Cómo el gigante de los servicios alimentarios protegió a los clientes de información sensible usando la solución del Connecting Software

Anastasia Mazur Noticias de la empresa, Historias de éxito Deje un comentario

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"Era inaceptable permitir el acceso sin restricciones a la documentación sensible en SharePoint o gestionarla manualmente", - Anthony Crook, Jefe de Soluciones Empresariales para Clientes Compass Group PLC

Cliente: Compass Group PLC
Cuartel general: Surrey, Reino Unido
Actividad: Contrato de servicio de alimentos
Aplicación del producto: CB Dynamics CRM - SharePoint Replicador de permisos
Número de usuarios: Aproximadamente 1000 usuarios

Cuando eres el líder de tu industria, cada proceso de trabajo tiene que funcionar lo mejor posible. Compass Group PLC sabe lo que significa. Es la mayor empresa de servicios de alimentación por contrato del mundo que opera en unos 50 países y emplea a más de 550.000 personas. Compass Group no sólo proporciona servicios de alimentación a miles de clientes en todo el mundo, sino que también contribuye a objetivos tan nobles como la lucha contra el hambre, la reducción de la huella ecológica y la promoción de la igualdad de género.
Connecting Software se ha enorgullecido especialmente de facilitar un importante proceso comercial para el gigante de los servicios de alimentación.

El problema

Muchas empresas utilizan el Dynamics 365 para gestionar las relaciones con los clientes integrado con el SharePoint para almacenar y procesar documentos. Es un par rentable que facilita la colaboración en equipo - con una enorme desventaja: los privilegios y permisos no están sincronizados. Esto significa que cualquier dato sensible almacenado en Dynamics como salarios, valores de contratos, firmas y sellos está disponible para los usuarios del SharePoint aunque esté restringido en el Dynamics 365. Y este fue exactamente el caso del Grupo Brújula.

"El principal punto de la pintura que nos llevó a la solución del Connecting Software fue la necesidad de sincronización. Nuestro sistema CRM fue un despliegue global tan grande. Abarcamos múltiples países, equipos y territorios con un solo sistema. Out-of-the-box Dynamics 365 tiene capacidades de seguridad muy potentes y una integración robusta de SharePoint. Pero nuestro reto era unir estas dos áreas. Los usuarios de nuestros países consideraron inaceptable restringir el acceso a la información de ventas o contratos a equipos específicos en CRM, pero luego permitieron el acceso sin restricciones a la documentación relacionada en SharePoint. O tener que gestionar esto manualmente. Nuestro socio de implementación en ese momento sugirió el Connecting Software como una posible solución a este problema", dice Anthony Crook, Jefe de Soluciones de Negocios para Clientes de Compass Group PLC.

Al principio, la compañía no estaba al tanto de la falta de integración de seguridad entre Dynamics y SharePoint.

"Identificamos la brecha en el modelo de seguridad de Dynamics 365 a SharePoint bastante tarde en la implementación. Las pruebas de aceptación del usuario ya habían comenzado. Esta integración no fue un factor crítico en la implementación, pero la brecha en la seguridad impidió el uso del SharePoint para almacenar documentos a través del Dynamics 365", continúa Anthony Crook.

La solución

El Grupo Brújula se dirigió al Connecting Software para nuestro CRM de Dinámica al Replicador de Permisos del SharePoint. Es la única solución del mundo que sincroniza automáticamente los privilegios y permisos entre Dynamics CRM y SharePoint. Esto significa que cualquier dato sensible como salarios, valores de contratos, firmas y sellos está disponible en SharePoint sólo para aquellos usuarios a los que se les concede acceso en Dynamics. El CB Replicator es muy fácil de instalar, y no requiere un mantenimiento excesivo.

Prevención de posibles catástrofes

¿Qué tan crítico era para el Grupo Brújula sincronizar los permisos y privilegios automáticamente?

"La mayor parte de la información de ventas y contratos la tenemos en CRM. La gestión del acceso a los datos es clave para asegurar que los usuarios sólo tengan acceso a los datos que les están permitidos. A medida que la gente va y viene, es importante que nadie tenga acceso a más información de la que necesita para hacer su trabajo. Por lo tanto, si la gente lo intenta de forma accidental o intencionada, no pueden compartir en exceso la información de nuestro cliente. Además de esto, manejamos una solución global central. Y cada país quiere estar seguro de que puede seguir operando con seguridad como si todavía utilizara una solución de propiedad local", explica Anthony Crook.

Otro aspecto importante de la gestión de los datos personales de los clientes es el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

"Una parte fundamental del PIBR es el acceso a los datos y la privacidad. Por lo tanto, replicar nuestras políticas de gestión de acceso de los usuarios en todas las soluciones es clave para gestionar nuestras obligaciones con nuestros clientes y empleados. Sin embargo, es necesario que esto siga siendo tan fácil de gestionar y administrar como sea posible", añade el representante del Grupo Compass.

CB Permission Replicator garantiza el mantenimiento del mismo nivel de confidencialidad de los documentos en ambos sistemas -Dynamics CRM y SharePoint- de forma automática, sin necesidad de una gestión adicional de los derechos de acceso.

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Por qué los clientes usan CB Dynamics CRM para el replicador de permisos SharePoint

Mira un video corto para averiguarlo:

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