Cómo el gigante de los servicios alimentarios protegió a los clientes de información sensible usando la solución del Connecting Software

Cuando eres el líder de tu industria, cada proceso de trabajo tiene que funcionar lo mejor posible. Compass Group PLC sabe lo que significa. Es la mayor empresa de servicios de alimentación por contrato del mundo que opera en unos 50 países y emplea a más de 550.000 personas. Compass Group no sólo proporciona servicios de alimentación a miles de clientes en todo el mundo, sino que también contribuye a objetivos tan nobles como la lucha contra el hambre, la reducción de la huella ecológica y la promoción de la igualdad de género.
Connecting Software se ha enorgullecido especialmente de facilitar un importante proceso comercial para el gigante de los servicios de alimentación.

Muchas empresas utilizan Dynamics 365 para gestionar las relaciones con los clientes, integrado con SharePoint para almacenar y procesar documentos. Se trata de un par rentable que facilita la colaboración en equipo, con un gran inconveniente: los privilegios y permisos no están sincronizados. Esto significa que cualquier dato sensible almacenado en Dynamics, como salarios, valores contractuales, firmas y sellos, está disponible para los usuarios de SharePoint aunque esté restringido en Dynamics 365. Y este era exactamente el caso de Compass Group.

“El principal punto de pintura que nos llevó a la solución de Connecting Software fue la necesidad de sincronización. Nuestro sistema CRM se había implantado en todo el mundo. Abarcábamos varios países, equipos y territorios con un solo sistema. Out-of-the-box Dynamics 365 tiene funciones de seguridad muy potentes y una sólida integración SharePoint. Pero nuestro reto era unir estas dos áreas. Nuestros usuarios en el país consideraban inaceptable restringir el acceso a la información de ventas o contratos a equipos específicos en CRM, pero luego permitir el acceso sin restricciones a la documentación relacionada en SharePoint. O tener que gestionar esto manualmente. Nuestro socio de implementación en aquel momento sugirió Connecting Software como una posible solución a este problema”, dice Anthony Crook, Jefe de Client Business Solutions de Compass Group PLC.

Al principio, la compañía no estaba al tanto de la falta de integración de seguridad entre Dynamics y SharePoint.

“Identificamos la brecha en el modelo de seguridad de Dynamics 365 a SharePoint bastante tarde en la implantación. Las pruebas de aceptación de los usuarios ya habían comenzado. Esta integración no fue un factor crítico en la implantación, pero la brecha en la seguridad sí impidió el uso [de] SharePoint para almacenar documentos a través de Dynamics 365”, prosigue Anthony Crook.

Compass Group se dirigió a Connecting Software para nuestro replicador de permisos de Dynamics CRM a SharePoint. Es la única solución del mundo que sincroniza automáticamente los privilegios y permisos entre Dynamics CRM y SharePoint. Esto significa que cualquier dato sensible como salarios, valores de contratos, firmas y sellos está disponible en SharePoint sólo para aquellos usuarios que tienen acceso a ellos en Dynamics. El CB Replicator es muy fácil de instalar y no requiere un mantenimiento excesivo.

¿Qué tan crítico era para el Grupo Brújula sincronizar los permisos y privilegios automáticamente?

“La mayor parte de la información sobre ventas y contratos la guardamos en CRM. Gestionar el acceso a los datos es clave para garantizar que los usuarios sólo tienen acceso a los datos que les están permitidos. A medida que la gente entra y sale, es importante que nadie tenga acceso a más información de la que necesita para hacer su trabajo. Así, si alguien lo intenta accidentalmente o a propósito, no puede compartir en exceso la información de nuestros clientes. Además, gestionamos una solución global centralizada. Y cada país quiere tener la certeza de que puede seguir operando de forma segura como si siguiera utilizando una solución de propiedad local”, explica Anthony Crook.

Otro aspecto importante de la gestión de los datos personales de los clientes es el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

“Una parte fundamental del GDPR es el acceso a los datos y la privacidad. Por lo tanto, replicar nuestras políticas de gestión de acceso de usuarios en todas las soluciones es clave para gestionar nuestras obligaciones con nuestros clientes y empleados. Sin embargo, esto debe ser lo más fácil de gestionar y administrar posible”, añade el representante de Compass Group.

CB Permission Replicator garantiza el mantenimiento del mismo nivel de confidencialidad de los documentos en ambos sistemas - Dynamics CRM y SharePoint - de forma automática, sin necesidad de ninguna gestión adicional de los derechos de acceso.