Hoe de foodservice gigant gevoelige informatie van klanten veiligstelde met Connecting Software's oplossing

Wanneer u de leider in uw sector bent, moet elk werkproces zo vlot mogelijk verlopen. Compass Group PLC weet wat dat betekent. Het is het grootste foodservicecontractbedrijf ter wereld, dat actief is in zo'n 50 landen en meer dan 550.000 mensen in dienst heeft. Compass Group levert niet alleen foodservices aan duizenden klanten over de hele wereld, maar draagt ook bij aan nobele doelen als het bestrijden van honger, het verkleinen van de ecologische voetafdruk en het bevorderen van gendergelijkheid.
Connecting Software is bijzonder trots op het faciliteren van een belangrijk bedrijfsproces voor de food service gigant.

Veel bedrijven gebruiken Dynamics 365 voor het beheer van klantrelaties, geïntegreerd met SharePoint voor de opslag en verwerking van documenten. Het is een kosteneffectief paar dat de samenwerking tussen teams vergemakkelijkt - met één groot nadeel: rechten en machtigingen worden niet gesynchroniseerd. Dat betekent dat alle gevoelige gegevens die in Dynamics zijn opgeslagen, zoals salarissen, contractwaarden, handtekeningen en stempels, beschikbaar zijn voor SharePoint-gebruikers, zelfs als ze in Dynamics 365 beperkt zijn. En dat was precies het geval voor Compass Group.

"Het belangrijkste verfpunt dat ons naar de oplossing van Connecting Software leidde, was de behoefte aan synchronisatie. Ons CRM-systeem was zo'n grote wereldwijde uitrol. We overspanden meerdere landen, teams en gebieden met één systeem. Out-of-the-box Dynamics 365 heeft zeer krachtige beveiligingsmogelijkheden en een robuuste SharePoint integratie. Maar onze uitdaging was om deze twee gebieden samen te brengen. Onze gebruikers in de landen vonden het onacceptabel om de toegang tot verkoop- of contractinformatie te beperken tot specifieke teams in CRM, maar vervolgens in SharePoint onbeperkte toegang te geven tot de bijbehorende documentatie. Of om dit handmatig te moeten beheren. Onze toenmalige implementatiepartner stelde Connecting Software voor als een mogelijke oplossing voor dit probleem", zegt Anthony Crook, Head of Client Business Solutions voor Compass Group PLC.

In het begin was het bedrijf zich niet bewust van de ontbrekende veiligheidsintegratie tussen Dynamics en SharePoint.

"We ontdekten het hiaat in het Dynamics 365 tot SharePoint beveiligingsmodel vrij laat in de implementatie. Het testen van de gebruikersacceptatie was al begonnen. Deze integratie was geen kritieke factor bij de implementatie, maar het gat in de beveiliging verhinderde wel het gebruik [van] SharePoint voor het opslaan van documenten via Dynamics 365", vervolgt Anthony Crook.

Compass Group heeft Connecting Software aangesproken voor onze Dynamics CRM naar SharePoint Permission Replicator. Het is de enige out-of-the-box oplossing ter wereld die automatisch rechten en machtigingen synchroniseert tussen Dynamics CRM en SharePoint. Dit betekent dat gevoelige gegevens zoals salarissen, contractwaarden, handtekeningen en stempels in SharePoint alleen beschikbaar zijn voor die gebruikers die er in Dynamics toegang toe hebben. De CB Replicator is zeer eenvoudig te installeren en vergt geen overmatig onderhoud.

Hoe kritisch was het voor Compass Group om rechten en privileges automatisch te synchroniseren?

"Wij bewaren vooral verkoop- en contractinformatie in CRM. Het beheren van gegevenstoegang is essentieel om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de gegevens die ze mogen gebruiken. Omdat mensen komen en gaan, is het belangrijk dat niemand toegang heeft tot meer informatie dan ze nodig hebben om hun werk te doen. Dus als mensen het per ongeluk of expres proberen, kunnen ze niet te veel informatie van onze klanten delen. Daarbovenop beheren we één centrale, wereldwijde oplossing. En elk land wil erop kunnen vertrouwen dat ze nog steeds veilig kunnen werken alsof ze nog steeds een lokale oplossing gebruiken", legt Anthony Crook uit.

Een ander belangrijk aspect van het beheer van persoonsgegevens van cliënten is de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR).

"Een kernonderdeel van GDPR is gegevenstoegang en privacy. Het repliceren van ons beleid voor gebruikerstoegangsbeheer in alle oplossingen is dus essentieel voor het beheren van onze verplichtingen tegenover onze klanten en medewerkers. Dit moest echter wel zo eenvoudig mogelijk te beheren en te administreren blijven", voegt de vertegenwoordiger van Compass Group toe.

CB Permission Replicator zorgt ervoor dat de vertrouwelijkheid van documenten in beide systemen - Dynamics CRM en SharePoint - automatisch op hetzelfde niveau blijft, zonder dat er extra beheer van toegangsrechten nodig is.