatwerk.  

Dit systeem heeft echter een aantal beperkingen waar je in het begin niet per se aan denkt. We hebben een lijst gemaakt van de belangrijkste Salesforce kenmerken en wat je eraan kunt doen - of je nu alleen van plan bent om Salesforce te implementeren, of dat je organisatie een actieve gebruiker is. Lees verder! 

Salesforce kan erg duur zijn, met impliciete kosten. Een belangrijke en Het meest kostbare deel is mogelijk de gegevensopslag.  

Een standaard opslaglimiet die is inbegrepen in het abonnement is 1 GB voor gegevensopslag en 10 GB voor bestandsopslag per organisatie, alleen als je geen geavanceerde abonnementen hebt.  

Grote organisaties bereiken deze limiet binnen 1,5 - 2 jaar actief werken en dan brengt extra opslag extra kosten met zich mee. De prijs is $125/maand voor 500MB extra gegevensopslag en $5/maand voor 1GB bestandsopslag.  

Aangezien dit geen eenmalige betaling is, kan de opslag van gegevens meer kosten dan uw jaarlijkse licentie. 

Alleen in de cloud optie. Het is waar dat de softwarewereld steeds meer in de richting van de cloud evolueert. Echter, eenll primaire Salesforce concurrenten, zoals Oracle, Microsoft Dynamics 365, SAP CRM en anderen, bieden hun klanten meerdere implementatiemogelijkheden. Gebruikers van Dynamics 365 hebben bijvoorbeeld een aantal keuzes als het gaat om het hosten van hun nieuwe oplossing.

Waarom is on-prem CRM nog steeds nodig? Ten eerste is het vanwege regionale dataregelgeving voor sommige bedrijven niet haalbaar om cruciale bedrijfs- en klantgegevens in de cloud op te slaan.  

Ten tweede hebben bedrijven met gegevens die on-site zijn opgeslagen, volledige controle over de informatie en kunnen ze die snel opvragen als dat nodig is. Bijvoorbeeld tijdens financiële of juridische audits, wanneer u belangrijke documenten bij de hand wilt hebben.   

Een beperkt aantal internationale datacenters. Afhankelijk van je locatie kun je tragere systeemprestaties ervaren, omdat de snelheid van het systeem ook afhankelijk is van de afstand tot het Salesforce datacenter. Vanaf mei 2025, Salesforce runt zijn diensten vanuit 9 locaties: 

• Amsterdam, Nederland (NL)
• Stockholm, Zweden (SE)
• Frankfurt, Duitsland (DE)
• Parijs, Frankrijk (FRA)
• Phoenix, Arizona, Verenigde Staten (USA)
• Tokio, Japan (JPN)
• Osaka, Japan (JPN)
• Virginia, Verenigde Staten (VS):
  • Virginia Noord
  • Virginia Zuid

In juli 2019 was de lijst een beetje anders

• Chicago, Illinois, Verenigde Staten (VS) 
• Dallas, Texas, Verenigde Staten (VS) 
• Frankfurt, Duitsland (GER) 
• Kobe, Japan (JPN) 
• Londen, Verenigd Koninkrijk (UK): Londen, UK (Noord) & Londen, UK (West) 
• Parijs, Frankrijk (FRA) 
• Phoenix, Arizona, Verenigde Staten (USA) 
• Tokio, Japan (JPN) 
• Washington, DC, Verenigde Staten (VS) 

 Bovendien worden verschillende landen, waaronder de Verenigde Staten, Canada, Duitsland, India, Japan, Singapore, Australië, Brazilië, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk, nu bediend door Salesforce-instanties die draaien op Amazon Web Services (AWS), terwijl dit in 2019 beperkt was tot Canada en Australië.

Toch zijn deze datacenters niet genoeg omdat gebruikers blijven klagen over de snelheid. En de kreupele prestaties kunnen de producttevredenheid en de gebruikersadoptie ondermijnen, wat uiteindelijk van invloed is op de klantrelaties.  

Salesforce is niet gemaakt om bestanden op te slaan. In principe was geen van de CRM-systemen dat, maar om een 360-graden beeld van de klant te krijgen, documenten en notities aan cases toe te voegen, e-mails (en hun bijlagen...) te volgen, is normaal.  

Het probleem is het groeiende aantal en de toenemende grootte van de bestanden, wat de gezondheid van het systeem aantast. Het belemmert de prestaties zelfs enorm.  

En als 80% van de opslagruimte bezet is, heb je niet veel andere opties dan extra opslagruimte kopen.  

Het punt is dat bijlagen statistisch gezien meer dan 2/3 van de opslagruimte in beslag nemen en je kunt ze niet kwijtraken door verouderde records zoals cases of kansen te verwijderen.  

Systeemupdates kunnen gevolgen hebben voor aangepaste oplossingen. Salesforce maakt veel updates en dat is geweldig. Maar als je ontwikkelaars een aangepaste plug-in hebben ontworpen, moet je erop letten dat alle systeemwijzigingen niet conflicteren met de nieuwe plug-in.  

U moet het proces ook intensief documenteren en investeren in permanent onderhoud.  

Of u kunt een beroep doen op gebruiksklare producten waarvan het onderhoud in de dienst is inbegrepen. 

Eén out-of-the-box product rekent af met de beperkingen van Salesforce. Document Extractor ontwikkeld door Connecting Software en beschikbaar op de Salesforce AppExchange marktplaats. Laten we eens kijken wat Document Extractor precies kan doen met betrekking tot de bovengenoemde zorgen. 

Dure opslagruimte: De oplossing zet automatisch alle bijlagen en bestanden van Salesforce naar SharePoint en maakt in plaats daarvan een link naar de bestanden in Salesforce. U kunt nog steeds de bestanden ophalen waar u ze hebt geplaatst, maar fysiek zijn ze er niet en nemen ze geen kostbare ruimte in beslag. Dit proces wordt stubbing genoemd en het maakt de bronnen van je CRM vrij voor belangrijkere taken. 

Gegevensbescherming in de cloud: U kunt Document Extractor configureren om bestanden naar SharePoint on-premises over te brengen en de zorgen over data-eigendom op te lossen.  

Wanneer de audit komt om documenten te controleren, heb je ze op één plek in je lokale mappen - je bent niet afhankelijk van de cloudservice of internetverbinding. 

Salesforce traag laden: Zodra je geen fysieke documenten meer in je CRM hebt, zal het geen middelen meer besteden aan het opslaan, controleren, bijvoegen en laden ervan - een groot deel van de bandbreedte zal vrij zijn voor het echte CRM-werk - het ontwikkelen van business en het leveren van geweldige klantenservice. 

CRM als de verkeerde software om bestanden op te slaan: spreekt voor zich.  

Wij brengen uw documenten over naar een van de meest geavanceerde platforms voor document- en teamsamenwerking, SharePoint.  

Ten eerste heeft het alle functionaliteit voor het opslaan van documenten tegen veel lagere kosten. Ten tweede de functionaliteit voor teamsamenwerking aan documenten, een mogelijkheid om bestanden te delen met niet-CRM-gebruikers, bijvoorbeeld contractontwerpen met potentiële klanten; bijhouden van documentgeschiedenis, check-in/checkout-tracking, enz. Bij Connecting Software, gebruiken we het veel. 

Regelmatige systeemupdates: Document Extractor is ontwikkeld op ons geavanceerde integratieplatform Connect Bridgeen we verlenen toegewijd service aan beiden.  

Ons supportteam volgt alle systeemupdates op de voet en zorgt ervoor dat de oplossing werkt in overeenstemming met de wijzigingen door automatische stubbing en beveiliging te garanderen.  

Als er systeemupdates komen, hoef je je daar geen zorgen over te maken omdat de productintegratie voor je wordt bijgewerkt door onze experts. 

Document Extractor is nu beschikbaar waar Salesforce mensen zoeken naar de beste systeemoplossingen -... Salesforce AppExchange marktplaats. U kunt de software van de marktplaats krijgen of onze website als SaaS of een zelf gehoste versie en probeer het gratis.   

Of vind meer informatie over het product in onze blog. 

Salesforce is een geavanceerd CRM-platform, maar zelfs marktleiders geven ruimte voor verbeteringen. Document Extractor helpt bij het oplossen van belangrijke problemen, zorgt voor uitstekende prestaties van het systeem, verlaagt de kosten en helpt om in overeenstemming zijn met gegevensbeschermingsvoorschriften. Bezoek de productpagina of vraag ons naar het product - onze experts staan klaar om te helpen!