Come il Gigante del Servizio Alimentare ha salvaguardato le informazioni sensibili dei clienti utilizzando la soluzione Connecting Software

Quando si è leader nel proprio settore, ogni processo di lavoro deve svolgersi nel modo più fluido possibile. Compass Group PLC sa cosa significa. È la più grande azienda di servizi alimentari a contratto al mondo che opera in circa 50 paesi e che impiega oltre 550.000 persone. Compass Group non solo fornisce servizi alimentari a migliaia di clienti in tutto il mondo, ma contribuisce anche a nobili obiettivi come la lotta alla fame, la riduzione dell'impronta ecologica e la promozione dell'uguaglianza di genere.
Connecting Software è particolarmente orgogliosa di facilitare un importante processo di business per il gigante della ristorazione.

Molte aziende utilizzano l'Dynamics 365 per gestire le relazioni con i clienti, integrato con l'SharePoint per archiviare ed elaborare i documenti. Si tratta di un'accoppiata economicamente vantaggiosa che facilita la collaborazione tra i team, con un enorme svantaggio: i privilegi e le autorizzazioni non sono sincronizzati. Ciò significa che tutti i dati sensibili memorizzati in Dynamics, come stipendi, valori contrattuali, firme e timbri, sono disponibili agli utenti dell'SharePoint anche se sono limitati nell'Dynamics 365. Ed è proprio questo il caso di Compass Group.

“Il principale punto di forza che ci ha portato alla soluzione di Connecting Software è stata la necessità di sincronizzazione. Il nostro sistema CRM era un'implementazione globale di grandi dimensioni. Con un unico sistema coprivamo più paesi, team e territori. Out-of-the-box Dynamics 365 ha funzionalità di sicurezza molto potenti e una solida integrazione SharePoint. Ma la nostra sfida è stata quella di unire queste due aree. I nostri utenti nazionali ritenevano inaccettabile limitare l'accesso alle informazioni sulle vendite o sui contratti a team specifici nel CRM, ma poi consentire l'accesso illimitato alla relativa documentazione nell'SharePoint. O di doverlo gestire manualmente. Il nostro partner di implementazione all'epoca suggerì l'Connecting Software come possibile rimedio a questo problema”, afferma Anthony Crook, responsabile delle soluzioni aziendali per i clienti di Compass Group PLC.

All'inizio, l'azienda non era a conoscenza della mancanza di integrazione di sicurezza tra Dynamics e SharePoint.

“Abbiamo identificato la lacuna nel modello di sicurezza da Dynamics 365 a SharePoint abbastanza tardi nell'implementazione. I test di accettazione degli utenti erano già iniziati. Questa integrazione non è stata un fattore critico nell'implementazione, ma il divario nella sicurezza ha impedito l'uso [dell”] SharePoint per l'archiviazione dei documenti tramite l'Dynamics 365", continua Anthony Crook.

Compass Group si è rivolta a Connecting Software per il nostro replicatore di autorizzazioni da Dynamics CRM a SharePoint. Si tratta dell'unica soluzione al mondo che sincronizza automaticamente privilegi e permessi tra Dynamics CRM e SharePoint. Ciò significa che tutti i dati sensibili come stipendi, valori contrattuali, firme e timbri sono disponibili nell'SharePoint solo per gli utenti a cui è stato concesso l'accesso in Dynamics. L'CB Replicator è molto facile da installare e non richiede una manutenzione eccessiva.

Quanto è stato fondamentale per Compass Group sincronizzare automaticamente permessi e privilegi?

“Nel CRM conserviamo soprattutto informazioni sulle vendite e sui contratti. La gestione dell'accesso ai dati è fondamentale per garantire che gli utenti abbiano accesso solo ai dati a loro consentiti. Poiché le persone vanno e vengono, è importante che nessuno abbia accesso a più informazioni di quelle necessarie per svolgere il proprio lavoro. In questo modo, se le persone ci provano accidentalmente o di proposito, non possono condividere eccessivamente le informazioni dei nostri clienti. Inoltre, gestiamo un'unica soluzione globale centrale. E ogni Paese vuole essere sicuro di poter continuare a operare in modo sicuro come se utilizzasse ancora una soluzione locale”, spiega Anthony Crook.

Un altro aspetto importante della gestione dei dati personali dei clienti è il rispetto del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

“Una parte fondamentale del GDPR riguarda l'accesso ai dati e la privacy. Pertanto, replicare le nostre politiche di gestione dell'accesso degli utenti in tutte le soluzioni è fondamentale per gestire i nostri obblighi nei confronti dei clienti e dei dipendenti. A tal fine, tuttavia, è necessario che la gestione e l'amministrazione siano il più possibile semplici”, aggiunge il rappresentante di Compass Group.

CB Permission Replicator garantisce il mantenimento dello stesso livello di riservatezza dei documenti in entrambi i sistemi - Dynamics CRM e SharePoint - in modo automatico, senza che sia necessaria una gestione aggiuntiva dei diritti di accesso.