Come il Gigante del Servizio Alimentare ha salvaguardato le informazioni sensibili dei clienti utilizzando la soluzione Connecting Software

Quando si è leader nel proprio settore, ogni processo di lavoro deve svolgersi nel modo più fluido possibile. Compass Group PLC sa cosa significa. È la più grande azienda di servizi alimentari a contratto al mondo che opera in circa 50 paesi e che impiega oltre 550.000 persone. Compass Group non solo fornisce servizi alimentari a migliaia di clienti in tutto il mondo, ma contribuisce anche a nobili obiettivi come la lotta alla fame, la riduzione dell'impronta ecologica e la promozione dell'uguaglianza di genere.
Connecting Software è particolarmente orgogliosa di facilitare un importante processo di business per il gigante della ristorazione.

Molte aziende utilizzano Dynamics 365 per la gestione delle relazioni con i clienti integrata con SharePoint per archiviare ed elaborare i documenti. Si tratta di una coppia conveniente che facilita la collaborazione in team - con un enorme svantaggio: privilegi e permessi non sono sincronizzati. Ciò significa che tutti i dati sensibili memorizzati in Dynamics come stipendi, valori contrattuali, firme e timbri sono disponibili per gli utenti di SharePoint anche se sono limitati in Dynamics 365. Ed è esattamente il caso di Compass Group.

"Il principale punto di vernice che ci ha portato alla soluzione di Connecting Software è stata la necessità di sincronizzazione. Il nostro sistema CRM è stato un grande roll out globale. Abbiamo attraversato più paesi, squadre e territori con un unico sistema. Out-of-the-box Dynamics 365 ha capacità di sicurezza molto potenti e una robusta integrazione SharePoint. Ma la nostra sfida è stata quella di unire queste due aree. I nostri utenti all'interno del paese hanno ritenuto inaccettabile limitare l'accesso alle informazioni sulle vendite o sui contratti a team specifici nel CRM, ma poi consentire l'accesso illimitato alla relativa documentazione in SharePoint. O di dover gestire tutto questo manualmente. Il nostro partner di implementazione all'epoca ha suggerito Connecting Software come possibile rimedio a questo problema", dice Anthony Crook, Head of Client Business Solutions for Compass Group PLC.

All'inizio, l'azienda non era a conoscenza della mancanza di integrazione di sicurezza tra Dynamics e SharePoint.

"Abbiamo identificato la lacuna nel modello di sicurezza da Dynamics 365 a SharePoint con un certo ritardo nell'implementazione. I test di accettazione degli utenti sono già stati avviati. Questa integrazione non è stata un fattore critico nell'implementazione, ma la lacuna nella sicurezza ha impedito l'uso [di] SharePoint per l'archiviazione dei documenti tramite Dynamics 365", continua Anthony Crook.

Compass Group ha indirizzato Connecting Software per il nostro Dynamics CRM a SharePoint Permission Replicator. È l'unica soluzione pronta all'uso al mondo che sincronizza automaticamente privilegi e permessi tra Dynamics CRM e SharePoint. Ciò significa che tutti i dati sensibili come stipendi, valori contrattuali, firme e timbri sono disponibili in SharePoint solo per gli utenti che hanno accesso ad esso in Dynamics. L'CB Replicator è molto facile da installare e non richiede una manutenzione eccessiva.

Quanto è stato fondamentale per Compass Group sincronizzare automaticamente permessi e privilegi?

"Teniamo per lo più informazioni sulle vendite e sui contratti in CRM. La gestione dell'accesso ai dati è fondamentale per garantire che gli utenti abbiano accesso solo ai dati a loro consentiti. Poiché le persone vanno e vengono, è importante che nessuno abbia accesso a più informazioni di quelle necessarie per svolgere il proprio lavoro. Pertanto, se le persone ci provano accidentalmente o intenzionalmente, non possono condividere le informazioni dei nostri clienti. Oltre a questo, gestiamo una soluzione globale centrale. E ogni paese vuole essere sicuro di poter ancora operare in modo sicuro come se usasse ancora una soluzione locale", spiega Anthony Crook.

Un altro aspetto importante della gestione dei dati personali dei clienti è il rispetto del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

"Una parte fondamentale del GDPR è l'accesso ai dati e la privacy. Pertanto, replicare le nostre politiche di gestione dell'accesso degli utenti in tutte le soluzioni è fondamentale per gestire i nostri obblighi nei confronti dei nostri clienti e dei nostri dipendenti. Facendo questo però dobbiamo rimanere il più possibile facili da gestire e amministrare", aggiunge il rappresentante di Compass Group.

CB Permission Replicator assicura il mantenimento dello stesso livello di riservatezza dei documenti in entrambi i sistemi - Dynamics CRM e SharePoint - automaticamente, senza alcuna gestione extra dei diritti di accesso.