SharePoint-structuurontwerper

SharePoint Structure Creator bouwt automatisch consistente, op regels gebaseerde map- en bibliotheekstructuren die zijn afgestemd op uw organisatie.

Dit geautomatiseerde proces bereikt twee dingen:
1- Het houdt uw omgeving georganiseerd, conform en gemakkelijk te navigeren, zonder dat u afhankelijk bent van handmatig werk.
2 - Het voorkomt dat uw SharePoint-omgeving de unieke machtigingslimiet bereikt. Meer informatie hierover vindt u in het artikel. Beheer SharePoint Unieke rechten voor admins.

U kunt structuren definiëren met behulp van eenvoudige of geavanceerde regels, waaronder hiërarchieën met meerdere niveaus, dynamisch benoemde bibliotheken, specifieke sets automatische mappen, en voorwaardelijke structuren op basis van veldwaarden.

U kunt een documentbibliotheek hebben per brief of brievenreeks, per periode (jaar, kwartaal, maand, week, dag of aangepast), per record of een combinatie hiervan. 

Met aangepaste scripts en LUA kunnen complexere regels worden opgesteld, zodat u de uitvoer kunt aanpassen aan klantgegevens, projecten, cases, afdelingen of andere gegevensgestuurde scenario's.

Ja. U kunt naar elk ondersteund veld uit uw bronsysteem verwijzen wanneer u regels definieert voor het aanmaken van mappen of bibliotheken. Dit geeft u de flexibiliteit om de structuurgeneratie aan te passen aan de specifieke naamgevingsconventies of het gegevensmodel van uw organisatie. Voor een aangepast veld is de syntaxis: regardingObject['name']. 

SharePoint Structure Creator ondersteunt SharePoint Online, SharePoint Server on-premises en hybride omgevingen. Houd er rekening mee dat u documenten over meerdere sites of meerdere siteverzamelingen kunt verspreiden met de juiste configuratie.

De ondersteunde versies van Microsoft SharePoint zijn:

• SharePoint 2013, 2016, 2019
• SharePoint Online
• Office 365 / Microsoft 365
• SharePoint Abonnementeneditie

Bestaande documenten (van vóór de implementatie) blijven ongewijzigd en blijven normaal functioneren. Structure Creator richt zich op het genereren en onderhouden van de map- of bibliotheekstructuur in de toekomst. Nieuwe documenten zullen de nieuw gedefinieerde regels volgen, zodat de SharePoint-structuur in de loop van de tijd consistent wordt zonder de huidige inhoud te verstoren.

Als u wilt dat die bestaande documenten ook volgens dezelfde regels worden gestructureerd als die u in SharePoint Structure Creator gaat gebruiken, kan ons team dat ook voor u doen.

Als u het als add-on gebruikt, kunt u SharePoint Structure Creator op elk gewenst moment activeren en deactiveren. Dit is een oplossing waar u dol op zult zijn, maar geen oplossing waar u aan vastzit.

Wanneer u SharePoint Structure Creator deactiveert, blijft de structuur behouden die is aangemaakt tijdens de periode dat u deze add-on actief had. Alleen zullen nieuwe documenten niet langer in de mappen worden geplaatst volgens de regels die u had gedefinieerd. Ze zullen opnieuw allemaal naar dezelfde map gaan.

U kunt rechtstreeks via Connecting Software een gratis proefversie aanvragen, hetzij via de winkelen (SaaS) of via de contactformulier. De proefversies zijn gedurende een beperkte periode van 15 dagen beschikbaar met volledige productfunctionaliteit, zodat u de configuratie van regels, het genereren van structuren en de integratie in uw eigen SharePoint-omgeving kunt testen. Tijdens de proefperiode staat een ondersteuningsteam klaar om u te helpen bij de installatie of om uw vragen te beantwoorden.

Alle klanten ontvangen doorlopend updates en beveiligingsverbeteringen zodra deze worden uitgebracht. We hebben een gespecialiseerd ondersteuningsteam voor SharePoint Structure Creator, dat betrouwbaar en Microsoft-gecertificeerd is. Ons ondersteuningsteam staat klaar voor technische assistentie en probleemoplossing via onze Ondersteuningsportaal. U kunt ook SharePoint Structure Creator-ondersteuning krijgen van een van onze partners over de hele wereld. Ze staan dicht bij je en kunnen je het beste ondersteunen.