How Food Service Giant Safeguarded Clients Sensitive Information Using Connecting Software’s Solution

Quando você é o líder em seu setor, todo processo de trabalho precisa funcionar da maneira mais tranqüila possível. O Compass Group PLC sabe o que isso significa. É a maior empresa de foodservice contratada do mundo, operando em cerca de 50 países e empregando mais de 550.000 pessoas. O Compass Group não só fornece serviços alimentares a milhares de clientes em todo o mundo, mas também contribui para objectivos tão nobres como o combate à fome, a redução da pegada ecológica e a promoção da igualdade de género.
Connecting Software tem tido um orgulho especial em facilitar um importante processo de negócios para o gigante dos serviços alimentares.

Muitas empresas utilizam o Dynamics 365 para gerir as relações com os clientes, integrado com o SharePoint para armazenar e processar documentos. É uma combinação económica que facilita a colaboração em equipa, com uma grande desvantagem: os privilégios e as permissões não são sincronizados. Isso significa que quaisquer dados confidenciais armazenados no Dynamics, como salários, valores de contratos, assinaturas e carimbos, estão disponíveis para os utilizadores do SharePoint, mesmo que sejam restritos no Dynamics 365. E foi exatamente isso que aconteceu com o Compass Group.

“O principal ponto que nos levou à solução da Connecting Software foi a necessidade de sincronização. O nosso sistema de CRM era uma implementação global muito grande. Abrangíamos vários países, equipas e territórios com um único sistema. A Out-of-the-box Dynamics 365 tem recursos de segurança muito poderosos e uma integração robusta com a SharePoint. Mas o nosso desafio era reunir essas duas áreas. Os nossos utilizadores no país consideravam inaceitável restringir o acesso a informações de vendas ou contratos a equipas específicas no CRM, mas permitir o acesso irrestrito à documentação relacionada no SharePoint. Ou ter de gerir isso manualmente. O nosso parceiro de implementação na altura sugeriu a Connecting Software como uma possível solução para este problema”, afirma Anthony Crook, Diretor de Soluções de Negócios para Clientes da Compass Group PLC.

No início, a empresa não estava ciente da falta de integração de segurança entre a Dynamics e o SharePoint.

“Identificámos a falha no modelo de segurança Dynamics 365 para SharePoint numa fase bastante tardia da implementação. Os testes de aceitação do utilizador já tinham começado. Esta integração não foi um fator crítico na implementação, mas a falha na segurança impediu a utilização do SharePoint para armazenar documentos através do Dynamics 365”, continua Anthony Crook.

O Compass Group abordou o Connecting Software para o nosso Dynamics CRM para o SharePoint Permission Replicator. É a única solução pronta a usar no mundo que sincroniza automaticamente privilégios e permissões entre o Dynamics CRM e o SharePoint. Isso significa que quaisquer dados confidenciais, como salários, valores de contratos, assinaturas e carimbos, estão disponíveis no SharePoint apenas para os utilizadores que têm acesso a eles no Dynamics. O CB Replicator é muito fácil de instalar e não requer manutenção excessiva.

Quão crítico foi para o Compass Group sincronizar permissões e privilégios automaticamente?

“Armazenamos principalmente informações de vendas e contratos no CRM. Gerenciar o acesso aos dados é fundamental para garantir que os utilizadores tenham acesso apenas aos dados que lhes são permitidos. À medida que as pessoas entram e saem, é importante que ninguém tenha acesso a mais informações do que o necessário para realizar o seu trabalho. Assim, mesmo que as pessoas tentem acidentalmente ou propositadamente, não podem compartilhar informações dos nossos clientes. Além disso, gerimos uma solução global centralizada. E cada país quer ter a certeza de que pode continuar a operar com segurança, como se ainda utilizasse uma solução local”, explica Anthony Crook.

Outro aspecto importante da gestão de dados pessoais dos clientes é o cumprimento do Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR).

“Uma parte essencial do RGPD é o acesso aos dados e a privacidade. Por isso, replicar as nossas políticas de gestão de acesso dos utilizadores em todas as soluções é fundamental para gerir as nossas obrigações para com os nossos clientes e funcionários. No entanto, era necessário que isso continuasse a ser o mais fácil possível de gerir e administrar”, acrescenta o representante do Compass Group.

O CB Permission Replicator garante a manutenção do mesmo nível de confidencialidade dos documentos em ambos os sistemas – Dynamics CRM e SharePoint – automaticamente, sem necessidade de qualquer gestão adicional dos direitos de acesso.